Važnost šablona za povelju projekta
Ponekad, davanje samo usmenih uputstava može dovesti do više konfuzije nego jasnoće. Zamislite da usmeno predstavljate projektni zadatak svom podređenom, umesto da date precizne detalje u pisanom obliku. Uz usmena uputstva, veća je verovatnoća za nesporazume ili previd detalja. Međutim, zapisivanje svega je zamorno i dugotrajno. Tu šabloni stupaju na scenu!
Šablon povelje projekta je koncept koji strukturira proces razvoja projekta. On pomaže inicijatorima programa i istraživačkim centrima da dobiju dokazan put za uspešno pokretanje. Ovo je efikasan metod za definisanje dužnosti i ciljeva odeljenja, uz minimalan napor, čime se eliminiše mogućnost dezinformacija.
Institut za upravljanje projektima (PMI) sproveo je studiju na više od 5402 kompanije. Prema toj studiji, oko 70% projekata ima negativne ishode zbog neadekvatnog upravljanja ili, preciznije, zbog nepostojanja povelje. Čak 59% projekata moglo je postići uspeh uz odgovarajuću komunikaciju, dok je 29% zahtevalo veću odgovornost, a 37% formalno definisane ciljeve.
Dakle, posao započet bez pravilno dokumentovanih smernica ima veću verovatnoću neuspeha, sa posledicama na više nivoa. Povelja projekta ima ključnu ulogu, od definisanja puta do uključivanja u realizaciju i postizanja profitabilnih rezultata. Saznajmo kako.
Kako je povelja projekta korisna za poslovne organizacije?
Bilo da se radi o kompaniji za razvoj proizvoda ili pružaocu usluga, oni redovno osmišljavaju nove ideje za poboljšanje poslovanja. Očigledno je da su projektni menadžeri odgovorni za razumevanje izvodljivosti i potencijala ovih inovativnih koncepata.
Brojni faktori su uključeni u pokretanje projekta, kao što su ciljevi, strategija, resursi, raspodela budžeta itd. Pravilno usmeren plan je vodič ka uspešnom završetku, pružajući formalno razumevanje očekivanog ishoda na svakom nivou.
Povelja projekta je efikasan medij za kompanije da opišu posao u određenim segmentima, istovremeno omogućavajući zainteresovanim stranama ili učesnicima da razumeju perspektivu. Kada se kreira nacrt, pozivaju se odgovarajući menadžeri da analiziraju moguće nedostatke i izvrše izmene. Takvi uzastopni postupci na kraju smanjuju rizik od neuspeha projekta.
Kompanije u razvoju softvera, automobila, FMCG-a ili bilo kog manjeg sektora, traže šablone za povelje projekta koje su prilagodile relevantne organizacije za industrijske svrhe, što može pomoći u ispunjavanju ciljeva projektnog plana.
Po čemu se povelja projekta razlikuje od SoW i projektnog plana?
Povelja projekta, SoW (Statement of Work) ili Izjava o radu i plan projekta su termini koji su međusobno povezani, ali imaju značajne razlike u svojoj svrsi i realizaciji.
Evo tabele koja prikazuje razlike između njih.
| Parametar | Povelja projekta | Izjava o radu | Plan projekta |
| Odgovornost | Inicijator projekta | Izvođač radova | Projektni tim |
| Vremenski okvir | Pre početka projekta | Tokom realizacije | Tokom realizacije |
| Primarni cilj | Dokumentovanje projekta sa osnovnim procesima | Detaljne specifikacije, obim, rizici, zainteresovane strane, finansije | Postavljanje odgovornosti, procene, metode |
| Dodatne informacije | – | – | Trajanje, alokacija resursa, timovi |
Dakle, možete razumeti da povelja projekta ispunjava svrhu dokumentovanja detalja projekta i nudi smernice za postizanje cilja prateći metodologiju. S druge strane, SoW funkcioniše kao formalni sporazum između klijenta i izvođača koji uključuje tehničke detalje projekta. Nasuprot tome, plan projekta služi kao operativno uputstvo za radnu snagu.
Takođe, pogledajte najbolje šablone strateškog planiranja za vaš sledeći poslovni potez!
Kako napraviti šablon povelje projekta?
Povelja projekta ima veliki značaj za zainteresovane strane. Stoga se kreira u okviru zainteresovanog osoblja i šefova odeljenja kako bi se dale detaljne informacije o projektu i njegovoj korisnosti.
