Размишљате о томе који алат је бољи за ваше пословање, Confluence или SharePoint? Прочитајте овај свеобухватни водич који ће вам помоћи да донесете праву одлуку.
Уколико желите да унапредите сарадњу и размену информација унутар компаније, као и са спољним сарадницима, неопходни су вам поуздани алати за управљање знањем и сарадњу.
Confluence и SharePoint су два водећа решења на овом пољу. Наставите са читањем да бисте сазнали како се ови алати међусобно пореде, и како да одаберете онај који најбоље одговара вашим потребама.
Confluence: Кратак преглед
Confluence је моћан алат за управљање знањем и сарадњу, погодан за предузећа свих величина и из различитих индустрија. У оквиру Confluence-а, можете креирати радне просторе за тимове који се баве различитим пословним процесима, као што су:
- Израда пословних стратегија
- Дизајн услуга, производа и апликација
- Управљање људским ресурсима и обрачун плата
- Маркетинг и продаја
- Документација и извештавање
- Планирање пројеката
- Управљање производима
- Пословна политика и процедуре
Алат омогућава креирање простора, унутар којих се даље креирају странице. За бољу организацију, можете користити структуру страница како бисте формирали хијерархију са метаподацима.
Confluence ради у облаку, али постоје и опције за хостовање у дата центрима или на локалним серверима. Ако сарађујете са водећим издавачима, агенцијама за производњу садржаја или компанијама за управљање производима и пројектима, велика је вероватноћа да ћете користити Confluence за размену информација.
Такође погледајте: Confluence vs. Jira: Упознавање сличности и разлика
Улога Confluence-а као алата за сарадњу
Confluence пружа интуитивне платформе неопходне за сарадњу удаљених и хибридних тимова. Омогућава вам креирање тимског простора са јасним прегледом тима или пројекта користећи следеће елементе:
- Насловну слику
- Опис простора
- Тимске циљеве
- Контакт информације
На тај начин, ви, ваши запослени и сарадници имате све потребне информације на једном месту. Пошто алат подржава отпремање различитих врста садржаја, као што су слике, текстови, документи, PDF фајлови, мултимедија и кодови, он постаје једини извор истине за ваше пословне податке, било када и било где.
Confluence подржава мобилни рад и управљање садржајем преко својих Android и iOS апликација. Већину задатака можете обављати са мобилног уређаја, што обезбеђује континуитет пословања чак и када сте ви или кључни менаџери одсутни.
Предности коришћења Confluence-а
- Confluence олакшава предузећима креирање база знања којима се може приступити са рачунара или мобилног телефона.
- Алат поједностављује и организује процес креирања и објављивања садржаја, омогућавајући заједничко уређивање, аутоматизацију одобравања садржаја и заштиту.
- Коришћењем Confluence-а, можете креирати додатни ниво заштите за пословне информације и спречити неовлашћено копирање садржаја или нападе ransomware-а.
- У случају грешке при објављивању садржаја, можете брзо исправити ситуацију и ажурирати странице користећи контролу верзија за текст, код и табеле.
- Предузећа која користе Jira Software, Jira Service Management или Jira Work Management, често користе Confluence као централно место за управљање дигиталним садржајем.
SharePoint: Преглед
Microsoft SharePoint је платформа за израду интранет и интернет страница, која нуди функције за архивирање, објављивање и дистрибуцију садржаја. Ако вашој компанији требају одвојени веб портали за јавност и запослене, Microsoft SharePoint може бити прави избор.
Са SharePoint-ом, не морате бринути о развоју веб страница, управљању садржајем и објављивању. Можете користити SharePoint у облаку и његове уграђене шаблоне, као што су Hub Site, Team Site и Communication Site, за брзо постављање веб локације.
Предузећа су често користила SharePoint за организацију велике количине пословних података. Међутим, употреба SharePoint-а је у опадању због сложених захтева за развој, управљање и заштиту.
Такође погледајте: Моћни SharePoint алати за праћење перформанси
Улога SharePoint-а као алата за сарадњу
SharePoint првенствено функционише као поуздана интранет локација. Запослени, било да раде у канцеларији или на даљину, могу приступити интранету са ауторизованих уређаја. У оквиру картице „Садржај и документи сајта“ могу приступити пословним датотекама за своје пројекте или редовне радне задатке.
