Važnost kreiranja efikasne strukture raščlanjivanja posla (WBS) za upravljanje projektima
Jedan od ključnih izazova sa kojima se susreće svaki vlasnik ili menadžer poslovnog projekta jeste formiranje efikasne strukture raščlanjivanja posla, poznate kao WBS (Work Breakdown Structure), za potrebe upravljanja projektom. WBS predstavlja osnovni alat u vođenju bilo kog komercijalnog projekta, a samim tim i WBS alati su od velike koristi za menadžere projekata.
Ukoliko vam se izrada WBS šablona za predstojeći projekat čini komplikovanom, onda ste na pravom mestu! U ovom tekstu ćemo objasniti koncept WBS-a u upravljanju projektima na jednostavan način. Predstavićemo vam i neke od trenutno najpopularnijih alata koje vrhunski menadžeri projekata koriste za kreiranje WBS listova u svakodnevnom radu.
Šta je struktura raščlanjivanja posla (WBS)?
Struktura raščlanjivanja posla (WBS) je tabela koja identifikuje i navodi sve komponente projekta i njegove rezultate. U kontekstu upravljanja projektima, WBS je alat koji menadžerima projekata pruža jasan uvid u to koji sadržaj, proizvod ili uslugu projekat treba da isporuči klijentu.
U suštini, WBS šablon treba da predstavlja hijerarhijsku strukturu komponenti koje projekat treba da proizvede. Ova struktura takođe pomaže menadžerima projekata da organizuju zadatke i odgovornosti članova projektnog tima u manje, upravljive celine.
Većina WBS alata za poslovne projekte obuhvata više od tri nivoa dubine. Međutim, u WBS listu manjeg projekta možete naići i na hijerarhiju rezultata i komponenti koja se prostire od 2 do 4 nivoa.
Koje su vrste WBS-a?
#1. WBS zasnovan na isporuci
Kao što samo ime sugeriše, ovaj WBS list je primarno fokusiran na rezultate projekta. Rezultati mogu biti fizički proizvod, digitalni sadržaj ili online usluga (web lokacija ili mobilna aplikacija). Ovaj pristup omogućava lako povezivanje obima projekta sa svakom pojedinačnom isporukom. Menadžeri projekata često koriste ovaj WBS šablon za kreiranje budžeta projekta, procenu potrebnih resursa i slično.
Konkretan primer bi bio WBS list za proizvodnju automobila. Prvi nivo hijerarhije bi činili unutrašnjost, karoserija i elektronika. Zatim bi se za svaku od ovih celina povezale odgovarajuće komponente koje je potrebno proizvesti.
#2. WBS zasnovan na procesu
Ova vrsta WBS alata definiše projekat u smislu radnih faza, funkcija i koraka. Na taj način je lako dodeliti različite korake različitim veštinama i disciplinama. Ovaj pristup pomaže da se identifikuju potrebni alati, zahtevi za veštinama i slično.
Kao primer, možemo navesti WBS nacrt za projekat razvoja mobilne aplikacije. U ovom slučaju, faze razvoja aplikacije, kao što su konfiguracija, sistemski testovi, pregled kritičnih sistema i korisnički sistemi, činili bi prvi nivo hijerarhije. Zatim bi se druge faze povezivale sa odgovarajućim zaglavljima.
Zašto je WBS neophodan alat za menadžere projekata?
#1. WBS pruža izuzetnu jasnoću u pogledu odgovornih resursa za pojedinačne projektne zadatke. Zahvaljujući tome, menadžeri projekata mogu brzo kontaktirati pravog člana tima ukoliko im zatrebaju informacije o statusu zadataka.
#2. Primenom efikasnog WBS šablona, nikada nećete propustiti nijedan korak projekta ili rezultat.
#3. Budući da WBS tabela vizuelno ističe sve rezultate i faze, menadžeri projekata mogu osigurati blagovremeno izvršenje svakog dela zadataka i isporuka.
#4. WBS alat vam takođe pomaže da identifikujete i ispravite greške i propuste u projektu koje nije lako uočiti na samom početku.
U nastavku pogledajte listu najboljih alata koji vam mogu pomoći da kreirate efikasnu strukturu raščlanjivanja posla:
Monday
Pored toga što je vrhunski softver za upravljanje projektima, monday.com takođe nudi WBS šablon. Uz njegovu pomoć, menadžeri projekata mogu jednostavno da planiraju i kontrolišu svoje projekte. Ovaj šablon je besplatan i spreman za upotrebu, što vam omogućava da odmah započnete rad sa primerom rasporeda poslova.
Korisnici mogu da preuzmu ovaj intuitivni šablon kako bi razvili personalizovani plan dodavanjem akcionih stavki i reorganizacijom zadataka na osnovu matrice prioriteta projekta. Sa ovim šablonom, izvršenje plana postaje jednostavan proces.
Sve što je potrebno da uradite je da dodelite svaku akciju određenom članu tima. Takođe, omogućava vam da pratite napredak u svakoj fazi putem različitih metrika. Šablon sadrži i dodatne funkcije, kao što je dodavanje novih stavki jednim klikom, pretraživanje, filtriranje i deljenje.
