Analiza poslovnih procesa uz pomoć procesnog rudarenja omogućava detaljan uvid u vaše operacije, slično magnetnoj rezonanci, otkrivajući skrivene potencijale i ključne aspekte vašeg poslovanja.
S obzirom na složenost poslovanja i mnogobrojne procese, pronalaženje mogućnosti za poboljšanje zahteva detaljnu analizu svakog koraka svakog procesa.
Međutim, ručno analiziranje svakog detalja je kao pokušaj isušivanja okeana. Potreban vam je efikasan sistem koji će ubrzati ovaj proces i omogućiti vam da brže dođete do vrednih informacija.
Tu na scenu stupa procesno rudarenje.
Procesno rudarenje vam omogućava da prepoznate uska grla, steknete dublje razumevanje procesa i poboljšate svoje poslovne operacije.
Iz tog razloga, vlasnici preduzeća i analitičari trebali bi biti upoznati s procesnim rudarenjem i njegovim tehnikama.
U ovom tekstu, razmotrićemo šta je procesno rudarenje, njegovu važnost, način funkcionisanja, primere upotrebe i još mnogo toga.
Započnimo!
Šta je procesno rudarenje?
Procesno rudarenje je tehnika koja se koristi za analizu operativnih procesa na osnovu podataka iz različitih izvora, poput baza podataka, softvera za upravljanje i informacijskih sistema, iz kojih se izdvajaju zapisi događaja.
Procesno rudarenje pomaže da se utvrdi kako vaši poslovni procesi zapravo funkcionišu, kako bi se otkrili problemi i područja za poboljšanje. Ova tehnika je korisna za bilo koju vrstu poslovanja i može se primeniti na različite tokove rada.
Glavni cilj procesnog rudarenja je analiza i optimizacija poslovnih procesa. Dodatno, postoje i drugi razlozi zašto bi trebalo primeniti procesno rudarenje u svom poslovanju, kao što su:
- Provera usklađenosti
- Podrška za automatizaciju procesa
- Usklađivanje procesa
Ali, šta su zapravo poslovni procesi?
Procesi su složene strukture zbog mnogobrojnih odstupanja, interakcija i ponavljanja unutar procesnih jedinica. Uz pomoć tehnika procesnog rudarenja, možete lako otkriti i pratiti stvarno stanje procesa, umesto da se oslanjate na idealne scenarije. To se postiže:
- Korištenjem zapisa o incidentima i podacima u realnom vremenu za identifikaciju uskih grla
- Uklanjanjem nepotrebnih koraka unutar tokova rada
- Pružanjem uvida u realnom vremenu
Kao rezultat toga, preduzeća se mogu fokusirati na poboljšanje svojih poslovnih procesa. Zato je poznato i kao rudarenje poslovnih procesa, koje vam pomaže da bolje razumete podatke u realnom vremenu tradicionalnih kompanijskih procesa.
Procesno rudarenje je nastalo iz oblasti rudarenja podataka, koja je postala nauka o podacima. Tehnika procesnog rudarenja funkcioniše na sličan način kao rudarenje podataka, međutim, njihova primena je različita.
Rudarenje podataka koristi različite metode i algoritme za istraživanje podataka. S druge strane, procesno rudarenje analizira zapise događaja i procese na osnovu podataka u realnom vremenu kako bi „rudario“ procese.
Procesno rudarenje fokusira se na nekoliko perspektiva:
- Kontrolni tok: Ova perspektiva se odnosi na redosled aktivnosti. Cilj procesnog rudarenja je da se pronađe optimalni put za obavljanje neke aktivnosti.
- Organizacijska: Ova perspektiva se fokusira na resurse kao što su odeljenja, uloge itd. Primarni cilj ovde je da se dođe do bolje strukture za organizacijske jedinice.
- Vremenska: Ova perspektiva se odnosi na učestalost i trajanje događaja.
- Slučaj: Ova perspektiva razmatra različite osobine uključene u različite procese ili slučajeve.
Kako funkcioniše procesno rudarenje?
Procesno rudarenje prvo otkriva stvarne procese iz zapisa događaja. Ekstrahovanjem i kombinovanjem zapisa, tehnika procesnog rudarenja prikazuje kako procesi funkcionišu u praksi.
Zaronimo dublje u radnu proceduru procesnog rudarenja kroz sledeće korake:
Analiza i manipulacija podacima
Preduzeća, bez obzira na veličinu, prate i čuvaju velike količine složenih podataka u sigurnom prostoru, poput baze podataka u oblaku. Postoje alati za procesno rudarenje koji mogu pomoći organizaciji da uzme ove podatke i pretvori ih u zapise događaja.
