Како компаније прелазе са софтверским решењима са локалног на клауд, често постављају себи циљ да постану „агилније“. Ово би често требало идеално важити за све на нивоу више компанија. И, наравно, свуда у исто време.
Трансформација процеса би могла бити лако могућа, барем у теорији. Можете дефинисати сцрум церемоније и прерасподелити људе на нове улоге (као што су сцрум мајстори, власници производа, менаџери испоруке и сцрум тимови).
Можете донети алате као што су Јира, Азуре АДО и Миро плоче и учинити их обавезним за употребу. Али шта је са процесима који повезују алате заједно? Шта је са трансформацијом умова, понашања и начина рада људи? Постаје јасно да се они неће лако трансформисати, нити ће се брзо завршити. Сада, хајде да посматрамо зашто.
Преглед садржаја
Шта је иницијатива за трансформацију испоруке и зашто компаније то раде?
Огроман део компанија данас и даље ради по моделу испоруке водопада. то значи да:
Цео овај процес може трајати од неколико месеци до неколико година, а као што видите, корисници ће видети резултате тек на крају тог процеса. Дакле, после дугог чекања долази тренутак истине (или неуспеха).
Ако се нешто промени током тог времена и крајњи производ треба да изгледа мало другачије, то је ситуација која се зове захтев за промену. Дизајн мора бити поново отворен, прерађен и поново одобрен. Продужује цео временски распоред за други део.
Јасно је да ово ни на који начин није агилно. Свака промена захтева поновно покретање целог процеса пре.
Прелазак на Агиле
Дакле, како да изађемо из ове ситуације и променимо је да постане агилан? Људи раде у постављању водопада много година или чак векова. Они имају улоге и одговорности које им одговарају и не желе да мењају статус кво. Главни разлог за то је тај што ова промена на крају значи губитак дела моћи коју су имали до сада.
Ово је главни разлог зашто таква промена извлачи најјачи ниво отпора људи који можете створити.
#1. Реструктурирање тима
Прво и релативно најједноставније је реструктурирање људи у сцрум тимове. Подијелите их на основу функционалних подручја или било које друге логичне подјеле која има смисла.
Цепање обично иде глатко; проблем почиње када схватите да су људи још увек везани за првобитне структуре. Чак и ако су већ део нових сцрум тимова, практично нису. Они и даље раде на тој старој поставци јер и даље имају обавезе које нису окончане заједно са процесом реструктурирања тима (јер зашто би било – руководство не брине много о томе шта треба да се заврши, већ највише о томе шта мора да се почне).
Дакле, практично, завршите са скрам тимом који није у потпуности посвећен сцрум тим. То је група људи која сада једноставно има више посла. Нема толико времена за рад унутар Сцрум тима колико менаџмент очекује.
Истовремено, очекује се да ће људи завршити своје првобитне активности као и ово ново очекивање унутар сцрум тимова. То је поставка решена да пропадне одмах на почетку.
#2. Заказивање Сцрум церемонија
Лако је дефинисати и започети налог тимовима да закажу неколико редовних позива (спринт церемонија). Барем, под претпоставком да се ваши тимови за сцрум не састоје од људи из 3+ временске зоне (што је чест случај).
Проблем почиње када се људи не придружују церемонијама редовно. У зависности од тога ко недостаје и колико често, ово може еволуирати у различите врсте проблема. На пример:
- Ако власници производа не присуствују церемонији планирања и усавршавања, тим нема нових прича на којима би радио. Или је опис прича толико лош да остатак тима не може да почне да ради на њима.
- Ако сцрум мајстори недостају у позивима, тиму недостаје основна сцрум оркестрација и може се временом изгубити.
- Ако чланови тима развојног тима често недостају, не могу да се синхронизују једни са другима, а комуникација унутар тима је много тежа. Такође, потребно је више састанака да би се надокнадило, што тиму одузима још један пут.
На крају крајева, није нужно да су људи криви што су пропустили церемоније. Само подешавање им неће дозволити да буду у позивима (погледајте горе о паралелним претходним задацима).
#3. Стабилност тима
Можда имате сцрум тим са структуром и церемонијама, али ако тај тим није стабилан током дужег временског периода – рецимо барем пола године идеално, година стабилности би била мој лични минимални захтев – онда такав тим може ‘т стварно еволуирати и побољшати.
