U poslednjih nekoliko godina, poslovna i radna kultura su doživele značajne promene. Poslodavci sve više zagovaraju upotrebu softvera za kancelarije bez papira, kako bi obezbedili brži, lakši i praktičniji pristup informacijama.
Ovakav pristup omogućava zaposlenima da efikasnije upravljaju svojim obavezama, dok se informacije mnogo lakše distribuiraju unutar cele organizacije.
Pored toga, sve veća svest o zaštiti životne sredine podstiče preduzeća da se sve više okreću ka kancelarijama bez papira. Prema istraživanju Nacionalne asocijacije dobavljača kancelarijskog materijala (NAOP), prosečan kancelarijski radnik godišnje generiše više od 900 kilograma otpada. Stoga, kompanije imaju obavezu da ili pojačaju svoje napore za reciklažu, ili da smanje količinu otpada koju stvaraju.
Ako Vaša kompanija teži održivom pristupu smanjenju otpada, možda je pravo vreme da razmislite o prelasku na model kancelarije bez papira. Ovaj pristup eliminiše potrebu za tradicionalnim dokumentima, kao što su pisma, izveštaji i fakture, koristeći softverska rešenja koja ne zahtevaju papir.
Osim toga, fotokopiranje i sortiranje gomila papira mogu biti eliminisani, što štedi dragoceno vreme administrativnog osoblja. Takođe, preduzeća mogu da ostvare značajne uštede novca na štampanju prelaskom na ovaj model poslovanja.
Možda ideja o kancelariji bez papira zvuči zastrašujuće, ali nije toliko komplikovana kao što se čini. U ovom vodiču, objasnićemo osnovne principe poslovanja bez papira i pružiti savete za početak ovog procesa.
Sledeći koraci će Vam pomoći da organizujete svoju kancelariju i učinite je efikasnijom, što će Vam znatno olakšati svakodnevne radne zadatke.
Uticaj kancelarija koje se oslanjaju na papir na životnu sredinu
Papir je veoma svestran materijal koji se koristi već vekovima. Može se upotrebljavati u razne svrhe, od pisanja i štampe, pa sve do pakovanja i izolacije. Međutim, sa sve većom popularnošću upotrebe papira, neophodno je postati svestan uticaja koji stvaranje otpada ima na životnu sredinu.
Visoka stopa proizvodnje i potrošnje papira ima značajan negativan uticaj na životnu sredinu. Prema Programu Ujedinjenih nacija za životnu sredinu (UNEP), industrija papira je jedna od tri najveće svetske industrije po pitanju štetnosti po životnu sredinu.
Kancelarije koje su usredsređene na papir doprinose zagađenju životne sredine, pogotovo u vremenu kada digitalne platforme postaju nova norma.
Šta je kancelarija bez papira?
Kancelarije bez papira predstavljaju sve popularniji trend u poslovanju, gde zaposleni ne moraju da sa sobom nose fizičku papirologiju. Umesto toga, sva dokumentacija koja se ranije čuvala i obrađivala u papirnom obliku sada se obavlja elektronski.
Ovo značajno smanjuje upotrebu papira i omogućava zaposlenima da obavljaju svoje radne zadatke sa bilo koje lokacije na svetu. Kancelarija bez papira je važna iz mnogo razloga i očekuje se da će postati još popularnija u narednim godinama.
Prednosti kancelarije bez papira
Nije tajna da tehnologija konstantno napreduje. Prošla su vremena kada smo morali da premeštamo papir po kancelariji kako bismo ostali organizovani.
Savremeni softver za kancelarije bez papira omogućava lako pronalaženje potrebnih informacija u najobimnijim dokumentima u roku od nekoliko sekundi. Zbog toga se sve veći broj kancelarija okreće ka kancelarijskom poslovanju bez papira, sa akcentom na digitalnim datotekama i elektronskim evidencijama.
Evo nekoliko prednosti zbog kojih bi trebalo da razmislite o usvajanju modela kancelarije bez papira:
Poboljšava komunikaciju
Za razliku od ranijih vremena, kada su zaposleni morali satima da čekaju da dokumenti stignu u njihova poštanska sandučad, danas mogu trenutno pristupiti informacijama putem digitalnih sistema. Ovo rezultira bržim odgovorima na zahteve klijenata i poboljšanom komunikacijom između zaposlenih i menadžmenta.
Smanjuje troškove energije
Proizvodnja i transport papira zahtevaju velike količine energije, što se vremenom akumulira. Prelaskom na poslovanje bez papira možete smanjiti potrošnju energije u Vašoj kancelariji korišćenjem elektronskih dokumenata umesto fizičkih. Ovo može prepoloviti, pa čak i više, Vaš račun za energiju.
