U današnjem dinamičnom poslovnom okruženju, unapređenje poslovnih procesa (BPI) postaje ključno za svaku organizaciju koja želi da održi konkurentnost i efikasnost.
Svako preduzeće se suočava sa velikim brojem poslovnih procesa, a nijedan preduzetnik ne može sa sigurnošću reći da su ti procesi savršeni. Uvek postoje uska grla koja mogu uzrokovati gubitak vremena i novca.
Optimizacija ovih procesa može pomoći u otklanjanju problema koji ometaju rad timova ili stvaraju nezadovoljstvo kod klijenata. Hajde da analiziramo kako funkcioniše unapređenje poslovnih procesa i kako doprinosi razvoju poslovanja.
Šta je unapređenje poslovnih procesa?
Poslovni procesi predstavljaju aktivnosti koje se sprovode kako bi posao funkcionisao. U cilju održavanja konkurentnosti, neophodno je kontinuirano unapređivati ove procese. Unapređenje poslovnih procesa podrazumeva konstantnu optimizaciju radi postizanja veće produktivnosti i efikasnosti.
Poslovni procesi se mogu podeliti u tri kategorije:
- Operativni zadaci: Ponovljivi zadaci koji se obavljaju svakodnevno, kao što su proizvodnja, logistika i izveštavanje.
- Menadžerski zadaci: Uključuju budžetiranje, administraciju i razvoj ljudskih resursa.
- Zadaci podrške: Ostatak zadataka koji obuhvataju tehničku podršku, regrutovanje, računovodstvo i slično.
Svi ovi zadaci zahtevaju redovnu evaluaciju i korekciju kako bi se izbegla neefikasnost. Kroz BPI, preduzeća mogu kontinuirano da uvode pozitivne promene u svoje operacije, uzimajući u obzir povratne informacije internih i eksternih saradnika.
Ove promene mogu uključivati nove načine obavljanja posla ili eliminisanje nedostataka postojećih procesa. Osnovni cilj je pojednostavljivanje procesa.
Značaj unapređenja poslovnih procesa
Bez obzira na delatnost kojom se bavi vaša organizacija, neophodno je prilagođavati se promenama kako biste ostali konkurentni. Unapređenje poslovnih procesa omogućava vam da sprovedete tu transformaciju.
Tokom ovog procesa, kompanije identifikuju oblasti koje zahtevaju poboljšanje i pronalaze sve neefikasnosti koje treba ukloniti. To pomaže organizacijama da bolje razumeju svoj sistem i da se razvijaju u skladu sa aktuelnim industrijskim standardima.
Osim toga, BPI pruža novu perspektivu na poslovanje, sa ciljem povećanja produktivnosti, kvaliteta, unapređenja odnosa sa klijentima i razvoja veština zaposlenih.
Kako funkcioniše unapređenje poslovnih procesa?
#1. Izbor procesa
Prvi korak je identifikacija oblasti ili procesa koji zahtevaju unapređenje. Iako u preduzeću postoji mnogo poslovnih procesa, preporučljivo je dati prioritet onim koji se ponavljaju.
#2. Mapiranje problema procesa
Fokusirajte se na odabrani proces kako biste identifikovali probleme koje treba eliminisati. Mapiranje podrazumeva vizualizaciju celokupne operacije i otkrivanje uskih grla.
#3. Analiza poslovnih procesa
Nakon mapiranja, neophodno je analizirati ključne tačke i otkriti probleme koji se mogu unaprediti. Postavljanjem odgovarajućih pitanja odgovornim osobama možete dobiti korisne odgovore.
#4. Redizajn procesa
U ovoj fazi, redizajnirate proces kako biste ga poboljšali. Upotrebite odgovarajuću metodologiju kako biste uklonili identifikovane probleme i učinili procese efikasnijim.
#5. Obezbeđivanje resursa
Za svaku vrstu unapređenja poslovnih procesa, kompanije moraju da obezbede potrebne resurse. To može podrazumevati nabavku novog softvera, hardvera ili dodatne radne snage. Za sve ovo je potrebno odobrenje menadžmenta.
#6. Testiranje novog procesa
Pre implementacije BPI sistema, testiranje je obavezno. Proverite svaki korak radnog toka kako biste izbegli greške. Ukoliko su potrebne izmene, ovo je faza u kojoj ih možete izvršiti.