Следеће, вероватно никада нећете доћи до потпуно независног тима сцрум-а који се бави спринтовима као и обично. Коначно, мораћете стално да образујете и учите људе у тиму да бисте разумели начин размишљања и процесе сцрум-а. То је исцрпљујући проблем.
Ово је веома потцењен проблем, посебно од стране руководства или менаџмента компаније. Називање тимова људи само „ресурсима“ и планирање њиховог „искоришћења“ из квартала у квартал је тренутни пут у пакао.
#4. Нове улоге за исте људе
Још једна препрека коју треба превазићи је прерасподела постојећих људи на различите нове улоге. Они који су раније управљали тимовима са врхунском моћи сада би, на пример, могли да постану власници производа. Ово је јака позиција у сцрум тиму, али се може посматрати као слабија улога у односу на постојећу поставку.
Одједном, власници производа морају да се синхронизују са сцрум мастером или менаџерима програма. Они су и даље одговорни за садржај, али не толико за процес испоруке. Ова ситуација захтева одустајање од неких обавеза које су људи раније имали и због тога је тешко прогутати.
#5. Начини рада
Ово је интересантно и чујем га с времена на време прилично често – морамо да научимо нове начине рада да бисмо постали релевантни на тржишту у развоју где је агилност основно очекивање. Али шта тачно значе ти начини рада?
Ако мене питате, јасно је шта менаџмент мисли под тим – постићи (много) више за краће време. Након постављања сцрум тимова, очекује се да ће сваки члан тима изненада постићи неке документоване инкременталне резултате из дана у дан. Ако то није случај, руководство ће почети да се пита зашто агилни процес не функционише добро.
Само ниоткуда, руководство очекује да се сваки сат рачуна и да сцрум тимови у суштини немају слободног времена, само зато што вероватно нема простора за то ће сви сцрум процеси бити на месту. А то је укратко дефиниција „нових начина рада“ из перспективе лидерства.
Наравно, ово очекивање није изграђено на провери реалности. Илузионално је очекивати да људи у компанији почну да раде више у истом периоду, само зато што ће се неки свакодневни процеси променити. Мислим, неки од њих би могли, макар само мањина. Међутим, чак се и ова група додатно смањује тако што их истовремено затрпава више задатака.
Разлика између мете и стварности
Нема сумње да је опис крајњег циља често добар и има много смисла. Она обухвата следеће принципе:
- Стабилизовани сцрум тимови који раде на независним заосталим пословима са јасним КПИ и ОКР-овима.
- Власници производа да направе чврсте мапе пута и планирају приоритетни садржај који ће се испоручити у односу на конкретне временске рокове.
- Дефинисан заостали садржај са релевантним карактеристикама које су већ детаљно описане пре почетка рада.
- Поуздани процеси тестирања који се изводе упоредо са редовним радом на развоју спринта.
- Редовно пуштање у производњу – најмање једном месечно, али идеално након сваког завршетка спринта.
- Праћење ризика и проблема и комуникација између различитих сцрум тимова у случају зависности.
Затим, када је у питању стварност, могу рећи да ниједна од горе наведених тачака није лако постићи.
- Ви формирате сцрум тимове, али они се стално мењају (из четвртине у четвртину). Улажете време да научите тим Сцрум процесима, а када коначно почну да то прихватају и промене начин рада, реорганизујете тимове за наредни период. Мапе пута се мењају, померају или отказују.
- Власници производа немају правог појма о детаљима мапе пута, и (само зато што су раније имали такве навике) они ће своје задатке изградње заосталих садржаја доделити директно тиму. Као резултат тога, тим нема времена да развија садржај јер прво треба да смисли шта да развије.
- Процеси тестирања су само ручни и захтевају много подкорака и одобрења и компликованих процеса које треба пратити. То значи да не постоји начин да се тестирање заврши у истом спринту као и развој.
- Као последица тога, пуштање у производњу заостаје неколико спринтева.
- Комуникација између различитих сцрум тимова је хаотична и неефикасна, јер сваки тим има за сваки спринт много активности које треба да изврши. У ствари, власници производа имају тенденцију да доделе тиму превише садржаја сваки спринт. Нема шансе да тим може све да заврши, па су стално под стресом рокова.
