Решавање недоумица у вези са вашим софтвером
Да ли се често сусрећете са бројним питањима и нејасноћама у вези са вашим онлајн софтвером?
Ако је ваш одговор потврдан, могуће је да имате кориснике који још увек нису у потпуности разумели ваш производ и његове могућности.
Стално примање питања о софтверу може оптеретити ваш тим за подршку и довести до исцрпљивања ресурса. Да бисте помогли свом тиму да избегне овај сценарио, једно од решења је стварање онлајн документације за ваш софтвер.
Шта је онлајн документација?
Онлајн документација функционише као приручник, који корисницима помаже да разумеју шта је ваш производ и како се користи. Она објашњава карактеристике производа корак по корак, омогућавајући корисницима да схвате како производ може да им помогне.
Можете укључити слике, видео записе, GIF-ове и друге мултимедијалне садржаје, како бисте показали како се користе различите функције производа. Комплексност онлајн документације варира у зависности од производа. За неке, документација може бити у облику одељка са честим питањима, док за друге може бити детаљан преглед производа.
Како функционише онлајн документација?
Постоји више начина на које онлајн документација може бити корисна. Ево кратке листе да бисте проценили њен потенцијал:
- Централизовано складиште информација: Све информације о производу су доступне на једном месту, што олакшава приступ клијентима и тиму за подршку, кад год им је потребна помоћ у вези са функцијама или начином рада.
- Уштеда времена и енергије: Централизовано складиште информација о производу омогућава клијентима и подршци да уштеде време и енергију у проналажењу решења. Помаже у избегавању исцрпљивања тима за подршку, који се на тај начин може фокусирати на хитне проблеме.
- Подстицање ангажовања и задржавања: Алати за софтверску документацију помажу у задржавању корисника, одржавајући њихов ангажман са брендом. Корисници могу пронаћи одговоре на питања о производу и његовим функцијама на једном месту, без потребе да траже информације на другим местима. На тај начин остају повезани са вашим брендом.
- Детаљно познавање производа: Документација омогућава приступ детаљним информацијама о производу, од његовог подешавања до свих функција. Корисници могу сазнати када је објављена нова верзија и шта се променило у односу на претходну. Ово помаже потенцијалним клијентима у процесу доношења одлука, јер обухвата и студије случаја из различитих индустрија.
- Побољшање корисничког искуства: Једна од највећих предности онлајн документације је унапређење корисничког искуства. Тим за подршку штеди време, а корисници добијају решења без чекања у редовима или слања е-порука.
Како одабрати право решење за онлајн документацију?
Разумевање шта је онлајн документација и како она функционише није довољно за одабир најбољег алата. Следећи критеријуми вам могу помоћи у процесу одабира:
#1. Интуитивни уређивач
Једноставан и функционалан уређивач је кључан. Могуће је да ће више људи уређивати један чланак истовремено. Стога је важно да сви могу да виде ко прави какве измене.
#2. Интелигентна претрага
Опција претраге је веома важна за сваку платформу за документацију. Ништа није горе од корисника који напусти вашу документацију јер не може пронаћи информације, чак и ако оне постоје. Интелигентна претрага штеди време корисницима и помаже им да брзо пронађу одговоре. Претрага треба да буде подржана ознакама, сродним кључним речима и сличним елементима.
#3. Детаљна аналитика
Важно је да свако предузеће прати како се његова онлајн документација користи. Због тога је важно да софтвер базе знања пружа следеће метрике:
- Број посета страница
- Најпосећенији чланци
- Неуспеле претраге
- Повратне информације за сваки чланак
- Стопа посете само једне странице
- Просечно време проведено на чланцима
- Нови и поновни корисници
Ако софтвер нуди ове метрике, треба га размотрити.
#4. Безбедност
Информације о производу, видео снимци и слике су веома важне. Заштита ових података је приоритет. Приликом одабира софтвера, питајте провајдера о следећем:
- Која је ваша стратегија за спречавање неовлашћеног приступа?
- Да ли користите заштитни зид или двофакторску аутентификацију за заштиту података?
- Да ли чувате поверљивост података?
