Excel-ova funkcija „Tekst u kolone“ omogućava deljenje sadržaja ćelije na više kolona. Ova jednostavna mogućnost štedi korisnicima vreme i trud koji bi inače potrošili na ručno razdvajanje teksta u ćelijama.
Počećemo sa osnovnim primerom razdvajanja podataka u dve kolone. Zatim ćemo istražiti još dve manje poznate primene ove funkcije, koje mnogi korisnici Excel-a ne koriste.
Razdvajanje teksta pomoću graničnika
U prvom primeru, koristićemo funkciju „Tekst u kolone“ sa razgraničenim podacima. Ovo je čest scenario, pa ćemo početi sa njim.
U datom primeru, imamo spisak imena u jednoj koloni. Želimo da razdvojimo ime i prezime u zasebne kolone.
U ovom slučaju, želimo da imena ostanu u koloni A, a da se prezimena prebace u kolonu B. Kolona B već sadrži podatke (Odeljenje), pa prvo treba da ubacimo novu kolonu i damo joj odgovarajući naslov.
Nakon toga, selektujte opseg ćelija sa imenima i kliknite na „Podaci“ > „Tekst u kolone“.
Otvoriće se čarobnjak sa tri koraka. U prvom koraku, potrebno je da navedete kako je tekst razdvojen. „Razgraničeno“ znači da su delovi teksta koje želite da razdvojite odvojeni posebnim karakterom, kao što su razmak, zarez ili kosa crta. To je opcija koju ćemo ovde izabrati. (O opciji „Fiksna širina“ ćemo govoriti u sledećem odeljku.)
U drugom koraku, navedite znak koji se koristi kao graničnik. U našem primeru, imena i prezimena su razdvojena razmakom. Zato ćemo poništiti opciju „Tab“ i označiti opciju „Razmak“.
U poslednjem koraku, možemo da formatiramo sadržaj. U našem primeru, ne moramo da primenjujemo nikakvo formatiranje, ali možete da odredite da li su podaci u tekstualnom ili formatu datuma, pa čak i da konvertujete jedan format u drugi tokom procesa.
Takođe ćemo ostaviti odredište kao $A$2 kako bi se ime razdvojilo na trenutnoj poziciji, a prezime prebacilo u kolonu B.
Kada kliknemo na „Završi“ u čarobnjaku, Excel će razdvojiti ime i prezime, i sada imamo novu, popunjenu kolonu B.
Razdvajanje teksta pomoću fiksne širine
U ovom primeru, razdvojićemo tekst koji ima fiksnu širinu. U datom primeru, imamo šifru fakture koja uvek počinje sa dva slova, a zatim sledi promenljiv broj cifara. Dvoslovni kod predstavlja klijenta, a brojčana vrednost predstavlja broj fakture. Želimo da odvojimo prva dva znaka koda fakture od brojeva koji slede, i da te vrednosti smestimo u kolone „Klijent“ i „Broj fakture“ (kolone B i C). Takođe želimo da ceo kod fakture ostane nepromenjen u koloni A.
Pošto se šifra fakture uvek sastoji od dva znaka, ona ima fiksnu širinu.
Započnite tako što ćete selektovati opseg ćelija sa tekstom koji želite da podelite, a zatim kliknite na „Podaci“ > „Tekst u kolone“.
Na prvoj stranici čarobnjaka, izaberite opciju „Fiksna širina“, a zatim kliknite na „Dalje“.
Na sledećoj stranici, potrebno je da navedemo pozicije u koloni na kojima želimo da podelimo sadržaj. To se radi klikom na željeno mesto u pregledu.
Napomena: Funkcija „Tekst u kolone“ ponekad daje predloge za razdvajanje. To može uštedeti vreme, ali treba biti oprezan jer predlozi nisu uvek tačni.
U delu „Pregled podataka“, kliknite na mesto gde želite da ubacite pauzu, a zatim kliknite na „Dalje“.
