Planiranje i vođenje promena je ključno za svaku organizaciju koja želi da napreduje, adaptira se na nove tehnologije i usvaja savremene marketinške strategije. U suprotnom, preti opasnost od stagnacije i gubitka konkurentnosti.
Za sve one koji vode posao ili su na rukovodećim pozicijama, razumevanje procesa planiranja, implementacije i analize promena je neophodno. Prema istraživanju kompanije WalkMe, čak 79,7% kompanija oseća potrebu za promenama svakih pet godina ili češće. Nažalost, samo 34% tih pokušaja transformacije završi se uspešno.
Statistički podaci jasno pokazuju da je upravljanje promenama kompleksan poduhvat, ali uz prave informacije, može se savladati. Nastavite čitati ovaj članak i saznajte kako.
Šta je upravljanje promenama?
Upravljanje promenama predstavlja sistematičan pristup implementaciji i efikasnom rukovođenju organizacionim promenama. Ono podrazumeva detaljne planove za predviđanje mogućih prepreka, njihovo otklanjanje i usmeravanje organizacije ka uspešnoj transformaciji.
Promena ili transformacija može obuhvatiti različite aspekte poslovanja, od prelaska na novi sistem e-pošte do potpunog redizajna proizvoda i usluga koje kompanija nudi.
U praksi, kompanije često angažuju sektor ljudskih resursa ili eksternu konsultantsku agenciju za vođenje procesa transformacije. Međutim, najefikasniji način za postizanje uspeha je uključivanje svih zaposlenih i timova u sve faze promena, čime se stvara osećaj zajedničkog cilja.
Uloga upravljanja promenama u uspehu organizacije
Promene su neizbežan deo današnjeg dinamičnog ekonomskog i tržišnog okruženja. Organizacije koje efikasno usvajaju promene imaju veće šanse za uspeh i rast. Plan upravljanja promenama obezbeđuje solidnu strategiju za implementaciju promena, smanjujući moguće konflikte među zaposlenima, dobavljačima i drugim saradnicima.
Kada promene zahtevaju dodatne napore ili nove veštine od zaposlenih, dobro osmišljen plan će vam pomoći da postignete željene rezultate. Ovaj pristup poslovnom upravljanju omogućava uključivanje svih zaposlenih u proces transformacije, od vrha do dna, osiguravajući da svi razumeju važnost i neophodnost promena.
Upravljanje promenama pomaže vašem preduzeću da se prilagodi značajnim promenama na tržištu, u radnoj snazi ili ekonomiji, omogućavajući vam da održite kontinuitet poslovanja.
Prednosti upravljanja promenama
- Vaše preduzeće može proaktivno reagovati na otpor prema promenama i smanjiti potencijalne prepreke za glatku tranziciju.
- Definisanje jasnih ciljeva za svaku inicijativu omogućava praćenje napretka i merenje efikasnosti vaših napora u transformaciji poslovanja.
- Možete kreirati standardizovani plan upravljanja promenama koji se može koristiti i u budućim projektima transformacije.
- Upravljanje promenama pokriva sve aspekte promena, uključujući ljude, procese i tehnologiju, osiguravajući uravnotežen i celovit pristup transformaciji.
- Tokom procesa upravljanja promenama, možete pružiti odgovarajuću podršku, obuku i smernice zaposlenima, unapređujući njihovu produktivnost.
Plan upravljanja promenama i njegove komponente
Plan upravljanja promenama je nacrt za sve projekte transformacije unutar preduzeća. On definiše korake potrebne za sprovođenje promena u celoj organizaciji, uključujući tokove komunikacije, korišćenje tehnologije, implementaciju novih poslovnih aplikacija i ostalo. U nastavku se nalazi pregled osnovnih komponenti plana:
#1. Obim
U okviru plana, morate jasno definisati granice i obim promene. Precizno navedite oblasti, odeljenja ili procese koji će biti pogođeni transformacijom. Jasno definisan obim omogućava fokusiran i kontrolisan pristup promenama.
