Увод у ретроспективну анализу: Start Stop Continue
Анализа Start Stop Continue представља суштинску ретроспективну методу коју можете користити приликом прикупљања повратних информација и током састанака у Агиле Спринт окружењу.
Успешно пословање се не своди само на краткорочну добит. Неопходно је размишљати и о дугорочним плановима који ће омогућити континуиран раст и одрживост компаније.
Како би се власницима фирми, менаџерима и руководиоцима омогућило креирање дугорочних стратегија, пословни експерти континуирано истражују различите теорије пословног управљања које подстичу продуктивност и резултирају већом профитабилношћу.
Start Stop Continue је теорија која је од велике помоћи при прикупљању и примени повратних информација. Она помаже у унапређењу будућих Агиле Спринтова, али и у многим другим аспектима пословања.
У наставку текста, сазнаћете све о методи Start Stop Continue и како је применити у реалним ситуацијама, како бисте могли успешно да користите ову технику за преглед тимских процеса или пословања у целини.
Start Stop Continue техника ретроспективног прегледа првобитно је настала у оквиру Агиле развоја софтвера. Током Агиле спринтова, чланови тима се окупљају како би анализирали и одлучили које процесе треба наставити, које зауставити, а које нове процесе треба имплементирати.
Овакви ретроспективни састанци су се показали изузетно корисним у унапређивању Агиле процеса у компанијама за развој софтвера и производа. Убрзо су и друге компаније почеле да користе ову технику као ефикасну методологију за прикупљање повратних информација и анализу процеса.
Ова техника може бити изузетно једноставна када се примењује на личном нивоу, али и комплексна када се користи за повећање продуктивности на нивоу целе организације. Поред тога, Start Stop Continue је један од најпопуларнијих алата за прикупљање демократизованих повратних информација, предлога и иновативних идеја.
Позадина настанка Start Stop Continue технике
Процес развоја софтвера у Агиле окружењу је изузетно брз, а чланови тима константно раде на новим спринтовима и испоручују минимално одрживе производе (MVP).
Агиле експерти су дошли на идеју да уведу паузу између спринтова како би чланови тима могли да размисле о претходним процесима и на тај начин унапреде следећи спринт. Управо је то био почетак развоја ретроспективне методе Start Stop Continue.
Касније су пословни администратори почели да користе ову технику у различитим ситуацијама где су пословни процеси могли да се побољшају уз помоћ увида које су чланови пројекта делили на основу својих претходних искустава.
Кључни елементи
Табла за Start Stop Continue може садржати различите елементе, као што су наслов састанка, датум, учесници, назив пројекта, дневни ред и слично. Међутим, кључне и неопходне колоне су следеће:
Start (Почети)
Колона „Почети“ садржи идеје, предлоге, и повратне информације које су нове у оквиру пословног процеса или Агиле пројекта. Важно је да се ове информације јасно наведу како би се избегла конфузија међу члановима тима.
Идеје, предлози, активности и слично, који се уносе у колону „Почети“, треба да се фокусирају на следеће аспекте:
- Унапређење постојећих процеса
- Креирање нових токова и процеса у пословању
- Смањење расипања ресурса и буџета
- Побољшање квалитета финалног производа или услуге у односу на претходну итерацију
- Унапређење тимске сарадње
Stop (Зауставити)
Ова колона помаже да се елиминишу непродуктивне праксе које доводе до губитака за тим или компанију. Када се уклоне неефикасни кораци из пословног процеса, запослени могу да се фокусирају на активности које су наведене у колони „Почети“.
Приликом креирања листе активности за колону „Зауставити“, треба имати на уму следеће:
- Зауставити активности које захтевају много времена и новца, а дају мале резултате
- Прекинути активности које одвлаче тим од основних обавеза
- Зауставити неефикасне задатке
- Елиминисати активности које негативно утичу на тим и посао
- Зауставити активности које нису у складу са основним компетенцијама компаније
Continue (Наставити)
У колону „Наставити“ се уносе акције и идеје које су се показале успешним у претходним итерацијама или пројектима. Чланови тима могу да анализирају своје процесе како би идентификовали задатке који функционишу добро и унели их у ову колону.
Коме је намењена ова техника?
