Технологија је трансформисала начин пословања и рад запослених широм света.
Различите нове технологије, попут паметних телефона, СааС-а, лаптопова, таблета, итд., промовисале су дигиталне радне просторе и рад на даљину. Они имају велику улогу у дигиталној трансформацији, омогућавајући тимовима да раде ефикасније него икад.
ВДР-ови или виртуелне собе са подацима су један од делова ове револуције у погледу технологије. Виртуелне собе са подацима су потпуно промениле начин склапања послова за предузећа. Овај пост ће истражити ВДР-ове, њихове предности, употребу и неке ВДР провајдере.
Преглед садржаја
Шта је ВДР или виртуелна соба са подацима?
Виртуелна соба са подацима је онлајн простор или спремиште где организације чувају поверљиве податке и датотеке. Они користе ВДР-ове у случају обављања финансијских трансакција или када имају посла са трећим лицима.
ВДР-ови су услуге складиштења засноване на облаку које омогућавају дељење приватних или поверљивих информација са партнерима, клијентима и још много тога.
Виртуелне собе са подацима користе јаке методе шифровања, које складиштење чине прилично поузданим и сигурним. ВДР-ови кодирају податке пре него што их преместе у облак за складиштење.
Такође вам омогућавају да бирате између различитих подешавања ограничења и дозвола за документе. Ово спречава копирање, дељење или штампање података без дозволе.
Коришћење виртуелних просторија са подацима
ВДР-ови нуде простор за дужну пажњу која је потребна приликом финализације пословног уговора. Ове трансакције укључују документе и датотеке великих величина и у већим количинама.
Већина ових докумената је поверљива и садржи веома осетљиве податке. ВДР нуди поуздан начин за све заинтересоване људе да размене и прегледају документе током преговора.
Да би предузећа одржавала пословне односе, потребни су чести пренос података и уговори. Виртуелне собе са подацима обезбеђују складиштење ових уговора и чине их доступним кад год је то потребно.
Они раде као централизована приступна тачка за адвокате, екстерне и интерне регулаторе, рачуновође и више страна. Такав централни систем смањује ризик од кашњења и грешака. Такође нуди транспарентност у комуникацији.
Предности виртуелних соба са подацима
Виртуелна соба са подацима је савршено решење за сваку организацију. Може помоћи предузећима да поједноставе процес дељења докумената и да га учине много ефикаснијим. Они нуде широк спектар предности, од којих неке укључују:
- Ефикасно дељење критичних и приватних пословних докумената и информација безбедно.
- Понудите заштиту информацијама о организацији.
- Безбедно и безбедно управљање подацима и документима.
- Доступан за више страна истовремено.
- Могуће је учитавање велике количине података.
- Подршка мобилним уређајима.
- Доступна је прецизна функција претраге.
Затим ћемо истражити случајеве употребе виртуелних просторија са подацима.
Случајеви коришћења виртуелних соба са подацима
Виртуелне собе са подацима су применљиве у свим областима које укључују прикупљање капитала, финансијске трансакције и пословне послове. Хајде да погледамо неке од главних примена ВДР-а.
Технологија
ВДР-ови су веома корисна решења за технолошку индустрију. Ово омогућава највећим технолошким организацијама да деле податке и информације између тимова и шире широм света.
Корпоративни развој
Корпоративне стратегије укључују велику количину коришћења низова података. Употреба ВДР-ова помаже у идентификацији трендова података који иначе остају непримећени.
Инвестиционо банкарство
Индустрија инвестиционог банкарства у великој мери користи виртуелне просторије са подацима. Процеси као што су прикупљање капитала, ИПО и М&А захтевају огромну дељење података, што ВДР чини обавезним.
Правни сектор
Правна индустрија укључује велику количину папирологије. Међутим, ова папирологија се претвара у електронске документе. И тако су виртуелне собе са подацима ушле у игру у овој индустрији за складиштење, преузимање и дељење правних докумената.
Рачуноводствене компаније
ВДР-ови помажу рачуноводственим и ревизорским организацијама да поделе своје рачуне и ревизорске извештаје са клијентима преко безбедне платформе.
Некретнина
Индустрија некретнина укључује велику количину папирологије и размену докумената. ВДР помаже у складиштењу и управљању овим документима без икаквог ризика.
Виртуелне собе са физичким подацима
Раније, пре еволуције дигиталне технологије, коришћене су просторије са физичким подацима. Они су коришћени за складиштење критичних докумената, докумената о интелектуалној својини и још много тога. Собе са физичким подацима биле су стварне физичке локације.
Али сада, са еволуцијом дигиталне технологије, виртуелни или електронски документи заменили су физичке документе. Као резултат тога, виртуелне собе са подацима замениле су просторије за физичке податке. Виртуелне собе са подацима имају много предности у односу на просторије са физичким подацима. Хајде да сазнамо неколико:
#1. Разлика у трошковима
Просторије са физичким подацима захтевају локацију која се изнајмљује и одговарајуће безбедносне објекте за заштиту докумената. То значи да је било великих трошкова у вези са изнајмљивањем, одржавањем, обезбеђењем итд.