Ова питања ће вам помоћи да разумете како провајдер штити податке својих корисника.
#5. Верзионирање
Да ли платформа подржава верзионирање?
Еволуција производа мора бити документована. Корисници могу да користе ваш производ у различитим фазама развоја и можда ће морати да приступе старијој документацији. Ово је корисно за крајње кориснике, али и за тим за развој производа. Платформа треба да подржава верзионирање са временском ознаком.
#6. Управљање токовима посла
Ваша база знања мора да нуди потпуну контролу приступа за управљање токовима посла. На пример, администратор треба да може да додели улоге људима који ће писати и уређивати садржај. Они који пишу чланке треба да имају ограничен приступ, док они који их уређују треба да имају већу контролу.
#7. Прилагођавање
Прилагођавање побољшава задовољство корисника и поверење у бренд. Ово се односи и на вашу веб локацију за документацију. Корисник треба да је доживи као део вашег бренда. Платформа треба да вам пружи могућност прилагођавања веб локације, не само помоћу логотипа и фавикона, већ и са прилагођеним доменом, URL-ом и дизајном.
Следе неки од најефикаснијих алата за онлајн документацију.
Савети о избору софтвера за онлајн документацију су корисни, али је добро имати на располагању неколико опција. У наставку ћемо истражити најбоља решења која вам могу помоћи да без проблема направите комплетну софтверску документацију.
Кренимо!
Document360®
Document360 вам нуди комплетно решење за онлајн документацију које укључује претрагу, управљање категоријама, управљање ознакама, шаблоне чланака и још много тога. Кориснички интерфејс „превуци и испусти“ вам омогућава да наведете све категорије и њихове поткатегорије по жељеном редоследу.
Овај софтвер укључује и претрагу засновану на вештачкој интелигенцији, приватни хостинг, могућности верзионирања, прављење резервних копија и враћање у претходно стање. Нуди избор између Markdown и WYSIWYG уређивача.
Омогућава потпуно прилагођавање веб локација за документацију, а описи чланака помажу у брзој претрази и SEO-у. Подржава сарадњу између уредника, сарадника и издавача. Такође можете подесити обавештења за уклањање или ажурирање застарелих чланака.
Интегрише се са великим бројем технологија као што су Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack и многим другима. Такође, можете се интегрисати са другим платформама користећи JavaScript исечке.
План почиње од 99 долара месечно.
Clickhelp
Clickhelp је алат за креирање помоћи који вам помаже да без проблема направите софтверску документацију. Ово решење у облаку је познато по поједностављивању сарадње између тимова за документацију. Омогућава праћење измена и побољшања након потврде ко пише и уређује документе.
Такође вам помаже да побољшате садржај нудећи детаљне извештаје о учинку чланака. Clickhelp је специјализован за миграцију података са платформи као што су MS Word, HTML, CHM и других. Поред тога, његов једноставан интерфејс олакшава конфигурацију.
План почиње од 55 долара месечно.
Confluence
Confluence, као и друга решења за онлајн документацију, помаже корисницима да креирају софтверску документацију која се може организовати по категоријама. Ова структура страница омогућава напредну претрагу, помажући клијентима да брже пронађу релевантне чланке.
Такође можете сарађивати са другим тимовима како бисте побољшали тачност и квалитет садржаја. Можете поједноставити сарадњу и контролисати приступ садржају и корисничким дозволама. Ово омогућава дељење приступа налогу са тимовима који учествују у писању и уређивању.
Плаћени план почиње од 55 УСД месечно.
Nuclino
Nuclino је још један алат за софтверску документацију који можете размотрити. Овај провајдер услуга тврди да омогућава корисницима да оживе садржај користећи слике, видео снимке и друге креативне елементе. Подржава функције као што је аутоматско чување, које вам помаже да сачувате напредак при креирању софтверске документације.
Такође нуди тренутну претрагу која омогућава корисницима да ефикасно пронађу релевантне чланке. Нуди и 40+ интеграција које поједностављују рад и олакшавају планирање чланака о ажурирањима производа и надоградњама функција.
