Elektronski potpisi, ili ePotpisi, izuzetno su korisni u saradnji sa poslovnim partnerima, udaljenim zaposlenima i klijentima širom sveta.
Možete li se setiti kada ste poslednji put koristili olovku i papir za potpisivanje dokumenta?
Potpisivanje na papiru zahteva skeniranje, štampanje, lične sastanke, slanje poštom ili faksom, što može biti veoma komplikovano i dugotrajno. Ceo taj proces često iziskuje mnogo truda, vremena i strpljenja.
Upravo tu se pojavljuje prednost elektronskih potpisa.
Dropbox Sign i DocuSign su dva odlična rešenja za ePotpise koje možete isprobati.
U nastavku ćemo uporediti ove dve platforme kako bismo utvrdili koja od njih najbolje odgovara vašim potrebama.
Šta je e-potpis?
Elektronski potpis (ePotpis) je pravno priznat i efikasan način za brzo potpisivanje dokumenata u digitalnom formatu. On je široko prihvaćen širom sveta zbog svoje sigurnosti i pouzdanosti. ePotpisi mogu zameniti tradicionalne, ručno pisane potpise u različitim procesima.
Jednostavno rečeno, elektronski potpis je potpis koji se koristi u elektronskom obliku. Možete koristiti računare ili druge elektronske uređaje za potvrdu autentičnosti potpisnika i osiguranje integriteta dokumenta.
Možemo reći da je ePotpis elektronska indikacija namere osobe da prihvati uslove dokumenta ili skupa podataka. Postoje tri osnovne vrste e-potpisa:
- Jednostavni e-potpisi
- Napredni e-potpisi
- Kvalifikovani e-potpisi
ePotpisi se mogu koristiti u različitim situacijama, poput transakcija, ugovora i administrativnih procedura. Oni su pouzdani, primenljivi i pravno validni globalno. Korišćenjem ePotpisa možete znatno ubrzati proces potpisivanja i uštedeti dragoceno vreme.
Elektronski potpisi predstavljaju savremen način poslovanja sa klijentima, stoga je važno odabrati aplikaciju za ePotpise kojoj možete verovati.
Uz pomoć alata za ePotpise, možete na brz i efikasan način rešiti probleme vezane za potpisivanje dokumenata. Možete osigurati sigurnost svojih klijenata i lako primati potpisane dokumente bez obzira na njihovu lokaciju.
Pored toga, ovo je i ekološki prihvatljiv pristup koji smanjuje potrošnju papira. Takođe, pomaže vam da vaše dokumente držite organizovanim, evidentiranim i lako dostupnim.
Korišćenje ePotpisa može vam uštedeti i značajnu količinu vremena i novca, a istovremeno unapređuje efikasnost vašeg poslovanja.
ePotpisi se primenjuju u različitim industrijama, uključujući prodaju, ljudske resurse, finansijske usluge, IT sektor, nauke o životu, vladu i mnoge druge.
Hajde da uporedimo Dropbox Sign i DocuSign, počevši od Dropbox Sign-a.
Šta je Dropbox Sign?
Dropbox Sign (ranije poznat kao HelloSign) je aplikacija za upravljanje elektronskim potpisima i digitalnim transakcijama. Nudi praćenje potpisa, istoriju potpisa, potpisivanje dokumenata, usklađenost sa propisima i još mnogo toga.
Omogućava vam da jednostavno zatražite elektronske potpise i dodate pravno obavezujuće potpise u dokumente. Vlasništvo je kompanije Dropbox, koja obećava svojim korisnicima brže zaključivanje poslova, efikasno popunjavanje hitnih dokumenata bez grešaka, brzo zapošljavanje novih radnika i još mnogo toga.
Dropbox Sign je pogodno rešenje za frilensere. Oni mogu lako slati dokumenta svojim klijentima i primati ugovore ili sporazume na potpisivanje u digitalnom obliku. Ova platforma je stabilna, nudi brojne integracije, mogućnosti prilagođavanja brenda i mnogo više.
