Veliki broj kompanija koristi specijalizovane softvere za praćenje radnog vremena i fakturisanje kako bi imali kontrolu nad finansijskim i operativnim podacima svoje organizacije.
Kao menadžer tima, verovatno ste svesni koliko je važno pratiti radno vreme i proces naplate. Želite da budete sigurni da članovi vašeg tima rade efikasno i da vaš proces fakturisanja teče glatko.
Međutim, ručno obavljanje ovih zadataka jednostavno nije moguće na efikasan način. Zato vam predstavljamo najbolji softver za praćenje radnog vremena i fakturisanje koji će vam olakšati praćenje radnog vremena vašeg tima.
Ovaj tekst detaljno objašnjava softvere za praćenje vremena i fakturisanje, od toga šta su oni, preko prednosti njihove primene, do izbora najboljih softverskih rešenja koja će unaprediti efikasnost vašeg poslovanja.
Ali, pre nego što pređemo na to, hajde da razjasnimo:
Šta su to naplativi sati?
Naplativi sati predstavljaju ukupan broj sati koje je kompanija posvetila radu na određenom zadatku za klijenta. Oni se mogu obračunavati na osnovu projekta ili kao generalni obračun.
Da biste izračunali naplative sate, najpre morate pratiti broj sati koje svaki zaposleni provodi radeći na određenom projektu. To možete postići korišćenjem softvera za praćenje radnog vremena, ili ručno, putem izveštaja koje zaposleni popunjavaju (što, međutim, može biti prilično komplikovano).
Kada su sati ispraćeni, možete odrediti sate koji se fakturišu klijentu. Naknade variraju u zavisnosti od vrste projekta, ugovora koji kompanija ima sa klijentom i politike same kompanije.
Koje su mane ručnog merenja?
Praćenje radnih sati i vremena naplate može postati izuzetno teško ukoliko se to radi ručno. Neke od najčešćih neefikasnosti su:
- Može biti izuzetno teško precizno pratiti sate provedene na projektu, pogotovo za svakog pojedinačnog zaposlenog. To može dovesti do grešaka u fakturisanju, bilo da se radi o prevelikim ili premalim iznosima.
- Ručno praćenje naplativih sati oduzima mnogo vremena i stvara nepotreban stres. Zahteva znatan trud i može ometati produktivan rad na projektima.
- Uključuje veliku količinu papirne dokumentacije kojom je teško upravljati, a postoji i rizik od gubitka ili oštećenja.
- Možete se osećati pod pritiskom da osigurate da zaposleni tačno beleže svoje radno vreme.
- Određivanje profitabilnosti projekta takođe može predstavljati izazov. Kada imate mnogo toga na umu, računanje stope naplate za svaki projekat može dovesti do grešaka u fakturisanju.
Koje su glavne prednosti softvera za praćenje vremena i fakturisanje?
Postoji nekoliko prednosti upotrebe softvera za praćenje vremena i fakturisanje koje ne biste smeli da propustite. One uključuju:
Poboljšana odgovornost
Praćenjem vaših naplativih sati, možete tačno fakturisati klijentima i osigurati da budete plaćeni za sav svoj rad. Softver vam može pomoći u praćenju troškova. Ove informacije mogu održati vaš budžet na pravom putu i osigurati da ne trošite više nego što možete priuštiti.
Štaviše, možete lako upravljati sa više projekata istovremeno. To vam pomaže da projekti idu svojim tokom i da se isporuče na vreme.
Pojednostavljena plaćanja
Umesto da ručno pratite fakture i plaćanja, softver može sve to da uradi umesto vas. To vam može uštedeti mnogo vremena koje možete iskoristiti da se fokusirate na druge aspekte vašeg poslovanja.
Još jedna prednost je izbegavanje kašnjenja u plaćanju. Ako ručno pratite uplate, postoji mogućnost da propustite rok. To može naškoditi reputaciji vašeg poslovanja i otežati finansijsku stabilnost. Uz pomoć softvera za praćenje vremena i fakturisanje možete podesiti podsetnike za dospeća plaćanja, kako ne biste više nikada propustili plaćanje.
Prikupljanje podataka
Kada pratite svoje radno vreme i podatke o naplati, kreirate istorijski zapis svog rada.