Lucidchart
Lucidchart je inteligentni softver za dijagramiranje koji vam omogućava da pokrenete inovacije kroz dijagramiranje i saradnju. Koristeći njihov WBS kreator, korisnici mogu kreirati strukturu rada za svoje projekte za samo nekoliko minuta. Alat poseduje intuitivan interfejs i niz robusnih funkcija za prilagođavanje WBS-a u skladu sa potrebama vašeg projekta.
Korisnici mogu da započnu kreiranje strukture jednostavnim prevlačenjem oblika na platno i umetanjem zadataka u pojedinačne oblike. Alat takođe omogućava definisanje vlasništva nad zadacima i razlikovanje zadataka od podzadataka putem različitih funkcija formatiranja.
Lucidchart nudi mogućnost saradnje u realnom vremenu, ćaskanje unutar alata i komentare za trenutna ažuriranja i deljenje. Ovaj alat zasnovan na oblaku je dostupan sa bilo kog mesta i sa bilo kog uređaja. Takođe poseduje uslovno formatiranje koje omogućava označavanje zadataka bojama i organizovanje uloga i drugih stavki u strukturi.
Creately
Uz pomoć WBS alata kompanije Creately, možete bolje upravljati projektnim rezultatima. Njihov softver za strukturu rada omogućava menadžerima projekata da vizuelizuju obim projekata. Na ovoj vizuelnoj platformi koja je jednostavna za korišćenje, korisnici mogu da razlože projekat na prekretnice kojima je lakše upravljati, radi efikasnijeg vođenja posla.
Creately omogućava dodavanje detaljnih dokumenata, linkova i priloga svakoj WBS isporuci. Takođe, podržava uvoz podataka iz alata za upravljanje projektima, što korisnicima omogućava da identifikuju propuste i preklapanja u zahtevima projekta.
WBS platforma sadrži različite ugrađene alate za kreiranje kontrolnih tabli, prezentacija i izveštaja za zainteresovane strane. Pored toga, podržava višestruke integracije aplikacija za uvoz i izvoz podataka o projektu.
Ovaj alat je dizajniran za timsku saradnju. Sada, multifunkcionalni timovi mogu da ostanu usklađeni putem komunikacije i saradnje u realnom vremenu. Alat uključuje funkcije kao što su saradnja sa više korisnika, komentari sa pominjanjem, praćenje statusa na nivou radnog prostora, više nivoa pristupa i uloga, kao i pametna obaveštenja za povezivanje svih učesnika.
EdrawMax
Da li tražite softver za strukturu rada koji vam nudi besplatne šablone koje je lako prilagoditi? Izaberite EdrawMax kako biste vizuelizovali ceo obim projekta kreiranjem interaktivnog WBS-a. Kreiranjem strukture na ovom alatu, možete organizovati ciljeve na jednostavan i predvidiv način.
Ovde možete birati između više šablona strukture raščlanjivanja posla koji se mogu direktno koristiti. Alat takođe poseduje bogatu biblioteku simbola iz koje možete dodati korisne simbole prevlačenjem i spuštanjem na platno. Za one koji žele da detaljnije obrade sadržaj dijagrama, EdrawMax omogućava uvoz i izvoz dodatnih podataka radi prilagođavanja.
Korisnici mogu da preuzmu strukturu iz ovog WBS alata u različitim formatima, uključujući PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG i PNG. Zatim, mogu deliti i otpremati ove datoteke na različite platforme. Alat takođe podržava ugrađivanje dijagrama u e-poštu, na društvene mreže i web lokacije.
PlanHammer
PlanHammer je platforma za jednostavno kreiranje online WBS grafikona. To je moćan softver sa naprednim mogućnostima upravljanja projektima. Softver omogućava korisnicima da razlože svoje projekte, istovremeno dodeljujući zadatke svojim saradnicima i sarađujući sa njima.
Budući da vam ovaj WBS alat omogućava da kreirate fleksibilnu strukturu, možete proširivati i sažimati stabla zadataka, kako biste prikazali samo granu na kojoj trenutno radite. Klikom na dugme za informacije, korisnici mogu dobiti detaljne informacije o bilo kom zadatku.
PlanHammer čini dodavanje i uklanjanje zadataka i podzadataka veoma jednostavnim u WBS-u. Takođe, za svaki nadređeni zadatak imate punu slobodu da prikažete podzadatke u proširenom ili u stilu liste.
Ovaj interaktivni WBS kreator grafikona olakšava deljenje ekrana i emitovanje zasnovano na Chromecast-u za impresivnu prezentaciju. Takođe, možete ga odštampati iz PDF datoteke i podeliti štampanu kopiju sa zainteresovanim stranama.
Praxie
Korišćenjem Praxie, možete unaprediti upravljanje WBS-om na dva načina. Možete koristiti njihovu interaktivnu aplikaciju za kreiranje WBS-a od nule ili možete iskoristiti njihov WBS šablon da ga prilagodite vašim potrebama.
