Upravljanje resursima predstavlja ključni proces koji koriste menadžeri ili kompanije kako bi efikasno upravljali svojim resursima, sa ciljem postizanja organizacionih ili projektnih ciljeva. Resursi mogu obuhvatati ljude, vreme, opremu i finansijska sredstva.
Uz pravilno upravljanje resursima, moguće je efikasno kontrolisati resurse i uspešno realizovati projekte uz smanjenje troškova i u okviru predviđenog budžeta.
Specijalizovani alati za upravljanje resursima mogu značajno doprineti dodeljivanju pravih resursa odgovarajućim zadacima ili projektima. Ovo omogućava završetak posla u okviru budžeta i rokova, uz minimiziranje problema i eskalacija.
Kredit slike: wikimedia.org
Značaj upravljanja resursima
U okviru upravljanja resursima, pravilna alokacija resursa je jedan od najvažnijih kriterijuma za njihovu usklađenost. Preopterećenost ili nedovoljna angažovanost zaposlenih može dovesti do iscrpljenosti, što posledično može izazvati visok nivo fluktuacije kadrova.
Integracijom procesa i tehnologije u automatizaciju, upravljanje resursima se može dizajnirati na efikasan i delotvoran način. Ako se sprovede na pravi način, menadžeri mogu optimalno rasporediti ljude i resurse u okviru budžeta. Prema jednoj studiji koju je sproveo PMI Pulse, loše upravljanje resursima može dovesti do gubitka do 11,4% resursa kompanije.
Tokom globalne pandemije COVID-19, i usled sve popularnijeg rada od kuće, kompanije su sve više motivisane da koriste alate za upravljanje resursima kako bi efikasnije upravljale resursima i uspešno realizovale projekte u okviru zadatih okvira i rokova.
Ukratko, planiranje resursa je jedan od osnovnih preduslova za ispunjenje obaveza tokom realizacije projekta. Ono pomaže u planiranju projekta, obezbeđuje uvid u potrebne resurse i veštine, olakšava raspodelu resursa u skladu sa njihovim korišćenjem i kapacitetom, i omogućava prioritizaciju aktivnosti kako bi se ispoštovali rokovi projekta.
Kako se vrši upravljanje resursima?
Sa napretkom tehnologije, tradicionalne metode upravljanja resursima su ili prevaziđene ili se retko koriste u današnjem okruženju.
U prošlosti su se za upravljanje, raspodelu i planiranje resursa koristili tradicionalni kalendari, Excel tabele, Microsoft Access i Word dokumenti.
Kredit za sliku: quickscrum.com
Tradicionalne ili ručne metode upravljanja resursima su zahtevale mnogo vremena i možda nisu davale očekivane rezultate, posebno kada se radi o upravljanju više projekata i timova na različitim lokacijama i u kulturi rada od kuće.
Savremeni alati za upravljanje resursima pružaju bolju preglednost projekata ili zadataka na kojima se radi, kao i njihovu dostupnost i rasporede. Mehanizam povezivanja u realnom vremenu omogućava menadžerima, zaposlenima i zainteresovanim stranama da budu informisani i da imaju jasnu sliku o tekućim i predstojećim projektima. Ovo olakšava donošenje informisanih odluka i postavljanje prekretnica.
Neke od prednosti alata za upravljanje resursima su navedene u nastavku:
- Postavljanje očekivanja i praćenje do realizacije
- Povećanje fleksibilnosti u upravljanju udaljenim timovima
- Lako zakazivanje i planiranje akcija uz kratke sastanke
- Praćenje radnog statusa zaposlenih u realnom vremenu
- Prikazivanje dostupnosti i povezanosti tima i menadžera prema njihovim potrebama
- Mogućnost eliminisanja mikromenadžmenta, što dovodi do opšteg zadovoljstva
Zašto mala i srednja preduzeća (MSP) treba da usvoje softver za upravljanje resursima (RMS)
Resursi su od suštinske važnosti za svaku organizaciju, bez obzira na njenu veličinu. Pravilno raspoređeni resursi doprinose izbegavanju eskalacija, poremećaja, kvarova i, što je najvažnije, gubitka prihoda. RMS i drugi CRM alati pomažu kompanijama da ostvare svoje poslovne ciljeve i ostanu konkurentne na današnjem tržištu.
U prošlosti su troškovi, nedostatak veština i transparentnosti u implementaciji bili faktori koji su sprečavali MSP da koriste RMS za upravljanje svojim poslovnim operacijama. Međutim, sa uvođenjem RMS-a zasnovanog na SaaS-u (Software-as-a-Service) i platformi jednostavnih za korišćenje, situacija se promenila.