U poslednjem koraku, ukucajte ćeliju B2 (=$B$2) u polje „Odredište“, a zatim kliknite na „Završi“.
Brojevi faktura su uspešno razdvojeni u kolone B i C. Originalni podaci ostaju u koloni A.
Dakle, sada smo razmotrili razdvajanje sadržaja pomoću graničnika i fiksne širine, kao i razdvajanje teksta na mestu i prebacivanje na različite lokacije na radnom listu. Sada ćemo pogledati još dve specijalne primene funkcije „Tekst u kolone“.
Konvertovanje američkih datuma u evropski format
Jedna od fantastičnih primena funkcije „Tekst u kolone“ je konvertovanje formata datuma. Na primer, konvertovanje američkog formata datuma u evropski ili obrnuto.
Živim u Velikoj Britaniji, pa kada uvozim podatke u Excel tabelu, ponekad se oni čuvaju kao tekst. To je zato što su originalni podaci iz SAD i formati datuma ne odgovaraju regionalnim podešavanjima konfigurisanih u mojoj instalaciji Excel-a.
Funkcija „Tekst u kolone“ pomaže u konverziji ovih formata. Ispod su neki datumi u američkom formatu koje moj Excel ne prepoznaje.
Prvo, selektujte opseg ćelija sa datumima za konverziju, a zatim kliknite na „Podaci“ > „Tekst u kolone“.
Na prvoj stranici čarobnjaka ostavite „Razgraničeno“, a u drugom koraku uklonite sve opcije za razgraničenje, jer zapravo ne želimo da delimo sadržaj.
Na poslednjoj stranici, izaberite opciju „Datum“ i koristite listu za određivanje formata datuma koji ste primili. U ovom primeru, izabraću „MDY“—format koji se obično koristi u SAD.
Nakon što kliknete na „Završi“, datumi su uspešno konvertovani i spremni za dalju analizu.
Konvertovanje međunarodnih formata brojeva
Pored toga što je alat za konvertovanje različitih formata datuma, funkcija „Tekst u kolone“ može da konvertuje i međunarodne formate brojeva.
U Velikoj Britaniji, decimalni zarez se koristi u formatima brojeva. Tako, na primer, broj 1.064,34 je nešto više od hiljadu.
Međutim, u mnogim zemljama se umesto toga koristi decimalna tačka. Dakle, Excel bi pogrešno protumačio taj broj i sačuvao ga kao tekst. Oni bi predstavili broj kao 1.064,34.
Srećom, kada radimo sa međunarodnim formatima brojeva u Excel-u, funkcija „Tekst u kolone“ može da nam pomogne da konvertujemo ove vrednosti.
U primeru ispod, imam listu brojeva formatiranih sa decimalnim zarezom. Dakle, moja regionalna podešavanja u Excel-u ih nisu prepoznala.
Ovaj proces je skoro identičan onom koji smo koristili za konvertovanje datuma. Selektujte opseg vrednosti, idite na „Podaci“ > „Tekst u kolone“, izaberite opciju „Razgraničeno“ i uklonite sve znakove za razdvajanje. U poslednjem koraku čarobnjaka, ovoga puta ćemo izabrati opciju „Opšte“, a zatim kliknuti na dugme „Napredno“.
U prozoru koji se otvori, unesite znak koji želite da koristite za razdvajanje hiljada i decimalni separator. Kliknite na „OK“, a zatim na „Završi“ kada se vratite u čarobnjak.
Vrednosti se konvertuju i sada su prepoznate kao brojevi za dalje izračunavanje i analizu.
Funkcija „Tekst u kolone“ je moćnija nego što mnogi ljudi shvataju. Njena klasična primena za razdvajanje sadržaja u različite kolone je izuzetno korisna, posebno kada radimo sa podacima koje dobijamo od drugih. Manje poznate mogućnosti za konvertovanje formata datuma i međunarodnih brojeva su zaista korisne.