Kako procenjujete doprinos vaših zaposlenih vašoj organizaciji?
Postoji nekoliko načina da se stekne uvid u produktivnost zaposlenih koji rade u kancelariji, ali rad na daljinu je sasvim drugačiji koncept. Trend prelaska preduzeća na rad na daljinu bio je u porastu i pre pandemije. Međutim, COVID-19 je ovaj koncept učinio neophodnim za većinu korporacija, a ne luksuzom.
Tradicionalne kompanije su počele da traže načine da opslužuju svoje klijente uz poštovanje socijalne distance. Mnoge organizacije su se potpuno ili delimično prebacile na rad na daljinu i otkrile da je to korisno ne samo za izbegavanje fizičkog kontakta, već i za samo poslovanje.
Kako izmeriti produktivnost zaposlenih koji rade na daljinu?
Kada zaposleni rade od kuće, da li su dovoljno disciplinovani da izvrše zadatke? Kako možete znati da li zaista koriste radno vreme u korist vaše firme? Da li su zaista manje produktivni kada rade od kuće?
Pre nego što odgovorite na ova pitanja, morate im verovati i pokazati da imate poverenje u njih. Maura Tomas iz RegainYourTime ima mišljenje o poverenju u radnike na daljinu:
Da bi efikasno upravljali radnicima na daljinu, supervizori moraju verovati da ljudi rade, osim ako nemaju dokaze za suprotno. Potrebne su merljive vrednosti da bi se potvrdili ili opovrgli anegdotski dokazi i lične pretpostavke.
Dakle, dok tražite načine da bolje izmerite njihovu produktivnost, morate imati poverenje da oni daju sve od sebe, osim ako rezultati merenja ne pokažu drugačije.
Ovaj članak sadrži mišljenja, savete i alate koje koriste renomirane organizacije kako bi procenile doprinos zaposlenih koji rade na daljinu.
#1. Fokus na rezultate, a ne na uloženo vreme
Organizacije koje su nove u svetu rada na daljinu navikle su da svoje zaposlene vide u akciji. Za mnoge vođe timova, „rad od kuće“ može značiti „nema posla“. Međutim, organizacije moraju shvatiti da je glavni razlog zašto zaposleni vole rad na daljinu to što mogu raditi svojim tempom.
Ko zna? Možda upravo njihov tempo izvlači najbolje iz njih.
Da li već imate zaposlene koji rade na daljinu? Evo nekoliko odličnih alata za telekonferencije koje možete koristiti.
Istraživanje ZDNet-a je pokazalo da su radnici generalno produktivniji i komunikativniji kada rade od kuće.
Kada imate posla sa radnicima na daljinu, najbolje je ne fokusirati se na praćenje radnog vremena zaposlenih. Umesto toga, pratite njihov učinak. Bez obzira na to koliko se trudili, ne možete kontrolisati kako zaposleni koriste svoje vreme, niti možete sa sigurnošću reći koliko su vremena uložili. Fokusiranje na rezultate omogućava svima da se usredsrede na postizanje ciljeva u zadatim rokovima.
#2. Vrednost internih povratnih informacija
Korisna, ali često zanemarena tehnika za merenje produktivnosti radnika na daljinu je implementacija internog sistema povratnih informacija. Da biste to uradili, omogućite svojim zaposlenima da popunjavaju kratke ankete gde mogu da daju iskreno mišljenje o učinku svojih kolega i njihovom odnosu prema poslu.
Zaposleni treba da popunjavaju upitnike u kojima odgovaraju na nekoliko kratkih pitanja o svojim kolegama. U ovom upitniku pitajte ih koje su, po njihovom mišljenju, jake strane dotičnog zaposlenog i u kojim oblastima bi njihove kolege mogle da se poboljšaju.
#3. Koristite odgovarajuće alate
Menadžment ne može pratiti produktivnost zaposlenih na daljinu koristeći ručne metode ili zastarele smernice. Na sreću, dostupan je veliki broj softvera koji olakšavaju efikasan rad na daljinu.
Neki od ovih alata uključuju:
Teamwork
Teamwork nudi naprednu platformu za rad sa klijentima i pomaže vam da organizujete sve, pratite svaki naplativi minut i osigurate da svaki projekat bude isporučen na vreme i u okviru budžeta. Možete unaprediti tim za usluge klijentima ili bilo koji drugi posao uz pomoć funkcija upravljanja projektima unutar platforme Teamwork.
Za razliku od običnog softvera za upravljanje projektima, možete kreirati projekte i zadatke, dodavati komentare i otpremati fajlove. Teamwork vam omogućava da sve bude dostupno na jednoj centralnoj lokaciji. Pogledajte svoje projekte kao prikaz na tabli, Gantov dijagram ili listu zadataka. Prilagodite Teamwork prema svom iskustvu i počnite sa radom.
Teamwork ima sve funkcije koje se očekuju od softvera za upravljanje, kao što su upravljanje portfoliom, kontrolne table za izveštavanje, praćenje vremena, upravljanje radnim opterećenjem i još mnogo toga. Možete videti status projekta i ažuriranja na kontrolnoj tabli kako biste pratili napredak projekta i ono što je još preostalo da se uradi.
Pratite ko radi na kojem zadatku i koristite opciju praćenja vremena da biste izmerili koliko je vremena potrebno članu da završi zadatak. Pregledajte resurse vašeg tima kako biste proverili ko je aktivan i ko može preuzeti dodatni posao. Na osnovu ovih uvida možete efikasno planirati nove projekte i sprečiti preopterećenje tima.