#7. Implementacija metode
Nakon uspešnog testiranja i odobrenja menadžmenta, sledi implementacija metodologije unapređenja poslovnih procesa. Možete započeti u manjem obimu i postepeno širiti opseg radi boljih rezultata.
#8. Pregled i usavršavanje
Vaš posao se ne završava implementacijom. Neophodno je kontinuirano pratiti da li nove metode unapređuju proces. Usavršavanje je često potrebno i treba ga primeniti kada je to potrebno.
Metode unapređenja poslovnih procesa
U zavisnosti od poslovnog procesa i industrije, možete odabrati sledeće metodologije za BPI.
#1. Agilna metodologija
Ova metodologija oslobađa projekat strogih rokova i omogućava uvođenje više iteracija. Na osnovu povratnih informacija od timova i klijenata, Agilna metodologija vam pomaže da rešite uočene probleme. Takođe poboljšava komunikaciju i saradnju između svih uključenih strana.
#2. Lean proizvodnja
Cilj ove metodologije je eliminisanje rasipanja resursa i samim tim smanjenje troškova. Pored prerađivačke industrije, i druge industrije mogu primeniti njene osnovne principe. U ovom slučaju, timovi moraju razumeti percepciju klijenata kako bi uklonili rasipanje resursa i viškove.
#3. Six Sigma
Ovaj popularan pristup smanjuje varijabilnost i greške korišćenjem podataka i statistike uz maksimiziranje vrednosti. Six Sigma uključuje korišćenje DMAIC i DMADV metoda za postizanje pojednostavljenog procesa i povećanje povraćaja ulaganja.
#4. Upravljanje totalnim kvalitetom (TQM)
Kompanije koje koriste ovu metodologiju moraju da uključe ceo tim kako bi poboljšale zadovoljstvo klijenata. Zaposlenima se nudi okruženje i radna kultura u kojoj se ceni iskustvo i podstiče se timski rad u cilju ostvarivanja zajedničkih poslovnih ciljeva.
#5. Teorija ograničenja
Metodologija Teorije ograničenja se obično koristi kada je potrebno trenutno poboljšanje. Može utvrditi uska grla u procesu i poboljšati ih dok se ne eliminišu.
#6. Kaizen
Ova metodologija unapređenja poslovnih procesa fokusira se na „lean“ i agilne prakse. Manje modifikacije u načinu rada i korporativnoj kulturi imaju za cilj unapređenje kvaliteta i produktivnosti procesa.
#7. Kanban
Kanban je tehnika vizuelnog praćenja radnog toka koja vam omogućava da identifikujete probleme i uklonite uska grla. Kao rezultat, možete povećati efikasnost i pratiti napredak inicijative.
#8. „Tačno na vreme“ (Just in time)
Ova metoda je idealna za proizvodne kompanije koje žele da minimiziraju troškove zaliha proizvodeći robu u skladu sa potražnjom. U većini slučajeva se koristi zajedno sa Kanban metodologijom za tačno predviđanje i izbegavanje viška radnog kapaciteta.
#9. Mapiranje procesa
Kompanije mogu da naprave plan unapređenja procesa koristeći ovu tehniku vizuelizacije radnog toka. Takođe, može se koristiti za razvoj mapa za određene uloge ili poslovne ciljeve.
#10. PDCA
Ovaj model označava „Planiraj, Uradi, Proveri, Deluj“. Kao deo Kaizen metodologije, pomaže organizacijama da lociraju neefikasne procese.
Prednosti unapređenja poslovnih procesa
Agilnost poslovanja
Kroz unapređenje poslovnih procesa, kompanije postaju sposobnije da odgovore na promene zahteva klijenata. Mogu brzo reagovati i prilagoditi projekte.
Bolja vidljivost procesa
Da bi primenile BPI, kompanije moraju da vizualizuju ceo radni tok. To im omogućava da prate poslovne procese i mere efikasnost svake faze.
Isplativost
Cilj unapređenja poslovnih procesa je otklanjanje uskih grla i neefikasnosti. Budući da vam omogućava da identifikujete i eliminišete nepotrebnu potrošnju, ukupni troškovi će se automatski smanjiti.
