Мајсторство Помодоро технике: Напуните своју продуктивност

Овај чланак о савладавању управљања временом помаже вам да повећате продуктивност на послу или код куће, смањите стрес везан за посао и ефикасно управљате временом користећи Помодоро технику.

Хајде да дубоко заронимо и разумемо ово управљање задацима одоздо према горе!

Изазови управљања временом за професионалце и власнике предузећа

Ако сте власник предузећа или професионалац на високом нивоу и водите више пројеката у својим пословима са пуним или скраћеним радним временом, управљање временом није лако. Следећи елементи чине управљање временом изузетно изазовним за вас:

Одређивање приоритета задатака је главни узрок проблема са управљањем временом. Не можете са сигурношћу да одлучите на који задатак је тренутно потребан максимални фокус. У супротном, посао би страдао.

Често се суочавате са потребом да у сваком тренутку обављате више задатака. На пример, морате да одговорите на упит потенцијалног клијента путем е-поште, разговарате са продавцем да бисте управљали испоруком поруџбине и креирали извештај о учинку продаје за крај месеца.

Морате стално да поштујете све рокове подзадатака, задатака и пројеката вашег портфеља да бисте у сваком тренутку остали продуктивни и ефикасни.

Такође, не можете заборавити чланове тима са којима радите под вашим надзором. Морате им делегирати задатке, верификовати квалитет испоручених задатака и управљати укупним активностима тима.

Како је Помодоро техника решење?

Помодоро техника пружа једноставно решење за изазове управљања временом за свакога тако што дели задатке на кратке, 25-минутне сесије, након чега следи 5-минутна пауза.

Ова структура рада ублажава изазове које ствара мултитаскинг. Такође, можете се боље фокусирати на задатке. Помодоро помаже у одређивању приоритета задатака, што олакшава испуњавање рокова.

Такође побољшавате перформансе завршетка задатака и смањујете сметње специфичним задацима додељивањем фиксних слотова за задатке.

Шта је Помодоро техника?

Помодоро техника је алат за управљање временом. Рад дели на 25-минутне интервале, зване Помодорос, након којих следе кратке 5-минутне паузе. После четири помодора следи дужа пауза од 15-30 минута.

Можете користити бележницу да наведете задатке за дневни Помодоро радни ток и завршите те задатке пратећи Помодоро метод. Алтернативно, можете користити напредне дигиталне алате који вам омогућавају да ручно уносите задатке или их увозите из алата за управљање пројектима и календарских апликација.

Овде такође можете уредити да се посао обави у дану по приоритету, када у радном дану желите да радите на задатку и тако даље.

Порекло и историја

Франческо Ћирило, италијански универзитетски студент, створио је Помодоро технику касних 1980-их. Користио је кухињски тајмер у облику парадајза да управља својим високо фокусираним сесијама учења. Дакле, назив „Помодоро“ на италијанском значи „парадајз“.

Развио је ову методу да би повећао продуктивност и касније је поделио са светом кроз своју књигу. Данас појединци, студенти, професионалци, слободњаци и власници предузећа нашироко користе овај приступ управљања временом за различите задатке, а он је еволуирао у популарно средство.

Основни принципи Помодора

У наставку пронађите принципе управљања временом и рада који Помодоро технику чине моћним алатом за продуктивност:

Радите у фокусираним интервалима од 25 минута (Помодорос). Поделите свој посао на временске блокове којима се може управљати да бисте одржали концентрацију и спречили сагоревање.

Пратите сваки Помодоро са паузом од 5 минута. Кратки одмори освежавају ваш ум и припремају вас за следећу продуктивну сесију и следећи задатак.

Након четири Помодора, направите дужу паузу од 15-30 минута. Ове продужене паузе помажу да подмладите енергију за одрживу продуктивност остатка Помодора у току дана.

Дајте приоритет задацима којима се треба бавити током Помодороса. Одредите који су задаци најважнији и у складу са тим доделите Помодоре. То не значи да сви задаци 25-минутних сесија треба да буду из истог пројекта.

Избегавајте мултитаскинг током Помодороса да бисте одржали фокус.

Користите Помодорос да управљате прекидима и останете на правом путу. Закажите одређена времена за адресирање е-поште, порука или прекида.

Пратите завршене Помодоре да бисте проценили продуктивност. Помаже вам да пратите свој напредак и процените своју ефикасност током времена.

Редовно прегледајте и прилагођавајте своје радне обрасце ради побољшања. Прилагодите технику да одговара вашим потребама и оптимизујте свој ток рада, али не можете да промените основе Помодоро технике.

Циљајте да смањите одлагање и повећате број извршених задатака. Посвећеност Помодоро сесијама превазилази тенденције одлагања.

Предности Помодоро технике

Помодоро техника промовише концентрисани напор, повећавајући учинак за мање времена.

Помаже појединцима да ефикасно расподељују време, обезбеђујући да се баве свим приоритетним задацима у реалном времену како би посао одржали на површини.