Nova izvodljivost RMS-a zasnovanog na pretplati takođe podstiče MSP da implementiraju RMS radi poboljšanja poslovne efikasnosti.
RMS pomaže malim i srednjim preduzećima u planiranju resursa, pravilnom dodeljivanju zadataka, povećanju transparentnosti, omogućavanju automatizacije, podržavanju digitalne transformacije, održavanju konkurentnosti, poboljšanju toka posla, rešavanju problema alokacije resursa, smanjenju složenosti upravljanja više projekata, postavljanju jedne tačke odgovornosti, kao i postizanju visoke kontrole, itd.
U nastavku ćemo predstaviti neke od najboljih softvera za upravljanje resursima u industriji, koji su korisni za mala i srednja preduzeća.
Teamdeck
Teamdeck je široko korišćen sveobuhvatni RMS. Kompanija tvrdi da njene aplikacije za upravljanje resursima koriste timovi iz Severne i Južne Amerike, Evrope, Australije, Bliskog i Dalekog istoka i Afrike.
Ovaj alat uključuje sve neophodne opcije za upravljanje resursima, kao što su planiranje, zakazivanje, merenje vremena, upravljanje odmorima i drugo. Jednostavan prikaz kalendara omogućava praćenje neraspoređenih resursa, dodeljivanje aktivnosti i nadgledanje njihovog rasporeda.
Na osnovu prihoda ili obračuna poena, menadžeri mogu izračunati KPI (ključne indikatore učinka) i ROI (povraćaj investicije), a prilagodljivi izveštaji pomažu u proceni angažovanosti tima.
Softverska kontrolna tabla pomaže u predviđanju zahteva za buduće projekte na osnovu tekućih projekata.
Karakteristike:
- Napredno izveštavanje, kao što su izveštaji o budžetu ili platama
- Efikasno upravljanje resursima, uključujući praćenje po satu i timske odmore.
- Upravljanje odsustvom resursa, uključujući odobrenje/odbijanje, državne praznike, odsustvo resursa i razloge.
- Kontrola korišćenja resursa praćenjem njihovog angažovanja u različitim projektima
Ukratko, ceo timski rad se može planirati i kontrolisati pomoću ovog softvera, a odluke zasnovane na podacima mogu se donositi na osnovu naprednih izveštajnih struktura. Softver se zasniva na pretplati i najpovoljniji je u svojoj kategoriji, sa početnom cenom od 0,9 USD mesečno, ali po toj ceni nije obezbeđen pristup mobilnoj i Teamdeck aplikaciji.
Wrike
Wrike softver je deo poznate kompanije za virtuelizaciju i cloud tehnologije, Citrix. Poseduje široku funkcionalnost, osiguravajući da resursi i menadžeri tima ostanu organizovani tokom celog životnog ciklusa projekta.
Softver kreira vizuelne projekte pomoću Kanban tabli i Gantt dijagrama, i olakšava saradnju u disperzivnom okruženju i na više projekata.
Kontrolna tabla deli posao u tri odeljka: zadaci, projekti i fascikle. Fascikle služe kao hijerarhijska struktura za organizovanje zadataka u projektima. Svaki projekat ima definisan okvir. Menadžer projekta može dodeliti određene zadatke pojedinačnim resursima, uz navođenje informacija i rokova.
Softver ima ugrađene šablone koji pomažu u maksimiziranju resursa i produktivnosti projekta na različite načine, uključujući kreiranje mapa puta proizvoda, transparentnost predstojećih projekata, efikasne komunikacione planove, razlaganje složenih projekata u lako primenljive faze, itd.
Karakteristike:
- Automatizacija projekta i procena rizika
- Pruža uvid od 360 stepeni u završne aktivnosti
- Alati prilagođeni svakom timu i industriji
- Moćne alatke kao što su glasovne komande i pametni odgovori
Wrike platforma omogućava preko 400 integracija, kao što su Salesforce, različiti CRM alati, Slack, Microsoft Teams i mnoge druge, koje ne ometaju uspešnu implementaciju obaveza. Softver se zasniva na pretplati, a cena počinje od 9,8 dolara mesečno. Dostupan je i probni period od 14 dana.
ovo bi trebalo da ide na #3
Smartsheet
Smartsheet vam omogućava da profesionalno upravljate resursima, pružajući pregled rutinskih aktivnosti vaše organizacije iz ptičje perspektive.