Od privatnih korisnika do velikih kompanija, svi mogu bez problema koristiti ovu platformu. Bez obzira da li želite da je koristite na mobilnom ili desktop uređaju, aplikacija podržava sve uređaje, omogućavajući vam da je koristite gde god da se nalazite.
Pored toga, Dropbox Sign je dostupan na više od 20 jezika i može se integrisati sa popularnim alatima poput Salesforce-a, Slack-a, HubSpot-a i mnogih drugih. Pojednostavljuje radne tokove i olakšava komunikaciju između klijenata, dobavljača i kolega.
Sa Dropbox Sign-om možete:
- Prikupljati elektronske potpise na siguran način uz enkripciju podataka.
- Brže zaključivati poslove pomoću automatizovanih procesa predlaganja i potpisivanja ugovora.
- Automatizovati zadatke, poboljšati usklađenost i upravljati rizikom uz pomoć veštačke inteligencije.
- Usmeravati dokumente do odgovarajućih zaposlenih radi upravljanja internim tokom rada.
- Kreirati i uređivati ugovore koristeći višekratne šablone i mogućnosti prilagođavanja.
- Preći sa tradicionalnog papirologije na digitalno poslovanje i sačuvati prirodne resurse.
Dropbox Sign nudi besplatan paket koji uključuje osnovne funkcije i do tri zahteva za potpisivanje mesečno. Ovo ga čini odličnom opcijom za one sa manjim potrebama za potpisivanjem.
Karakteristike Dropbox Sign-a
Dropbox Sign poseduje jedinstvene karakteristike koje ga čine sjajnim izborom za mnoge. Fokusira se na pojednostavljivanje procesa za korisnike i organizacije. Pogledajmo neke od njegovih karakteristika:
#1. Šabloni
Često korišćene dokumente možete pretvoriti u šablone u Dropbox Sign-u kako biste pojednostavili proces potpisivanja. Možete formatirati dokumente za nekoliko minuta, čineći svaki zahtev za potpisivanje jednostavnim i brzim.
Sve što vam je potrebno je da pratite sledeća četiri koraka prilikom formatiranja dokumenata:
- Otpremite dokument: Odaberite dokument koji često šaljete, poput ugovora o poverljivosti ili W2 ugovora.
- Odredite ko će potpisati: Dodelite ulogu potpisnika, kao što je klijent, vlasnik preduzeća, zaposleni, zakupac itd.
- Postavite polja: Za svaku ulogu, prevucite i ispustite polja za potpisivanje na mesto gde želite da potpisnik popuni informacije.
- Sačuvajte, pošaljite i ponovo koristite: Jednom kada kreirate šablon, biće lako brzo i jednostavno slati dokumente bez ponavljanja procesa.
Uz ovu funkciju možete automatizovati dosadan posao, pojednostaviti masovno slanje koristeći mogućnosti više potpisnika i pripremiti dokumente za trenutno potpisivanje.
#2. Uređivanje dokumenata
Funkcija uređivača dokumenata je uobičajena u većini aplikacija. Pomoću ovog alata možete dodati polja u dokument tako da potpisnik može popuniti potrebne informacije. Dropbox Sign takođe ima jedinstvene navigacione funkcije.
Dropbox Sign omogućava dodavanje prilagođenog brenda i jezika aplikacije. Ovo pomaže vašoj kompaniji da ojača svoj brend i poboljša komunikaciju sa zainteresovanim stranama. Prilikom dodavanja elemenata e-pošte, imate mogućnost da otpremite logo kompanije, dodate slogan, izmenite ime pošiljaoca i potpis e-pošte.
#3. Slanje dokumenata
Postoji nekoliko načina za slanje dokumenata. Dropbox Sign omogućava otpremanje CSV datoteke koja generiše link za potpisivanje ili CSV datoteku za masovno potpisivanje i lično potpisivanje.
Prilikom slanja dokumenata putem e-pošte, možete prilagoditi naslov dokumenta, tražiti priloge, personalizovati poruku za potpisnike i dodeliti kopije.