Помодорос вам помаже да у великој мери смањите стрес на послу. Можете креирати одвојене Помодоро сесије за задатке који ће вероватно укључивати ометање друштвених медија, е-поште, прегледање веб страница итд. У тренутку када сте ометени, већ сте завршили већину задатака за тај дан. Тако да се не осећате под стресом.

Кратке и дуге паузе између више Помодора помажу вам да успоставите равнотежу између посла и приватног живота. Такође је корисно избегавати сагоревање на послу.

Структурирани приступ послу ове технике продуктивности подстиче вас да започнете и останете на правом путу са својом листом послова.

Одређени послови, попут програмирања софтвера, креативног писања, дизајнирања производа, уоквиривања, анализе података, итд., веома су исцрпни са стране мозга. Кратке паузе између сваког Помодора помажу вам да спречите исцрпљеност и одржавате висок ниво концентрације у сваком тренутку.

Осећате осећај постигнућа размишљајући о Помодорима које сте до сада завршили. Ови завршени задаци вас такође мотивишу да завршите више Помодора за тај дан.

Помодоро технику управљања временом можете применити у свим индустријама, било да су онлајн или офлајн.

Помодоро лист може послужити као доказ о раду, евиденцији радног времена, евиденцији запослених итд., за управљање радном снагом у предузећу.

Изазови Помодоро технике

Потенцијални прекид тока посла због строгих временских ограничења

Неки задаци могу захтевати дуже периоде од једног Помодора

Потешкоће у прилагођавању задацима који захтевају дубоку концентрацију или креативно размишљање

Чврста структура можда неће одговарати свачијем стилу рада или жељама

Превелик нагласак на краткорочној продуктивности може занемарити дугорочно планирање

Стално гледање тајмера може да омета неке појединце

Не може ефикасно да одговори на потребе професионалаца са нерегуларним обрасцима рада

Може довести до сагоревања ако се користи прекомерно без адекватних пауза

Немогућност ефикасног решавања хитних, непредвидивих задатака

Обим Помодоро технике

#1. Професионалци

Пословни професионалци из различитих индустрија могу користити Помодоро технику да ефикасно структурирају своје радне дане. Поделом задатака на 25-минутне интервале, они одржавају фокус, управљају приоритетима и ефикасно се баве послом, смањујући стрес и побољшавајући продуктивност.

#2. Цреативес

Писци, уметници и дизајнери сматрају да је Помодоро техника корисна за одржавање креативности. Кратке, фокусиране сесије омогућавају им да се укључе у свој креативни ток и истовремено пружају суштинске паузе како би спречили менталну исцрпљеност.

#3. Студенти

Ова техника управљања временом помаже студентима да управљају сесијама учења. Помаже им да се концентришу на свој курс, разлажу сложене предмете на пробављиве делове и обезбеђује редовне паузе.

#4. Истраживачи

Академици и истраживачи могу применити Помодоро технику на задатке истраживања и писања. Помаже у организовању истраживачких активности, писању истраживачких радова и праћењу временских рокова пројекта.

#5. Предузетници

Стартап предузетници и оснивачи користе Помодоро технику да управљају својим ужурбаним распоредом. Помаже им да распореде време на критичне задатке, било да је у питању развој производа, маркетинг или пословно планирање, обезбеђујући ефикасно коришћење свог времена.

Такође прочитајте: Најбоље стартап заједнице у којима предузетници напредују

#6. Рад на даљину

Радници на даљину користе ову технику за одржавање структурираног радног дана док раде од куће или других удаљених локација. Помаже им да се боре против ометања и да остану на врху задатака упркос одсуству традиционалног канцеларијског окружења.

#7. Тимски рад

Тимови могу усвојити модификоване верзије технике за заједнички рад. Помаже у координацији задатака, управљању групним пројектима и заказивању ефикасних састанака, осигуравајући бољи тимски рад и исходе пројекта.

Водич корак по корак за примену Помодоро технике

Примена Помодоро технике је заиста лака. Због тога је овај метод продуктивности толико популаран и ефикасан. У наставку пронађите брзе кораке за имплементацију овог одличног алата за продуктивност било где, било када и за било који пројекат:

Постављање јасног циља

Требало би да почнете тако што ћете одлучити који задатак желите да завршите данас.

Уверите се да је ваш циљ специфичан и остварив у оквиру једне Помодоро сесије.

Разбијање посла на интервале (Помодорос)

Поставите тајмер на 25 минута за задатак.

Ако задатак захтева више од 25 минута, процените време завршетка и поделите га са 25 да бисте направили више Помодора.

За то време се фокусирајте само на задатак који сте изабрали.

Радите без прекида док тајмер не звони.

Коришћење тајмера и управљање паузама

Када тајмер зазвони, одмах прекините са радом.

Направите кратку паузу од 5 минута.

Искористите ову паузу да се опустите, истегнете или удаљите од свог радног простора.

Процена и прилагођавање

Након четири Помодора, направите продужену паузу, око 15-30 минута.

Размислите о свом напретку и процените како сте управљали својим временом.

