Upotreba efikasne UCaaS platforme za vaše poslovanje nije korisna samo u sadašnjem trenutku, već vam može obezbediti tehnološku prednost u narednim godinama.
Rešenja kao što je UCaaS su danas veoma tražena zbog njihove prilagodljivosti, praktičnosti, skalabilnosti, optimizacije troškova i drugih pogodnosti koje pružaju savremenim preduzećima suočenim sa jakom konkurencijom.
Dokazano je da su bili od suštinske važnosti u ključnim trenucima poput nedavne pandemije, kada su zaposleni morali da rade na daljinu.
Posjedovanje naprednih alata i resursa za udaljenu radnu snagu nudi povećanu produktivnost, pojednostavljene radne procese i uspeh.
U ovom tekstu ću govoriti o UCaaS-u i najboljim UCaaS platformama koje možete izabrati da pojednostavite komunikaciju u vašem poslovanju.
Šta je UCaaS?
Objedinjene Komunikacije kao Usluga (Unified Communications as a Service – UCaaS) je model isporuke u oblaku koji se koristi za poslovnu komunikaciju. On omogućava da usluge objedinjene komunikacije budu dostupne i pristupačne putem oblaka, za kompanije svih veličina, od korporacija do malih i srednjih preduzeća.
UCaaS je jedan od termina unutar okvira „Sve-kao-usluga“ (Anything-as-a-Service – XaaS), kao što su SaaS, PaaS, IaaS itd. Takođe je dio napora digitalne transformacije koji podstiču usvajanje usluga u oblaku u raznim industrijama širom sveta. Podržava šest osnovnih komunikacionih funkcija:
- Korporativna telefonija
- Objedinjena razmena poruka
- Mobilnost
- Razmena instant poruka i informacije o prisutnosti za timove i pojedince
- Rešenja za sastanke, uključujući video, audio i web konferencije
- Procesi omogućeni komunikacijom kao što su saradnja u radnom toku, komunikacione platforme, kontakt centri itd.
Zahvaljujući tome što je zasnovan na oblaku, preduzeća svih oblika i veličina mogu ga lako implementirati. On im nudi prednosti kao što su lako skaliranje, jednostavna podešavanja, ušteda troškova i još mnogo toga.
Kako UCaaS funkcioniše?
UCaaS infrastrukturu, koja se nalazi u oblaku, obezbeđuje, posjeduje, njome upravlja i održava provajder usluga. Dakle, korisnici nemaju potrebu da sami konfigurišu ili instaliraju infrastrukturu da bi započeli. Neke od njegovih karakteristika su:
- Multitenancy, što uključuje dijeljenje infrastrukture objedinjene komunikacije među korisnicima, kao što su data centri, serveri, rek ormari, zajednička oprema, mreža i blade serveri
- Samouslužni veb portal za pružanje, upravljanje i praćenje upotrebe i performansi
- Usluge se licenciraju na periodičnoj, mesečnoj ili pretplatnoj osnovi
UCaaS pojednostavljuje komunikacione usluge i rešenja u cijelom preduzeću. On nudi ćaskanje, SMS, video konferencije, kontakt centar i mnoge druge opcije. Sve se odvija preko interneta; stoga vam nije potreban dodatni VoIP hardver da biste pružili usluge vašim klijentima. Provajderi UCaaS usluga brinu se o svim pozadinskim konfiguracijama, telefoniji, funkcionalnostima i bezbednosti.
Da biste bolje razumeli kako UCaaS funkcioniše, neophodno je da razgovaramo o VoIP-u, odnosno Voice-over-Internet Protocol, koji pokreće UCaaS glasovnu funkcionalnost. VoIP pretvara zvuk u pakete podataka i prenosi ga dobavljaču telefonskih usluga u oblaku. Takođe, obavještenja govorne pošte i telefonski brojevi funkcionišu uz pomoć univerzalnog protokola za pokretanje sesije (SIP).
UCaaS u potpunosti koristi VoIP bez komplikacija. Ovo omogućava vašem timu da lako obavlja pozive i da svi rade na daljinu koristeći aplikacije instalirane na svojim mobilnim uređajima i računarima.
Pored toga, UCaaS data centri su otporni na ekstremne vremenske uslove, prenapone i nestanke struje, što rezultira kontinuitetom poslovanja i skalabilnošću, što je teško i skupo za upravljanje ukoliko preduzeća kreiraju sopstvenu UCaaS platformu.