Da biste koristili šablon, korisnici treba da ga pregledaju i analiziraju zadatke uključene u vaš projekat sa stanovišta korak po korak. Zatim treba da navedu sve podzadatke i popune tabelu uz pomoć potrebnih podataka. Kako posao bude napredovao, članovi tima treba da ga ažuriraju kako bi menadžer projekta imao jasnu sliku o trenutnom statusu.
Svaki tim ili kompanija može da počne da koristi Praxie alate za saradnju tako što će definisati zadatke i kreirati akcione stavke. Njihov softver zasnovan na oblaku takođe uključuje funkcije kao što su kontrolne table za praćenje napretka, uvoz podataka iz različitih SaaS aplikacija ili dokumenata i intuitivan interfejs.
OpenProject
OpenProject vam nudi softver otvorenog koda za upravljanje projektima koji je robustan i siguran. Ovaj alat podržava vaš proces upravljanja projektom od početka do kraja, sa strukturom raščlanjivanja posla.
U alatu OpenProject, možete razložiti ceo projekat na upravljive rezultate i aktivnosti uz pomoć njihovog prikaza liste. Pored toga, možete brzo kreirati zadatak pomoću inline kreiranja ili koristiti prikaz preko celog ekrana za zadatke sa detaljnim informacijama. Alat takođe prikazuje napredak zadatka i utrošeno vreme radi bolje analize projekta.
MatchWare MindView
MatchWare MindView je alat za mapiranje uma sa mogućnošću razvoja strukture raščlanjivanja posla. Ovaj efikasan softver za razvoj koncepta nudi šest zamenljivih prikaza za kreiranje WBS-a. Možete lako napraviti strukturu u rasporedu od vrha prema dnu ili sa leva na desno.
Po potrebi, podaci se mogu izvesti u ugrađeni Gantt-ov grafikon u aplikacijama kao što su MS Excel i MS Projects. MindView je idealan alat za kreiranje WBS grafikona jer vam omogućava da brzo unesete različite elemente i organizujete ih u strukturu koja odgovara vašem projektu. Takođe, struktura se može bez problema uređivati ukoliko je potrebno da unesete bilo kakve izmene.
JadeALM
JadeALM vam omogućava da kreirate WBS grafikone za svoje projekte, kako biste imali jasnu strukturu projekta. Njihov hijerarhijski grafikon je savršen za razlaganje napretka od vrha prema dnu. Možete lako da vidite gde svaki podzadatak i zadatak pripada u celokupnoj slici projekta.
Ova struktura vas takođe obaveštava šta se dešava i gde. Pošto korisnici mogu jednostavno i praktično podeliti projekat na manje podzadatke, nikada ne gube fokus na osnovnu vrednost i cilj. JadeALM vam takođe pomaže u reorganizaciji i predvidljivosti upravljanjem zavisnostima između ljudi, zadataka, funkcija i procesa.
Pored toga, ovaj WBS alat je veoma koristan za upravljanje manjim isporukama. Njegovo ažuriranje u realnom vremenu omogućava vam da pratite napredak, resurse i zadatke iz jednog alata uz potpunu doslednost, transparentnost i uniformnost.
Cacoo
Cacoo je neophodan alat za timove koji žele da izvrše organizovano i vizuelno razlaganje zadataka i podzadataka. Nudi sofisticirani WBS šablon koji korisnici mogu prilagoditi prema potrebama pojedinačnih projekata.
Pored toga što ga koristite za jedan projekat koji sadrži više zadataka koji se dodeljuju različitim ljudima, možete ga koristiti i za veće projekte koji uključuju više timova.
Čak i ako ste početnik, ne bi vam trebalo mnogo vremena da naučite kako da koristite ovaj alat. Nudi širok spektar tutorijala, uključujući detaljna uputstva i video zapise. Takođe, možete pregledati njihov blog i bazu znanja da biste se informisali o radu ovog alata.
Cacoo podržava integraciju sa različitim alatima, kao što su Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio i Zapier. Ova funkcija vam olakšava zadatak upravljanja projektima.
Može li se Gantt-ov grafikon koristiti kao WBS?
WBS dijagram prikazuje obim projekta i njegove prekretnice. Gantt-ov grafikon pomaže vizualizaciju vremenskog okvira aktivnosti projekta.
Gantt-ov grafikon se često smatra nekom vrstom WBS-a za upravljanje projektima. Korisnici mogu organizovati svoj WBS kao Gantt-ov grafikon koji sadrži veze između zavisnosti zadataka i prekretnica projekta.
Završne reči
Do sada ste imali priliku da se upoznate sa detaljnom diskusijom o osnovama WBS-a u upravljanju projektima. Takođe ste otkrili neke od najboljih alata koji vam mogu pomoći da napravite profesionalni i besprekoran WBS šablon.
U profesionalnoj karijeri menadžera projekta, veština izrade WBS alata ih izdvaja od početnika. Na sličan način, kada usvojite WBS šablon, smanjujete uska grla, povećavate produktivnost i na kraju ostvarujete veći prihod od amaterskih projekata koji ne koriste ovaj alat.
Možda će vas zanimati da saznate više o poveljama tima koje olakšavaju efikasnu saradnju u timu.