Savremena tehnologija je preoblikovala način na koji se poslovi obavljaju, utičući na radnu dinamiku zaposlenih širom sveta.
Različite tehnološke inovacije, kao što su pametni telefoni, SaaS platforme, laptopovi i tableti, podstakle su razvoj digitalnih radnih prostora i koncept rada na daljinu. Ove inovacije igraju ključnu ulogu u digitalnoj transformaciji, omogućavajući timovima da rade efikasnije nego ikada pre.
Virtualne sobe sa podacima (VDR) predstavljaju značajan deo ove tehnološke revolucije. One su transformisale način na koji preduzeća zaključuju poslove. Ovaj tekst će se baviti VDR-ovima, njihovim prednostima, upotrebom i nekim od provajdera ovih usluga.
Šta je VDR ili virtualna soba sa podacima?
Virtualna soba sa podacima je online prostor ili skladište gde organizacije čuvaju poverljive informacije i dokumente. VDR-ovi se koriste u slučajevima finansijskih transakcija ili kada se radi sa trećim licima.
VDR-ovi su usluge skladištenja bazirane na oblaku koje omogućavaju deljenje privatnih ili osetljivih podataka sa partnerima, klijentima i drugim zainteresovanim stranama.
Virtualne sobe sa podacima koriste napredne metode enkripcije, što skladištenje čini veoma sigurnim i pouzdanim. VDR-ovi kodiraju podatke pre nego što ih prebace na servere u oblaku.
Takođe, omogućavaju korisnicima da biraju između različitih nivoa ograničenja i dozvola za dokumente. Ovo sprečava neovlašćeno kopiranje, deljenje ili štampanje podataka.
Upotreba virtualnih soba sa podacima
VDR-ovi nude prostor za detaljnu analizu koja je neophodna pri finalizaciji poslovnog ugovora. Ove transakcije obuhvataju dokumente i fajlove velikog obima.
Većina ovih dokumenata je poverljiva i sadrži veoma osetljive informacije. VDR nudi siguran način za sve zainteresovane strane da razmenjuju i pregledaju dokumente tokom pregovora.
Za održavanje poslovnih odnosa, preduzećima su neophodni česti transferi podataka i ugovori. Virtualne sobe sa podacima omogućavaju skladištenje ovih ugovora i čine ih dostupnim kada je to potrebno.
One funkcionišu kao centralizovana tačka pristupa za pravnike, eksterne i interne regulatore, računovođe i druge strane. Ovakav centralni sistem smanjuje rizik od kašnjenja i grešaka, a takođe nudi transparentnost u komunikaciji.
Prednosti virtualnih soba sa podacima
Virtualna soba sa podacima je idealno rešenje za svaku organizaciju. Može pomoći preduzećima da pojednostave proces deljenja dokumenata i učine ga mnogo efikasnijim. VDR-ovi nude širok spektar prednosti, među kojima su:
- Efikasno i bezbedno deljenje kritičnih i poverljivih poslovnih dokumenata i informacija.
- Zaštita osetljivih podataka o organizaciji.
- Sigurno upravljanje podacima i dokumentima.
- Pristup za više strana istovremeno.
- Mogućnost učitavanja velike količine podataka.
- Podrška mobilnim uređajima.
- Precizna funkcija pretrage.
U nastavku ćemo razmotriti slučajeve upotrebe virtualnih soba sa podacima.
Slučajevi korišćenja virtualnih soba sa podacima
Virtualne sobe sa podacima su primenjive u svim oblastima koje uključuju prikupljanje kapitala, finansijske transakcije i poslovne dogovore. Pogledajmo neke od ključnih primena VDR-ova.
Tehnologija
VDR-ovi su veoma korisno rešenje za tehnološku industriju. Omogućavaju velikim tehnološkim organizacijama da dele podatke i informacije između timova i širom sveta.
Korporativni razvoj
Korporativne strategije uključuju upotrebu velikih količina podataka. Korišćenje VDR-ova pomaže u identifikovanju trendova koji bi inače mogli ostati neprimećeni.
Investiciono bankarstvo
Industrija investicionog bankarstva u velikoj meri koristi virtualne sobe sa podacima. Procesi kao što su prikupljanje kapitala, IPO i M&A zahtevaju obimno deljenje podataka, što VDR čini nezamenljivim alatom.
Pravni sektor
Pravna industrija uključuje veliku količinu dokumentacije. Međutim, ova dokumentacija se sada pretvara u elektronske fajlove. Virtualne sobe sa podacima se koriste u ovoj industriji za čuvanje, preuzimanje i deljenje pravnih dokumenata.
Računovodstvene kompanije
VDR-ovi pomažu računovodstvenim i revizorskim organizacijama da dele svoje finansijske izveštaje sa klijentima putem bezbedne platforme.
Nekretnine
Industrija nekretnina uključuje veliku količinu papirne dokumentacije i razmenu dokumenata. VDR pomaže u skladištenju i upravljanju ovim dokumentima bez rizika.
Virtualne sobe naspram fizičkih soba sa podacima
Pre pojave digitalne tehnologije, korišćene su fizičke sobe sa podacima. One su služile za skladištenje važnih dokumenata, dokumentacije o intelektualnoj svojini i drugog. Fizičke sobe sa podacima su bile stvarne fizičke lokacije.
Međutim, sa razvojem digitalne tehnologije, virtualni ili elektronski dokumenti su zamenili fizičke dokumente. Shodno tome, virtualne sobe sa podacima su zamenile fizičke sobe sa podacima. Virtualne sobe sa podacima imaju mnoge prednosti u odnosu na fizičke sobe. Razmotrimo neke od njih:
#1. Razlika u troškovima
Fizičke sobe sa podacima zahtevaju iznajmljivanje prostora i odgovarajuće sigurnosne mere za zaštitu dokumenata. Ovo podrazumeva visoke troškove u vezi sa zakupom, održavanjem, obezbeđenjem itd.