#4. Potpisivanje i skladištenje dokumenata
Dropbox Sign nudi vredne funkcije, uključujući dugme „Dalje“ koje usmerava primaoca direktno na sledeće prazno polje za potpisivanje.
Nakon popunjavanja dokumenta, važno je imati lak i efikasan pristup istom. Dropbox Sign je platforma za skladištenje dokumenata u oblaku koja čuva sve vaše dokumente i omogućava pristup kada god vam je to potrebno.
#5. Bezbednost
Softver za elektronski potpis mora imati stroge bezbednosne i pravne standarde. Dropbox Sign nudi SSL enkripciju, dvofaktorsku autentifikaciju, usklađenost sa međunarodnim zakonima, usklađenost sa HIPAA i ESIGN-om, kao i bezbedno skladištenje dokumenata.
Alat generiše izveštaje o reviziji za praćenje svih bitnih promena i aktivnosti za svaki dokument. Ovi izveštaji se automatski prilažu potpisanim dokumentima.
#6. Integracije i API
Dropbox Sign nudi brojne integracije i API-je koji pomažu u pojednostavljivanju toka dokumentacije. Možete integrisati svoje omiljene alate sa Dropbox Sign-om i kreirati prilagođene aplikacije putem funkcionalnosti Dropbox Sign-a.
#7. Korisnička podrška
Dropbox Sign pruža efikasnu korisničku podršku. Koristi chat uživo i e-mail kanale za komunikaciju sa klijentima. Podrška je dostupna 24/7 i obezbeđuje statusnu stranicu aplikacije, korisne resurse i obaveštenja o ažuriranjima platforme.
Šta je DocuSign?
DocuSign, osnovan 2003. godine, jedan je od pionira u oblasti aplikacija za ePotpise. Ima više od milion korisnika, podržava 44 jezika i ima preko 400 integracija.
Ovaj alat za ePotpise efikasno prikuplja i upravlja dokumentima sa bilo koje lokacije ili uređaja, pruža revizorske tragove i pojednostavljuje vaše radne tokove. Sa DocuSign-om možete lako slati, overavati i potpisivati digitalne dokumente.
Takođe, lako možete usmeravati dokumente do određenih zaposlenih kako biste organizovali interne radne tokove. DocuSign vam pomaže da automatizujete zadatke, poboljšate usklađenost i upravljate rizikom uz pomoć upravljanja životnim ciklusom ugovora i funkcija dinamičke veštačke inteligencije.
Kreirajte širok spektar ugovora i uredite ih prema vašim potrebama uz pomoć prilagodljivih šablona za višekratnu upotrebu.
DocuSign je prilagođen različitim industrijama, poslovnim sektorima i mnogim drugim oblastima. Ako vam treba softver za regularno potpisivanje dokumenata i ne smeta vam dodatna investicija, DocuSign je dobra opcija za vas.
Uz opcione integracije, možete integrisati DocuSign sa postojećim poslovnim alatima kako biste pojednostavili poslovne procese. Neograničene mogućnosti šablona su takođe značajna prednost, jer čuvaju različite dokumente za potpisivanje i omogućavaju neograničene varijacije sličnih šablona bez ikakvih izmena.
DocuSign nudi pouzdanost od 99,99% vremena, a više od 180 zemalja ga koristi za potpisivanje ugovora. Ako želite da pogledate i potpišete ugovor, DocuSign će vam sve pripremiti putem mobilne aplikacije i podrške u veb pregledaču.
Vreme je da postanete heroj svoje kompanije smanjenjem ručnih zadataka i pojednostavljivanjem procesa slanja, potpisivanja i upravljanja dokumentima uz pomoć DocuSign-a.
DocuSign Karakteristike
DocuSign nudi fleksibilne funkcije koje pomažu srednjim i velikim kompanijama da brzo čuvaju i uređuju svoje dokumente. Funkcije kao što su šabloni, revizorski izveštaji, lično potpisivanje, višestranačko potpisivanje, pravno obavezujući potpisi i mnoge druge vam omogućavaju da se oslobodite rutinskih ručnih zadataka.
