Изаберите Гоогле Воркспаце за е-пошту и сарадњу

Гоогле Воркспаце: Савршене алатке за безбедну, ефикасну и културу сарадње.

Даљински или не, не можете очекивати успех док радите у силосима. А Гоогле Воркспаце (раније ГСуите) је место где радите заједно у реалном времену.

На основу претплате, Гоогле Воркспаце је група од више апликација, укључујући:

ГмаилСхеетсЦлоуд СеарцхМеетСлидесЈамбоардЦхат ФормсАдминЦалендарСитесЕндпоинтДривеКеепВаултДоцсАпп СцриптВорк Инсигхтс

Сами, ово су једноставне апликације за које можете лако пронаћи замјену. Али заједно, они могу бити неопходан лепак који сте тражили да вам помогне да функционише као једно.

Прво ћемо видети неке од ових појединачних апликација које помажу у сарадњи, праћене уграђеним безбедносним и административним алатима.

Гмаил

Сви користимо Гмаил (бесплатни) откако смо први пут ставили руке на рачунаре. Међутим, пословни аспект Гмаил-а остаје скривен од таквих корисника.

Слање е-поште је само један аспект Гмаил-а, али други, попут интеграције са Гоогле Меет-ом, Цхат-ом, итд., чине га више од онога што се на површини чини могућим.

На пример, можете да пређете на Ћаскање и Меет са Гмаил-а да бисте задржали сваки разговор на једном месту уз опцију да сачувате или избришете историју након 24 сата.

Поред тога, Смарт Цомпосе олакшава ваш рад као пошиљаоца е-поште. Уз помоћ вештачке интелигенције, добијате предлоге док пишете е-поруке. Такође можете да укључите персонализацију за већу прецизност, која се временом побољшава.

Још једна одлична ствар у вези са Гмаил-ом је филтрирање нежељене поште. Са машинским учењем, Гмаил чува преко 99,9% нежељене поште. Иако је ово одлична карактеристика за личну безбедност, она је подједнако или важнија за пословну комуникацију.

Међутим, као пословни субјект, @иоурбранднаме.цом је најбоља адреса е-поште коју можете добити, а коришћење @гмаил.цом се сматра генеричким.

Да бисте решили овај проблем, можете да користите прилагођени домен и да Гмаил говори о вашем послу. Гоогле Воркспаце такође подржава лак прелазак са старих добављача е-поште као што је Мицрософт Оутлоок.

Воркспаце Гмаил такође има оно што вам може бити потребно за успешан маркетинг путем е-поште. Можете имати користи од унапред дизајнираних изгледа, додати свој прилагођени укус и користити вишеструко слање за ширење поруке широкој публици у једном потезу.

Гоогле ћаскање и простори

Овде разговарате са својим колегама, делите документе, заказујете састанке и можете да обавите ствари без коришћења било које апликације за размену пословних порука треће стране као што је Слацк.

Ово је подељено на два: ћаскање и простор.

Можете претпоставити Гоогле ћаскање слично било којој апликацији за размену порука као што је Слацк или ВхатсАпп. Ово подржава разговор са било којом интерном или екстерном особом која има само Гоогле налог.

Поред тога, Цхат такође садржи групне разговоре.

Простори су, с друге стране, најпогоднији за пројекте. На пример, одељци за ћаскање и дељење у Спацес-у су слични Слацк каналима где можете да додајете људе, делите датотеке итд.

Поред тога, можете доделити задатке члановима свог тима и пратити њихов напредак.

  Да ли је ваша виртуелна меморија прениска? Ево како да то поправите!

Постоје две врсте Спацес-а у Гоогле Воркспаце-у. Први је ограничен где могу учествовати само додати чланови. Други је намењен целој организацији, где свако може да се придружи одређеном простору са везом.

Овде је сепаратор између бесплатних верзија и Л радног простора подршка за интеграције апликација. Стотине апликација (као што су Твиттер, Асана, Запиер, итд.) су доступне за контролу без икаквог исељавања.

Занимљиво је да је Гоогле применио своју обраду природног језика за креирање резимеа у разговорима и просторима. Ово ће створити кратку верзију целог разговора на врху да бисте све ухватили једним погледом.

Гоогле Меет

Гоогле Меет је изворна замена радног простора за било коју апликацију за видео конференције треће стране као што је Зоом.

Гоогле је најавио да ће додати аутоматску транскрипцију састанака и резиме у будућим ажурирањима. Ово осигурава продуктивније састанке и одржава сваки разговор релевантним у каснијим фазама.

Извор: Гоогле

Штавише, видео испорука ће имати користи од предстојећег враћања портрета, што ће помоћи у ублажавању услова као што су слабо осветљено окружење, лошије веб камере или нестабилне мреже.

