Važno je da budete upoznati sa potpisima elektronske pošte, koji se obično nalaze na dnu poruka. U ovom tekstu saznaćete kako da kreirate profesionalni potpis za svoje mejlove.
Bilo da ste na početku karijere ili ste iskusni profesionalac, potpis u mejlu je ključan deo vaše komunikacijske strategije. Nemojte ga smatrati samo običnim završetkom mejla, već iskoristite priliku da pokažete svoju profesionalnost i ostavite trajan utisak.
Ovaj vodič će vam pokazati kako da sastavite potpis koji je istovremeno privlačan i informativan. Takođe ćemo podeliti neke resurse gde možete pronaći gotove šablone ili sami kreirati potpis.
Šta je potpis e-pošte?
Verovatno ste, primajući mejlove, primetili blok teksta, slika i linkova na kraju nekih poruka. To se zove potpis elektronske pošte. On obično sadrži ime i kontakt podatke pošiljaoca. Takođe, može sadržati i logo, URL veb-sajta, fotografiju, izjavu o odricanju odgovornosti i slično.
Primarni cilj potpisa u mejlu je da uveri primaoca da komunicira sa stvarnom osobom, a ne sa botom. Profesionalno dizajniran potpis vam pomaže da utvrdite svoj identitet i identitet vaše kompanije. Stoga, potpis e-pošte služi i kao digitalna vizit karta.
Zašto vam je potreban dobar potpis e-pošte?
Ukoliko se još uvek pitate o važnosti dobrog potpisa u mejlu, evo nekoliko razloga:
Lični razlozi
#1. Obezbeđuje pozitivan prvi utisak
Pozitivan prvi utisak je od ključne važnosti za svaku profesionalnu komunikaciju. Dobro osmišljen potpis može efikasno predstaviti vašu sliku primaocu.
#2. Štedi dragoceno vreme
Kada podesite potpis za sve odlazne mejlove, više nećete morati da dodajete pozdrav i potpis pojedinačno svaki put kada pišete mejl, što štedi vreme.
#3. Promoviše lični brend
Dodavanjem logotipa i slogana u svoj potpis možete promovisati svoj lični brend. Ako ste frilenser ili ste nedavno pokrenuli mali biznis, informacije o brendu u potpisu će pomoći da vaš brend postane prepoznatljiv.
#4. Olakšava pamćenje
Želite da vas ljudi pamte? Dodajte nezaboravan i prepoznatljiv potpis u svoje mejlove. Dobro osmišljen potpis će pomoći da vas primaoci lakše zapamte.
#5. Pokažite svoju ličnost
Ponekad u samom mejlu možda nećete imati dovoljno prostora da izrazite svoju ličnost. Potpis je odlična prilika da to učinite. Odaberite stil, boju i font koji odgovaraju vašem karakteru.
Profesionalni razlozi
#1. Pokazuje vaš profesionalizam
Kada komunicirate kao profesionalac, svaka reč u vašem mejlu, uključujući i potpis, treba da odražava vaš profesionalizam. Sofisticiran potpis će ohrabriti primaoce da sarađuju sa vama.
#2. Uspostavlja kredibilitet
Dobar potpis ima važnu ulogu u uspostavljanju vašeg kredibiliteta. Zato je profesionalni potpis neophodan kada komunicirate sa klijentima, kolegama ili potencijalnim poslodavcima.
#3. Omogućava drugima da vas lako kontaktiraju
Potpisi sadrže vaše kontakt podatke, poput broja telefona i adrese e-pošte, što omogućava drugima da vas lako kontaktiraju.
#4. Dobija nove pratioce na društvenim mrežama
Možete dodati linkove ka profilima vaše organizacije na društvenim mrežama, kao što su Facebook, LinkedIn, Twitter i Instagram, čime povećavate prisutnost i broj pratilaca na društvenim mrežama.
#5. Promoviše doslednost brenda
Potpis takođe pomaže u jačanju brendiranja kompanije i vizuelnog identiteta. Kada svi u kompaniji koriste potpise istog stila, promovišete identitet brenda.
Vodič korak po korak za kreiranje potpisa e-pošte
Na Gmail-u
Korisnici Gmail-a mogu dodati potpis u svoje mejlove prateći ove korake:
- Idite na Gmail prijemno sanduče.
- Kliknite na Postavke (ikona zupčanika) u gornjem desnom uglu i izaberite „Prikaži sve postavke“.
- Na kartici Opšte, skrolujte nadole dok ne pronađete opciju „Potpis“.
- Kliknite na dugme „Kreiraj novo“.
- Dodajte naziv za potpis pre nego što kliknete na dugme „Kreiraj“.
- Vaš kursor će sada biti u polju gde treba da dodate potpis.