Veća produktivnost
Da bi procesi bili efikasniji, BPI uklanja sve ponavljajuće i nepotrebne zadatke iz radnog toka. Kao rezultat, produktivnost zaposlenih se znatno povećava.
Usklađenost i bezbednost
Implementacija unapređenja poslovnih procesa podrazumeva pravilno regulisano i vođeno radno okruženje. Stoga, ove kompanije su u skladu sa propisima i neophodnim bezbednosnim merama.
Zadovoljstvo klijenata i zaposlenih
Svaki unapređeni proces će dodati vrednost klijentima. Zadovoljni klijenti su ključ uspeha. Takođe, eliminišući nepotrebne zadatke, BPI čini tim efikasnijim i produktivnijim.
Izazovi unapređenja poslovnih procesa
#1. Otpor zaposlenih
Najveći izazov sa kojim se BPI suočava je otpor zaposlenih. Većina ljudi je protiv promena i radije nastavlja da radi na tradicionalan način. Stoga, kompanije moraju da objasne zaposlenima koristi od unapređenja. U suprotnom, inicijativa će doživeti neuspeh.
#2. Nemogućnost postavljanja ciljeva
Tokom ovog procesa, liderstvo mora da postavi jasne i specifične ciljeve. Bez jasnih ciljeva, ne može se steći potpuna slika pravca kompanije. Ciljevi vam pomažu da odredite gde da investirate vreme i resurse, dok njihov nedostatak može otežati unapređenje poslovnih procesa.
#3. Prilagođavanje vremena
Za postizanje rezultata potrebno je vreme. Mnoge kompanije smatraju da je unapređenje procesa nemoguće zbog svakodnevnih obaveza. Ipak, često je moguće pojednostaviti radne tokove i dodeliti jednu osobu za implementaciju ovog procesa. Takođe, kompanije mogu angažovati spoljnog saradnika za analizu procesa.
#4. Uvođenje novih tehnologija
Većina unapređenja poslovnih procesa zahteva zamenu zastarelih aplikacija i usvajanje novih tehnologija. Za mnoge kompanije, ovo predstavlja veliki izazov. Osim što je skupo, zaposlene je neophodno obučiti za upotrebu novih tehnologija.
Resursi za učenje
Osnove unapređenja poslovnih procesa: Udemy
Ovaj kurs vas uči o okviru i koracima neophodnim za BPI. Usklađivanje poslovnih procesa sa ciljevima i pronalaženje praktičnih rešenja za poboljšanje takođe su uključeni u ovaj kurs.
Takođe, možete naučiti da koristite različite alate za kreiranje novih poslovnih procesa i tehnika za merenje ciljeva.
Efikasno unapređenje poslovnih procesa: Udemy
Ovaj kurs vas uči o uticaju unapređenja poslovnih procesa kako biste mogli da rekonstruišete organizacione procese.
Na ovom kursu se uči razvoj BPI modela, njegova implementacija u projekat i merenje napretka. Uključuje 2,5 sata video sadržaja i sertifikat po završetku kursa.
Unapređenje poslovnih procesa
Ova knjiga vam govori kako da primenite tehnike poboljšanja kvaliteta u uslužnoj industriji.
Sadrži sve što treba da znate da biste odmah započeli BPI. Iz ovog resursa možete naučiti da kreirate i obučavate timove, pojednostavite proces, smanjite vreme i pratite napredak.
Alati za unapređenje poslovnih procesa
Ova knjiga pruža praktičan i sveobuhvatan uvid u razvoj koherentnog BPI sistema.
U njoj se govori o BPI modelu korišćenjem merenja performansi i upoznaje vas sa odgovarajućim alatima. Takođe, možete naučiti kako da koristite ove alate i dobiti neke šablone za implementaciju.
Završne reči
Bez unapređenja poslovnih procesa, nemoguće je ostati konkurentan. Ono omogućava da otkrijete svoje slabosti i neefikasnosti, kako biste mogli da primenite nove metode i unapredite ih.
Razgovarali smo o tome kako funkcioniše unapređenje poslovnih procesa, kao i o korisnim kursevima i knjigama. Kada steknete dovoljno znanja, počnite da primenjujete neophodna poboljšanja kako biste poslovanje podigli na viši nivo.
Takođe, možete se informisati o softveru za upravljanje poslovnim procesima.