Pogledajmo detaljno neke od njegovih karakteristika:
#1. Kreiranje dokumenta
Sa milionima korisnika širom sveta, DocuSign obrađuje više od milion dokumenata dnevno, čineći dokumentaciju široko dostupnom i kompatibilnom. Nudi:
- Široku podršku za različite formate fajlova: DocuSign podržava bilo koji tip dokumenta, poput Microsoft Excel-a, Word-a i PowerPoint-a, pa možete lako slati dokumente na potpisivanje. Takođe podržava .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx i mnoge druge formate.
- Konverziju PDF obrazaca: Brzo pripremite dokumente uz pomoć konverzije PDF obrazaca. Prilikom otpremanja PDF datoteke, DocuSign prepoznaje i automatski konvertuje datoteku u polja za potpisivanje.
- Više od 20 standardnih i prilagođenih oznaka i polja: Uz ovu funkciju možete bez problema uputiti klijente i saradnike da se potpišu na pravom mestu. Možete slati standardne oznake za potpis, naslove, inicijale, nazive kompanija, tekst, brojeve, imena i još mnogo toga.
- Crtanje: Ovo polje omogućava potpisnicima i pošiljaocima da otpreme potpise i slike direktno u dokument.
DocuSign takođe nudi integracije skladištenja u oblaku, automatsko postavljanje oznaka, PowerForms i dodatne funkcije u ovom odeljku.
#2. Polja sa podacima
DocuSign-ove napredne mogućnosti validacije polja automatizuju poslovnu logiku i pojednostavljuju proces za potpisnike. Možete jednostavno integrisati DocuSign sa drugim aplikacijama radi automatskog popunjavanja obrazaca.
- Potpuna funkcionalnost obrazaca: Dizajnirajte obrasce prema svojim potrebama koristeći moćnu funkcionalnost obrazaca, koja uključuje polja za potvrdu, padajuće liste, tekstualna polja, polja za valute, numerička polja, radio dugmad itd.
- Polja podataka treće strane: Možete povezati vaša polja sa podacima iz usluga treće strane. Podaci se automatski ažuriraju iz sistema treće strane u dokument i obrnuto, eliminišući ručni rad.
- Validacija podataka: Ograničite vrstu podataka koji se mogu unositi u odabrano polje kako biste minimizirali transakcije sa greškama. Ovo će eliminisati greške prilikom ponovnog slanja dokumenata i unosa podataka. Uključuje proveru e-pošte, broja telefona, devetocifrenog poštanskog broja, teksta, datuma, petocifrenog poštanskog broja, maskiranje regularnog izraza i broj socijalnog osiguranja.
- Formatiranje polja i logika: Možete koristiti uslovna polja za skrivanje podataka i njihovo otkrivanje kada je to potrebno. Vrednosti se računaju dinamički putem izračunatih polja na osnovu unosa u drugim poljima. Takođe, zaključana polja štite podatke, a povezana polja osiguravaju da se sve promene odražavaju i u sličnim poljima.
- Označavanje polja i dokumenata: DocuSign omogućava da se određena polja mogu uređivati. Možete upravljati zahtevima i menjati inicijale. Putem istorije transakcija, možete pratiti sve promene.
#3. Tokovi potpisivanja
DocuSign vam omogućava da odredite i naručite broj potpisnika. Možete dodeliti različite uloge i nivoe pristupa primaocima, uz potpunu kontrolu nad svakim korakom.
Uključuje serijsko, paralelno i mešovito rutiranje, grupno slanje, dozvole za primaoce, ispravke dokumenata, podsetnike i obaveštenja, vidljivost dokumenata i šablone.
#4. Autentifikacija potpisnika
Sa više nivoa autentifikacije, možete biti sigurni da su potpisnici zaista oni za koje se predstavljaju. Povećava se nivo provere identiteta pre nego što potpisnici dobiju pristup dokumentima.