Прилагодите свој приступ ако је потребно, као што је промена дужине вашег Помодороса или промена приоритета задатака.

Савети за повећање продуктивности уз Помодоро

• Изаберите најважније задатке за прве Помодоро сесије
• Смањите ометање тако што ћете искључити обавештења и звона
• Користите физички тајмер или апликацију Помодоро за праћење радних интервала
• Ако задатак траје дуже од очекиваног, поделите га на више Помодора
• Током пауза, удаљите се од свог радног простора да бисте се ефикасно напунили
• Експериментишите са дужинама Помодоро сесија да бисте пронашли оно што вам најбоље одговара
• Редовно прегледајте свој напредак и прилагодите свој приступ по потреби

Примери Помодоро технике у професионалним и пословним нишама

#1. Помодоро у свету развоја софтвера

Софтверски програмери користе Помодоро технику да побољшају перформансе кодирања. Постављају Помодоро на 25 минута и концентришу се на писање кода. Током овог времена, они се држе даље од ометања и прекида.

Због тога могу да креирају беспрекорне кодове у најкраћем могућем року. Када се Помодоро заврши, они праве кратку паузу да одморе своје умове и припреме се за следећи Помодоро дана.

#2. Помодоро за маркетинг и креирање садржаја

Маркетиншки стручњаци и креатори садржаја могу да доделе више Помодора за задатке као што су браинсторминг, писање садржаја или управљање друштвеним медијима. Тако дубок фокус од 25 минута изоштрава њихове идеје и побољшава квалитет садржаја.

После сваког Помодора, они праве кратку паузу, пунећи своју креативну енергију. Овај приступ помаже трговцима да доследно производе висококвалитетан садржај и поштују рокове.

#3. Помодоро за студенте и академике

Студенти и академици користе Помодоро технику да побољшају навике учења и продуктивност истраживања. На пример, ученици додељују више Помодора за читање, вођење белешки или решавање проблема. Ове фокусиране сесије побољшавају разумевање и задржавање знања.

Слично томе, истраживачи и академици такође могу да користе Помодоро метод за истраживање својих тема, извођење експеримената и писање радова.

#4. Помодоро за предузетнике

Оснивачи стартапа и предузетници користе Помодоро метод да управљају својим изузетно заузетим распоредима. Они додељују Помодорос за задатке као што су пословно планирање, састанци или развој производа. Интервали између сваке фокусиране сесије помажу предузетницима да се опусте, накратко проверавају долазне поруке, означавају важне е-поруке за праћење итд.

Стога се оснивачи стартапа не осећају преоптерећено када се баве многим одговорностима у агилном окружењу.

Такође прочитајте: Серијски предузетник: дефиниција, примери и како то постати

Адванцед Помодоро

Напредна Помодоро техника, када се интегрише са методологијом Геттинг Тхингс Доне (ГТД), формира моћну стратегију продуктивности.

Прво, прикупите и разјасните задатке који прате ГТД-ове принципе. Затим их организујте у пројекте и доделите контекстуалне ознаке. Затим користите Помодоро сесије за извршавање задатака, усклађујући сваку сесију са њеним приоритетом и контекстом.

Након сваког Помодоро-а, прегледајте свој напредак и ажурирајте листе задатака у складу са ГТД-овим процесом прегледа. Размислите о свом комбинованом приступу за континуирано побољшање.

Ова фузија користи ГТД-ову вештину управљања задацима и Помодоро-ову технику временског оквира за повећање фокуса, ефикасности и продуктивности у радним и личним доменима.

Помодоро Тецхникуе Темплатес

У наставку пронађите неколико шаблона Помодоро метода које можете користити на послу или код куће:

#1. Шаблон Помодоро технике о појму

Ово Шаблон појмова је одлична Нотион страница коју можете користити за следеће:

• Попуните задатке за сваку Помодоро сесију
• Набавите Помодоро тајмер на страници
• Представите свој свакодневни рад клијентима и послодавцима

#2. Шаблон Помодоро технике у Екцел-у

Ово је Помодоро шаблон у више формата из Мапа заинтересованих страна. Постоје одвојене колоне за Помодорос, Задатке, Време почетка, Време завршетка, Паузу, итд. Преузимање датотеке је доступно у форматима као што су Екцел, ОпенДоцумент и ПДФ.

#3. Шаблон Помодоро планера на Луцидспарк

Ако сте власник или менаџер пројекта који се бори да добијете потребне резултате од свог пројектног тима, овај Помодоро шаблон од Луцидспарк помоћи ће. Можете прилагодити његов садржај и делити га са тимом на мрежи.

Закључак

Дакле, овако следите Помодоро технику да бисте извршили задатке на фокусиран начин. Пратите горе наведене кораке да бисте испробали своју прву Помодоро сесију и видели разлику. Такође можете да користите Помодоро апликације и шаблоне да побољшате своје могућности управљања задацима.

Следећи софтвер за управљање пројектима агенција за неприметно управљање вашим клијентима.