Ovi podaci mogu biti korisni za različite svrhe, kao što su:
- Identifikovanje trendova u vašim radnim navikama
- Analiziranje radnog procesa radi pronalaženja neefikasnosti
- Rekonstrukcija vaše radne istorije u svrhe fakturisanja ili druge potrebe
Smanjenje operativnih troškova
Softver za praćenje radnog vremena i fakturisanje može vam pomoći u smanjenju operativnih troškova automatizacijom procesa praćenja i naplate vaših usluga. Omogućava vam da uštedite vreme i novac smanjujući potrebu za ručnim unosom podataka i fakturisanjem.
Poboljšana produktivnost tima
Praćenje vremena koje vaši zaposleni provode radeći na različitim zadacima omogućava vam bolje razumevanje kako vaš tim provodi svoje vreme. Te informacije se mogu koristiti za optimizaciju radnog procesa vašeg tima, kako bi bili što produktivniji.
Ključne funkcije koje treba da ima softver za praćenje vremena i fakturisanje
Prilikom odabira softvera za praćenje radnog vremena i fakturisanje, postoji nekoliko ključnih karakteristika na koje treba da obratite pažnju kako biste bili sigurni da je softver odgovarajući za vaše poslovanje. Idealno bi bilo da softver poseduje sledeće funkcije:
Zadaci
Softver mora imati funkciju dodeljivanja zadataka, gde možete dodeliti zadatke članovima vašeg tima i omogućiti im pristup praćenju napretka. Softver takođe mora da vam omogući da vidite zadatke dodeljene svakom pojedincu i da pratite napredak svakog zadatka.
Praćenje vremena — naplativi i nenaplativi sati
Svakoj kompaniji koja pruža usluge po satu neophodan je softver za praćenje radnog vremena i fakturisanje, kako bi pratili broj naplativih i nenaplativih sati. To omogućava tačno fakturisanje klijenata za pružene usluge i pomaže kompanijama da identifikuju oblasti u kojima zaposleni provode svoje vreme.
Izveštaji o naplati
Izveštaji o naplati su neophodni, jer vam omogućavaju praćenje prihoda i rashoda. Bez ove funkcije, kompanije bi morale ručno generisati izveštaje, što oduzima dosta vremena i podložno je greškama.
Funkcija izveštaja o naplati pomaže u generisanju izveštaja za određeni period i uključuje sve relevantne informacije, kao što su datum, vreme, fakturisani iznos i status plaćanja.
Generisanje faktura
Posredovanje softvera koji može automatski generisati fakture uštedeće vam vreme i probleme. Ova funkcija olakšava da osigurate da pravilno naplaćujete svoje klijente.
Mobilna dostupnost
Softver za praćenje radnog vremena i fakturisanje mora imati mobilnu dostupnost, kako bi zaposleni profesionalci lako pratili svoje radno vreme i naplative sate. To je spas za ljude koji često rade van kancelarije i nemaju uvek pristup računaru.
Pristupačne cene
Dobar softver za praćenje vremena i fakturisanje ima pristupačnu strukturu cena i mnoštvo relevantnih funkcija. Cene moraju biti transparentne i fleksibilne, bez skrivenih troškova ili dugoročnih ugovora.
Trebalo bi da postoji opcija besplatne probne verzije, kako bi potencijalni kupci mogli da ga isprobaju pre kupovine.
Dobra korisnička podrška
Kvalitet korisničke podrške odražava njihovu posvećenost rešavanju problema klijenata. Pre nego što obavite kupovinu, proverite njihovu korisničku podršku i pročitajte recenzije da biste potvrdili njihovu pouzdanost.
Evo liste najboljih softvera za praćenje vremena i fakturisanje:
Clockify Me
Tražite sveobuhvatan alat za fakturisanje i praćenje? Vaša potraga ovde se završava! Clockify je najbolji u klasi softver za praćenje radnog vremena i fakturisanje koji vam omogućava da lako pratite naplative sate i pojednostavljuje izračunavanje naplativih sati, isključujući nenaplative.
Svaka funkcija Clockify-a je dizajnirana da pojednostavi vaš proces naplate. Možete pojednostaviti radno opterećenje postavljanjem projekata, praćenjem i kreiranjem faktura.
