Preporučuje se korišćenje OHIO metode za upravljanje elektronskom poštom
Za efikasno sortiranje vaših mejlova, predlažemo primenu OHIO (Samo Jednom Rukuj) pristupa. Ključni deo ove metode je arhiviranje onih mejlova koje želite sačuvati – prebacite ih iz prijemnog sandučeta! U nastavku teksta saznaćete zašto je arhiviranje od presudnog značaja i zbog čega je bolje izbegavati korišćenje foldera.
Zašto je važno arhivirati mejlove?
Podsetimo se ključne ideje iz našeg teksta o OHIO metodi: vaše prijemno sanduče nije namenjeno za arhivu, otpad, registrator ili skladište. Ono je isključivo prijemno sanduče!
Kada se u prijemnom sandučetu nakupi stotine ili hiljade mejlova, oni brzo postaju nepregledni. Što je mejl dublje zakopan, teže ga je pronaći. Pretraga određenih mejlova postaje otežana, vaš klijent za e-poštu radi sporije (čak i kada pristupate mejlovima putem pretraživača kao što je Gmail), a može doći i do smanjenja prostora za skladištenje ako koristite Outlook ili Apple Mail na mobilnom telefonu.
Zaključak je da nema logike čuvati sve svoje mejlove u prijemnom sandučetu, a postoji mnogo dobrih razloga da to ne radite.
S tim na umu, neophodno je da obradite mejlove (odgovorite, prosledite, pretvorite ih u zadatke, zakažete sastanak) i zatim ih ili izbrišete ili arhivirate. U nastavku teksta objasnićemo kako to možete uraditi.
Kako organizovati arhivu mejlova?
Vaši mejlovi bi trebalo da budu premešteni u folder pod nazivom „Arhiva“. Nemojte ih prebacivati u jedan od stotina pažljivo organizovanih foldera, već u jedan jedini folder namenjen arhivi.
Ovo je smela tvrdnja koja zahteva dodatno objašnjenje.
Pre svega, za kreiranje i održavanje hijerarhije foldera potrebno je vreme, koje je bolje iskoristiti za obradu samih mejlova. Pored toga, često je teško odlučiti gde tačno treba smestiti određeni mejl. Na primer, da li mejl kolege o kašnjenju projekta treba da ide u folder tog projekta, folder te osobe ili u folder sa lekcijama naučenim? Donošenje ovakvih odluka oduzima vreme i energiju. Na kraju, pronalazak mejla može biti izuzetno težak ako ga tražite među stotinama mejlova u različitim folderima.
Arhiviranje u jedan folder pojednostavljuje proces premeštanja mejlova iz prijemnog sandučeta. Ne morate trošiti mentalnu energiju na razmišljanje i donošenje odluka. Jednostavno obradite mejl i prebacite ga u arhivu. Proces ne može biti jednostavniji, a kada je cilj da držite korak sa neprekidnim prilivom mejlova, želite da vaš sistem bude što jednostavniji i efikasniji. Svaka poteškoća ili smetnja se značajno umnožava, pa će nešto što je manja smetnja za jedan mejl postati ogromna prepreka za stotine mejlova.
Za neke će ovo biti pravo olakšanje u odnosu na komplikovane strukture foldera, ali drugi će se teško pomiriti sa gubitkom njihove pažljivo kreirane i organizovane strukture. Ako ste među ovim drugima, onda će vam ovo rešenje možda biti teško prihvatiti. Razumemo vašu bol, iako smo uvereni da će dugoročne prednosti jedne jedinstvene arhive nadmašiti kratkotrajne neprijatnosti promene sistema.
Kako masovno arhivirati mejlove?
Verovatno vam je jasno da je za arhiviranje mejlova potrebno samo da ih premestite u folder „Arhiva“. Međutim, ako imate stotine ili hiljade mejlova u prijemnom sandučetu, njihovo premeštanje jedan po jedan može delovati kao ogroman zadatak. Idealno rešenje je pronaći način da se to uradi masovno.