Njegovo moćno praćenje vremena omogućava praćenje do minutnog nivoa, kako biste maksimalno iskoristili svoju radnu snagu. Odeljak „Ljudi“ omogućava pristup zasnovan na ulogama i može pomoći u upravljanju stalno zaposlenim radnicima i spoljnim saradnicima.
Dodatno, možete pregledati svaki projekat i imati brojeve koji ukazuju na eventualnu nedovoljnu ili prekomernu iskorišćenost resursa.
Pored toga, Smartsheet podržava 100 operacija zakazivanja poništavanja i ponavljanja u aktivnoj sesiji pregledača.
Pomoću šablona projekata, možete istovremeno ažurirati ili uvesti više projekata.
Izveštaji o vremenu, troškovima, budžetu i korišćenju olakšavaju analizu ukupnog učinka i omogućavaju unapređenje budućih projekata.
Na kraju, imate sve ovo i više toga da iskusite iz prve ruke uz besplatnu 14-dnevnu probnu verziju bez kreditne kartice.
Forecast
Forecast platforma je nagrađivani softver. Osvojila je brojna priznanja od strane vodeće svetske G2 platforme za evaluaciju za najbolje upravljanje projektima, upravljanje resursima, upravljanje zadacima i mnoge druge oblasti.
Ovo je sveobuhvatan softver za upravljanje projektima koji pomaže u osiguravanju finalne realizacije aktivnosti i apsorpcije kapaciteta svih resursa. Ostali moduli kao što su upravljanje projektima, timska saradnja, upravljanje vremenom, poslovna inteligencija i AI automatizacija rada mogu se lako integrisati sa njegovom platformom za upravljanje resursima.
Jedna od jedinstvenih karakteristika ovog softvera je njegova brzina aktivacije, što timovima iz malih i srednjih preduzeća omogućava bržu implementaciju i isporuku. Ima veću stopu prihvatanja među korisnicima od bilo kog drugog softvera u ovoj kategoriji.
Karakteristike:
- Brže praćenje vremena resursa zasnovano na predlozima veštačke inteligencije
- Pruža pregled u realnom vremenu korišćenja i kapaciteta svih resursa
- Prilagođavanje opterećenja kako bi se izbegli problemi
- Automatski obračunava iskorišćenost resursa kako bi se bolje razumeo utrošak vremena.
Forecast softver pomaže menadžerima resursa ili projekata da planiraju i prilagode aktivnosti, kako bi se rešili uskih grla i postavili standardi za ispunjavanje rokova. Cena počinje od 29 dolara po korisniku mesečno za minimalno 10 korisnika. Ovaj softver je dostupan za probnu verziju od 14 dana.
ActiveCollab
ActiveCollab je još jedan jednostavan softver koji upravlja svim fazama upravljanja projektima, uključujući upravljanje radom, timsku saradnju, upravljanje vremenom i resursima, upravljanje klijentima i profitabilnost.
Menadžeri ili direktori mogu koristiti ovaj softver za planiranje projektnih aktivnosti i upravljanje resursima od početka do kraja.
Ovo je lako okruženje za izgradnju efikasne komunikacije i saradnje sa vašim timom, drugim menadžerima i klijentima. Besplatan je za male projekte sa ograničenjem od 3 korisnika.
Karakteristike:
- Automatsko planiranje zadataka
- Uvoz projekata iz drugih aplikacija i integracija sa Zapier, Slack, Webhooks
- Lista zadataka i Kanban prikaz
- Integracija skladištenja u oblaku
Jednostavna platforma za procenu statusa projekta, vremena utrošenog na resurse i poslovne profitabilnosti pomaže da se osigura da su obaveze u okviru budžeta. Cena počinje od 7,5 dolara za tri korisnika. Ovaj softver možete besplatno testirati 14 dana pre nego što ga počnete koristiti u radnom okruženju.
Float
Float je softver koji je eksplicitno razvijen za upravljanje resursima, zakazivanje i planiranje kapaciteta. Pomaže u kreiranju i dodeljivanju zadataka za nekoliko sekundi, dodavanju projektnih faza i rokova, dodeljivanju resursa i upravljanju kapacitetom tima.
Prema navodima kompanije, koristi se u različitim industrijama, uključujući agencije, konsultantske firme, arhitektonske firme, IT kompanije i druge.