Nadalje, UC usluge se praktično upravljaju uz pomoć jednostavne saradnje, razmene poruka i video aplikacija. Sve je dizajnirano tako da se smanji složenost i omogući glatka, objedinjena komunikacija u vašoj organizaciji, bez obzira da li radite lokalno ili na daljinu.
UCaaS komponente detaljno
UCaaS obuhvata različite komunikacione alate, audio konferencije i telefoniju za razmenu datoteka, razmenu e-pošte i video konferencije.
Stoga, dobra UCaaS platforma mora ponuditi sve ove mogućnosti, zajedno sa intuitivnim interfejsom za laku navigaciju i bolju produktivnost. Takođe, mora imati integrisani kontakt centar, ugrađenu komunikaciju, ćaskanje, video i glas.
Ključne komponente UCaaS-a su:
Telefonski ili sistem pozivanja
UCaaS platforme dolaze sa visokokvalitetnim telefonskim sistemom koji ima osnovne funkcije kao što su prosleđivanje poziva, rutiranje, snimanje, blokiranje ID-a, automatski operater, govorna pošta, upravljanje pozivima itd. On koristi PBX i VoIP u oblaku kako bi omogućio preduzeću da upućuje/prima pozive putem interneta. Napredna rešenja mogu koristiti i veštačku inteligenciju za bolju efikasnost i bogate uvide u podatke.
Video konferencije
Video konferencije su postale još neophodnije za napredak savremenih preduzeća, posebno posle pandemije COVID-19. Zaposleni mogu da rade sa bilo koje lokacije, a ako želite da diskutujete o nečem važnom ili organizujete sastanak, ovaj način komunikacije je sjajan, bez obzira odakle se učesnici pridružuju.
UCaaS rešenja mogu da ponude više učesnika, kao i individualne telefonske i video pozive, za podršku sastancima u kancelariji, vebinarima, prezentacijama, ćaskanju i drugim aktivnostima. Ovo jača saradnju, bez obzira na udaljenost.
E-pošta i instant poruke
Putem instant poruka, članovi tima mogu lako da razgovaraju online u realnom vremenu. Ovo je korisno za kratke brifinge, podsetnike i redovnu komunikaciju. Takođe je odličan za pružanje korisničke podrške, jer je praktičan, efikasan i nenametljiv.
Slično tome, e-pošta je korisna za preduzeća i ostaje efikasna. To je najprofesionalniji način komunikacije, a ujedno je i efikasan. Možete koristiti e-poštu uz druge kanale komunikacije kako biste pojednostavili radni tok i omogućili zaposlenima i klijentima željeni način komunikacije.
Alati za saradnju
UCaaS platforme uključuju različite alate za saradnju, koji poboljšavaju timski rad i komunikaciju. Nude funkcije kao što su brzo zakazivanje, dijeljenje ekrana, razmjena datoteka, snimanje, obuka, kao i upravljanje projektima, klijentima i zaposlenima.
Zasnovano na oblaku i klijentima
UCaaS je zasnovan na oblaku, što znači da se svaka UCaaS platforma i usluga hostuje u oblaku ili preko interneta, od strane dobavljača usluga u njihovim data centrima. Ovo vam omogućava da pristupite ovim uslugama sa bilo koje lokacije, koristeći bilo koji uređaj i radeći na daljinu.
Prednosti UCaaS-a za preduzeća i radnike na daljinu
Kao što je navedeno, UCaaS dolazi sa mnogim prednostima, kako za preduzeća, tako i za korisnike, uključujući i udaljene radnike. Neke od prednosti su sljedeće:
Prilagodljivost
UCaaS vam omogućava da lako uvećate ili smanjite svoj poslovni softver i resurse, u skladu sa vašim potrebama. Takođe, možete odmah dodati/ukloniti korisnike, bez prethodnog planiranja. Ovo je izazovno kod lokalnih rešenja ako želite da skalirate. Morali biste mnogo da uložite u svoj tehnološki ekosistem i da ga ponovo osmislite kako biste podržali takvu skalabilnost. Ali u UCaaS-u, ovo je moguće jednim klikom.
