У епохи пословања која се ослања на податке, термини попут учинка и резултата, некада сматрани искључиво индивидуалним, сада се обликују кроз анализу великих количина сирових података.
Данас се анализа пословног и индивидуалног учинка лако спроводи користећи различите метрике попут КПИ (кључних индикатора учинка) и КРА (кључних области одговорности).
У овом чланку ћемо размотрити све аспекте КПИ-а и КРА – њихове дефиниције, примере, као и поређење између КРА и КПИ.
Како су КРА и КПИ повезани са пословним светом?
У трећем кварталу 2021. године, у САД је забележено оснивање преко 356.000 нових предузећа. То је еквивалентно отприлике 3.869 новорегистрованих компанија сваког дана.
Опстанак вашег предузећа у данашњем динамичном и конкурентном окружењу је велики изазов.
Шта је још теже? Ако немате одговарајуће метрике за праћење раста, ваше предузеће би могло бити међу 50% стартапа који не успеју у првих пет година.
Када је у питању мерење напретка, КПИ и КРА представљају две кључне метрике које помажу власницима предузећа да анализирају успешност свог пословања.
Вероватно се питате: Шта су заправо КПИ и КРА?
КРА је скраћеница за кључне области одговорности, док се КПИ односи на кључне индикаторе учинка.
Међутим, ови термини су много више од само скраћеница. Они представљају основне компоненте за покретање вашег предузећа, без обзира на његову величину, ка свим могућим приликама.
Хајде да размотримо обе ове кључне метрике, почевши од КПИ-а.
Све што треба да знате о КПИ
Шта је КПИ?
Кључни индикатори учинка (КПИ) су скуп квантитативних мера које се користе за процену учинка организације током одређеног временског периода.
Можете имати дугорочне КПИ, који се фокусирају на опште пословне циљеве ваше организације, или краткорочне КПИ, који се односе на одређене појединце или одељења.
КПИ помажу у стратешком расту сваке области вашег пословања – од људских ресурса и финансија, до маркетинга и продаје.
Врсте КПИ-а
Кључни индикатори учинка долазе у различитим облицима, који одговарају вашим пословним циљевима. Неки се обично користе за мерење месечног напретка, док други ефикасно одређују дугорочни успех.
Међутим, једна ствар је заједничка за све њих – мерење стратешких циљева. Хајде да погледамо типове КПИ-а који се користе.
#1. Стратешки КПИ
Стратешки кључни индикатори учинка се користе за утврђивање како организација функционише у било ком тренутку. Они имају важну улогу у анализи дугорочних пословних циљева.
Примери: повраћај улагања (РОИ), годишњи приход, тржишни удео, итд.
#2. Оперативни КПИ
Оперативни КПИ мере ефикасност, квалитет и доследност свакодневних операција. Они мере учинак краткорочних циљева, углавном организационих процеса и ефикасности.
Примери: месечна продаја, просечни месечни трошкови транспорта, продаја по регионима, цена по аквизицији (ЦПА)
#3. Заостали и водећи КПИ
Заостали КПИ прате учинак задатака који су већ завршени. Менаџери их користе за мерење постигнућа одређеног циља током одређеног временског периода.
Примери: Мерење саобраћаја на веб локацији, броја људи који присуствују догађају, и прихода оствареног путем програма или кампање.
С друге стране, водећи КПИ помажу у предвиђању исхода или будућег стања предузећа.
На пример, предузећа могу користити индикаторе попут раста запослености, интересовања за нова тржишта или стопе незапослености, како би предвидела различите исходе за своју организацију.
Шта се подразумева под квалитативним и квантитативним КПИ?
Квалитативни КПИ имају описну карактеристику, углавном мишљење или својство. Они се често користе за мерење задовољства купаца или запослених путем анкета.
Међутим, саме анкете су квалитативне природе. Мере се заснивају на индивидуалним мишљењима и интерпретацијама.
Квантитативни КПИ, с друге стране, имају мерљиве карактеристике. Они су у вези са бројевима – број продатих производа, месечна продаја, похађани курсеви, обрађени позиви. Они су најчешће коришћени индикатори учинка.
Оба типа имају свој начин мерења.
Кључни индикатори учинка за мерење у свакој организацији
Иако различити индикатори могу мерити учинак компаније, издвојили смо пет кључних индикатора за сваку организацију.
- Раст прихода: Праћење раста вашег прихода је од виталног значаја. Може вам помоћи да предвидите одрживост вашег пословања и напредак у будућности.
- Токови прихода: Праћење учинка сваког тока прихода, попут прихода по клијенту, прихода по продаји и других кључних токова прихода, може вам помоћи да добијете тачну слику раста.
- Профитабилност током времена: Ваше пословање је нејасно без овог КПИ-а. Омогућава вам да измерите приходе и трошкове током времена и израчунате укупан профит (и да ли је довољан за опстанак), што вам помаже да смањите трошкове када је потребно.
- Задовољство купаца: Једноставно, ваша организација неће преживети без купаца. Било да је профитна или непрофитна, свака организација мора да осигура задовољство својих купаца.
