Сваког дана би требало да радимо низ задатака, али нису сви хитни или важни по том питању. Научите да користите Ајзенхауерову матрицу помоћи ће вам да одредите приоритет својих задатака и постанете продуктивнији.
Ајзенхауерова метода или матрица је популаран приступ који користе милиони људи широм света да би дали приоритет задацима које имате у руци. Уз његову помоћ, можете категоризовати своје задатке на основу важности и хитности. Такође вам помаже да разумете задатке које треба делегирати другима или избрисати.
У овом чланку ћемо погледати ову матрицу, њен значај у управљању задацима и продуктивности, начине за њену имплементацију и неке ресурсе шаблона.
Преглед садржаја
Шта је Ајзенхауерова матрица?
Ајзенхауерова матрица је оквир за одређивање приоритета задатака и управљање временом. За разлику од обичне листе обавеза, она вам омогућава да категоризујете и одредите приоритете за важне и временски осетљиве задатке. Позната је и као Ајзенхауерова матрица одлука, хитно-важна матрица и Ајзенхауерова кутија.
Традиционално, изгледа као квадратна кутија са четири квадранта. Сваки квадрант представља хитност или важност одређеног задатка. Кутије на к-оси представљају хитне, а не хитне задатке, док кутије на и-оси приказују важне и неважне задатке.
Важност Ајзенхауерове матрице за одређивање приоритета задатака
Идентификовање приоритетних задатака
Ова матрица вам омогућава да прво идентификујете и фокусирате се на најважније задатке тако што ћете их мерити по хитности и важности. Делегирајте мање важне задатке
Идентификујући хитне, али не важне задатке, матрица вам омогућава да их делегирате члановима тима. Тако ћете добити времена да се фокусирате на важније задатке.
Пратите напредак
Ова матрица је такође од помоћи у праћењу напретка задатка и идентификовању било каквих уских грла. Дакле, можете завршити своје пројекте на време.
Брисање непотребних задатака
Задаци који нису хитни или важни могу бити потпуно избрисани са ваше листе обавеза. Дакле, ваша листа задатака неће бити преоптерећена.
Штеде време
Ако имате дугачку листу задатака који нису поређани на основу приоритета, губи се много времена на одлучивање о томе који ћете први урадити. Еисенховер Матрик решава овај проблем и говори вам са којим задатком да почнете.
Како користити Ајзенхауерову матрицу као алат за продуктивност
- Морате научити да користите ову матрицу на прави начин да бисте добили највише користи. У зависности од ваших жеља, можете креирати матрицу за дневне задатке или комбиновати месечну листу обавеза. У оба случаја, редовна вежба ће повећати ваше савршенство.
- Прецизно идентификовање најважнијег задатка обезбедиће вашу максималну продуктивност. Бирајте задатке који ће максимално утицати на ваш живот или посао.
- Задатке који потпадају под категорију делегата треба доделити неком другом. Сазнајте који члан тима је најпогоднији за те задатке и делегирајте задатке на њих.
- Осим ако ваша матрица није за дневне задатке, морате је редовно прегледавати. Проверите свој дневни распоред и ажурирајте матрицу као дневни распоред и нове задатке.
- Означите завршене задатке, јер ће вам то пружити осећај постигнућа и успеха. Ово ће вас такође учинити продуктивнијим.
- Након креирања ове матрице, потребно је да искрено извршите задатке. Многи људи на крају одлажу задатке који су важни, али нису хитни. Међутим, ово је велико не-не ако желите да останете продуктивни.
- Ниво хитности и важности се мењају у задатку. Морате бити флексибилни да бисте остали продуктивни без обзира који задаци вам се нађу.
Водич корак по корак за имплементацију Ајзенхауерове матрице
Да бисте направили ручну Ајзенхауерову матрицу, потребно је да нацртате четири кутије унутар кутије квадратног облика. Тако добијате четири квадранта који треба да буду именовани Уради, Планирај, Делегај и Избриши. За боље разумевање, запамтите да две колоне треба да садрже задатке који су хитни, а не хитни.
С друге стране, редови треба да имају задатке који су важни, а не важни. Сада погледајте како да укључите задатке у различите квадранте матрице:
Квадрант 1: Урадите
Први квадрант садржи задатке који су важни и хитни. Обично су задаци са роковима који се приближавају укључени у ово поље. Ови задаци морају бити завршени данас или сутра.