SharePoint складиште докумената функционише као систем контроле верзија. Чува све отпремљене датотеке, документе, слике и мултимедију у различитим верзијама. За сарадњу на документима, можете користити Microsoft Office online алате као што су Word, Excel, PowerPoint, итд.
Функција „Check-out“ је корисна за велике организације. Документ можете „преузети“ из SharePoint-а, и док га не „вратите“, други чланови тима не могу га уређивати.
Иако се употреба смањује, многа велика предузећа и IT компаније и даље користе SharePoint за интерне веб странице и мобилне апликације.
Предности коришћења SharePoint-а
- Велике организације и владе често користе SharePoint за безбедну комуникацију података и датотека на јавном интернету.
- Коришћење SharePoint-а као интранет решења смањује трошкове развоја интранета и ангажовања веб програмера.
- SharePoint се може користити за е-трговину, управљање IT уређајима и архивирање садржаја.
- Добра интеграција са свим Microsoft 365 апликацијама омогућава креирање извештаја, презентација и мобилних апликација у покрету, користећи веб прегледач на лаптопу или мобилном уређају.
- SharePoint листе могу се користити за листе обавеза и вођење бележака.
- Могућ је увоз и извоз Outlook календара за заказивање и управљање догађајима.
Confluence Vs. SharePoint: Радни процес
Основна разлика између Confluence-а и SharePoint-а је у радном процесу. Confluence је веома једноставан за почетак. Алат вас води кроз процес подешавања простора и страница према вашим потребама.
Са друге стране, SharePoint је сложеније решење за управљање садржајем. Његово подешавање је комплексно, као и архитектура на интернету или интранету. Ви или администратор морате имати искуства са овим алатом за управљање SharePoint локацијама. Док свако може подесити Confluence локацију и страницу, постављање функционалне SharePoint локације захтева стручног IT администратора.
Радни процес Confluence-а
Confluence вам нуди контролну таблу са прегледом задатака, најновијим информацијама из ваше организације, активностима у просторима итд. За то, Atlassian је обезбедио следеће интерфејсе:
- Ваше име и простор
- Наставите тамо где сте стали – за настављање са задацима
- Откријте шта се дешава – фид популарног и праћеног садржаја
- Простори – сви радни простори и странице које сте креирали или делили са вама
- Објаве
- Календари – лични и тимски календари
Простори у Confluence-у представљају центар за све активности у пројекту, тиму, одељењу или организацији. Мала предузећа могу имати један простор, док велике компаније могу имати и стотине.
Унутар сваког простора постоји више страница. Унапред конфигурисан простор за управљање пројектима у Confluence-у обично садржи странице као што су:
- План пројекта
- Документација одлука
- Извештај о статусу
За разлику од SharePoint-а, не можете дозволити свакоме приступ вашим Confluence просторима, страницама или блоговима. Можете послати позив спољним сарадницима, али они морају имати бесплатан или плаћен Confluence налог за сарадњу.
Радни процес SharePoint-а
Први приступ SharePoint-у може бити изазован, као и управљање овим алатом. Морате отићи на Microsoft 365 почетни портал и у менију „Апликације“ наћи SharePoint.
Након што дођете на SharePoint почетну страницу, можете креирати нове сајтове или објаве. Међутим, не можете креирати самосталне објаве док не поставите SharePoint локацију. SharePoint локација се састоји од следећих елемената:
- Почетна
- Разговори
- Документи
- Бележница
- Странице
- Садржај сајта
- Корпа отпадака
- Уреди
Приликом креирања сајтова на SharePoint-у, можете бирати између тимске локације и веб локације за комуникацију. Након креирања, можете је поставити јавном или приватном, у зависности од садржаја. Без обзира да ли је јавна или затворена, морате позвати кориснике на сајт преко панела за дељење. Ваша веб локација омогућава вама и вашим запосленима да користите Teams, листе, OneNote, OneDrive итд. у оквиру SharePoint-а и тако останете продуктивни.