Fleksibilnost i pristupačnost
UCaaS rešenja su lako dostupna svima sa bilo koje lokacije. Ovo pruža fleksibilnost rada od kuće ili sa bilo kog drugog mesta po želji zaposlenih, što je čini odličnom opcijom za udaljene radnike. Budući da se UCaaS aplikacije i rešenja implementiraju preko interneta ili oblaka, možete pristupiti svim komunikacionim alatima na bilo kom uređaju, bilo da je reč o pametnom telefonu, laptopu, desktop računaru ili tabletu.
Uštede
UCaaS se korisnicima pruža kao rešenje zasnovano na pretplati. Samo plaćate određeni iznos u određenom periodu i imate pristup svim komunikacionim funkcijama i alatima na jednom mestu, bez potrebe za instaliranjem skupog hardvera ili softvera, niti trošenja na njegovo održavanje.
Sve što je potrebno jeste da investirate u svoje sisteme, zajedno sa kvalitetnim propusnim opsegom, kako biste pristupili UCaaS rešenjima. Pored toga, sve usluge i funkcije će biti definisane u skladu sa vašim izabranim planom, a vi ćete biti zaštićeni od nepredviđenih troškova komunikacije ili fluktuacija. Ovo vam pomaže da kontrolišete poslovne rashode, uz istovremeno povećanje povraćaja investicije.
Sa UCaaS-om, možete uštedeti na telefonskim računima uz fiksnu mesečnu naknadu za neograničeno pozivanje i bez ikakvih početnih troškova. Ne morate da plaćate za ugrađene napredne UCaaS funkcije, jer su one uključene u izabranu pretplatu. Takođe, nećete morati da trošite na IT osoblje za potrebe praćenja i održavanja, jer će se o svemu brinuti provajder usluga.
Ušteda vremena
Svaki sekund je važan kada se bavite poslom. Uzbudljive prilike mogu se pojaviti u svakom trenutku. Zato uvek morate biti spremni.
Ali, šta ako potrošite mnogo vremena i resursa na izgradnju svega od nule, a zatim na održavanje, sigurnost, usklađenost, funkcionalnost itd.?
To bi moglo da utiče na vašu osnovnu funkcionalnost i poslovanje, posebno ako nemate dovoljno radne snage ili budžeta.
Umesto toga, izbor UCaaS-a će vam pružiti uslugu bez svih briga oko upravljanja i održavanja; sve možete prepustiti provajderu usluga.
Saradnja i produktivnost
Moćni komunikacioni alati isporučeni u oblaku pomažu svim vašim zaposlenima, a posebno udaljenim radnicima, da efikasno sarađuju. Promoviše se zdrava radna kultura, gdje su svi povezani i dele uvide, te su na istoj stranici, bez obzira da li su zaposleni iz istog ili različitih odjeljenja.
Slično tome, UCaaS pomaže u povećanju produktivnosti zaposlenih tako što informacije čini lako dostupnima putem rešenja u oblaku, uz efikasnu komunikaciju i saradnju među zaposlenima i sa vašim klijentima.
Prema Cisco-u, 75% korisnika je iskusilo poboljšanu produktivnost koristeći UCaaS, dok su radili na različitim lokacijama unutar preduzeća.
Pored svega navedenog, korišćenje UCaaS platformi nudi i druge prednosti, uključujući:
- Ugrađena redundancija glasovnih rešenja za bolju pouzdanost
- Jednostavno upravljanje i izveštavanje o upotrebi
- Pojednostavljeno iskustvo zaposlenih i korisnika sa postojećim alatima
- Jedna kontaktna tačka za rešavanje problema putem UCaaS provajdera
- Sigurnost i usklađenost sa propisima kao što su HIPAA, PCI-DSS, SOC, itd.
Neki važni UCaaS termini
Rad na daljinu
Rad na daljinu je termin koji se koristi u savremenom poslovnom okruženju i označava da zaposleni mogu obavljati svoje zadatke, bez obzira koliko su jednostavni ili složeni, van tradicionalnog radnog mesta kao što je kancelarija. Ljudi se mogu povezati putem telekomunikacionih alata, kao što su telefonski pozivi, video konferencije itd., i mogu sarađivati sa bilo koje lokacije na svetu, pod uslovom da imaju stabilnu internet vezu.