Da biste kreirali povelju, morate slediti sekvencijalni format koji uzima u obzir sve neophodne aspekte projekta o kojima je određeno osoblje razgovaralo. Evo osnovne strukture povelje projekta:
- Navedite glavni cilj projekta, sa detaljima u vezi sa njegovom efektivnošću i posebnim odredbama u kategoriji. To pomaže u uspešnom prenošenju ideje članovima tima.
- U zavisnosti od obima, tržišnog trenda i veličine projekta, možete navesti neophodnost određenog osoblja za rad na njemu.
- Razgovarajte o zahtevima i resursima potrebnim za generisanje najboljeg rezultata.
- Koji bi mogli biti potencijalni rizici u toku procesa završetka?
- Ukratko, predstavite zainteresovane strane koje su direktno ili indirektno uključene od inicijacije do lansiranja.
- Neophodno je dati procenu troškova za završetak projekta. Dajte kratku analizu finansijskih potreba na odgovarajućim nivoima.
- Da li postoji odgovarajuće vreme za početak projekta i koliko je prosečno vreme potrebno za njegovo završetak?
Ova povelja ima za cilj da prenese potrebne informacije o ideji projekta. Kompanije obično koriste obrazac povelje projekta i plan upravljanja promenama kako bi izbegle zanemarivanje ključnih aspekata upravljanja projektom. Hajde da otkrijemo njegove prednosti.
Prednosti šablona povelje projekta za uspešno upravljanje projektima
Šabloni povelje projekta izrađuju se nakon temeljnog istraživanja pod vođstvom stručnjaka. Pomažu projektnim menadžerima u pripremi i razvoju dokumenta povelje. Namena je da se eliminiše preterani napor u kreiranju prave povelje i ponudi koristan format.
- Sadrži informacije o primarnim ciljevima, finansijama, resursima i izvodljivosti.
- To je ekonomično rešenje za procenu da li je projekat vredan trošenja vremena i novca.
- Kompanije mogu da raspoređuju vreme određenih odeljenja prema zahtevima.
- Pomaže da se na jednostavan način objasni cilj i koncept projekta, a članovi tima dobijaju detaljan nacrt za sinhronizovan rad.
Pogledajte šablone povelje projekta koje nude pouzdane kompanije.
Miro
Miro je kompanija sa ISO sertifikatom koja nudi više od 1000 šablona za svaki tok posla i poslovni rast. Ovi šabloni su takođe kompatibilni sa drugim alatima. Oni su detaljno radili na uključivanju ključnih tačaka neophodnih za dosledan rast u povelju.
Šablon je u ćelijskom obliku, gde su prve tri ćelije namenjene za upisivanje svrhe, obima i kriterijuma za uspeh projekta. U sledećem redu možete upisati imena članova tima, zainteresovanih strana i korisnika.
Dalje, ukratko su obuhvaćeni resursi, ograničenja i faktori rizika. Možete čak pomenuti određene faze kao kritične prekretnice u vremenskoj skali datoj na kraju.
Miro obezbeđuje šablon na jednoj stranici za prikaz ključnih tačaka u određenim ćelijama. Možete odabrati referentne termine koje ćete uključiti ovde koji adekvatno definišu parametar.
PowerSlides
PowerSlides je razvio 7000+ profesionalnih šablona sa preko 30000 korisnika, a brendovi kao što su Amazon, Samsung i Microsoft su povezani sa njima. Možete promeniti boju ili dodati/urediti dijagrame, mape, slike itd. u šablonima i birati između 2500+ vektorskih ikona iz biblioteke.
Šablon povelje projekta ima četiri istaknuta slajda sa vrednom grafikom i tabelarnim panelima za pružanje analitičkog pogleda. Inženjeri, projektni menadžeri ili profesori mogu koristiti ovaj šablon u PowerPoint prezentacijama.
Počinje pregledom naziva projekta, cilja i vremenskog okvira. Ovde možete uključiti željene prekretnice napredovanja. Format tabele je dat na sledećem slajdu da navedete potreban budžet sa detaljima i troškovima. Imate mogućnost upisivanja imena osoblja u sledeću tabelu.
Za poslovnu analizu, PowerSlides omogućava korisniku da navede prednosti iz perspektive finansija, poslovanja, tržišta, kupaca i osoblja. Postoji mogućnost pisanja izjava o problemu i analize troškova i podele na više zadataka radi analize različitih aspekata.