Ovo omogućava organizaciji da analizira svaki operativni proces. Alati svakom delu podataka dodeljuju ID slučaja, aktivnost i vremensku oznaku. Procesno rudarenje koristi ove elemente i analizira različite aspekte toka posla kako bi se utvrdilo koji zadaci zahtevaju poboljšanje, koji su efikasni i kojima treba dati prioritet.
Evaluacija svakog procesa
Koristeći zapise događaja, alati za procesno rudarenje analiziraju i kreiraju dijagrame svakog koraka unutar toka posla. U sledećem koraku, alati za procesno rudarenje upoređuju idealne dijagrame sa stvarnim dijagramima. Ovo osigurava da razumete kako sistem treba da funkcioniše.
Upoređujući oba dijagrama, možete jasno uočiti neefikasnost i efikasnost u okviru operativnih procesa.
Na primer, trenutni tok rada za praćenje zaliha uključuje mnogo koraka koji pomažu da se osigura da se proizvodi isporučuju, transportuju i dostavljaju kupcima. Pomoću dijagrama koji prikazuju svaki korak, možete otkriti manje neefikasnosti i poboljšati ih.
Određivanje prioriteta popravki
Nakon što završite sa kreiranjem dijagrama, analizirajte proces unutar trenutnog toka posla i utvrdite kako se razlikuje od idealnog dijagrama. Zatim, potrebno je identifikovati korake za poboljšanje. Na osnovu hitnosti i ozbiljnosti potrebnih promena, od ključnog je značaja da se prvo daju prioriteti popravkama koje je potrebno obaviti.
Alati za procesno rudarenje omogućavaju vam da proverite tačno vreme potrebno za završetak svakog koraka. Ovo će vam pomoći da brzo odredite koji problemi zahtevaju hitnu akciju.
Na primer, dajte prioritet otklanjanju neefikasnosti u toku posla ili razmislite o otklanjanju uskih grla kako biste smanjili vreme i korišćenje resursa za svoje poslovanje.
Praćenje tokova posla
U poslednjem koraku, tehnika procesnog rudarenja kontinuirano nadgleda operativne sisteme i kreira zapise događaja za prikupljanje podataka o metrikama i uključenim informacijama.
Ovo pruža jasnu sliku trenutnih podataka u realnom vremenu koji govore da li je tok posla dobro strukturiran i da li može pružiti efikasne rezultate. Pomoću ove tehnike možete videti poboljšanja koja ste napravili, smanjujući prethodne gubitke i neefikasnost.
Mogućnosti procesnog rudarenja
Mogućnosti procesnog rudarenja uključuju:
#1. Otkrivanje procesa
Identifikovanje procesa: Korisnici uglavnom nemaju potpunu sliku o tome kako poslovni procesi funkcionišu i napreduju. Procesno rudarenje pomaže da se vizualizuju takvi procesi i omogućava korisnicima da razumeju situaciju korišćenjem podataka u realnom vremenu i zapisa događaja.
Na primer, odeljenja za ljudske resurse mogu otkriti složenost procesa regrutovanja kako bi razumeli tempo procesa zapošljavanja i smanjili mogućnost odustajanja kandidata.
Identifikovanje odstupanja procesa: Preduzeća koja rade na različitim tokovima posla moraju razumeti svoja odstupanja u procesu. Otkrivanje procesa pomaže kompanijama da otkriju odstupanja između stvarnih procesa i idealnih procesa. Uz pomoć alata za procesno rudarenje, korisnici mogu da identifikuju skrivena odstupanja procesa zajedno sa njihovom učestalošću.
Na primer, pravilno razumevanje procesa pomaže preduzeću da pojednostavi svoje projekte automatizacije. Većina rukovodilaca veruje da konfuzija u početnoj fazi RPA projekta može dovesti do neuspeha.
#2. Analiza usklađenosti
- Analiza neusklađenih slučajeva: Preduzeća uvek preferiraju standardizovane procese. Međutim, teško je postići visok nivo usklađenosti. Procesno rudarenje pomaže u otkrivanju različitih varijacija procesa i nivoa odstupanja.
- Identifikovanje osnovnih uzroka: Procesno rudarenje otkriva procese koji se razlikuju od potrebnih. Na primer, kompanije identifikuju uobičajene greške otkrivanjem osnovnih uzroka. Oni mogu klasifikovati ove greške, ispitati zašto su nastale i efikasno ih rešiti.
