Zaboravite na neizvesnost, stres i čekanje – sada postoji softver koji olakšava rezervaciju sala za sastanke!
Verovatno ste se i sami našli u situaciji kada vam je hitno potreban miran prostor za kratak sastanak, ali ne želite da gubite vreme tražeći slobodnu sobu ili proveravajući njenu dostupnost putem Slack-a.
Svi smo svesni koliko su konferencijske sale važne za produktivnost i uspeh zaposlenih. Prvi korak je obezbediti praktične prostore za sastanke vašem timu, a drugi je osmisliti sistem koji će garantovati efikasno korišćenje tih prostorija, kako bi svi imali maksimalnu korist.
Uz softver za zakazivanje soba, možete brzo proveriti njihovu dostupnost i odrediti kada će prostor biti slobodan za vaše sastanke. U nastavku teksta predstavićemo vam nekoliko opcija softvera za zakazivanje soba, koji će vam olakšati rezervaciju konferencijskih sala.
Naziv
Opis
Istražite
Skedda
Automatizuje zakazivanje, prilagodljiv, jasan pregled.
Accruent EMS
Detaljne informacije o sobama, automatizovano čišćenje, smanjenje troškova.
Envoy
Prilagodljiva rešenja za radni prostor, podrška za analitiku.
Robin
Jednostavna rezervacija, uvid u upotrebu, integracija programa.
Teem
Mobilne rezervacije, bezbedno upravljanje gostima, dodaci.
Aplikacija za sobe za sastanke
Prilagođavanje, zakazivanje preko ekrana osetljivog na dodir, analitika.
CalendarWiz
Kategorije označene bojama, prilagođavanje dizajna, API.
Appspace
Prijava putem QR koda, fleksibilne rezervacije, podrška za internet stvari.
UnSpot
Procena potreba za prostorom, informacije u realnom vremenu.
Condeco
Jedinstvene rezervacije, brze provere dostupnosti.
Accruent
Upravljanje objektom, video konferencije, jednostavnost korišćenja.
Kadence
Omogućava rad, improvizovane rezervacije, podsetnici za prijavu.
Prednosti softvera za rezervacije sala za sastanke/konferencije
Neke od ključnih karakteristika konferencijskih sala za sastanke su sledeće:
- Interaktivni vebinari: Konferencijske sobe za sastanke treba da budu sposobne da budu domaćini vebinara uživo, polu-uživo i unapred snimljenih vebinara. Platforme bi trebalo da podržavaju moderirane sesije pitanja i odgovora, ankete, kvizove i grupe uživo.
- Jednostavne opcije ćaskanja: Platforma treba da podržava audio, video ćaskanje i funkcije za slanje tekstualnih poruka, omogućavajući svima da sarađuju i komuniciraju.
- Pretraga kontakata: Funkcija pretrage kontakata omogućava korisnicima da pretražuju učesnike sastanka i da se povezuju s njima putem audio i video poziva pojedinačno.
- Planer sastanaka: Modul za upravljanje sastancima treba da omogući organizatorima da budu domaćini sastanaka i organizuju ih, kao i da automatski obaveštavaju učesnike.
- Korisnička podrška: Softver za konferenciju za sastanke treba da nudi korisničku podršku 24/7, u slučaju problema sa organizovanjem i povezivanjem na virtuelni sastanak.
Od šablona zapisnika sa sastanka do automatskog zakazivanja, tehnologija može proces organizovanja sastanaka učiniti jednostavnijim i efikasnijim. Sada ćemo detaljnije pogledati softver za rezervisanje sala za sastanke/konferencije koji će vam pomoći da imate iskustvo bez stresa.
Skedda
Skedda je vodeći svetski sistem za raspoređivanje radnog prostora. Tokom mojih probnih sesija, uverio sam se da štedi vreme automatizacijom zakazivanja i organizacije radnih prostora i sala za sastanke.
Upravljanje konferencijskim salama, radnim stanicama, objektima kompanije i prezentacionim prostorima je pojednostavljeno uz Skedda. Sa Skeddinim inteligentnim zakazivanjem, vaš robotski menadžer sobe za sastanke nudi sledeću pomoć:
- Jednostavna podešavanja.
- Različite opcije prilagođavanja.
- Prilagodljivi uslovi vidljivosti.
- Pojednostavljene dozvole za pristup korisnika.
- Jasan pregled popunjenosti stolova za određene dane.
Karakteristike:
- Poboljšava celokupno radno okruženje od prijave do odjave.
- Omogućava organizacijama da automatizuju i optimizuju složene procedure rezervacije.
- Daje vašim korisnicima mogućnost da brzo sami rezervišu sa bilo kog uređaja.
- Hvale ga zbog konkurentne cene, jednostavnog rasporeda, jasnoće upotrebe i izvanredne korisničke usluge.
Pruža najbolje moguće upravljanje konferencijskom salom, uključujući besprekornu Microsoft 365 i Google Workspace integraciju. Uz Skedda i AI alat za vođenje beleški, spremni ste za efikasne i efektivne sastanke!
Accruent EMS
Pronalaženje idealne lokacije za sastanke na vašem radnom mestu ili u kampusu je jednostavno uz pomoć dobro poznate usluge za rezervaciju soba za sastanke na mreži Accruent EMS.