План почиње од 5 УСД по кориснику месечно.
DocuWare
DocuWare је популаран због својих функција као што је оптичко препознавање знакова (OCR), које корисницима омогућава конвертовање текста са слика у податке. Ово помаже да се брже додају релевантни подаци и учине доступни клијентима.
Такође можете пратити верзије постојећих докумената, што помаже да се прати првобитно објављени садржај и измене направљене у свакој новој верзији производа.
Read the Docs
Read the Docs је решење за техничку документацију које омогућава бесплатно креирање и хостовање чланака о вашем софтверу. Провајдер тврди да нуди своју услугу бесплатно. Можете ефикасно да управљате са више верзија својих докумената.
Не морате да бринете ни о плаћању по кориснику. Можете имати неограничен број корисника за управљање документацијом вашег софтвера. Једина мана производа су рекламе. За бесплатну услугу, користе рекламе као извор прихода. Корисници бесплатне верзије могу видети више реклама јер њихови налози не подржавају опцију без реклама. Корисници који желе опцију без реклама треба да плате 5 долара по пројекту.
GitHub
GitHub је познат по томе што помаже програмерима да евидентирају свој рад у својим профилима. Ако је профил углавном зелен, то значи да је програмер често радио и ажурирао свој напредак. Али мало њих зна да иста платформа нуди и софтвер за документацију.
Нуди GitHub Pages, као и вики платформу за креирање централног складишта. Ако га интегришете са платформама као што је Jekyll, GitHub Pages ће вам помоћи да без проблема креирате комплетну документацију производа. Али треба имати на уму да ће углавном бити јавно доступна, а не приватна. Поред тога, биће вам потребне развојне вештине да одржавате документацију функционалном.
Плаћени план почиње од 19 УСД месечно.
Whatfix
Whatfix вам помаже да креирате комплетан дигитални преглед вашег производа. Овим решењем можете давати упутства о томе како производ функционише на најинтерактивнији начин. Можете креирати комплетну документацију, често постављана питања и још много тога уз инсталиран софтвер.
Нуди и платформу за детаљну аналитику. Ово ће вам помоћи да процените како корисници ступају у интеракцију са чланцима у складишту, што ће вам омогућити да их побољшате и постигнете боље резултате или конверзије.
Dropbox Paper
Dropbox Paper је алат за документацију који нуди могућност заједничког уређивања. Погодан је за креирање складишта за интерне и екстерне сврхе.
Интересантно је да у чланке можете укључити слике, аудио и видео датотеке. Међутим, ограничена способност структурирања фасцикли отежава многима одабир овог алата. Бесплатан је за кориснике који већ имају Dropbox налог. Уколико желите посебну претплату, контактирајте њихов тим.
HelpDocs
HelpDocs је још један од наших најбољих избора. Као и други са ове листе, нуди вам могућност да креирате, хостујете и надгледате учинак свих чланака које креирате.
Овај софтвер такође нуди функцију превлачења и испуштања, која вам помаже да рангирате чланке на основу њиховог значаја. Можете означити неколико чланака у уређивачу за тимове писаца или производа. Ознаке ће им помоћи да идентификују чланке које треба ажурирати за боље перформансе и корисничко искуство.
План за овај алат почиње од 46 УСД месечно.
Да ли сте спремни да изаберете најбољи алат за онлајн документацију?
Да ли сте забринути да купци неће разумети ваш производ? Како би било да креирате софтверску документацију која им помаже да разумеју његову сврху, функционалност и карактеристике?
Креирањем комплетне софтверске документације, можете осигурати да корисници пронађу све одговоре о вашем производу на једном месту. Такође могу избећи контактирање тима за подршку, што штеди време и енергију. Израда документације од нуле може бити сложен задатак који захтева много ресурса. У том случају, коришћење софтвера за онлајн документацију за креирање докумената за помоћ корисницима је одлична опција.
Да бисмо вам помогли да започнете, навели смо најбоље опције за одабир најбољег алата за онлајн документацију за ваше пословање. Надамо се да ће вам ово помоћи!
Такође можете погледати како да направите лепу API документацију.