Uključuje autentifikaciju putem e-pošte, pristupnog koda, SMS-a, telefona, autentifikaciju zasnovanu na znanju, identifikaciju, autentifikaciju treće strane i još mnogo toga.
#5. Iskustvo slanja i potpisivanja
Lako šaljite dokumente putem DocuSign-a i omogućite klijentu da potpiše i vrati dokument u roku od nekoliko minuta. DocuSign čini slanje i potpisivanje brzim i jednostavnim procesom.
Uključuje prilagodljivo potpisivanje, SMS obaveštenja, potpisivanje i slanje van mreže, mobilne aplikacije, deljeni pristup, fleksibilno potpisivanje, brendiranje i još mnogo toga.
#6. Izveštavanje
Izveštavanje čini vaš posao znatno lakšim. Administratorima naloga i korisnicima DocuSign-a pruža jasnu vidljivost naloga.
Poslovna statistika je uvek dostupna uz pristup u realnom vremenu i detaljno planirano izveštavanje. Uključuje status u realnom vremenu, uvid u proces potpisivanja, izvoz podataka, dokumente, izveštaje o nalozima i još mnogo toga.
Pored toga, DocuSign nudi širok spektar funkcija kao što su usklađenost, dodatne usluge, arhiviranje i čuvanje dokumenata, dostupnost, bezbednost, međunarodna administracija, politike lozinki i mnoge druge.
Dropbox Sign vs. DocuSign
Oba alata za ePotpise pružaju sličan rezultat. Na kraju, koristite alat da biste poslali dokument klijentu na potpis. Ključne razlike između DocuSign-a i Dropbox Sign-a se mogu uočiti u njihovim karakteristikama, cenama i korisničkoj podršci. Pogledajmo kako se razlikuju u nekoliko aspekata.
| Dropbox Sign | DocuSign | |
| Integracije | Nudi integracije u naprednijim paketima | Nudi integracije u svim paketima |
| Funkcionalnost | Ima standardne funkcije | Ima napredne funkcije |
| Pogodnost | Pogodniji za mala preduzeća | Pogodniji za srednja i velika preduzeća |
| Cena | Dropbox Sign je jeftiniji | DocuSign je skuplji |
| Šabloni | Ograničen broj šablona | Šabloni za višekratnu upotrebu na odabranim paketima |
| Upravljanje kontaktima | Nema opciju za upravljanje kontaktima | Možete upravljati kontaktima |
| Poređenje dokumenata | Nema opciju za poređenje dokumenata | Možete upoređivati dokumente |
| Zakazivanje slanja | Ne možete zakazati vreme deljenja fajlova | Možete zakazati vreme slanja fajlova |
| Jezici | Korisnici i pošiljaoci mogu da šalju i potpisuju dokumente na 22 različita jezika | Možete slati dokumente na 14 različitih jezika, a primaoci mogu da se prijave na 44 različita jezika |
| Masovno slanje | Jednim klikom možete slati dokumente na veliki broj primalaca u okviru naprednijih paketa | Automatski šalje e-poruke i jedinstvene dokumente nakon uvoza liste primalaca |
| Podrška | Nudi podršku putem e-pošte i veba | Nudi podršku putem e-pošte, telefona i veba |
Završna reč
Oba alata za ePotpise, Dropbox Sign i DocuSign, nude odlične funkcionalnosti koje mogu koristiti različitim tipovima preduzeća. Dropbox Sign je sjajna opcija za mala preduzeća jer je pristupačniji i ima standardne funkcije koje su vam možda potrebne. Ako vam je, međutim, potrebno više funkcija i imate veće poslovanje, možda ćete želeti da isprobate DocuSign.
Dakle, ako želite da utvrdite kako ovi alati mogu koristiti vašem poslovanju, najbolje je da ih sami isprobate. Testiranje alata će vam pomoći da odlučite koji je bolji za vašu konkretnu upotrebu.
Odlična stvar je da oba alata nude besplatne probne verzije koje će vam pomoći da brzo započnete i odlučite koji vam više odgovara.
Zatim, možete proveriti kako da dodate potpis u Word dokument.