Smartsheet
Smartsheet je pouzdan brend sa bazom klijenata u mnogim Fortune 100 kompanijama. Oni su osvojili Top 50 najboljih softverskih nagrada 2023. u kategoriji proizvoda za upravljanje projektima.
Dizajnirali su pet značajnih tipova šablona povelje projekta zajedno sa jednostavnim formatom za standardnu upotrebu. Pokriva oko devet polja u obliku tabele kako bi se efikasno objasnili detalji u vezi sa projektom, uključujući metrike, rezultate, raspored, resurse, pretpostavke i još mnogo toga.
Šablon Six Sigma je sličan standardnom dizajnu, ali ima unapred popunjene Six Sigma uloge koje su dodeljene po nivou pojasa. Osigurava ekonomski održiv rast tržišta i poboljšane rezultate uz kontrolu otpada.
Agile šablon ima kolone pored osnovnih uslova za procenu za izvršno planiranje. Najprikladniji je za projektne menadžere i scrum mastere. Šablon izgradnje je prilagodljiv tako da se na osnovu građevinskih radova biraju termini pogodni za definisanje u povelji projekta.
Šablon prilagođen jednoj stranici je pogodan za štampanje, jer uključuje neophodne detalje o sponzorima, klijentima i projektu na jednoj stranici. Pogodan je za prenošenje informacija o povelji u kratkom pregledu.
Smartsheet-ov šablon poslovnog slučaja je precizan dokument za prikupljanje odobrenja od strane zainteresovanih strana.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com je radio sa različitim industrijama sa više kompanija kako bi ponudio kurseve za obuku i sertifikaciju na mreži i resurse za upravljanje projektima. Više od 450000 polaznika je bilo deo ovih kurseva sa FedEx-om, Teslom i drugim 6100+ klijenata.
Primarni elementi njihove povelje projekta su Izjava o problemu, Poslovni slučaj, Cilj, Vremenski okvir, Obim i Timovi. Šablon dobija parametre na jednoj stranici da odmah pruži relevantnu ideju projekta.
Odeljak vremenske linije GoLeanSixSigma.com podeljen je na kolone definicije, mere, analize, poboljšanja i kontrole. Ona deli prostor za članove tima prema njihovim titulama i količini vremena provedenog.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com je namenski online institut izgrađen da pruži rešenja projektnim menadžerima. Nude članke, vebinare, šablone, postove na blogovima i stručne savete za povećanje rasta i produktivnosti.
Povelja projekta ima opcije za upisivanje detalja projekta u određene kolone, praćene informacijama koje se odnose na poslovanje. Dokument definicije povelje projekta je dizajniran da pomogne menadžerima sa osveženim idejama.
Dokument ProjectManagement.com ima 25 osnovnih elemenata, a značajni naslovi su sažetak obima, sponzori, kriterijumi uspeha i organizacioni proces. Takođe, možete upisati kratke informacije o fazi razvoja, testiranju prototipa, prihvatanju korisnika i sesijama uživo.
Pojednostavite svoje iskustvo na projektu pomoću ovog softvera za upravljanje projektima.
Bit.ai
Bit.ai nudi platformu za saradnju u dokumentima, koju širom sveta koriste kompanije kao što su Canon i Accenture. Šablon povelje projekta radi u centralizovanom radnom modelu u formatu izjave, počevši od objašnjenja projekta.
Možete ukratko opisati obim, kriterijume uspeha ili rezultate u okviru naznaka. Takođe, ima prostora za finansije, prekretnice i pretpostavke, praćene rizicima, detaljima tima i odobrenjima.
Bit.ai nudi pristup šablonu u realnom vremenu; možete povezati više projekata ili komunicirati sa zainteresovanim stranama radi njihovih odobrenja ili konsultacija. Takođe, ima opcije za integraciju društvenih medija, web linkova, PDF-ova, Figma itd., kako bi poboljšao vaše iskustvo za efikasno upravljanje poslovanjem.
Šablon povelje projekta
Šablon povelje projekta je platforma koju su razvili članovi tima Casual.pm. To je alat koji vodi projektne menadžere u kreiranju ekskluzivnog sadržaja povelje. Takođe mogu dobiti pomoć od pisanih vodiča, video snimaka i uzoraka koji su dostupni na web lokaciji.