Confluence Vs. SharePoint: Употреба
Употреба Confluence-а
Главне примене Confluence-а:
- Израда вики сајтова и страница компаније
- Управљање задацима и пројектима заједно са садржајем
- Креирање радног процеса објављивања садржаја
- Израда планова развоја каријере
- Постављање појмовника за дизајн садржаја
Употреба SharePoint-а
Значајне примене SharePoint-а:
- Дизајнирање и објављивање интранет сајтова за предузећа
- Креирање библиотека докумената
- Постављање простора за складиштење великих пословних датотека
- Аутоматизација пословних токова коришћењем Microsoft алата као што су Power Automate и Power Apps
Confluence Vs. SharePoint: Поређење функција
| Функције | Confluence | SharePoint |
| Уређивање у реалном времену | Доступно | Доступно |
| Коментари у тексту | Доступно | Доступно |
| Откривање садржаја | Једноставно | Комплексно |
| Приступ садржају подразумевано | Отворен | Закопан у кориснички интерфејс |
| Навигација | Интуитивна | Захтева обуку |
| Хијерархија организације садржаја | Простори > Стабла страница > Тимски блогови | Документи > Комуникацијски блогови |
| Контролна табла | Доступно | Није доступно, може се креирати помоћу апликација |
| Аналитика | Лако доступна | Стандардна аналитика није доступна, може се подесити коришћењем апликација трећих страна |
| Флексибилне странице | Доступно | Није доступно, захтева макрое |
| Садржај сајтова | Доступно | Захтева сложене Power Automate скрипте |
| Визуелна дигитална табла | Доступна са интеграцијама (Miro, Lucidchart, Mural) | Нема |
| Шаблони | Више од 100 бесплатних шаблона | Нема |
| Складиште у облаку | 250 GB за Standard, неограничено за Premium/Enterprise | 1 TB, неограничено за одређене планове |
| Бесплатна претплата | Бесплатно за до 10 корисника | Нема бесплатне пробне верзије |
Confluence Vs. SharePoint: Случајеви коришћења
Случајеви употребе Confluence-а
#1. Планирање капацитета
Confluence се може користити за планирање капацитета целог тима за одређени посао. Можете класификовати капацитете чланова тима за специфичне пројекте. У листу индивидуалне расподеле времена, чланови тима треба да унесу имена, задатке, потребне сате и сате по задатку.
У оквиру капацитета тима за пројекат уносите вредности за улогу, проценат недељног времена посвећеног пројекту, недељне сате на пројекту, итд.
#2. Документ управљања променама
Confluence помаже у планирању промена у вашем пословању. Као уређивач текста са подршком за мултимедију, можете креирати нацрте процеса пословне трансформације на страници Confluence-а. Наведите кораке управљања променама, као што су изјава о проблему, водећи принцип, комуникација са запосленима, канали комуникације, ток посла управљања променама, улоге и одговорности итд.
Случајеви коришћења SharePoint-а
#1. Управљање продајом
Једна од најчешћих примена SharePoint тимске локације је управљање продајним операцијама. Почетна страница ради као контролна табла за најновије вести у тиму или организацији.
Картица „Разговор“ се може користити за приступ комуникацији у реалном времену преко Teams-а, или асинхроној комуникацији преко Outlook-а. Представници продаје и менаџери могу користити картицу „Документи“ за приступ понудама, уговорима, брошурама, фактурама итд. Картица „Бележница“ омогућава брзо прављење бележака током посета клијентима или продавцима.
#2. Направите библиотеку докумената
Други начин коришћења SharePoint-а је креирање библиотека докумената за тимове, одељења или целу организацију. На овај начин можете спречити разједињеност података. Можете додавати фасцикле за даљу класификацију докумената. Библиотека вам такође омогућава креирање Word, Excel, PowerPoint итд. датотека.
Confluence Vs. SharePoint: Пресуда
Сада вам треба бити јасно да ли вам је потребан Confluence или SharePoint. Уколико желите да смањите трошкове одржавања сервера и IT особља, требало би да изаберете Confluence.
Confluence је одличан избор ако тражите лако креирање базе знања, сарадњу на документима, размишљање у реалном времену, управљање задацима итд. Confluence план претплате почиње од 5,75 USD по кориснику месечно, уз приступ унапред конфигурисаним шаблонима.
SharePoint је погодан ако се ваше пословање у великој мери ослања на Microsoft 365 апликације. Ако се претплатите само на SharePoint, пропустићете многе функције које захтевају друге Microsoft алате, као што су Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange итд.
Пословно вредна претплата на SharePoint почиње од 10,00 USD по кориснику месечно, што је скупље од Confluence-а, уз додатно време и напор потребан за постављање сајтова.
Дакле, Confluence је паметнији и приступачнији софтвер за управљање садржајем и радну сарадњу од SharePoint-а.
Затим погледајте софтвер за аутоматизацију докумената да бисте уштедели радно време.