Исправљање грешака
Имајући искуство из неколико пројеката агилне трансформације, желео бих да сумирам неке од највећих грешака које сам искусио и да дам нека субјективна мишљења о њиховом могућем превазилажењу.
#1. Праве одговорности за праве улоге
Ако покушате да савијете дефиницију и распоредите одговорности на било који други начин него што би требало да буде скрам/агилно, доводите целу иницијативу до неуспеха.
- Власници производа ће поседовати садржај и одржавати заостатке. Они су одговорни за нерешене приче, и ако заостале приче нису добро дефинисане, на њима је да предузму мере и то поправе. С друге стране, они не би требало да утичу на задатке људи у сцрум тиму или одлуке о буџету пројекта.
- Сцрум мајстори неће имати никакву одговорност у вези са садржајем заосталих предмета. Они су у тиму да оркестрирају церемоније и образују тим на агилан начин рада. Не би требало да буду секретарице власника производа. Напротив, они ће заштитити развојни тим од власника производа и спољних заинтересованих страна.
- Сваки сцрум тим ће имати додијељеног вођу испоруке. Ова особа ће повезати ПО, СМ и развојни тим у функционалну поставку, дефинисати процесе испоруке и решити све потенцијалне ризике, проблеме или конфликте које тим може имати. Водитељ испоруке је права особа која одлучује о питањима особља и буџетирања пројекта. Ова особа ће настојати да изгради окружење за тим у којем свако може да ради најбоље што може.
- Одговорност развојног тима је да развије приче из заостатка. Они могу помоћи ПО да направи садржај за неке приче (углавном оне које су превише техничке), али нису одговорне или чак нису одговорне за приче које граде садржај мапе пута.
#2. Стабилан тим
Улагање у агилно образовање тима је важно и мора бити брз процес. Остављање овог знања да нестане сваких неколико месеци је само губљење времена за све.
Првих пет спринтова можете користити као криву учења за тим да упозна и увежба основне сцрум активности. Када то буде јасно за цео тим, може да почне континуирани процес побољшања Сцрум тима. Али ако се људи унутар тима редовно мењају, наћи ћете се у сталној петљи трансфера знања и образовања.
Такав тим вероватно никада неће достићи пуни потенцијал перформанси, а лидерски тим ће наставити да се пита зашто је раније (пре агилне трансформације) био ефикаснији него што се сада чини.
Дакле, изградите тим, уложите знање, а када тим буде сигуран у нове процесе, само га одржите какав јесте и развијајте се даље. Одавде ће почети стални пут ка савршенству.
#3. РАЦИ Матрик
Добра је пракса изградити и договорити РАЦИ матрицу (одговорни, одговорни, консултовани, информисани) између свих тимова непосредно пре него што почне прави посао. Ово потенцијално може елиминисати много забуне одмах на почетку.
То је веома важно, посебно у раним фазама иницијатива за трансформацију. У супротном, људи ће почети да постављају питања ко шта треба да уради у којој ситуацији, посебно у онима које нису експлицитно адресиране у комуникацији тима.
Ево примера такве РАЦИ матрице за неке од одговорности. Ваш пројекат може имати другачији сет. Важно је ухватити релевантне.
ТаскРекуестор Деливери ЛеадПродуцт ОвнерСцрум МастерДев ТеамСпринт Планнинг СесионсЦ/ИЦА/ИРЦ/ИДеливер Инцремент Релеасе Н/АИА/ИЦ/ИРСпринт РевиевЦ/ИИРИЦСпринт РетроспецтивеИИА/ИРЦ/ИРефине тхе БацклогИА/ИРАЦ/И
Закључак
Могло би се још много писати о томе, јер постоји много начина и много места где агилна трансформација може да одведе са колосека. Сврха је била да укажем на неке проблеме за које сматрам да се често понављају.
Сама иницијатива је добра идеја. Међутим, то може брзо постати ноћна мора за све учеснике ако се придржавате неких основних правила. Истакнуо сам неке од њих, али само користите здрав разум и биће вам добро. 🙂
Затим погледајте добре ресурсе за учење за Агиле сертификат.