Start Stop Continue се може користити током било ког ретроспективног спринта или пројектног састанка. Међутим, следе фазе када се овај метод најчешће користи:
- Када је производ креиран и пласиран на тржиште и желите да га даље унапредите
- Након спајања са другом компанијом
- Приликом покретања нове пословне јединице
- Када се новом менаџеру прикључи тим
- Када је потребно прикупити повратне информације од клијената и корисника
- Када се посао налази на прекретници
- Када се пређе на нови процес и жели се проценити његова ефикасност
- Током евалуације рада запослених
- Приликом анализе производа/услуга/маркетиншких/продајних стратегија
Предности
Основна корист коју можете очекивати од примене ове методе је откривање области за побољшање. Остале значајне предности су:
- Изградња односа поверења између чланова тима и вође тима
- Унапређење сарадње
- Подстицање свих да поделе своје идеје
- Помоћ у дефинисању циљева и задатака око којих је цео тим или компанија уједињена
- Помоћ запосленима да унапреде свој учинак
- Подстицање позитивних промена у понашању и друштвеним односима унутар тима
- Унапређење радне снаге на колективном и индивидуалном нивоу
- Усклађивање тима око приоритетних задатака пројекта
Примери из праксе
Тимски перформанс
Start Stop Continue матрица за тим може укључивати следеће активности:
Почети
Увести краће и фокусираније тимске састанке
Почети са писањем детаљних извештаја са састанака
Зауставити
- Престати са бесплодним и прешироким дебатама на тимским састанцима
- Не завршавати састанке без креирања записника са састанка
Наставити
- Наставити са одржавањем редовних тимских састанака за одређивање приоритета
- Наставити са коришћењем алата за отклањање грешака у WordPress-у за специфичне проблеме у управљању садржајем
Пословна транзиција
Узмимо у обзир ситуацију у којој сте пребацили своје пословање у cloud. Такође, одређеним запосленима сте омогућили рад од куће. Након неколико месеци, потребно је да прикупите повратне информације и анализирате процес, као у следећој матрици:
Почети
Почети са коришћењем дигиталних потписа за уговоре и споразуме
Почети са коришћењем cloud складишта за све документе
Зауставити
- Престати са коришћењем папира за уговоре и споразуме
- Зауставити набавку новог ИТ хардвера
Наставити
- Наставити са коришћењем пословних апликација у cloud-у
- Наставити са видео конференцијама за тимске састанке, састанке са клијентима, итд.
Продаја и маркетинг
Ретроспективне анализе могу бити од велике помоћи за дигитални маркетинг, online рекламне кампање, маркетиншке активности на терену, промоцију директне продаје и слично. Следи пример Start Stop Continue матрице коју можете користити у овим ситуацијама:
Почети
- Почети са слањем билтена и маркетиншких порука потенцијалним клијентима
- Почети са прикупљањем рецензија купаца о производима/услугама
- Почети са приказивањем изјава клијената на веб сајту
Зауставити
- Престати са објављивањем истог визуелног или текстуалног садржаја на свим друштвеним мрежама
- Зауставити коришћење контроверзних тема за вирални маркетинг
- Зауставити коришћење обимних папирних форми за прикупљање маркетиншких података
Наставити
- Наставити са оптимизацијом блога и базе знања за SEO
- Наставити са коришћењем инфлуенсер маркетинга за промоцију производа
- Наставити са пружањем корисничке подршке путем Twitter-а
Спринт ретроспектива
Након сваког спринта, Агиле тим лидер организује тимски састанак како би се анализирало шта је функционисало, шта није и шта треба имплементирати. Примери могу бити следећи:
Почети
Почети са применом нових алата за пројектно планирање
Почети са детаљним планирањем и дефинисањем очекивања за сваки задатак
Зауставити
- Престати са нагађањем током рада
- Зауставити рад у изолованим групама
Наставити
Наставити са отвореном комуникацијом и редовним повратним информацијама
Наставити са коришћењем претходно успешних техника решавања проблема
Корисни ресурси
Miro
Ваша потрага за најбољим шаблонима за Start Stop Continue може почети са Miro-м. Шаблон је једноставан за коришћење и доступан је у оквиру бесплатног плана претплате.
Шаблон се састоји од три колоне: Почети (зелено), Зауставити (црвено) и Наставити (црно). Испод сваког наслова колоне налази се колона испуњена бојом која одговара боји текста наслова. Ово олакшава повезивање наслова са листом.
Miro шаблон такође нуди три самолепљива дигитална листића у свакој колони. На ове дигиталне листиће се уносе идеје, предлози и повратне информације током ретроспективног састанка.
Можете једноставно додати још дигиталних листића копирањем и лепљењем. Такође можете поделити везу до овог радног простора са члановима тима ради колаборативног размишљања о Агиле ретроспективама.
Mural
Уколико тражите професионалнији шаблон, можете испробати један од шаблона које нуди Mural. Овај формат је идеалан за састанке са заинтересованим странама, професионалне презентације и слично.