Virtualna kancelarija
Virtualna kancelarija je okruženje koje omogućava pojedincu da obavlja svoje zadatke na daljinu. On/ona ima uređaj (pametni telefon, iOS, desktop računar itd.) koji se koristi za pristup svim resursima, veb lokacijama, kancelarijskim fajlovima i drugim alatima. Može da izgleda kao vaš kancelarijski sto, a možete ga dizajnirati tako da izgleda profesionalno i moderno. Možete koristiti udobnu stolicu za sedenje, rad, opuštanje i ponavljanje, zajedno sa stolom i drugim važnim stvarima koje su vam potrebne tokom rada.
Prostor za saradnju
Prostor za saradnju je radno okruženje koje je fokusirano na saradnju između zaposlenih u organizaciji. Ovo se radi u cilju smanjenja složenosti, zatvaranja komunikacionih praznina i promovisanja zdravog radnog okruženja. U prostoru za saradnju, zaposleni se osećaju kao dio organizacije i podstiču se da daju sve od sebe, bez obzira da li rade iz kancelarije ili na daljinu.
Dakle, ako tražite najbolju UCaaS platformu, evo nekoliko preporuka za vas.
Vonage
Obezbedite objedinjene komunikacije sa samo jednom aplikacijom – Vonage za razmjenu poruka, glasa, društvenih mreža, faksa i videa. Nudi 50+ funkcija i drugih integrisanih rešenja, skalabilnost i globalno prisustvo, povećanu povezanost i produktivnost, 99,999% neprekidnog rada i kvalitet usluge (QoS).
Ključne karakteristike:
- Vonage sastanci, intuitivan alat za video saradnju koji možete koristiti za celu organizaciju
- Administrativni portal za upravljanje telefonskim sistemima
- Mobilne i desktop aplikacije da bi vaši alati i timovi ostali povezani
- Poslovna pošta za brže evidentiranje i rešavanje problema putem SMS-a, Facebook Messenger-a i MMS-a
- Virtuelni asistent sa veštačkom inteligencijom, koji nudi samousluživanje klijentima putem glasovnih mogućnosti
- App Center za integraciju aplikacija visokih performansi u cilju poboljšanja produktivnosti i korisničkog iskustva
- Blokiranje ID-a pozivaoca
- Zauzeto polje lampice za identifikaciju koji telefoni se koriste
- Najava poziva za identifikaciju razloga poziva i pozivanje na konferenciju
Vonage se lako postavlja, brzo se prilagođava i lako se usvaja. Pored toga, omogućava zaposlenima da komuniciraju sa klijentima i jedni sa drugima praktično bilo kada i bilo gde.
Zoom
Objedinite svoje sastanke, ćaskanje i glas pomoću jednog rešenja – Zoom, koji nudi fleksibilnost komunikacije i olakšava saradnju.
Ključne karakteristike:
- Sastanci: Siguran HD audio i video, ugrađena rešenja za saradnju i integracija kalendara
- Ćaskanje: trenutna veza sa klijentima i drugim zaposlenima, zakažite i obavljajte telefonske pozive i ad-hoc sastanke, pratite zadatke i razmenjujte datoteke
- Telefon: koristite Zoom telefon, pretvorite poziv u video i koristite VoIP telefoniranje u oblaku sa laptopa, mobilnog, desktop računara i tableta
- Video webinari: Zoom webinari mogu da obuhvate do 50 hiljada ljudi, uključujući preko 100 video panelista sa superiornim video i audio kvalitetom i opcijom prilagođavanja postavki, striminga uživo i registracije
- Zoom sobe: konferencijska sala za saradnju na daljinu ili iz kancelarije
- Bezbednost: 256-bitna AES-GCM enkripcija i druge bezbednosne funkcije tokom sastanka
- Podržane platforme: macOS, Windows, Linux, Android OS i iOS
Korišćenjem Zoom-a dobijate jasan broj poziva, šifrovanu i bezbednu komunikaciju u oblaku, brzo slanje poruka i pojednostavljenu tehnologiju.
Nextiva
Nextiva olakšava komunikaciju tako što vam omogućava da povežete telefonske sisteme sa poslovnim aplikacijama, automatizacijom i veštačkom inteligencijom na jednoj platformi, kako biste lakše vodili svoje poslovanje.