Platforma omogućava integraciju postojećih poslovnih tokova za upravljanje projektima, zakazivanje, ažuriranja i još mnogo toga. Pored vizualizacije kapaciteta resursa i izveštaja o projektu, ovaj softver takođe može da upravlja složenim zahtevima projekta.
Karakteristike:
- Ova platforma pruža prognoze resursa koje prikazuju procene projekta naspram stvarnih rezultata.
- Unapred popunjeni ugrađeni vremenski raspored pomaže resursima da s lakoćom obave posao.
- Fleksibilnost u planiranju resursa za menadžere i evidentiranje vremena za resurse sa bilo kog mesta
- Zaštita ličnih podataka uz podršku GDPR i SOC2 usklađenosti
Float je jedna od najpopularnijih platformi za upravljanje resursima u ovoj kategoriji. Jednostavan je za upotrebu i implementaciju, a cena počinje od 6 USD mesečno. Dostupan je i probni period od 30 dana.
Saviom
Saviom je napredni softver za upravljanje resursima sa prilagođenim opcijama konfiguracije koje se mogu podesiti prema zahtevima projekta. Navodi se da softver pomaže u smanjenju troškova resursa za 10 do 30% i povećanju iskorišćenosti resursa za 10 do 20%.
Jedna od jedinstvenih karakteristika je što platforma predviđa potpunu transparentnost resursa, uključujući zahteve, neangažovane resurse, prekomerno i nedovoljno korišćenje, kao i planiranje kapaciteta koristeći multidimenzionalnu analitiku u realnom vremenu.
To je sveobuhvatna platforma za upravljanje resursima koja pomaže malim i srednjim preduzećima da unapred predvide potrebe za resursima na osnovu analize ponude i potražnje.
Softver vam pomaže da brzo identifikujete i dodelite prave resurse na vreme, na osnovu mogućnosti, lokacija, oblasti interesovanja, itd.
Karakteristike:
- Razumevanje finansija projekta, kao što su troškovi, prihodi i profitne marže.
- Optimizacija neiskorišćenih resursa radi poboljšanja iskorišćenosti resursa
- Pomaže u identifikaciji razlika između stvarnih i prognoziranih resursa pomoću matričnog prikaza resursa.
- Inteligentna poslovna kontrolna tabla za analizu i izveštavanje.
Ako tražite sveobuhvatan softver za upravljanje resursima za inženjering, računovodstvo, IT, građevinarstvo, konsalting, Saviom je pravi izbor. Pomaže u planiranju resursa, planiranju kapaciteta, izveštavanju i analizi, kao i u integraciji sa drugim platformama za tok posla. Cene su dostupne na zahtev za ponudu.
Process
Process je softver za upravljanje radom i resursima. To je jednostavan softver za kreiranje više tokova posla, dodeljivanje različitih resursa i praćenje napretka.
Jedan od ključnih aspekata upravljanja tokovima posla je organizacija dokumenata, a ovaj softver pruža jednostavan interfejs za kreiranje, organizovanje i deljenje dokumenata među timovima.
Interfejs zasnovan na principu „prevuci i pusti” omogućava menadžerima da kreiraju i dodeljuju zadatke timovima za nekoliko minuta, i prate napredak, kao i da primaju obaveštenja putem kontrolne table. Jedna od jedinstvenih karakteristika je mogućnost kreiranja zadataka na osnovu ispunjenih uslova, po principu „ako/onda”.
Karakteristike:
- Kreiranje toka posla na osnovu matrice odobrenja, bilo jednostepene ili višestepene
- Mogućnost integracije sa više od 1000 aplikacija
- Automatsko zakazivanje i dodeljivanje tokova posla, kao i ažuriranje drugih aplikacija
- Integrisani obrasci za automatsko prikupljanje podataka iz drugih aplikacija
To je kompletan softver za timsku saradnju i upravljanje tokovima posla, sa više funkcija kao što su automatizacija zadataka, ugrađeni planirani tokovi posla i drugi moduli za automatizaciju koji olakšavaju kreiranje, dodeljivanje i praćenje tokova posla i resursa. Softver se može koristiti besplatno 14 dana, a nakon toga uz mesečnu naknadu od 25 USD po korisniku.
Instagantt
Instagantt je Gantt dijagram platforma za upravljanje projektima. Gantt dijagram je metoda predstavljanja podataka u obliku trakastog grafikona, koja se može koristiti za planiranje, raspoređivanje i praćenje projekata bilo koje veličine.
