Bilo da se radi o poslovnim putovanjima ili poreskim obavezama, moguće je da će vam u nekom trenutku biti potreban obrazac za troškove. Ukoliko vaša firma ili konsultant ne obezbeđuju gotov šablon, možete ga kreirati sami uz pomoć predloška koji nudi Microsoft Word.
Kreiranje obrasca za troškove
Izveštavanje o troškovima je ključni deo svakog poslovnog putovanja. Iako svaka kompanija može imati sopstvena pravila i smernice za refundaciju troškova, osnovna struktura i stavke u obrascu su obično slične, bez obzira na to gde se nalazite.
Ako popunjavate obrazac za troškove u ime vaše kompanije, prvo proverite da li postoje specifične smernice ili šablon koji treba koristiti.
Ukoliko sami kreirate obrazac, Word nudi prilično koristan šablon kao polaznu tačku. Iako možda neće u potpunosti odgovarati vašim potrebama, to je odličan početak.
Najpre, otvorite Word. Na levoj strani ekrana, kliknite na opciju „Novo“.
U polju za pretragu ukucajte „troškovi“.
Pritisnite „Enter“ da biste videli dostupne predloške, a zatim kliknite na željeni rezultat.
Otvoriće se novi prozor sa nazivom i opisom šablona, kao i pregledom istog. Kliknite na „Kreiraj“.
Vaš novi obrazac za troškove će se pojaviti. Pregledajte ga i izvršite potrebne izmene. Postarajte se da boje i tipografija odgovaraju vizuelnim standardima vaše kompanije.
Nakon što izvršite sve potrebne izmene, možete sačuvati ovaj šablon i koristiti ga kada budete spremni da pratite svoje troškove. Preporučljivo je da evidentirate troškove redovno, umesto da čekate kraj putovanja, jer je lako zaboraviti šta ste kupili pre nekoliko dana.
Evo najčešćih kategorija troškova koje ljudi obično prate:
Hotel
Prevoz (uključuje avionske karte, javni prevoz, iznajmljivanje vozila, a ponekad i kilometražu)
Gorivo
Obroci
Telefon (Mnoge kompanije zahtevaju kupovinu lokalne SIM kartice, dok druge mogu tolerisati troškove rominga)
Zabava (Ovo spada u kategoriju „razumnih troškova“. Preporučljivo je da dobijete prethodno odobrenje pre nego što izvedete klijente na večeru ili zabavu. Ukoliko to ne uradite, vodite računa da ne preterujete jer to može stvoriti probleme sa vašom kompanijom.)
Ostalo
Kao dobra praksa, uvek je najbolje zatražiti prethodno odobrenje za troškove pre putovanja, kako biste izbegli potencijalne nesuglasice oko refundacije nakon što ste već potrošili novac. Takođe, obratite pažnju na limite potrošnje koje je kompanija odredila za različite lokacije. Većina kompanija će obezbediti veće limite ako putujete na mesta gde su troškovi života viši.
Obavezno čuvajte sve račune, dokumentujte sve troškove, popunite izveštaj o troškovima i bićete spremni!