Štedi vreme
Kada je sve digitalizovano, nema potrebe za kopiranjem i prenošenjem informacija iz jednog dokumenta u drugi.
Svim potrebnim informacijama možete lako pristupiti direktno sa svog radnog mesta, bez gubljenja vremena u potrazi za njima. Ovo štedi vreme, smanjuje nepotreban stres i pritisak i pomaže da se osigura da nikada nećete propustiti važan rok.
Smanjuje otpad
Značajan deo smanjenja otpada se odnosi na ograničavanje količine materijala koji završe u kanti za smeće. Prelaskom na poslovanje bez papira možete izbeći štampanje bezbroj papirnih dokumenata koji se obično bacaju. Umesto toga, sve informacije čuvajte digitalno na računaru ili u digitalnim datotekama. Ovo znači manje otpada i ređe posete reciklažnom centru.
Kako implementirati ideju kancelarije bez papira na radnom mestu?
Upravljanje gomilom papira koje se nakupljaju u današnjem digitalnom svetu može biti izazovno. Međutim, kada implementirate radno okruženje bez papira, ne samo da ćete učiniti svoje poslovanje efikasnijim, već ćete doprineti rešavanju problema kao što su reciklaža i skladištenje. Evo nekoliko načina kako da uspostavite rad bez papira u svom poslovanju:
#1. Koristite platforme za skladištenje u oblaku
Prelazak na kancelariju bez papira postaje sve popularniji, ali nije bez izazova. Jedan od najvećih izazova je to što se mnogi zaposleni i dalje oslanjaju na papirna dokumenta da bi obavili svoj posao. To znači da im je potreban pristup tim dokumentima bez obzira na njihovu trenutnu lokaciju, što može biti problem ako su udaljeni od svojih radnih stolova ili imaju problema sa računarom.
Jedan od načina da se reši ovaj problem je korišćenje platformi za skladištenje u oblaku. Ove platforme omogućavaju zaposlenima da čuvaju svoje dokumente elektronski i da im pristupaju sa bilo kog uređaja. Na taj način eliminišu potrebu za nošenjem ogromnih količina papirnih dokumenata i olakšava im se praćenje svih potrebnih informacija.
Još jedna prednost korišćenja ovih platformi je mogućnost uštede novca. Skladištenjem dokumenata elektronski, nećete morati da plaćate fizički prostor za njihovo skladištenje. Ovo je naročito važno ako imate veliki broj dokumenata za čuvanje.
Sve u svemu, korišćenje platformi za skladištenje u oblaku je odličan način da poboljšate efikasnost svoje kancelarije bez papira. One pružaju jednostavan način da zaposleni pristupe svojim dokumentima, čime se smanjuje vreme koje provode u njihovom traženju.
#2. Implementirajte elektronske komunikacione alate
Nije tajna da elektronski komunikacioni alati postaju sve češći u savremenom radnom okruženju. Kancelarijski radnici na svim nivoima prihvataju ove alate, kao što su mejl, Microsoft Office 365 ili Slack, kako bi povećali efikasnost i smanjili otpad od papira.
Jedna od najznačajnijih prednosti korišćenja ovih alata je njihova sposobnost da eliminišu nepotrebnu papirologiju. Ovo štedi vreme i energiju, a takođe smanjuje rizik od ljudske greške.
Pored toga, elektronski komunikacioni alati mogu doprineti poboljšanju efikasnosti i produktivnosti u kancelariji. Omogućavajući zaposlenima da dele datoteke i sarađuju na projektima u realnom vremenu, ovi alati mogu povećati efikasnost i do 50%. Kompanije koje su uspešno implementirale ove alate zabeležile su značajan porast produktivnosti i zadovoljstva zaposlenih.
#3. Obučite zaposlene o korišćenju elektronskog softvera
Kako preduzeća prelaze na radna mesta bez papira, neophodno je adekvatno obučiti zaposlene kako bi se izbegle moguće greške. Ako obučite svoje zaposlene kako da rade bez papira, možete biti sigurni da su sposobni da rukuju svim datotekama i dokumentima koji se čuvaju u elektronskom obliku.
Ovo ne samo da će uštedeti vreme i novac Vašem poslovanju, već će pomoći i Vašem timu da ostane produktivan i siguran dok rade u okruženju bez papira.
#4. Kreirajte elektronski radni prostor
Kancelarije bez papira postaju sve popularnije, ne samo zato što su ekološki prihvatljivije, već i zato što povećavaju produktivnost Vaših zaposlenih. Kreiranjem elektronskog radnog prostora prilagođenog Vašim potrebama obezbeđujete da svi u Vašoj kancelariji budu produktivni i fokusirani na svoj posao.