Шаблон садржи разне визуелне елементе као што су бочна трака за додатне текстове, наслов, одељак са темама, као и колоне Почети, Зауставити и Наставити са иконама и дигиталним листићима.
На дну шаблона се налази одељак са чуварима места за текст и слике, где можете убацити лого бренда, слике тима, детаље следеће итерације и слично.
Сав текст који ви и ваш тим додате на шаблон ће се појавити у десној колони „Outline“. Шаблон је изузетно користан за тимове који раде са садржајем, као што су блогери, програмери, дигитални маркетари и сл.
Mural вам омогућава да представите свој рад сарадницима, тако да можете користити овај шаблон и током online састанака, у канцеларији или на било којој другој локацији.
Smartsheet
Smartsheet нуди најбољу колекцију шаблона за Start Stop Continue анализу. Од Агиле тимова до конвенционалних пословних одељења, свако може имати користи од ових Smartsheet шаблона.
За коришћење ових шаблона није неопходно регистровати се за бесплатан или плаћени налог. Шаблоне можете преузети и користити касније.
Ови формати су доступни у различитим форматима датотека, као што су Microsoft Word, Google Docs, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и Adobe PDF. Због тога ћете морати да увезете ове датотеке у апликације треће стране за беле табле за колаборативни рад, изузев Google Docs-а.
Smartsheet је организовао шаблоне по наслову, теми, називу, употреби и прегледу. На тај начин можете проверити карактеристике шаблона пре преузимања. На пример, шаблон за повратне информације о тиму Start Stop Continue нуди следеће:
- Табела са општим информацијама као што су циљ повратне информације, датум и име супервизора
- Колона са леве стране у којој се наводе имена чланова тима
- Одвојене колоне за унос података за ставке „Наставити“, „Почети“ и „Зауставити“
- Додатна колона, „Промена“, за документовање захтева за промене
Када завршите документ, можете га увести у Smartsheet пројектне табле.
Lucidspark
Уколико већ користите Lucidspark за колаборативни рад, можете увести овај шаблон за састанке евалуације, прегледе и Агиле спринтове.
Овај формат за прикупљање и анализу повратних информација представља једну од предности Lucid апликације. Међутим, за приступ овом шаблону, неопходна је плаћена претплата.
Шаблон садржи места за текст где можете снимити све важне информације о састанку, као што су наслов документа, назив компаније, датум, месец, назив тима и кратак датум.
Постоје и одвојене колоне у боји за прикупљање података за ставке „Почети“, „Зауставити“ и „Наставити“. Подразумевани шаблон садржи три дигитална листића у свакој колони. По потреби можете додати још листића.
Шаблон подржава дељење екрана табле и колаборацију у реалном времену путем Lucid апликације за дељење линкова. Поред тога, можете преузети документ у PDF формату, као слику и сл. и користити га за штампање, слање путем email-а и сл.
Neatro
Neatro помаже вашим Агиле и дигиталним пословним тимовима да постану ефикаснији и продуктивнији нудећи једноставан Start Stop Continue шаблон.
Шаблон се састоји од различитих ознака у боји, икона, статуса картица и оквира за коментаре за ефикасне ретроспективне састанке након завршетка једног спринта и почетка следећег.
Када се пријавите за апликацију и изаберете Start Stop Continue из библиотеке Neatro шаблона, апликација ће тражити од вас да унесете наслов састанка и закажете састанак. Једна занимљива карактеристика овог шаблона је игра разбијања леда са 200 питања која помажу тиму да развије иновативне идеје.
Током ретроспективног састанка, позвани чланови тима могу уносити своје коментаре за ставке „Почети“, „Зауставити“ и „Наставити“. Такође можете користити тајмер како би чланови вашег тима брже прикупили повратне информације.
Закључна реч
Сада сте упознати са дефиницијом, теоријом и применом технике ретроспективне анализе Start Stop Continue. Требало би да будете у могућности да примените ову технику у свом тиму или пројекту када се за то укаже потреба.
Ову технику анализе и прикупљања повратних информација можете практиковати на примерима из стварног света који су наведени у овом чланку. Међутим, могућности примене су огромне, те можете бити креативни у идентификовању професионалних и пословних околности где можете успешно применити Start Stop Continue и остварити велике бенефите.
Како би вам додатно помогли, наведени су алати и шаблони за виртуелне табле за колаборацију, где можете бесплатно добити готове Start Stop Continue шаблоне.
Ако желите да експериментишете са својим Агиле тимовима и процесима, требало би да прочитате и о Scrumban методологији за Агиле и DevOps менаџере.