#2. Ciljevi
Trebalo bi definisati željene rezultate ili ciljeve koje vaša organizacija želi postići. Primenite SMART strategiju pri kreiranju ciljeva kako biste lako mogli da procenite uspeh. Ciljevi mogu uključivati poboljšanje efikasnosti poslovnih operacija, povećanje zadovoljstva korisnika ili implementaciju novih tehnologija.
#3. Uloge
Projekat upravljanja promenama treba da uključi sledeće uloge:
- Stručnjak za upravljanje promenama
- Sponzori projekta, odnosno poslovni akteri koji obezbeđuju budžet i prate sve poslovne promene
- Vođe timova i menadžeri koji podstiču zaposlene da prihvate promene
- Projektni menadžeri koji kreiraju i dodeljuju zadatke timovima
- Menadžer za obuku i razvoj koji vodi obuku zaposlenih
#4. Procena uticaja promene
Neophodno je izvršiti procenu uticaja koje će promene imati na organizaciju ili određena odeljenja. Najavu promene pošaljite svim zaposlenima putem e-pošte, uz onlajn formular za povratne informacije. Prikupljene povratne informacije od zaposlenih pomažu timu za upravljanje promenama u izradi izveštaja o proceni uticaja za sponzore projekta.
#5. Procena rizika
Procena rizika podrazumeva identifikaciju potencijalnih rizika povezanih sa promenom i uključuje:
- Procenu verovatnoće nastanka rizika
- Analizu uticaja tih rizika
- Razvoj strategija za ublažavanje rizika
Kako planirati i implementirati plan upravljanja promenama
- Jasno definišite ciljeve i obim plana upravljanja promenama.
- Identifikujte ključne zainteresovane strane i uključite ih u sve faze transformacije.
- Razvijte detaljan plan koji navodi korake, vremenski okvir i resurse potrebne za implementaciju promene.
- Efikasno komunicirajte promene, rešavajući nedoumice i naglašavajući prednosti.
- Obezbedite podršku i obuku zaposlenima kako biste olakšali glatku tranziciju.
- Pratite napredak i prilagođavajte plan po potrebi.
- Rešavajte sve probleme i uska grla koja se pojave tokom implementacije u realnom vremenu.
- Procenite rezultate i učite iz iskustva kako biste poboljšali buduće inicijative.
Šabloni za upravljanje promenama
Korišćenjem šablona za upravljanje promenama, izbegavate potrebu da planirate sve od nule. Jednostavno možete koristiti neki od alata za upravljanje projektima koji nude šablon za poslovnu transformaciju kao početnu tačku.
Mnogi programeri softvera za upravljanje projektima istražuju i standardizuju planove upravljanja promenama za preduzeća, a zatim ih objavljuju kao šablone, onlajn ili unutar samog softvera. Zbog toga je prilično lako pronaći besplatne ili plaćene šablone za upravljanje predstojećim promenama u vašem poslovanju.
Važnost šablona
- Šabloni vam pomažu da uštedite vreme i trud.
- Dobijate profesionalni format koji možete odmah koristiti.
- Besplatni šabloni vam štede troškove konsultantskih usluga.
- Dostupni su šabloni različitih formata, grafika i kreativnih rešenja.
- Šabloni integrisani u softver se automatski povezuju sa vašim alatima za upravljanje promenama.
#1. Šablon mape puta za upravljanje promenama
monday.com nudi jednostavan za prilagođavanje, unapred kreiran šablon mape puta za upravljanje promenama. Ovaj šablon uključuje prekretnice, alate i procese potrebne za implementaciju promene. Ako želite da predstavite celokupan pregled procesa transformacije, ovaj šablon je odličan izbor.