Bilo da ste vlasnik malog preduzeća, startap ili korporacija, ovaj alat će sigurno odgovoriti na vaše potrebe. Uz to, dobijate vredne informacije o profitabilnosti klijenata.
Najbolji deo? Clockify je potpuno besplatan za sve.
Zoho Invoice
Zoho Invoice je jedan od najboljih alata za praćenje vremena i fakturisanje koji vam pomaže da nadgledate utrošeno vreme svakog pojedinca ili celog tima. Ovaj alat može drastično optimizovati vaš proces naplate i praćenja.
Zoho Invoice je alatka za fakturisanje i praćenje radnog vremena. Korišćenjem ovog softvera možete dodeliti zadatke svom timu, upravljati projektima i povećati produktivnost svog tima. Možete kreirati strukturirani radni proces uz pomoć Zoho-ove napredne funkcije izveštavanja.
Uglavnom ga koriste mala preduzeća, a ovaj softver je besplatan.
Scoro
Scoro je dizajniran da zadovolji potrebe kompanija za efikasnim upravljanjem vremenom i optimizacijom faktura. Jednostavan je za korišćenje i razumljiv svima u timu.
Takođe vam pruža automatske izveštaje o praćenju vremena za sve članove tima, nedeljne i mesečne statistike za vaše potrebe fakturisanja, i dobar pregled koji projekti troše većinu vaših resursa.
Mihours
Sa pristupačnim planovima, intuitivnim interfejsom i impresivnim funkcijama, Mihours se etablirao kao dobro poznat alat za praćenje platnog spiska.
Mihours vam omogućava da pratite aktivnosti vašeg tima bez gubljenja vremena na korišćenje više alata. Pomoću ovog alata možete upravljati čitavim timom sa jednog mesta i dobiti jasan uvid u njihovu ukupnu aktivnost.
Ovaj alat za fakturisanje i praćenje vam omogućava da kreirate izveštaje o svim projektima na kojima ste radili za pojedinačne klijente. Takođe možete brzo pogledati dostupnost članova vašeg tima, što vam omogućava da budete informisani o tome koga da kontaktirate kada tražite saradnika.
Pomoću ovog alata možete povećati odgovornost deljenjem automatskih izveštaja sa svojim klijentima i negovati odnose sa njima.
Bill4time
Bill4time je dizajniran da vam pomogne da steknete potpunu vidljivost celog radnog procesa. Sa jednostavnim korisničkim interfejsom, kompanije mogu lako da koriste svoju kontrolnu tablu i dobiju naprednu analitiku.
Bill4time vam omogućava pristup svim podacima samo jednim klikom i eliminiše potrebu za dodatnim alatima i tabelama. Pruža vam uvide u realnom vremenu i napredne KPI za praćenje performansi vaše kompanije. Ovaj alat je posebno dizajniran za agencije.
Prilagodite i podesite periodične fakture, evidentirajte troškove i organizujte ih pomoću ovog softvera. Bill4time nudi tri plaćena plana: Time & Billing, Legal Pro i Legal Enterprise.
Toggl
Toggl je još jedan isplativ softver za praćenje radnog vremena i fakturisanje. Dizajniran je da pruži usluge kompanijama koje žele da automatizuju ponavljajuće procese, prate vreme utrošeno na svaku aktivnost i kreiraju organizovanu strukturu svog rada.
Ovaj softver smanjuje vreme koje trošite na svakodnevne aktivnosti praćenja radnog vremena i fakturisanja, pruža članovima vašeg tima neometan radni proces za evidentiranje vremena i naplate, i omogućava vam da radite u okruženju koje je intuitivno i lako za korišćenje.
Uz Toggl možete uštedeti vreme od ponovnog unosa rasporeda i obračuna, smanjiti vreme revizije i poboljšati efikasnost. Imaju besplatan plan, početni plan, premijum plan i prilagodljiv plan.
GetCanopy
GetCanopy je odličan softver za naplatu za uslužne industrije. Ovaj alat je za kompanije koje ne žele da gube vreme na složene radne procese i nemaju centralni sistem za upravljanje vremenom na projektu.