Слично томе, функције попут портретног светла дају вам изглед студијског квалитета на онлајн састанцима.

Иако се овде углавном радило о видео снимку, ствари попут Де-реверберације ће филтрирати ехо дајући оптимално искуство слушања свима, без обзира на акустику простора.

Иако Меет може да угости много учесника, понекад то није довољно за огромну организацију. У таквим случајевима, Меет је укључио Ливестреам могућности за до 10.000 посетилаца. Штавише, у надолазећим ажурирањима, сви који приступају стриму уживо моћи ће да учествују у питањима и одговорима или анкетама, дајући више укључености свима.

Иако је Гоогле Меет првенствено бесплатан софтвер за видео конференције, неке премиум функције су резервисане за претплатнике који се плаћају.

Додатне погодности укључују дуже трајање састанака (до 24 сата), више учесника (до 500), подизање руку, собе за секс, анкете, придруживање телефоном итд.

Осим тога, интелигентно поништавање буке, праћење присуства и снимање позива чине Воркспаце Меет јединственим пакетом.

Поред тога, можете да направите засебну страницу за резервацију како бисте помогли својим клијентима да пронађу временски термин који је најпогоднији за дискусију. И ово се ажурира кад год неко резервише време, помињући слободна места.

Састанци који се одржавају преко Гоогле Меет-а су безбедни на нивоу предузећа. Све је шифровано током преноса, а дељење екрана са учесницима је безбедно без страха од њушкања. Ипак, у каснијим ажурирањима, корисници ће сами управљати кључевима за шифровање и могу се одлучити за састанке шифроване од краја до краја.

Гоогле документи, табеле и слајдови

Ово је највише што ћете ви и ваш тим користити као организација.

Ови алати омогућавају до 100 људи да истовремено прегледају, уређују или коментаришу једну датотеку на основу њихових нивоа дозволе.

И подижући сарадњу на нови ниво, ови алати су интегрисани са Меет-ом. Дакле, не само да људи могу да раде на истом документу, већ могу да виде и разговарају једни са другима док то раде.

Ово смањује много напредовања и помаже у прилагођавању у реалном времену како бисте створили најбоље у минималном времену.

  Како да поправите грешку „406 није приһватљиво“ на вашој веб локацији ВордПресс

Осим тога, режим слика-у-слици вам омогућава да обављате више задатака док држите на оку радњу и ускочите одмах једним кликом када дође време за акцију.

Иако је већина функционалности доступна бесплатним корисницима, Гоогле Воркспаце има неку предност.

Прво, простор за складиштење се удвостручује чак и на основном нивоу, који постаје неограничен за веће претплате и веће тимове (више од пет). За величину тима мању од пет, простор за складиштење додељен сваком кориснику може ићи до 1ТБ, знатно више од онога што долази са (15 ГБ) у бесплатној верзији.

Поред тога, можете делити документ са целом организацијом једним кликом и учинити га претраживим.

Још једна јединствена карактеристика Гоогле Воркспаце докумената је аутоматски резиме. Иако је то увек могуће имати ручно, аутоматизација то олакшава опционим уређивањем ако је потребно.

Што се тиче безбедности, Гоогле планира да покрије Документе, Презентације и Табеле истом заштитом од малвера и „пецања“ која је примењена у Гмаил-у.

Ово ће осигурати да добијате обавештења о било којој таквој вези или покушају који може да угрози безбедност ваше личности или компаније.

Гоогле календар

Чини се да је календар најмање коришћен од свих. Међутим, омогућава савршено заказивање, осигуравајући да се не преклапате са ничијим заузетим термином.

Најбољи случај употребе за Гоогле календар спаја свачији календар да види очекивану доступност. Осим тога, можете креирати и делити календаре који указују на специфичне догађаје које примаоци могу спојити са сопственим.

Поред тога, сви састанци постављени у Календару се синхронизују свуда, избегавајући евентуалне сукобе.

Гоогле Јамбоард

Гоогле Јамбоардс су дигиталне табле које вам помажу да родите идеје које потичу иновације. Они раде као заједнички простор где се може цртати, брисати, додавати слике итд.

Креатор Јамбоард-а може дозволити другима да буду гледаоци (са или без датума истека) или уредници.

Садржај Јамбоард-а се такође може пребацити на физичку, дигиталну плочу коју можете купити засебно од Гоогле-а.

Међутим, све у Јамбоард-у о чему смо до сада разговарали доступно је сваком кориснику са Гоогле налогом. Опет разлика, у корист корисника Воркспаце-а, је дељење једним кликом на вашу институцију.

Гоогле Цлоуд Сеарцх

Гоогле Цлоуд Сеарцх је ексклузивна функција доступна корисницима Гоогле Воркспаце-а. Овај алат доноси снагу Гоогле претраге вашем предузећу.