S druge strane, virtualne sobe sa podacima su rešenja u oblaku koja nude mogućnost sigurnog skladištenja velike količine podataka. Virtualna soba sa podacima je mnogo isplativija od fizičke.
#2. Vreme preuzimanja podataka
Možete zamisliti koliko bi bilo teško pretraživati ogromnu količinu fizičkih dokumenata. Trebalo bi vam mnogo vremena, čak i ako je sve savršeno organizovano.
U poređenju s tim, VDR-ovi vam omogućavaju da pretražujete i preuzimate podatke za nekoliko sekundi. Svako sa dozvolom za pristup dokumentima može odmah pretraživati i preuzimati podatke, bez čekanja.
#3. Efikasnost
VDR-ovi pomažu u poboljšanju efikasnosti upravljanja dokumentima, a time i poslovnih procesa. Omogućavaju da dokumenti stignu do više strana za kratko vreme.
Kada je reč o fizičkim sobama sa podacima, strane moraju da zakažu sastanke da bi pristupile sobi. Stoga bi nivo efikasnosti bio nizak.
#4. Poverljiva komunikacija
VDR-ovi omogućavaju poverljivu i privatnu komunikaciju između strana. Možete odgovoriti na određena pitanja iz druge organizacije, a da nikome ne dozvolite pristup svim informacijama. Možete dati dozvolu za pregled dokumenata kome god želite.
#5. Praćenje
VDR-ovi omogućavaju lako praćenje pregleda dokumenata. Istovremeno, to je nemoguće u fizičkim sobama sa podacima. Ne možete da kontrolišete ko gleda koji dokument. Međutim, virtualne sobe sa podacima vam omogućavaju da vidite koliko je ljudi pregledalo vaše fajlove. Dobijate dnevne izveštaje o tome, što čini praćenje praktičnim.
Mnogi provajderi virtualnih soba sa podacima nude odlične funkcije. Različite funkcije omogućavaju efikasno upravljanje dokumentima i fajlovima na mreži.
Alati virtualnih soba sa podacima
Razmotrimo neke od najboljih provajdera virtualnih soba sa podacima koje možete uzeti u obzir.
iDeals
iDeals nudi platformu za saradnju i bezbedno deljenje važnih poslovnih dokumenata. Omogućava vam da otpremate fajlove pomoću jednostavne funkcije prevlačenja i otpuštanja. Možete otpremati više fajlova istovremeno i uštedeti vreme.
Podržava više od 25 različitih formata fajlova i omogućava integraciju sa Windows Explorerom. Jednostavne opcije za pretragu teksta i filteri čine preuzimanje podataka mnogo lakšim.
Ansarada
Ansarada je pametna virtualna soba sa podacima koja funkcioniše kao mnogo više od rešenja za skladištenje i deljenje fajlova. Integriše se sa drugim platformama kako bi omogućila dvosmernu sinhronizaciju i nudi funkciju prevlačenja i otpuštanja za brzo otpremanje dokumenata i fajlova.
Ansarada vam omogućava da pratite i kontrolišete sve svoje aktivnosti. Koristi veštačku inteligenciju za automatizaciju izveštavanja, predviđanje rezultata i drugo.
CapLinked
CapLinked pruža bezbedna i jednostavna rešenja virtualnih soba sa podacima za organizacije koje žele sigurno da čuvaju svoje dokumente. Omogućava vam da odmah otpremate dokumente i ograničite pristup davanjem dozvole samo željenim stranama.
Možete otpremati više fajlova odjednom i uštedeti svoje dragoceno vreme. Sigurnost na nivou preduzeća osigurava da su vaši važni dokumenti uvek bezbedni i zaštićeni. CapLinked nudi sobe sa podacima za projekte, organizacije i preduzeća bilo koje veličine i budžeta.
OneHub
Saradjujte lako i bez problema sa svojim kolegama, klijentima i partnerima na bezbedan način. Uz OneHub, možete bez brige da delite poverljive poslovne informacije.
Omogućava vam da brzo otpremate fajlove pomoću funkcije prevlačenja i otpuštanja. Njegovo napredno praćenje aktivnosti omogućava vam da pratite sve aktivnosti u sobi sa podacima. Možete pregledati više od 30 vrsta fajlova. Takođe, možete lako da pojednostavite saradnju dodeljivanjem zadataka, davanjem dozvola i drugim funkcijama.
Ova soba sa podacima dolazi sa enkripcijom na bankarskom nivou.
Box
Box vam omogućava da bezbedno upravljate svojim ponudama, M&A i ugovorima uz maksimalnu zaštitu. Dolazi sa više od 1400 integracija koje olakšavaju procese. Poboljšava korisničko iskustvo tako što omogućava pregled fajlova u pretraživaču i pristup sa mobilnih uređaja.
Njegova vrhunska bezbednost sprečava neovlašćeni pristup i obezbeđuje siguran pristup dokumentima. Kontrole foldera i jake korisničke dozvole prate sumnjive aktivnosti.
Zaključak
Kao što vidite, virtualne sobe sa podacima su veoma važne i korisne kada se radi sa važnom dokumentacijom. Svaki sektor koji uključuje elektronsku dokumentaciju i transakcije treba sigurne virtualne sobe sa podacima kako bi se osigurala maksimalna sigurnost dokumenata.
Možete razmotriti bilo kog od navedenih VDR provajdera i fokusirati se na svoj poslovni rad bez brige.
Takođe, možete pogledati softver za automatizaciju dokumenata kako biste uštedeli radne sate.