Integrirajte Teamwork sa alatima koje koristite u svom poslovanju. Započnite saradnju i uverite se kako Teamwork može pomoći vašim timovima koristeći 30-dnevnu besplatnu probnu verziju. Koristite ga besplatno zauvek ako ste mali tim ili odaberite plan u skladu sa svojim potrebama za 10 USD mesečno po korisniku.
monday.com
Radite bez ograničenja sa Monday.com radnim OS-om. Možete precizno graditi, skalirati i pokretati radne procese vašeg tima na jednoj platformi. Takođe, ovaj alat vam pomaže da upravljate projektima, marketingom, prodajom i CRM-om, dizajnom i kreativnim procesima, razvojem softvera, zadacima, operacijama, kontaktima i još mnogo toga.
Možete odmah početi da koristite prilagodljive šablone ili kreirati sopstvene, što će vam olakšati rad. Integrišite Monday sa alatima koje već koristite, kao što su Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel, itd.
Možete automatizovati svoje radne procese za nekoliko sekundi, izbeći ljudsku grešku i bolje se fokusirati na zadatke. Takođe, pregledajte podatke u kalendarskom prikazu, Kanban prikazu, prikazu vremenske linije i mapi.
Odaberite plan u skladu sa veličinom vašeg tima. Ako ste pojedinac, koristite ga besplatno sa neograničenim brojem tabli, dokumenata, više od 200 šablona itd. Možete platiti 10 USD po korisniku mesečno i dobiti besplatnu probnu verziju kako biste se bolje upoznali sa platformom, ukoliko imate više od dva korisnika.
Trello
Trello je jedno od najpopularnijih rešenja za upravljanje projektima. Ovaj alat vam pruža pregled projekata na kojima se radi i ko je za njih odgovoran. Trello ima brojne funkcije koje su neophodne za pravilnu procenu zaposlenih koji rade na daljinu.
Na Trello tabli za celu kompaniju, menadžer u svakom trenutku može da vidi na čemu svaki zaposleni radi. Konstantna komunikacija i ažuriranja takođe povećavaju transparentnost u organizaciji.
Zoom
Ponekad slanje poruka nije dovoljno; Zoom je već neko vreme prisutan, ali je doživeo veliki porast tokom krize izazvane pandemijom COVID-19. Ovaj softver je odlično rešenje za video konferencije za male i velike timove.
Alternative za Zoom su Google Meet, Skype, Microsoft Teams, GoToMeeting itd. Video konferencije brišu granicu između fizičkog i virtuelnog radnog mesta.
Google Dokumenti
Koristite Google Dokumente, kojima tim može pristupiti u bilo kom trenutku. Google Dokumenti omogućavaju članovima tima da odaberu na kom zadatku žele da rade, a projektima se može dodeliti procenjeno vreme.
Menadžment može oceniti zaposlene koji često završavaju svoje zadatke pre definisanog vremena kao produktivnije. Google Workspace ima mnogo uzbudljivih i korisnih funkcija koje pomažu u proceni produktivnosti zaposlenih koji rade na daljinu.
Slack
Slack je popularan alat za saradnju. Zahvaljujući korisnim integracijama i raznim aplikacijama, Slack je postao alat za razmenu poruka za profesionalce i timove. Mnoge organizacije ga smatraju svojom virtuelnom kancelarijom.
Prijavite se na svoj Slack radni prostor i dobijajte trenutne informacije od udaljenih timova. Slack ima aplikacije koje automatski generišu izveštaje o poslovnim aktivnostima. Primeri takvih izveštaja uključuju najnovije recenzije vaših proizvoda ili usluga i nove pretplatnike na vašu imejl listu.
Postoji još nekoliko alata koji mogu biti od pomoći kada radite od kuće.
#4. Postavljajte i komunicirajte ciljeve često
Kada svoje ciljeve podelite na manje zadatke, lakše ih je pratiti i manje su opterećujući za zaposlenog. Organizacije fokusirane na rezultate, koje zapošljavaju radnike na daljinu, postavljaju jasne ciljeve i rokove, isto kao i za zaposlene koji rade u kancelariji.
Uz pomoć relevantnih metrika, izvući ćete najbolje iz svojih udaljenih timova. Ovi pokazatelji variraju u zavisnosti od prirode vašeg poslovanja. Neki pokazatelji učinka rada od kuće uključuju sledeće:
- Broj prodaja
- Ostvareni prihod po članu tima
- Upiti korisnika
- Prosečno vreme odgovora
- Stopa konverzije potencijalnih kupaca
- Cena sticanja kupaca (CAC)
- Stopa napuštanja radnog mesta
- Povrat na ulaganja u marketing (ROMI)
Kada radnici na daljinu znaju da su odgovorni za svoj posao, biće više fokusirani na izvršavanje zadataka.
#5. Nagradite postignuća
Ne zaustavljajte se samo na postavljanju ciljeva za vaše radnike na daljinu; nagrađivanje kada ispune ciljeve direktno će poboljšati njihovu produktivnost. Pomenuo sam ranije kako se Slack integriše sa aplikacijama radi proširenja svojih funkcionalnosti. HeyTaco! integracija, na primer, omogućava vam da proslavite pobede vaših radnika na daljinu tokom celog dana.
Motivacija zaposlenih je verovatno faktor koji najviše brine menadžere kada rade sa osobljem na daljinu, a „tapšanje po ramenu“ može biti savršeno podizanje morala.
Završne misli…
Nemojte grešiti i ne preterujte ako želite da imate uvid u rad svojih zaposlenih na daljinu. Ovo je od vitalnog značaja za zdrav povrat na investicije koje ulažete u njih i odličan način da se ceni ili podstiče njihov razvoj u okviru vaše organizacije.
Procena produktivnosti je kontinuiran proces koji omogućava praćenje zaposlenih koji rade na daljinu. Što je najvažnije, takođe omogućava zaposlenima da procene sebe i da naporno rade kako bi dostigli nivo produktivnosti svojih kolega.