Једноставно речено, ово је место где можете тренутно да претражујете из читавог спремишта пословних докумената (као што су документи, слајдови, табеле итд.).

А најбољи део је откривање докумената контролисаним приступом. То значи да ће ваши запослени видети само документе којима су одобрени приступ у претрази у облаку.

Поред самосталне употребе, претрага у облаку је чврсто интегрисана у Гоогле Воркспаце апликације као што су Гмаил, Документи, Дриве итд.

Други

Пошто је овај одељак усмерен ка сарадњи на радном месту, у овом одељку смо убацили остале апликације Воркспаце.

Гоогле трезор

Гоогле трезор помаже вам да сачувате податке специфичне за кориснике за све апликације Воркспацеа тако да не изгубите приступ ничему ако тај корисник напусти вашу организацију.

Можете да користите Ваулт за чување Гмаил порука, датотека са Диска, порука ћаскања (са укљученом историјом), снимака Гоогле Меет-а и повезаних датотека, сајтова, података Гоогле Воице-а Воркспаце итд.

  Да ли Бумбле приказује неактивне профиле?

Међутим, Ваулт задржава само податке које му ви кажете. Поред тога, подаци који се односе на било ког избрисаног корисника неће бити доступни у трезору. У овом случају, Гоогле прописује суспендовање корисника уместо њиховог брисања.

Трезор такође има приступ подацима заснован на улогама.

Коначно, Ваулт евидентира сваку активност свих ваших запослених на једном месту које можете да извезете у легалне или друге сврхе.

Гоогле Ситес

Иако је ВордПресс познат као најлакши начин за прављење веб локација, Гоогле Ситес је најбоља опција да се то догоди још брже.

И док ово можете да користите за основну пословну веб локацију, она блиста када желите да прикажете одређени пројекат или направите веб локацију за догађај.

Ово је све превлачење и испуштање без икаквог додира кодирања.

Сајтови такође подржавају коришћење прилагођеног домена да би веб-сајту дали сопствени идентитет. Алтернативно, можете га бесплатно објавити са генеричком веб адресом коју обезбеђује Гоогле.

Такође можете сарађивати на било ком веб пројекту креираном помоћу овог алата. Коначно, све веб локације дизајниране преко сајтова су прилагодљиве на различитим уређајима и резолуцијама.

Крајња тачка

Ендпоинт вам помаже да управљате уређајима запослених у случају да буду украдени како бисте сачували осетљиве податке компаније.

Овим можете да примените јаке лозинке и да се одлучите за брисање уређаја или налога у тешким случајевима. Крајња тачка је алатка на више платформи која штити ваше пословне информације на Виндовс, Мац, Линук, Андроид, иОС и ЦхромеОС.

Поред тога, можете да користите ово да одређене пословне апликације учините доступним преко Гоогле Плаи-а или Аппле-овог Апп Сторе-а.

Апп Сцрипт

Апп Сцрипт је Гоогле-ова платформа за апликације са ниским кодом коју можете да користите да проширите функционалност радног простора помоћу ХТМЛ-а, ЦСС-а и ЈаваСцрипт-а.

Циљ је једноставан: аутоматизујте најједноставније рутинске задатке који ће вам помоћи да се фокусирате на оно што је важно.

Ово је унапред инсталирано са Воркспаце АПИ-јима и има изворну интеграцију са 100+ Гоогле услуга.

Гоогле Ворк Инсигхтс

Ово је начин да процените усвајање Гоогле Воркспаце-а у вашој компанији.

Можете да видите употребу појединачних Гоогле апликација и да је упоредите са старим апликацијама. Увиди се такође могу конфигурисати да вам приказују податке на нивоу тима или групе или за целу организацију.

Међутим, ово није ограничено на усвајање. Уместо тога, можете погледати и бројке о сарадњи за апликације Воркспаце. Ово вам даје податке који се односе на дељење докумената, заједничко уређивање, састанке итд., што указује на утицај ових алата у реалном времену на радну културу.

Ипак, подаци неће ометати суштинску приватност ваших запослених јер се они прикупљају као збир за тим од десет или више. Мада, администратори могу повећати ово ограничење за веће организације.

Коначно, администратори могу да извезу извештаје за даљу анализу и менаџерске одлуке.

Закључак

Дакле, ово су неки начини на које вам Гоогле Воркспаце може помоћи да сарађујете и радите ефикасно.

Али то није све. Такође имате приступ Гоогле Воркспаце Маркетплаце-у да бисте додатно побољшали резултате.

ПС: Такође можете да подесите Гоогле Воркспаце на другачији ниво помоћу ових алата. Осим тога, погледајте овај појединачни водич за Гоогле Воркспаце да бисте видели како може да трансформише ваше пословање као самосталног предузетника.