Formati šablona povelje za besplatno preuzimanje dostupni su za određene projektne zahteve kao što su redizajn web stranice, tehnološko istraživanje, društveni mediji, marketinške kampanje itd.
Šablon povelje projekta koji promoviše Šablon povelje projekta ima dovoljno prostora za diskusiju o pozadini projekta u vezi sa ponuđenim rešenjem. Možete posebno navesti ciljeve i obim kako bi se isplatilo. Ukratko opišite zainteresovane strane, prekretnice, budžet, ograničenja, pretpostavke i faktore rizika u odvojenim kolonama.
Template.net
Template.net je skladište najveće online biblioteke za šablone i alate. Možete odabrati dizajn kartice, dokumentaciju, obrazac, prezentaciju ili šablon prema vašim zahtevima. Oni nude više od deset formata jednostavnih šablona povelje projekta za preuzimanje za referencu.
Six Sigma, tim, IT, softver, poboljšanje procesa, konstrukcija i poslovanje su neki od namenskih dizajna šablona za povelje koji se nalaze ovde. Jedan od njihovih jednostavnih šablona počinje odeljkom za upisivanje detalja o projektu kao što su ime, sponzor, autor, datum, naziv odbora, datum prezentacije itd.
Uz Template.net, možete napisati kratke izjave ispod odeljka opisa, svrhe i strateškog usklađivanja. Obrazac tabele je za grupe kupaca, zainteresovane strane, budžet, obim, kriterijume uspeha, zavisnosti, prekretnice, resurse i pitanja rizika.
Mypm
Mypm je kompanija koja pruža usluge ekspertskog upravljanja projektima i predloga. Imaju dugogodišnje iskustvo u radu sa organizacijama na razvoju vladinih i komercijalnih predloga. Njihova online prodavnica je navela oko 86 šablona za uređivanje koji služe potrebama organizacionog rasta i razvoja na više nivoa.
Šablon povelje projekta za besplatno preuzimanje je obezbeđen u profesionalne svrhe. Nalazi se u obliku dokumenta sa naslovom projekta i indeksom na početnim stranicama, dok glavni sadržaj počinje rezimeom, svrhom, ciljevima i drugim informacijama.
Posebni odeljci su dati za kratke opise zahteva, obima, rezultata, rizika, pretpostavki i ograničenja. Uz Mypm, možete dodati brzi pregled rasporeda, budžeta, ljudskih resursa, nabavke i zainteresovanih strana u tabeli. Završava se formularom za ovlašćenje za sponzora projekta.
Template Archive
Template Archive je online portal sa prosečno 40 šablona u različitim kategorijama. Bilo da je u pitanju raspored sedenja u učionici u kategoriji obrazovanja, tabela ličnog budžeta za upravljanje finansijama ili ugovori sa izvođačima za pravna pitanja, ima sve na jednom mestu.
Oni nude mnoge uzorke šablona povelje projekta, na koje se pozivaju renomirane kompanije i instituti. Ovi šabloni su fokusirani na prikupljanje svih potrebnih informacija o projektu, počevši sa tabelarnim prikazom identifikacije koji otkriva naziv projekta, sponzora, menadžera i resurse.
Template Archive traži razloge, ciljeve, obim, faktore uspeha i još mnogo toga u kratkim izjavama. Druge tabelarne sekcije uključuju rezultate projekta koji imaju jedinice za okvir, logiku, istraživanje, alate itd; prekretnice za opisivanje više nivoa napredovanja; ključna pitanja i rizike.
Završne reči: Primena šablona povelje projekta
Povelja projekta igra ključnu ulogu u uspešnom završetku poslovnog projekta. Daje jasan, koncizan pregled cilja sa opravdanim razlozima za očekivane ishode.
Primena unapred dizajniranog šablona umesto samostalnog kreiranja povelje projekta štedi vreme i novac za organizaciju. Mnogi projektni menadžeri nisu svesni dostupnosti takvih šablona. Mali broj njih veruje da mogu sami da se izbore, što rezultira sporim i ograničenim rastom.
Izbor šablona povelje može biti zbunjujući, ali trebalo bi da analizirate tip projekta, obim posla, zahteve i druge parametre da biste izvukli maksimum iz ovog dokumenta.
Zatim pogledajte Poboljšanje poslovnih procesa (BPI): šta je to i kako funkcioniše.