- Ovde možete odabrati stil fonta, veličinu, boju teksta, podebljano, kurziv, podvučeno, poravnanje i znakove za nabrajanje.
- Gmail potpis podržava i hiperlinkove i slike.
- Možete izvršiti i druge potrebne promene u podešavanjima potpisa.
- Skrolujte nadole i kliknite na dugme „Sačuvaj promene“.
- Potpis će biti spreman za upotrebu.
U Outlook-u
Da biste dodali potpis u Outlook, uradite sledeće:
- Otvorite Outlook prijemno sanduče i kliknite na meni „Datoteka“.
- Izaberite opciju sa leve strane.
- Izaberite karticu „Pošta“ u prozoru „Outlook opcije“.
- Na desnom panelu kliknite na „Potpisi…“
- Otvoriće se prozor „Potpis i stacionarno“ sa karticom „Potpis e-pošte“.
- Izaberite Outlook nalog iz padajućeg menija.
- Kliknite na dugme „Novo“. Nakon što dodate ime za potpis, kliknite na „OK“.
- Napišite i prilagodite svoj potpis u polju „Uredi potpis“.
- Možete odabrati stil fonta, veličinu, podebljano, kurziv, podvučeno, stil poravnanja, linkove itd.
- Takođe vam omogućava da uvezete informacije sa vizitkarte.
- Kliknite na dugme „Sačuvaj“.
- Izaberite koji potpis želite da koristite za nove poruke i odgovore/prosleđivanja.
- Kliknite na dugme „OK“ i potpis će biti spreman za upotrebu.
Na Yahoo Mail-u
Ako želite da kreirate potpis na svom Yahoo Mail nalogu, uradite sledeće:
- Prijavite se na svoj Yahoo Mail nalog.
- Dok ste u prijemnom sandučetu, kliknite na „Postavke“ u gornjem desnom uglu i izaberite „Još postavki“.
- Izaberite „Pisanje e-pošte“ sa leve table.
- U odeljku „Potpis“ kliknite na klizač pored ID-a e-pošte kojoj želite da dodate potpis.
- Kada je opcija uključena, pojaviće se polje gde možete dodati svoj potpis.
- Možete ga prilagoditi pomoću emotikona, podebljanog, kurziva, poravnanja, uvlake, znakova za nabrajanje i precrtavanja.
- Takođe vam omogućava da odaberete stil i veličinu fonta i dodate hiperlinkove.
- Izađite iz postavki kada završite. Sledeći mejl koji pošaljete imaće potpis koji ste kreirali.
Najbolje prakse za potpis e-pošte
✅ Pravilo za potpis je da bude kratak i da sadrži samo neophodne informacije.
✅ Kada kreirate profesionalni potpis, koristite jasan, čitljiv i profesionalan font, kao što su Arial ili Times New Roman. Preporučuje se izbegavanje stilizovanih fontova za profesionalnu upotrebu, ali možete ih koristiti za lične poruke.
✅ Osim ako nemate odvojene naloge za ličnu i profesionalnu upotrebu, bolje je imati više potpisa, kako biste mogli da koristite odgovarajući potpis prilikom komunikacije sa različitim grupama ljudi.
✅ Učinite ga vizuelno privlačnim koristeći odgovarajuće fontove, format, razmake i grafiku.
✅ Čak i ako želite da potpis bude privlačan, trebalo bi da koristite jednu ili dve boje. Previše boja može da odvuče pažnju.
✅ Potpis treba da sadrži vašu fotografiju, logo kompanije, URL veb-sajta i linkove ka profilima na društvenim mrežama.
✅ Kreirajte potpis koji je lako čitljiv na svim uređajima, uključujući pametne telefone i tablete.
✅ Pre nego što upotrebite novi potpis, testirajte ga na različitim uređajima i klijentima da biste bili sigurni da svi elementi izgledaju i funkcionišu kako treba.
✅ Ako će svi zaposleni u vašoj kompaniji koristiti potpise, trebalo bi da koriste jedan format u skladu sa identitetom brenda.
✅ Uvek koristite najnovije informacije u potpisu, kao što su adresa e-pošte, broj telefona, URL itd.
✅ Nikada ne unosite svoje lične podatke, poput kućne adrese i ličnog broja telefona, kako biste izbegli bilo kakav bezbednosni rizik.
✅ Može postojati ograničenja u vezi sa informacijama koje možete dodati u potpis, u zavisnosti od vaše delatnosti i lokacije. Saznajte više od svog pravnog tima kako biste bili sigurni da ste u skladu sa svim propisima.
#1. HubSpot
HubSpot nudi besplatan generator potpisa za kreiranje potpisa. Ima šest šablona koje možete prilagoditi svojoj profesiji i identitetu brenda.