С друге стране, виртуелне собе са подацима су решења у облаку која нуде могућност безбедног складиштења огромних количина података. Виртуелна соба са подацима је много исплативија од физичке.
#2. Дата Ретриевал Тиме
У просторијама са физичким подацима, можете замислити колико би било тешко претраживати гомилу присутних докумената. Биће вам потребни сати да то урадите, чак и ако је савршено организовано.
У поређењу са овим, ВДР-ови вам омогућавају да то урадите неприметно и за неколико секунди. Свако са дозволом за приступ документима може одмах претраживати и преузимати податке без чекања.
#3. Ефикасност
ВДР-ови помажу у побољшању ефикасности управљања документима, а самим тим и пословним процесима. Пошто омогућава да документи стигну до више понуђача за скоро кратко време.
Али када говоримо о просторијама са физичким подацима, понуђачи морају заказати састанке да би приступили просторији. Тако би ниво ефикасности био низак.
#4. Поверљива комуникација
ВДР-ови омогућавају поверљиву и приватну комуникацију између страна. Можете да одговорите на одређена питања из друге организације, а да никоме не дозволите приступ вашим информацијама. Можете дати било коме дозволу да види ваше документе или више.
#5. Праћење
ВДР-ови нуде лако праћење приказа докумената. У исто време, то је немогуће у просторијама са физичким подацима. Не можете да контролишете ко гледа који документ. Али виртуелне собе са подацима вам омогућавају да видите колико је људи погледало ваше датотеке. Добијате дневне извештаје о томе, што чини праћење практичним.
Више провајдера виртуелних просторија за податке нуди одличне функције. Различите функције вам омогућавају да ефикасно и ефективно управљате својим документима и датотекама на мрежи.
Алати виртуелних соба података
Хајде да истражимо најбоље добављаче виртуелних просторија за податке које можете узети у обзир.
иДеалс
иДеалс нуди начин за сарадњу и безбедно дељење критичних пословних докумената. Омогућава вам да отпремите своје датотеке помоћу функције лаког превлачења и отпуштања. Можете масовно да отпремате датотеке и уштедите своје драгоцено време.
Подржава преко 25 различитих формата датотека и омогућава вам интеграцију са Виндовс Екплорер-ом. Његове једноставне опције претраживања текста и филтери чине преузимање података много практичнијим.
Ансарада
Ансарада је паметна виртуелна соба са подацима која функционише много више од решења за складиштење и дељење датотека. Интегрише се са другим платформама како би омогућио двосмерну синхронизацију и нуди функцију превлачења и испуштања која вам омогућава брзо отпремање докумената и датотека.
Ансарада вам омогућава да пратите и контролишете све своје радње. Поткрепљена је снагом вештачке интелигенције, која вам помаже да аутоматизујете извештавање, предвидите исходе и још много тога.
ЦапЛинкед
ЦапЛинкед пружа безбедна и једноставна решења виртуелних просторија за податке за организације да безбедно чувају своје документе. Омогућава вам да тренутно отпремите документе и ограничите приступ давањем дозволе странама које желите.
Можете да отпремате датотеке на велико и тако уштедите своје драгоцено време. Сигурност на нивоу предузећа осигурава да су ваши критични документи увек безбедни и заштићени. ЦапЛинкед нуди собе са подацима за пројекте, организације и предузећа било које величине и буџета.
ОнеХуб
Лако и неприметно сарађујте са својим колегама, клијентима и партнерима на безбедан начин. Уз ОнеХуб, можете без бриге да делите своје приватне пословне информације.
Омогућава вам да брзо отпремите датотеке помоћу функције превлачења и отпуштања. Његово напредно праћење активности омогућава вам да пратите све у просторији са подацима. Можете имати висококвалитетне прегледе за преко 30 типова датотека. Можете лако да поједноставите сарадњу додељивањем задатака, давањем дозвола и још много тога.
Ова соба са подацима долази са шифровањем на нивоу банке.
Кутија
Бок вам омогућава да безбедно управљате својим понудама, М&А и уговорима са највећом заштитом. Долази са више од 1400 интеграција које олакшавају процесе. Омогућава вам да побољшате своје корисничко искуство омогућавањем прегледа у прегледачу и мобилних приступа.
Његова врхунска безбедност спречава неовлашћени приступ и обезбеђује сигуран приступ документима. Контроле фасцикле и јаке корисничке дозволе прате сумњиве активности.
Завршне речи
Дакле, видите колико су виртуелне собе са подацима важне и корисне када говоримо о критичној документацији. Сваки сектор који укључује електронску документацију и трансакције треба сигурне виртуелне просторије са подацима како би се осигурала највећа сигурност докумената.
Можете узети у обзир било ког од горе предложених ВДР провајдера и усредсредити се на свој пословни рад без икаквих брига.
Затим можете да проверите софтвер за аутоматизацију докумената да бисте уштедели радне сате.