Ako koristite klijente kao što su Microsoft Outlook ili Apple Mail, možete lako selektovati više mejlova. Kliknite na jedan mejl u prijemnom sandučetu, skrolujte naniže, držite pritisnut taster SHIFT na tastaturi i kliknite na drugi mejl. Na taj način ste selektovali sve mejlove između prva dva. Sada ih možete prevući u folder „Arhiva“ ili upotrebiti dugme „Arhiva“. Kao što je ikonica diskete nekada predstavljala „Save“ opciju, tako postoji i standardna ikonica „Arhiva“ koja podseća na klasičnu kartonsku arhivsku kutiju. Ova ikonica se nalazi u aplikacijama Outlook i Apple Mail (i na desktop i mobilnim verzijama) kao dugme za arhiviranje.
U Outlook-u možete kreirati i „Quick Step“ akciju koja će jednim klikom označiti sve selektovane mejlove kao pročitane i premestiti ih u folder „Arhiva“ (ili putem prečice na tastaturi).
Ako ste odlučili da krenete od nule, uvek možete selektovati sve mejlove u prijemnom sandučetu prečicom na tastaturi Ctrl + A (Command + A na Mac-u) i arhivirati ih. Ne možemo sa sigurnošću tvrditi da je ovo prava stvar za vas, ali ćete svakako brzo isprazniti prijemno sanduče.
U web interfejsu kao što je Gmail, mejlove možete birati po stranicama, klikom na potvrdni okvir na vrhu stranice.
Nakon što odaberete mejlove, kliknite na „Arhiviraj“ da ih premestite.
Ne postoji prečica na tastaturi za selektovanje svih mejlova u Gmail prijemnom sandučetu (iako će * + a selektovati sve mejlove na stranici), ali kada selektujete sve mejlove na stranici, traka sa porukom će se pojaviti iznad mejlova, dajući vam opciju da selektujete sve mejlove u prijemnom sandučetu.
Klikom na ovu vezu možete selektovati sve mejlove u prijemnom sandučetu. Traka sa porukom će se promeniti i dati vam mogućnost da poništite selekciju.
Koliko često arhivirati mejlove?
Učestalost arhiviranja mejlova zavisi od vas. Kao što smo već napomenuli, imati prazno prijemno sanduče je u najboljem slučaju privremeno, a u najgorem gotovo nemoguće. Ne možete kontrolisati šta stiže u vaše prijemno sanduče, jer svako sa vašom adresom može poslati mejl. Dakle, čak i ako uspete da ispraznite prijemno sanduče, ono neće dugo ostati prazno. Ipak, nije loš cilj kojem treba težiti, jer ukoliko imate prazno prijemno sanduče, makar i kratkotrajno, sigurno ćete skinuti pritisak sa sebe. Međutim, ono neće ostati prazno, tako da je upravljanje mejlovima proces, a ne cilj. Naravno, ne morate arhivirati mejlove ako ne morate da ih čuvate, možete ih jednostavno izbrisati – to je odlična opcija za uštedu prostora.
Dakle, umesto da svu svoju energiju usmerite na arhiviranje (ili brisanje) svakog mejla u prijemnom sandučetu, fokusirajte se na dostižne ciljeve koji će smanjiti vaš stres u vezi sa mejlovima. Samo vi znate šta će smanjiti vaš stres, ali neki od primera ciljeva su:
- Na kraju dana nemate mejlove visokog prioriteta.
- U prijemnom sandučetu nema mejlova starijih od dva radna dana.
- Nema mejlova od vašeg osoblja/menadžera/klijenata (izbrišite po potrebi) na kraju nedelje.
Utvrdite koji mejlovi vam izazivaju najviše stresa. Obradite i arhivirajte (ili izbrišite) te mejlove kao prioritet.