Квадрант 2: Распоред
У други квадрант стављате задатке који су важни, али нису хитни. Овде обично постављате задатке који дугорочно помажу вама или вашој компанији, чак и ако не покажу никакав тренутни ефекат. Док планирате задатак, уверите се да не морате да га премештате у категорију Уради тако што ћете издвојити довољно времена.
Квадрант 3: Делегат
Увек постоје неки задаци који су хитни, али нису важни. У том случају, ове задатке морате ставити у трећи квадрант и делегирати их другима. Ако су други чланови тима заузети или нема никога ко може да изврши овај задатак, можете их померити за касније.
Ови задаци обично имају негативан утицај на вашу продуктивност. Стога је боље делегирати ово и пратити их путем е-поште или алата за управљање задацима
Квадрант 4: Избриши
Четврти или последњи квадрант ове матрице садржи убице продуктивности које нису ни хитне ни важне. Морате их идентификовати и елиминисати са своје листе задатака да бисте постали продуктивнији.
Ево неких платформи на којима можете добити Еисенховер Матрик шаблоне и прилагодити их сопственим задацима.
Смартсхеет
Смартсхеет нуди добру колекцију Еисенховер Матрик шаблона које можете директно преузети. Шаблони су доступни у форматима Ворд, Екцел, ПоверПоинт, ПДФ, Гоогле документи, Гоогле табеле и Гоогле слајдови.
Миро
Миро такође нуди шаблон Ајзенхауерове матрице где можете одредити приоритете или делегирати задатке по потреби. Боја шаблона, формат и текст се могу уређивати на Миро интерфејсу и делити са другима.
понедељак.цом
На мондаи.цом добијате наш шаблон заснован на Ајзенхауер матрици за управљање задацима и повећање продуктивности. Омогућава вам да одредите акцију на основу хитности и важности. Штавише, можете доделити задатке саиграчима и ажурирати статус задатка.
Појам
Корисници појмова такође могу да користе шаблон за Ајзенхауерову матрицу. Омогућава вам да додате ознаке хитности и важности и означите довршеним када се задатак заврши.
Креативно
Предложак Ајзенхауерове матрице Цреатели је веома прилагодљив. Можете му додати различите облике и слике. Величина кутија се такође може променити. Можете га поделити и са својим колегама.
Асана
Асана вам омогућава да креирате сопствени шаблон категоризацијом задатака. Можете додати одговарајуће ознаке сваком задатку да бисте разумели који задатак прво извршити, а који делегирати.
Вертек42
Шаблон доступан на Вертек42 је погодан за Екцел и Гоогле табеле. Међутим, такође можете преузети ПДФ верзију која се може уређивати и унети измене у њу. Када је задатак обављен, можете га идентификовати квачицом.
Еверноте
Еверноте Еисенховер Матрик шаблон има четири квадранта у којима можете сортирати задатке на основу важности и хитности. Такође вам омогућава да додате имена за људе који ће бити задужени за делегиране задатке. Када завршите задатак, можете га чак означити као обављен да би саиграчи могли знати.
Кстенсио
Кстенсио има шаблон заснован на коду боја који можете да користите за одређивање приоритета задатака на основу важности и хитности. Уз његову помоћ, ваш тим може лако да открије који задатак да изврши први.
ХубСпот
Ако тражите шаблоне погодне за Екцел и Гоогле табеле, ХубСпот је место да их пронађете. Овај шаблон можете преузети на свој рачунар и уредити га помоћу поменутих апликација. Такође се може поделити са члановима вашег тима.
Мокупс
Мокупс има шаблон за Ајзенхауерову матрицу који се може уређивати и који можете уређивати на тој платформи. Поред кода боје за сваки квадрант, постоји и релевантан емоји који изражава његов ниво значаја.
Висуал Парадигм Онлине
Висуал Парадигм Онлине нуди шаблоне који се лако могу прилагодити коришћењем онлајн алата за цртање. Можете променити његову величину, додати текст по свом избору, додати различите слике и облике и цртати слободном руком.
Закључак
Свако може да користи Ајзенхауерову матрицу у свом личном или професионалном животу да открије задатке којима је потребна хитна пажња. Помаже вам да одредите приоритет хитних задатака и избришете непотребне са листе задатака.
Можете пратити горе наведена упутства да бисте применили овај метод. Или можете користити шаблоне из датих ресурса. Такође, погледајте матрицу приоритета пројекта.