Osim što je platforma sa trakastom grafikom, ima i različite ugrađene funkcije koje pomažu u upravljanju zadacima, timovima i budžetima, kako bi projekti bili uspešni.
To je kompletan softver za upravljanje projektima koji pomaže u planiranju rokova projekta, uspostavljanju zavisnosti i osnovnih linija, raspodeli resursa i obavljanju timskog rada.
Njegova funkcija praćenja radnog opterećenja osigurava da resurs nije preopterećen ili nedovoljno iskorišćen, čime se stvara uravnotežen tim i radno opterećenje.
Karakteristike:
- Brži Gantt dijagrami sa intuitivnom platformom
- Interaktivna kontrolna tabla za vizualizaciju rokova, napretka i resursa za svaki projekat
- Jednostavna integracija sa Asana projektom
Ako tražite nagrađivani softver za upravljanje resursima i projektima zasnovan na platformi Gantt dijagrama, ovaj softver je dovoljan. Ovo napredno rešenje zasnovano na Gantt dijagramu dostupno je po pristupačnim cenama, počevši od 5 USD mesečno. Možete isprobati i probnu verziju od 7 dana pre kupovine.
Mavenlink
Mavenlink je nagrađivani softver za dinamičku optimizaciju resursa. G2 Grids ga je 2021. godine proglasio najboljim u kategorijama upravljanja resursima, upravljanja projektima i upravljanja radom.
Koristi se za raspoređivanje timova u realnom vremenu na osnovu poslovnih scenarija sa različitim potrebama. Softver vam omogućava da vidite uticaj na produktivnost i profit kada se vrše prilagođavanja na nivou resursa.
Jedna od karakteristika ovog softvera je da predviđa resurse potrebne za predstojeće projekte. Takođe pomaže u analizi zahteva i profitabilnosti tekućih projekata.
Ovaj softver ima sve što vam je potrebno za upravljanje resursima u realnom vremenu i ispunjavanje rastućih očekivanja.
Karakteristike:
- Dizajniran za demonstriranje kontinuiranog poboljšanja uz reakciju u realnom vremenu
- Definisanje oblasti za održivi razvoj
- Pomaže u balansiranju kompetencija resursa na osnovu potražnje projekta
- Procena više planova istovremeno
Mavenlink je osvojio brojne nagrade. Ovo nije samo napredni softver za upravljanje resursima, već i platforma za sveobuhvatno upravljanje projektima i zadacima, uz predviđanje budućih potreba za resursima. Cene su dostupne na zahtev za ponudu.
Hubplanner
Hubplanner nudi kompletno rešenje sa nekoliko ključnih funkcija, kao što su upravljanje resursima, planiranje zadataka, merenje vremena i planiranje projekta na jednoj kontrolnoj tabli, koja je jednostavna za implementaciju i upotrebu.
Jednostavna kontrolna tabla nudi potpunu transparentnost rasporeda celog tima u svim projektima i događajima. Struktura izveštavanja je razvijena imajući na umu dizajn na nivou preduzeća, koji pruža sveobuhvatne indikatore za praćenje korišćenja.
Ima poseban modul za planiranje koji se može integrisati u upravljanje resursima. Njegova jedinstvenost je u tome što menadžer može planirati budžet projekta, navesti stope naplate i izračunati troškove projekta.
Karakteristike:
- Jednostavan raspored „prevuci i pusti“ za projektne timove
- Može da prati implementaciju pojedinačnih resursa ili projekata
- Može da prikaže analitiku svih vaših projekata i resursa u realnom vremenu
- Odsustvo resursa i tok posla za odmor, zahtev i odobrenje
Ovaj softver se može besplatno koristiti 60 dana. Ako tražite aktivnosti upravljanja resursima od početka do kraja, Hubplanner će obaviti posao. Cena počinje od 7 dolara po resursu mesečno.
Zaključak
Upravljanje resursima je jedan od najizazovnijih zadataka u bilo kojoj fazi upravljanja projektima, ali sa pravim alatima i softverom može postati mnogo lakše.
Skoro svi alati za upravljanje resursima koje smo naveli su nagrađivani, imaju sličnu funkcionalnost i zasnivaju se na SaaS-u, sa malim razlikama u karakteristikama. Mala i srednja preduzeća mogu testirati ove alate i dogovoriti se pre nego što se odluče za kupovinu.
Da li ste zainteresovani za dobijanje virtuelnog asistenta? Pogledajte virtuelne asistente za vaše poslovanje na ovim platformama.
Napravite KPI kontrolnu tablu koristeći ove alate.