Ovde možete dodati svoje ime, funkciju, naziv kompanije, kontakt podatke i drugo. Možete uključiti i linkove ka svojim profilima na društvenim mrežama. Takođe možete dodati dodatna prilagođena polja u potpis.
Za stilizaciju, HubSpot nudi opcije za prilagođavanje boje teme, boje teksta, boje linkova, tipa fonta i veličine fonta. Takođe možete postaviti svoju fotografiju i logotip kompanije, kao i kreirati prilagođeni CTA (poziv na akciju).
#2. Newoldstamp
Newoldstamp je platforma za generisanje prilagođenih potpisa. Ovaj veb-alat je idealan za vas i vaš tim za kreiranje potpisa prilagođenih vašem brendu.
Na ovoj platformi dobijate potpuno brendiranu stranicu za generisanje potpisa koja sadrži prilagodljive šablone. Možete dodati sopstveni dizajn i koristiti boje i fontove po svom izboru.
Postoji i centralizovana kontrolna tabla koju kompanije mogu koristiti. Newoldstamp nudi i analitiku i sistem za upravljanje banerima. Potpisi se mogu integrisati sa Google Workspace-om, MS Exchange-om i Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Ako tražite platformu za kreiranje potpisa za pojedince ili organizacije, možete izabrati WiseStamp. Možete dizajnirati profesionalne potpise koji pretvaraju vaš mejl u moćan marketinški alat.
Potpisi kreirani pomoću ove platforme odgovaraju Gmail-u, Outlook-u, Apple Mail-u i Yahoo-u. Ovaj jednostavan dizajner potpisa vam omogućava da odaberete pravi font, boju, izgled, oblik i druge elemente.
Takođe postoje opcije za dodavanje bogatih funkcija, uključujući izjavu o odricanju odgovornosti, video, dugme, baner itd. Ako kreirate potpise za svoju kompaniju, možete koristiti ovu platformu da generišete jedinstvene potpise za celu kompaniju.
Popularni izvori šablona za potpis e-pošte
#1. Microsoft 365 biblioteka šablona potpisa
Oni koji traže profesionalan potpis za Outlook treba da pogledaju galeriju potpisa Microsoft 365. Ova biblioteka resursa sadrži 20 šablona potpisa koje je lako prilagoditi fotografijama, linkovima ka veb-sajtovima, logotipima kompanija i profilima na društvenim mrežama.
Koristeći ove potpuno prilagodljive šablone, možete dodati profesionalni izgled svojim Outlook mejlovima. Možete biti kreativni sa fontovima, grafikama, fotografijama, video zapisima, animacijama i prelazima.
Šabloni su dostupni u MS Wordu, što olakšava njihovo uređivanje. Nakon kreiranja potpisa, možete ih brzo deliti i objavljivati gde god je potrebno.
#2. Mail Signatures
Ako su vam potrebni besplatni šabloni potpisa koji su prilagođeni tamnom režimu, Mail Signatures je pravo mesto. Ova veb-stranica vam omogućava da preuzmete gotove šablone potpisa za poslovnu i ličnu upotrebu. Ne morate imati znanje o HTML-u da biste kreirali ili prilagodili potpise.
Ovaj ugrađeni generator potpisa vam takođe omogućava da prilagodite šablone. Potpisi generisani ovde mogu se koristiti na Outlook-u, Office 365, Apple Mail-u, Thunderbird-u, Gmail-u, Exchange Server-u i drugima. Postoje i opcije za prilagođavanje stila i boje fonta.
Popularni primeri potpisa e-pošte
Potpis e-pošte za kompaniju za zelenu energiju
Kredit za sliku: Mail Signatures
Ovaj primer je savršen za one koji rade u kompaniji koja se bavi zaštitom životne sredine. Baner postavlja retoričko pitanje koje indirektno traži od primalaca da štede papir tako što neće štampati mejl. Osnovna boja fonta je zelena, što simbolizuje prirodu.
Potpis e-pošte za automobilsku kompaniju
Kredit za sliku: Mail Signatures
U ovom potpisu, nagrada koju je osvojila automobilska kompanija je istaknuta velikim banerom. Fotografija osigurava da se podaci o pošiljaocu ne izgube zbog banera. Primarna boja je kestenjasta, ali može varirati u zavisnosti od boje brenda vaše kompanije.
Završne reči
Potpis je odličan način da se profesionalno predstavite drugima. Takođe omogućava primaocima da lako komuniciraju i povežu se sa vama. Sada kada znate kako da kreirate profesionalni potpis, možete ga dodati svom omiljenom klijentu e-pošte prateći navedene korake.
Možda ćete želeti da saznate više o rešenjima i API-jima za elektronske potpise.