#3. Validacija procesa
Procesno rudarenje koristi podatke u realnom vremenu kako bi pružilo uvid svojim krajnjim korisnicima. Omogućava kompanijama da validiraju nalaze procesa kako bi potvrdili svoj trenutni tok. Osim toga, koristi se za procese usklađenosti i revizije.
Na primer, poresko savetovanje može analizirati svoje transakcije i procese za potrebe revizije, što pomaže da se vreme obrade smanji za 50%.
#4. Unapređenje procesa
- Praćenje učinka: Alati za procesno rudarenje nude korisnički interfejs koji može pratiti KPI metrike i pomoći u identifikaciji procesa sa najboljim i najlošijim performansama.
- Identifikovanje uskih grla u procesu: Neki procesi nisu optimalni u pogledu performansi, a preduzeća mogu lako da identifikuju uska grla koristeći procesno rudarenje. Otklanjanje ovih uskih grla poboljšaće učinak vašeg poslovanja.
- Predlaganje poboljšanja: Procesno rudarenje nudi konkretne preporuke vašem preduzeću kako bi se povećao učinak. Neki od predloga mogu biti:
Važnost procesnog rudarenja
Poslovni procesi su složeni i imaju mnogo izuzetaka. Ako uporedite stvarni proces sa idealnim koji otkriva procesno rudarenje, videćete da je stvarni proces komplikovan i isprepleten.
Stoga, vlasnici preduzeća treba da razumeju svoje procese, istovremeno nastojeći da identifikuju i spreče uska grla. Procesno rudarenje nudi višestruke prednosti, kao što su:
Smanjeni troškovi
Procesno rudarenje omogućava korisnicima da otkriju oblasti koje zahtevaju promene, poput automatizacije. Drugim rečima, tehnika procesnog rudarenja vam daje jasnu sliku o tome koji proces zahteva automatizaciju i zašto. Automatizacija procesa pomaže u poboljšanju efikasnosti, što rezultira smanjenjem troškova i uštedom vremena.
Odluke zasnovane na podacima
Da biste doneli ispravne odluke, potrebni su vam visokokvalitetni podaci koji su relevantni, tačni, potpuni, dostupni i pristupačni. Osim toga, potrebne su vam mogućnosti analitike i sveobuhvatna vizualizacija podataka.
Nažalost, većina organizacija nema odgovarajuće podatke koji su im potrebni za donošenje odluka. Procesno rudarenje pomaže da se obezbede zapisi događaja ili neobrađeni podaci za izdvajanje sekvence procesa i uklanjanje praznina u podacima. Tako možete doći do tačnih i nepristrasnih uvida u procese kako biste donosili odluke na osnovu informacija.
Dobijte transparentnost
Kao vlasnik preduzeća, možete razumeti hitnost i vrednost digitalne transformacije. Ali, da li su svi vaši donosioci odluka na istom nivou svesnosti kao i vi?
Procesno rudarenje je moćna metoda koja pomaže u održavanju transparentnosti unutar tima. Ova tehnika koristi podatke i pomaže rukovodiocima da vizualizuju trenutne procese i sisteme na osnovu vremena, novca, reputacije i kvaliteta radnog života. Osim toga, pokazuje vrednost koju digitalna transformacija može doneti.
Sveobuhvatno razumevanje
Da biste mudro investirali u tehnologiju, morate se usredsrediti na razumevanje vaših zahteva, kao i trenutne situacije na tržištu. Procesno rudarenje vam u tome pomaže. Dobićete sveobuhvatnu predstavu o mnogim stvarima. To uključuje:
- Saznanje da li je vaša investicija vredna poboljšanja
- Utvrđivanje gde postoje najvažniji problemi
- Razumevanje varijacija u procesima unutar organizacije
Pored toga, procesno rudarenje vam omogućava da shvatite prednosti bez grešaka uzrokovanih ljudskim faktorom.
Saglasnost
Iako je revizija celokupnih poslovnih aktivnosti dugotrajan proces, brža analiza uz pomoć alata za procesno rudarenje smanjuje jaz.
Štaviše, ovi alati otkrivaju neusklađene procese kako biste mogli da budete svesni takvih problema i pravovremeno ih rešili. Preduzeće takođe može da smanji vreme potrebno za analizu klijenata korišćenjem tehnika procesnog rudarenja.
Bolje korisničko iskustvo
Otkrivanjem oblasti za poboljšanje, optimizacijom različitih procesa i identifikovanjem uskih grla, ukupno vreme procesa se smanjuje. Ovo omogućava bržu isporuku proizvoda ili usluga kupcima i poboljšava njihovo iskustvo. Kao rezultat, povećava se poverenje kupaca, što pomaže u povećanju vaših prihoda.