- Обртни капитал се односи на средства потребна за обављање свакодневних пословних операција. Праћење ове метрике осигурава да је организација добро финансирана и самодовољна за опстанак.
Како развити КПИ?
Може бити тешко измерити све са толико сирових података.
Међутим, препоручљиво је мерити само оне кључне индикаторе учинка који ће вам помоћи да остварите жељене пословне циљеве. Ево неколико важних ствари које треба узети у обзир приликом развоја КПИ-а.
#1. Дефинишите употребу КПИ-а
Разговарајте са колегама или менаџерима који су директно или индиректно укључени у процес. Питајте их шта желе да постигну у одређеном временском периоду и како ће то постићи. Ово ће вам помоћи да дефинишете КПИ-е који су вредни и поуздани.
#2. Ускладите их са својим пословним циљевима
Ако се ваши КПИ не поклапају са вашим основним пословним циљевима, можда идете у погрешном смеру.
Без обзира да ли користите КПИ за одређене операције или специфичне кампање, они морају бити повезани са вашим пословним циљевима.
На крају крајева, свака операција је усмерена ка дугорочној визији компаније, као и ваши КПИ-и.
#3. Напишите СМАРТ КПИ
СМАРТ у пословном контексту се односи на специфично, мерљиво, достижно, релевантно и временски ограничено.
На пример, „Повећајте продају за 20% до краја текуће фискалне године и смањите стопе одлива за 5% у наредних 5 месеци.“
#4. Будите јасни и прецизни
КПИ се заснивају на сировим подацима, па је писменост података кључна.
Сви у организацији треба да разумеју шта су КПИ, како се ради са подацима и како доносити одлуке на основу тих података, које позитивно утичу на опште пословне циљеве.
#5. Избегавајте претрпавање КПИ-има
Постојање велике количине сирових података не значи да треба да истражите сваки познати КПИ.
КПИ-и треба да се користе за најважније циљеве. Избегавајте мерење непотребних КПИ-а, како бисте имали јасне планове и стандарде за своје пословање.
Шта су СМАРТ циљеви?
СМАРТ у СМАРТ циљевима се односи на специфичне, мерљиве, достижне, релевантне и временски ограничене циљеве. Ови параметри осигуравају да су ваши циљеви засновани на реалним очекивањима и да су достижни у датом временском оквиру. Креирање СМАРТ циљева елиминише нагађање, поставља јасан временски оквир, чини ваше циљеве мерљивим и води до бољих резултата.
Сада када знате много о КПИ-има, хајде да размотримо КРА.
Све што треба да знате о КРА
Шта је КРА?
Кључна област одговорности, или област кључних резултата, односи се на ужи списак мерљивих циљева за запослене у организацији.
КРА сваког запосленог се разликују, у зависности од њиховог радног места, искуства и очекивања, на пример:
- КРА за менаџера продаје може бити укупан број продаја у кварталу.
- КРА за менаџера људских ресурса може бити стопа задржавања запослених и задовољство запослених.
- КРА за финансијског администратора може бити смањење трошкова и вођење рачуноводства.
КРА помажу запосленима да боље разумеју шта се од њих очекује и подстичу их да раде ка постављеном циљу.
Зашто су кључне области резултата (КРА) важне за предузећа?
80% последица долази из 20% узрока, према Парето принципу.
Примењујући овај принцип у пословању, 80% вредности вашег рада долази од 20% посла које обављате ви и ваши запослени.
Дакле, морате разумети и идентификовати резултате који се очекују од сваког запосленог, тј. оних 20% вашег рада.
Када се идентификују кључне области резултата, оне могу да усмеравају ваш дугорочни успех, усклађујући активности запослених са стратешким циљевима ваше компаније.
Осим тога, одређивање КРА такође доприноси организацији на многе друге начине:
- Распоређује посао равномерно
- Управља задацима и прати учинак
- Повећава продуктивност запослених
- Омогућава периодично мерење резултата
- Осигурава усклађеност са циљевима компаније
Препреке у идентификовању, разумевању и коришћењу КРА
Иако развој добрих КРА није компликован, уобичајене препреке могу створити проблеме.
- Недостатак јасноће: Креирање КРА укључује две стране – запосленог и послодавца. Ово понекад доводи до забуне у вези са задацима и резултатима на које запослени треба да се фокусирају.
- Ометања: Људи су често ометени обављањем свакодневних задатака који изгледају важни. Међутим, ови задаци на крају додају мало вредности укупном успеху организације.
- Делегирање посла: Претпостављени који креирају КРА за млађе запослене, директно намећу одговорности уместо да о њима разговарају са подређеним и да добију њихов допринос. Овај систем идентификације КРА често није успешан.
Како идентификовати кључне области одговорности?
Не постоји универзални приступ дефинисању кључних области одговорности. Разликује се у зависности од организације, одељења и запослених. Стога је важно идентификовати КРА и радити у складу са тим.