Ključne karakteristike:
- Automatizacija za obavljanje ponavljajućih komunikacionih aktivnosti kao što su automatski odgovori, slanje e-pošte, sprovođenje anketa itd., i štedi vreme
- Analitika za dobijanje dubokog poslovnog i korisničkog znanja
- Pouzdani ugrađeni alati za pokretanje servisnih i prodajnih timova
- Cloud PBX sa usmeravanjem poziva
- HD telefonski pozivi
- Deljenje ekrana
- CRM integracije
- Napredne funkcije uključuju evidenciju poziva, snimanje, redove, preusmeravanja, prosleđivanja, ID, muziku na čekanju, automatske operatore itd.
Nextiva vam omogućava da komunicirate sa klijentima i zaposlenima na više komunikacionih platformi kao što su telefon, e-pošta, video, tekst i društveni mediji.
Microsoft Teams
Koristite popularnu platformu Microsoft Teams da se povežete sa ljudima na poslu, kod kuće i u školi.
Ključne karakteristike:
- Podržava sve uređaje od desktop i laptop računara do pametnih telefona i tableta
- Šifrovanje podataka za datoteke, pozive, ćaskanje i sastanke
- Razmena datoteka, sprovođenje anketa i automatizacija zadataka
- Skladištenje u oblaku
- Hostovanje webinara, registracije, zakazivanje klijenata itd.
- Alati za izveštavanje
- Integracija sa alatima kao što su Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint itd.
Teams vas povezuje sa kolegama, prijateljima i porodicom i omogućava vam pristup zajedničkim resursima za učenje i inovacije, putem poziva, razmjene video snimaka i ćaskanja.
Dialpad
Razgovarajte, sastajte se i razmjenjujte poruke sa svojim klijentima i zaposlenima koji koriste Dialpad, koji nudi sjajan radni prostor koji će vam pomoći da stvorite smislene odnose. Bez obzira na lokaciju vaših timova i klijenata, on ide sa vama svuda, objedinjujući komunikaciju.
Nudi sjajne funkcije i integracije i nastavlja da inovira u cilju obezbeđivanja boljih rešenja.
Ključne karakteristike:
- Video sastanci sa veštačkom inteligencijom, prodajni kontakti i kontakt centar
- Proširenje na 70+ zemalja sa besplatnim i lokalnim brojevima
- SLA skoro 100% neprekidnog rada
- Mogućnost prikupljanja CSAT za sve pozive klijenata
- Ugrađeno prepoznavanje govora, kao i obrada prirodnog jezika (NLP)
- Dostupno je 74+ integracija
- BESPLATNA probna verzija 14 dana
Možete računati na ovu platformu poslovnog nivoa za sve vaše potrebe komunikacije, bez obzira na vrstu i veličinu vašeg poslovanja.
GoTo
Ostanite povezani sa svojim kolegama, klijentima i ljudima koji su vam važni, pomoću jednostavnog rešenja – GoTo. Ovaj telefonski sistem zasnovan na oblaku je bezbedan i dizajniran za daljinski i fleksibilan rad.
Ključne karakteristike:
- Vizuelni uređivač sa opcijom prevlačenja i puštanja, za jednostavno konfigurisanje
- Cloud PBX i međunarodni pozivi
- Usmeravanje poziva, HD video konferencije, automatski operater, imenik telefonskog stabla itd.
- Prenos postojećih brojeva ili dodavanje besplatnog broja
- Prilagodljivi planovi pozivanja i usmeravanje poziva
- Pojednostavljen radni tok kontakt centra
- 99,999% neprekidnog rada, distribuirana arhitektura oblaka i mala upotreba propusnog opsega
GoTo podržava sve uređaje i omogućava lako prebacivanje između desktop aplikacija, stonog telefona ili mobilne aplikacije.
Zaključak: Zašto je UCaaS ključan za budućnost?
Ulaganje u pravu UCaaS platformu će obezbediti bolju komunikaciju u vašoj organizaciji – između vaših zaposlenih i sa klijentima. Takođe će ponuditi bolju skalabilnost, pouzdanost, fleksibilnost i povraćaj investicije.
Prema a Izveštaj IDC-a iz 2012., tržište UCaaS-a je dostiglo 47,2 milijarde dolara u 2020. Posmatrajući njegov rast i povećanu upotrebu tokom godina, očekuje se da će se ovaj trend nastaviti još mnogo godina. Zato izaberite najbolju UCaaS platformu i uživajte u njenim prednostima za vaše poslovanje.