#2. Šablon za komunikaciju upravljanja promenama
Potreban vam je i plan komunikacije za sve predstojeće promene u poslovanju, kako biste smanjili nesporazume među zaposlenima. Za organizaciju, standardizaciju i očuvanje plana za buduću upotrebu, možete koristiti šablon za komunikaciju upravljanja promenama iz Smartsheet-a. Dostupan je u Google Sheets, a možete ga preuzeti i kao Excel tabelu ako koristite Microsoft 365.
#3. Šablon zahteva za promenom
Zahtev za promenom je dokument koji koristite za praćenje promena u poslovanju. To je jednostavan način za evidentiranje svih zahteva za promenama. Obično sadrži:
- Opis zahtevane promene
- Prioritet ili razlog zahteva za promenom
- Potrebne tehničke promene
Možete besplatno koristiti šablon zahteva za promenom sa Jotform-a. Postoje dva načina za editovanje ovog obrasca: prijavom za plaćeni Jotform nalog ili anonimnim besplatnim uređivanjem.
#4. Šablon procesa kontrole promena
Šablon kontrole promena je sličan formatu zahteva za kontrolu promene. Razlika je u tome što morate biti precizniji u pogledu promene u prvom slučaju. Kontrola procesa promene fokusira se na implementaciju aspekta promene. Na taj način odobravatelji mogu da vide širu sliku promene pre nego što je odobre ili odbiju. Za kreiranje procesa kontrole promena možete koristiti Miro šablon.
Koristan softver za planiranje upravljanja promenama
#1. Whatfix
Ako planirate upravljanje promenama, pogledajte Whatfix. To je pouzdan alat za upravljanje poslovnom transformacijom na nivou preduzeća, sa sledećim karakteristikama:
- Iskakajući prozori: Šaljite obaveštenja direktno na ekrane zaposlenih.
- Samopomoć: Kreirajte video zapise, linkove i tokove za predstojeće promene kako bi zaposleni mogli da uče.
- Beacon: Poslovni menadžeri mogu kreirati sadržaj bez učešća IT tima.
#2. Freshservice
Tražite kontrolisano upravljanje promenama u IT sektoru? Trebalo bi da isprobate Freshservice. Ovaj alat poboljšava proces implementacije promena i minimizira uticaj na poslovanje. Takođe, možete integrisati proces sa procesima konfiguracije, incidentima i upravljanjem imovinom. Alat vam omogućava da kreirate tokove rada za vizualizaciju statusa transformacije u fazama kao što su planiranje, čekanje odobrenja, puštanje u rad i pregled.
#3. Wrike
Wrike je idealan za planiranje procesa, korišćenje svih tehnika za poslovnu transformaciju i implementaciju u hibridnom radnom okruženju. Daje vam potpunu vidljivost tehnika i alata upravljanja promenama, zajedno sa procesom. Alat ima grafičke prikaze ciljeva, tokova rada, zadataka i ljudi koji čine plan transformacije.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus vam pomaže da konfigurišete uloge, statuse, tipove i šablone celog IT projekta upravljanja promenama. Ako naiđete na probleme i greške tokom procesa, možete ih sačuvati u dnevniku. Takođe, postoje automatizovani tokovi rada tako da možete automatizovati ponavljajuće zadatke projekta. Šabloni uključuju i metrike za upravljanje promenama, koje se koriste za merenje uspeha.
#5. SysAid
SysAid alat za upravljanje promenama pomaže vam da vodite proces poslovne transformacije u skladu sa smernicama ITIL-a (Informacione tehnološke infrastrukture biblioteke). Njegove faze upravljanja promenama uključuju kartice za unos podataka za detalje promene, analizu, odobrenje CAB-a, implementaciju, puštanje u rad, pregled, zatvaranje i istoriju, što je u skladu sa ITIL smernicama.