Kancelarijski softver bez papira olakšava rad bez papira
Ručno izvođenje svih koraka potrebnih za kreiranje radnog prostora bez papira može biti naporno. Pored toga, upravljanje tako složenom kombinacijom različitih aplikacija je poseban izazov. U nastavku sledi nekoliko primera kancelarijskog softvera bez papira koji je specijalno dizajniran da omogući kancelarijama da jednostavno pređu na digitalni način poslovanja bez mnogo obuke i alokacije resursa.
SignNow
Mnogi su upoznati sa tradicionalnim načinom potpisivanja dokumenata na papiru. Međutim, ovaj proces ponekad može biti dugotrajan i ne postoji garancija da će svi potpisi biti tačni. Srećom, novi online alat pod nazivom SignNow olakšava proces potpisivanja dokumenata online, bez korišćenja papira.
SignNow omogućava korisnicima da kreiraju digitalne potpise koristeći svoj računar ili mobilni uređaj. Nakon što dovršite svoj potpis, možete ga sačuvati ili podeliti sa drugima. Pored toga, SignNow pruža korisne savete i uputstva kako biste bili sigurni da su Vaši potpisi tačni i čitljivi.
Ova usluga je besplatna i dostupna sa bilo kog računara koji ima pristup internetu. Dokumenti se mogu potpisati sa bilo koje lokacije širom sveta, bez potrebe za štampanjem ili slanjem faksa. Unesite detalje, izaberite vrstu potpisa, a zatim pošaljite obrazac. Usluga će automatski kreirati digitalnu kopiju dokumenta i poslati je na Vašu mejl adresu. Osim toga, ovaj alat se može koristiti u različite svrhe, kao što je potpisivanje dokumenata online, kreiranje sporazuma i pregovaranje ugovora. Ukratko, ako tražite jednostavan način za potpisivanje pravnih dokumenata, SignNow je definitivno vredan pokušaja.
PDF Filler
Ako ste zauzet profesionalac sa mnogo dokumenata za upravljanje, PDF Filler će Vam se sigurno dopasti. Ovaj online alat Vam omogućava brzo i lako uređivanje, kreiranje i upravljanje dokumentima. Popunite polja, kliknite na pošalji i Vaše promene se automatski čuvaju. Osim toga, ako želite da odštampate kopiju ili je podelite sa nekim drugim, PDF Filler Vam takođe može pomoći u tome.
Ovo je vrlo svestran alat koji se može koristiti za transformisanje statičnog PDF-a u interaktivno iskustvo i za pošiljaoca i za primaoca. PDF Filler poseduje različite funkcije koje ga čine idealnim izborom za ljude kojima je potrebno brzo ažuriranje i upravljanje datotekama. Takođe je odličan za one koji žele da automatizuju kreiranje i popunjavanje PDF dokumenata online.
Pogledajte najbolje alate za kompresovanje PDF fajlova [Online + Software].
DeskTime
Upravljanje sopstvenim radnim i ličnim vremenom je težak zadatak, ali ako tražite aplikaciju koja će Vam pomoći u tome, DeskTime je idealan alat. Pomoću ove aplikacije možete lako pratiti sve što zahteva Vašu pažnju uz pomoć automatskog praćenja vremena. Bez obzira da li je u pitanju broj sati provedenih na poslu, ili dužina sna tokom noći, ova aplikacija ima sve što Vam je potrebno da biste lakše upravljali svojim rasporedom.
DeskTime je vrhunska aplikacija za uspešno upravljanje rasporedom i poslovanjem online. Aplikacija nudi razne funkcije koje je čine savršenim alatom za upravljanje vremenom i organizaciju. Aplikaciju možete besplatno preuzeti i ne sadrži kupovine u okviru aplikacije. Takođe se može koristiti za praćenje Vašeg vremena i vremena drugih ljudi.
Takođe možete koristiti ovu aplikaciju za upravljanje svojim poslovnim aktivnostima online, uključujući praćenje podataka o prodaji i ažuriranja na društvenim mrežama. Ovaj vrhunski alat za praćenje vremena je idealan za sve koji žele da poboljšaju svoju efikasnost i produktivnost.
Preuzmi: Web | Android | iOS
Juro
Složenost pravnih ugovora je prilično zastrašujuća, ali digitalno rešenje kao što je Juro je idealno za takve slučajeve. Juro je alat za automatizaciju pravnih ugovora koji može pomoći Vašem timu da pojednostavi kreiranje, potpisivanje i praćenje ugovora. Automatizacijom svakodnevnih zadataka u vezi sa ugovorima, možete uštedeti vreme i osigurati tačnost u kreiranju ugovora. Takođe pruža korisnički interfejs koji svima u Vašem timu olakšava korišćenje. Ovo čini proces jednostavnijim i pristupačnijim za sve uključene. Pored toga, Juro se integriše sa nekoliko popularnih pravnih softverskih programa, tako da možete lako upravljati svojim ugovorima i pratiti ih sa jednog mesta.