Uz GetCanopy, lako je proveriti vreme koje svako provede na svakom projektu. Uz to, dobijate pregled napretka vašeg tima i možete biti sigurni da svi rade svoj deo posla.
Još jedna sjajna karakteristika GetCanopy-a su njegovi prilagođeni izveštaji i šabloni za obračun koji su spremni za upotrebu. GetCanopy ima mnogo plaćenih planova i dodataka zasnovanih na naprednim funkcijama, kao i besplatan plan.
Nutcache
Nutcache je rešenje sa više funkcija koje pomaže kompanijama u planiranju budžeta za projekte, upravljanju troškovima i upravljanju rasporedom vremena u pokretu.
Ovaj softver može lako da konfiguriše praćenje vašeg vremena, fakturisanje i naplatu računa, prikazuje stvarno vreme provedeno na projektu vašeg klijenta i generiše tačne fakture. Uz to, možete slati podsetnike za fakture, podatke o kašnjenju plaćanja i primati plaćanja pomoću ove alatke.
Pored funkcija praćenja vremena i naplate, Nutcache takođe dolazi sa mnogim funkcijama automatizacije i alatima za praćenje projekta. U zavisnosti od vaših zahteva i veličine kompanije, možete izabrati jedan od njihovih besplatnih, profesionalnih i poslovnih planova.
BeeBole
BeeBole je poznat po svom robusnom alatu za praćenje vremena projekta koji ima za cilj da pomogne kompanijama svih veličina da optimizuju svoju produktivnost.
Postavite projekte na BeeBole-u i počnite da beležite svoje naplative sate u bilo koje vreme, sa bilo kog mesta. Možete čak i da radite sada i da kasnije popunite vremenske tabele koristeći njihove sačuvane izveštaje. Članovi tima mogu da pregledaju i ažuriraju svoje vremenske evidencije i timske zadatke.
Replicon
Replicon je fokusiran na uklanjanje stresa iz obračuna radnog vremena. Daje vam uvid u sve vaše naplative sate i omogućava vam da pratite napredak projekta, budžet i profitabilnost na jednom mestu.
Štedi vas nepotrebnih glavobolja i vremena, Replicon je pristupačno, efikasno i skalabilno rešenje koje vam nudi sve što vam je potrebno od alata za praćenje vremena i naplatu.
Od procena projekata, preko praćenja troškova, do detaljnih izveštaja koji se mogu deliti i portala za klijente, Replicon je ispunio očekivanja. Imaju tri plaćena plana, od alata za upravljanje projektima do paketa za automatizaciju profesionalnih usluga.
TimeBillingApp
TimeBillingApp može poboljšati kvalitet vašeg rada kreiranjem organizovanog radnog prostora. Vaš tim može da prati radno vreme i naplatu dok poziva korisnike da unesu radno vreme u realnom vremenu. Uz intuitivne kontrolne table, TimeBilling vam daje pristup članovima tima na osnovu uloga. Takođe omogućava svima da pristupe i prate svoj napredak u bilo kom trenutku, sa bilo kog mesta na svetu.
Dnevnici vremena i fakture se automatski generišu, što znači da više nema gubljenja vremena na naplatu. Svi vremenski zapisi se čuvaju u vašem privatnom oblaku, tako da ne postoji rizik od gubitka podataka.
Zaključak
Iako na tržištu postoji previše softvera za praćenje radnog vremena i fakturisanje, samo se nekoliko smatra odgovarajućim za vaše poslovanje. Softver za praćenje vremena može se koristiti u različite svrhe. Možete pratiti zadatke i naplative sate, pratiti produktivnost zaposlenih i kreirati platni spisak sa najboljim softverom za praćenje vremena i naplatu.
Uz to, dobijate izveštaje o tome kako vaš tim troši svoje vreme, tako da možete da optimizujete efikasnost.
Iz gornje pažljivo istraženog spiska od 11 alata, slobodni ste da odaberete onaj koji vam se čini najprikladnijim za vaše poslovanje. Dok to radite, ne zaboravite da proverite da li oni zaista ispunjavaju ono što obećavaju!
Takođe možete istražiti neke od najboljih računovodstvenih softvera za mala i velika preduzeća.