#6. Upravljanje promenama – WalkMe
WalkMe vam može pomoći da pametno sprovedete poslovnu transformaciju tako što će izračunati budžet za investiciju u tehnologiju. Takođe, analizira da li će taj budžet podržati dugoročnu promenu, smanjujući potrebu za čestim transformacijama. Trebalo bi da koristite ovaj alat kako biste stekli potpun uvid u proces promene i poboljšali uticaj transformacije.
#7. The Change Shop
The Change Shop je dobar izbor za planiranje upravljanja promenama zbog svoje pristupačnosti, integrisanih tehnologija i lakšeg upravljanja povratnim informacijama zaposlenih. Sve funkcije dolaze sa jednom pretplatom. Zanimljivo je da je The Change Shop razvio alat za simulator promena, tako da možete da kreirate nekoliko scenarija „šta ako“ pre nego što uložite vreme, novac i trud.
#8. Giva
Giva, jednostavan softver za omogućavanje promena, nudi jednostavan način za planiranje i praćenje promena zasnovanih na ITIL standardima unutar organizovane kontrolne table. Možete kreirati i primeniti tokove rada za kontrolu promena, kako bi menadžment mogao da proveri i odobri promene. Štaviše, možete pregledati sve projekte transformacije poslovanja sa mešovitim, uspešnim i neuspešnim rezultatima u aplikaciji zasnovanoj na cloud-u.
#9. Kompas za promene
Želite alat za grafički prikaz uticaja planirane promene u poslovanju? Isprobajte Kompas za promene. Omogućava vam da kreirate uvid iz dodatnih podataka, kako biste mogli da modifikujete strategiju transformacije za maksimalnu korist. Takođe, možete brzo da sprovedete promene u odeljenjima bez ometanja poslovnih operacija.
#10. IssueTrak
IssueTrak, napredna aplikacija za upravljanje promenama, povećava verovatnoću uspeha poslovne transformacije. Nudi alate za podnošenje zahteva za promenom, pregled i odobrenje. Alat vam pomaže tako što nudi menadžer zadataka za upravljanje promenama, program za kontrolu usklađenosti, tok rada za automatsko dodeljivanje zadataka i obrasce za prikupljanje povratnih informacija.
Najbolje prakse za upravljanje promenama
U nastavku se nalaze najbolje prakse koje bi trebalo da primenjujete kada transformišete svoje poslovanje:
- Odaberite relevantne ključne indikatore učinka (KPI) koji su usklađeni sa predloženom promenom.
- Dokumentujte „zašto“ promene, potkrepljeno podacima koji se odnose na ciljeve i interese zainteresovanih strana.
- Definišite merljive rezultate za svaki primarni zadatak ili fazu u planu upravljanja promenama.
- Očekujte da ćete možda morati da prekvalifikujete svoju radnu snagu u budućnosti.
- Dokumentujte očekivanja, uporedite ih sa ishodima i koristite rezultate za poboljšanje budućih procesa upravljanja promenama.
- Centralizujte komunikaciju u softveru za upravljanje projektima radi lakše saradnje.
- Zakažite redovne provere sa zainteresovanim stranama i testove u ključnim fazama.
- Pripremite rezervne planove kako biste osigurali spremnost.
- Procenite pojedince odgovorne za implementaciju promene i dodelite liderske uloge onima za koje je veća verovatnoća da će je uspešno sprovesti.
- Povežite ciljeve sa opipljivim rezultatima koji utiču na svakodnevne operacije, kako biste poboljšali razumevanje i prihvatanje promene od strane zaposlenih.
Zaključak
Put do uspešnog upravljanja promenama je jednostavan ako primenite dobar plan. Takođe, ne zaboravite na važnost angažovanja zaposlenih tokom procesa. Možda će vam biti potrebni alati za dokumentovanje, planiranje i automatizaciju nekih faza, zato razmotrite gorepomenute alate za upravljanje promenama.
Poslovna transformacija će uključivati i budžetsku potrošnju. Stoga, istražite različita rešenja za upravljanje troškovima koja su prilagođena svim tipovima i veličinama preduzeća.