Ево неколико параметара које треба имати на уму приликом идентификовања КРА:
#1. Организациони циљеви
Пре доделе посла и одговорности, обавезно је разумевање посла и његове визије.
Уверите се да су кандидати свесни шта ће радити и како ће њихов рад допринети дугорочним циљевима организације.
Још је боље ако дозволите запосленима да учествују у процесу и идентификују кључне области одговорности за себе (увек можете додати своје предложене КПИ-е њиховим жељеним).
На тај начин, запослени ће бити више посвећени својим обавезама. То ће их мотивисати да се више труде и дају боље резултате.
#2. Образовна квалификација
Други параметар који треба узети у обзир приликом идентификовања КРА је академско постигнуће запослених или кандидата.
Немају сви исти потенцијал и неће сви дати исте резултате.
Стога је важно проценити образовне квалификације кандидата, претходно искуство, скуп вештина и интересовања пре него што им доделите кључне области одговорности.
Након што сте испитали ове ствари, одлучите који им профил најбоље одговара и одредите њихове кључне области одговорности.
Бонус савет: Препознавање предности запослених и њихово укључивање у КРА, подићи ће њихов морал и мотивисати их да раде боље у вашој организацији.
#3. Спремност да се прихвате КРА
Упркос сагледавању организационих циљева и вредновању образовне оспособљености кандидата, запослени морају добровољно да разумеју и прихвате своје КРА.
Прихватање кључних одговорности од стране запосленог ће значајно помоћи да он боље ради у вашој организацији. Међутим, морате имати на уму да вербална комуникација није довољна у данашњем окружењу.
Стога, уверите се да је свака одговорност о којој разговарате са запосленим потпуно документована.
КРА наспрам КПИ: Која је разлика?
КРА и КПИ су две кључне метрике које вам помажу да разумете да ли се ваша организација креће у правом смеру.
Очигледно, обе метрике зависе једна од друге. Хајде да размотримо кључну разлику између КРА и КПИ.
Основна разлика
КРА се фокусирају на скуп очекивања која су дефинисана за запослене. Она пружају детаље о свим задацима додељеним запосленима и о томе шта се очекује од тих задатака током финансијске године.
КПИ се користе за ефикасну процену развоја и учинка тих КРА у односу на организационе циљеве.
Кључни индикатори учинка мере учинак кључних области резултата, дефинисаних за појединце или одељења, и утврђују да ли организација напредује ка својим циљевима.
На пример, од одељења људских ресурса се очекује да запосли менаџере продаје у року од месец дана. Да погледамо КРА и КПИ за овај задатак.
Циљ: Запослити 10 менаџера продаје у року од месец дана.
КРА: Запошљавање и пријем менаџера.
КПИ: Број запослених менаџера.
Надамо се да сада можете направити разлику између КПИ и КРА. Више примера ћемо навести касније у чланку.
Улоге
Кључне области резултата играју важну улогу у разумевању колико су добро организација, њена одељења или запослени остварили своје опште циљеве.
То је оквир који оцртава обим производа или услуга које нуди организација.
Док су кључни индикатори учинка мерљиве метрике које организације користе за анализу учинка својих производа или услуга. То, заузврат, помаже организацији да постигне дугорочне циљеве.
КПИ су препоручљиви показатељи пословања за процену успеха ваше организације током времена.
Примери КРА и КПИ за различите профиле послова
| Профил посла | Циљ | КРА | КПИ |
| Менаџер продаје |
Способност да се покаже укупна вредност производа и понуде подршке које су у складу са потребама купаца. |
Привлачење нових купаца. Спровођење радионица и активности стратешког планирања продаје. |
Досегните до 5 потенцијалних клијената са приходом > 10 милиона долара. Одржавање 2 радионице о најбољим праксама за „ефикасну продају“. Спроведите 3 сесије „тренинга за генерисање потенцијалних клијената“ сваког месеца. |
| Менаџер за људске ресурсе |
Развити кадровске стратегије за краткорочне и дугорочне циљеве организације. |
Запошљавање новог радника. Ангажовање са уобичајеним проблемима и бригама запослених. Развој и ангажовање запослених. |
Запошљавање и пријем продајног тима (5 запослених) за западну канцеларију до средине новембра. Индивидуалне оријентационе сесије. Креирајте и делите формуларе за повратне информације запослених сваке 4 недеље. Покрените месечне анкете о ангажовању запослених. |
| ИТ менаџери |
Водити фазе набавке, развоја, тестирања и испоруке за технолошке производе. |
Прелазак на нови систем. Обезбедите доступност система 24*7, 365 дана у години. |
Миграција свих старих података на нови систем без погрешног руковања до средине новембра. Обезбедите застој система мање од 10 минута недељно. |
Закључак
КРА и КПИ иду руку под руку, јер су оба подједнако важна за успех вашег пословања.
Повезивање активности ваших запослених са стратешким циљевима организације, може значајно повећати ваше шансе за постизање дугорочних циљева.
Коришћење КРА и КПИ заједно ће учинити ваше пословање успешним.
Можда ће вас такође занимати како да креирате контролне табле за КПИ.