Slučajevi upotrebe procesnog rudarenja
#1. Finansijske usluge
Za kreiranje čvrstog plana rasta i optimizaciju finansijskih usluga, potrebna vam je stručnost u predmetnoj oblasti.
Uz pomoć procesnog rudarenja, menadžeri finansijskih usluga, lideri i donosioci odluka mogu brzo da vide izvršenje procesa u realnom vremenu. Takođe, lako je doći do objektivnog uvida u procese koji su u toku, posmatrati trendove na visokom nivou, analizirati različite jedinice ili slučajeve, itd.
Procesno rudarenje vam pomaže da vidite varijacije, neusaglašenosti i greške na osnovu njihovog doprinosa poslovnim rezultatima.
#2. Operativna izvrsnost
Operativni menadžeri i lideri se stalno suočavaju sa novim izazovima i traže rešenja za njih. Dakle, kada pokušavate da pređete na novu tehnologiju, pobrinite se da smanjite složenost, iskoristite automatizaciju i pronađete oblasti za uštedu novca.
Procesno rudarenje vam pomaže da pronađete neefikasnosti u vašim poslovnim procesima i maksimizirate kapacitet sistema i zaposlenih. Osim toga, može pratiti celokupno poslovno okruženje i dati vam do znanja kada je pravo vreme da reagujete na greške, neusaglašenost i neefikasnost.
Osim toga, održavanje transparentnosti omogućava da svi u timu budu svesni donesenih odluka, što pomaže u poboljšanju saradnje i operativne efikasnosti. Takođe, možete da upravljate svojim poslovanjem kroz smene kako biste bili sigurni da se resursi ne troše uzalud.
#3. SAP Migracija
Moderna preduzeća nailaze na poteškoće u uspešnom postizanju end-to-end transformacije bez integrisanja ERP sistema. Tokom migracije, preduzeća se bore sa određenim problemima, uključujući:
- Loše razumevanje procesa
- Odsustvo usklađivanja između jedinica
- Nedostatke u performansama
- Neefikasne promene
- Komunikacione izazove
- Nepoznate varijacije u procesu
Sa procesnim rudarenjem, kompanije mogu da vide svoje procese kao da prolaze kroz SAP migraciju. Alati za rudarenje procesa pomažu SAP stručnjacima nudeći transparentnost postojećih procesa.
#4. Inteligentna automatizacija
Da biste maksimalno iskoristili svoju investiciju u automatizaciju, možete koristiti procesno rudarenje. Korišćenjem pravih alata za procesno rudarenje, moći ćete da dostignete svoj pravi operativni potencijal i da budete svesni izuzetaka kako biste ih pojednostavili.
Procesno rudarenje pomaže u pronalaženju odgovora na sledeća pitanja:
- Koliki će biti očekivani ROI za inicijativu za automatizaciju?
- Koji su najčešći izuzeci u procesu?
- Koji proces je najvredniji za automatizaciju?
- Kako se ulaganja razlikuju u različitim zemljama?
Pored procesnog rudarenja, možete koristiti i druge tehnike inteligentne automatizacije, poput AI i RPA, da biste odgovorili na ova pitanja.
#5. Upravljanje narudžbama
Upravljanje narudžbama obuhvata ceo proces, od obrade narudžbi kupaca do upravljanja računima. Ovaj poslovni proces uključuje mnoge varijacije. Sa procesnim rudarenjem, možete vizualizovati kompletan proces upravljanja narudžbama. Vizualizirajući osnovne uzroke, prikazuje se način na koji se mogu smanjiti kašnjenja, ponovljena obrada i promene.
Štaviše, procesno rudarenje vam omogućava da identifikujete probleme automatizacije i zastoje u isporuci pomoću dijagrama i analiza. Takođe, pomaže u kontinuiranom praćenju performansi procesa.
Zaključak
Preduzeće može imati mnogo aktivnih procesa i operacija, koji mogu uključivati brojne komplikacije, greške i neefikasnosti. Ako želite da pojednostavite ove procese i njima efikasno upravljate, potrebne su vam moderne tehnike kao što je procesno rudarenje.
Procesno rudarenje može pomoći u poboljšanju efikasnosti vaših poslovnih procesa. Pomaže vam da uočite kvarove i greške u vašim operacijama i pronađete osnovne uzroke kako biste odmah mogli raditi na njihovom otklanjanju. Danas mnoge organizacije koriste procesno rudarenje kako bi poboljšale svoje procese, uštedele vreme i ostvarile veći profit.
Takođe, možete istražiti neke tehnike rudarenja podataka i njihovu primenu.