Prednosti korišćenja Jura obuhvataju automatizaciju procesa kreiranja ugovora, praćenje usklađenosti, kao i automatizaciju pregovaranja i ispunjenja ugovora. Takođe nudi niz funkcija koje pomažu preduzećima da poboljšaju efikasnost svojih pravnih procesa. Dakle, ako tražite način da automatizujete svoj proces kreiranja ugovora, Juro je pravo rešenje za Vas.
Filecenter
Sa sve većim brojem digitalnih datoteka, lako je biti preopterećen količinom podataka kojima treba upravljati. Međutim, jedan od načina da se to prevaziđe je korišćenje alata kao što je Filecenter. Uz pomoć ovog alata, možete brzo organizovati svoje dokumente i upravljati svim svojim digitalnim datotekama, čineći ih lako dostupnim.
Filecenter je sistem za upravljanje datotekama zasnovan na oblaku koji olakšava pristup, deljenje i saradnju na datotekama sa bilo kog uređaja ili lokacije. Ovom alatu možete pristupiti sa bilo kog računara koji ima internet vezu. Ne treba Vam nikakav poseban softver ili hardver da biste koristili Filecenter. Samo otvorite veb stranicu i počnite da tražite datoteke koje su Vam potrebne. Takođe možete koristiti ovaj alat za deljenje foldera ili skladištenje velikih datoteka u oblaku. Ukoliko tražite jednostavan način da pojednostavite svoj radni tok i ostanete organizovani, Filecenter je savršeno rešenje za Vas.
M-Files
Ako ste kao većina radnika u znanju, uvek tražite načine da budete produktivniji. Međutim, uz stalan priliv novih informacija i projekata, može biti teško održati korak. U takvim situacijama, M-Files Vam može biti od pomoći.
Ova platforma za upravljanje dokumentima, zasnovana na metapodacima, je dizajnirana da pomogne radnicima da oslobode svoj puni potencijal. M-Files platforma Vam omogućava lak pristup i saradnju na datotekama sa bilo kog uređaja ili računara, obezbeđujući centralizovanu lokaciju za sve Vaše dokumente. Pored toga, M-Files platforma nudi napredne mogućnosti pretrage koje Vam omogućavaju da brzo i lako pronađete upravo ono što tražite.
Jedna od najboljih karakteristika M-Files platforme je da ona može pomoći preduzećima da povećaju svoj profit. Pregledom i kreiranjem M-datoteka, obezbeđujete da su svi Vaši osnovni poslovni podaci organizovani i lako dostupni. Ovo olakšava praćenje napretka i finansija. Još jedna velika prednost M-Files platforme je privatnost podataka. Vaši poslovni podaci nisu javno dostupni drugim korisnicima. Ovo može zaštititi reputaciju Vašeg poslovanja i Vaše vredne poslovne tajne.
Cloudli
Cloudli-jeva napredna rešenja za virtuelizaciju faksa putem IP-a omogućavaju Vam da virtuelizujete svoje operacije uz istovremeno čuvanje kritičnih podataka na sigurnom. Njihova rešenja Vam omogućavaju brzo i lako kreiranje, upravljanje i implementaciju virtuelnih mašina u oblaku, bez brige o infrastrukturi neophodnoj za njihovu podršku. Uz Cloudli-jeva Fax/IP rešenja, možete bezbedno slati i primati faksove širom sveta bez potrebe za namenskom linijom za faks ili faks uređajem.
Cloudli nudi nekoliko prednosti preduzećima koja moraju da virtuelizuju svoje poslovanje. Pre svega, pomaže u konsolidaciji Vaše infrastrukture i poboljšanju efikasnosti, omogućavajući Vam da pokrenete više aplikacija na jednom serveru. Ovo Vam štedi vreme i novac jer više ne morate da kupujete zasebne servere za svaku aplikaciju. Takođe, štiti Vaše podatke, omogućavajući Vam da virtuelizujete svoje servere. Ukoliko jedan server prestane sa radom, ostali će nastaviti da funkcionišu. Na kraju, Cloudli može pomoći u smanjenju troškova automatizacijom komunikacije između Vaših servera i klijenata.
Zaključak
Kancelarije bez papira postaju sve popularnije, ne samo zbog ekoloških prednosti, već i zbog mogućnosti uštede novca. U ovom vodiču smo razgovarali o načinima na koje možete pomoći svojoj kancelariji da pređe na poslovanje bez papira. Takođe smo spomenuli najbolji softver za kancelarije bez papira koji Vam može pomoći u ovom procesu.
Sada možete pogledati najbolja rešenja virtuelne radne površine za pojedince i preduzeća.