Karakteristike:
- Pristupite važnim informacijama, kao što su dimenzije sobe i kapacitet sedenja, dok pravite rezervacije.
- Koristite fleksibilnost da blokirate oblasti, panele sa ekranima konferencijske sale i opcije mobilne rezervacije za upravljanje kapacitetima soba.
- Učinite svoj kampus ili mesto poslovanja bezbednijim i higijenskim automatizacijom zakazivanja procedura čišćenja i sanitacije.
- Smanjite troškove upravljanja i vreme utrošeno na rezervisanje sastanaka.
- Kreirajte formulare za rezervacije sa specifičnim smernicama na osnovu atributa kao što su uloga ili senioritet.
Ovaj softver za rezervacije vam omogućava da brzo i lako zakažete prostore za sastanke kao što su sale za sastanke i konferencijske sale.
Neke od interesantnih karakteristika koje su privukle moju pažnju bile su upečatljivi natpisi na stolu, interaktivni rasporedi podova i analitika za povećanje produktivnosti, inovativnosti i opšte energije vaše organizacije.
Envoy
Inovativna rešenja za uštedu prostora od Envoy omogućavaju vam pristup više opcija radnog prostora koje odgovaraju zahtevima svakog člana tima. Zamislite da samo jedna ili dve osobe redovno rezervišu vaše veće prostore za sastanke. Ako je tako, razmislite o tome da ove prostore pretvorite u manje prostore za sastanke ili da dodate module za sastanke širom kompanije kako biste vaš radni prostor učinili prilagodljivijim.
Karakteristike:
- Zelena, žuta i crvena indikacija vam pomažu u lociranju pristupačnih mesta u svakoj prostoriji.
- Koristite Slack ili Teams da primate blagovremena obaveštenja o prijavi i podsetnike da rezervišete manje prostore ili slobodne sobe.
- Primajte trenutna obaveštenja putem e-pošte ako soba ikada postane nedostupna.
- Koristeći funkcije zasnovane na lokaciji mobilne aplikacije Envoy, pronađite i obezbedite najbliži raspoloživi smeštaj.
- Zaštitite privatne razgovore tako što ćete imati opciju da prikrivate nazive sastanaka.
Prema mom iskustvu, Envoy osmišljava nove ideje za korišćenje vašeg prostora podržane temeljnom analitikom. Koristeći ove informacije, možete maksimalno iskoristiti svoj prostor i donositi dobro informisane odluke koje će vam uštedeti novac.
Robin
Robin se ističe kao jedno od prvih rešenja koje vam pada na pamet kada razmišljate o softveru za rezervisanje konferencijskih sala. Koristio sam Robinov sistem za rezervisanje sastanaka i uverio sam se da sa lakoćom možete rezervisati konferencijske sobe, stolove, radne stanice i druge kancelarijske prostore.
Ovo maksimalizuje korišćenje vašeg prostora i lociranje potencijalnih mesta za poboljšanja ili popravke opreme.
Karakteristike:
- Možete odmah odrediti koje sobe su često rezervisane i koje su veoma tražene.
- Rezervacija sobe za sastanke napravljena pomoću vašeg Slack kanala će se automatski ažurirati u vašem Google kalendaru.
- Robin takođe nudi pronicljive informacije o tome kako se upravlja vašim konferencijskim sobama i kancelarijskim prostorima.
- Sve se vrti oko poboljšanja i optimizacije vašeg iskustva upravljanja radnim prostorom.
Robinova laka veza sa poznatim kancelarijskim programima kao što su Slack, Zoom i Google kalendar je jedna od njegovih ključnih prednosti.
Teem
Kao i mnogi drugi sistemi za rezervaciju konferencijskih sala, Teem je napravljen da vam pomogne da maksimalno iskoristite svoje prostore za sastanke. Sa lakoćom rezervisanja u nekoliko radnih prostora, lako sam mogao da rezervišem potrebne sobe.
Karakteristike:
- Preko njihove mobilne aplikacije, možete da rezervišete direktno sa svog telefona, eliminišući potrebu da se prijavite na web lokaciju.
- Na recepciji gosti mogu da se prijave pomoću tableta i popune svu potrebnu dokumentaciju.
- Takođe nudi siguran sistem upravljanja gostima.
- Sistem vas odmah obaveštava putem e-pošte, SMS-a ili Slack-a da su vaši gosti ušli u predvorje.
Izvan svake sobe za sastanke, lako bih mogao da postavim ekrane u sobi za tablet, omogućavajući dodavanje ili brisanje sastanaka uživo. Teem-ovi dodaci za kalendar olakšavaju vaš proces zakazivanja, tako što pojednostavljuju planiranje sastanaka na platformama uključujući Outlook, Office 365 i Google kalendar.
Aplikacija za sobe za sastanke
Savremena tehnologija olakšava planiranje i organizovanje poslovnih sastanaka, pojednostavljuje poslovne procese i maksimalno iskorišćava kancelarijski prostor. Kao napredna platforma za zakazivanje i upravljanje salama za sastanke i konferencije, MeetingRoomApp se ističe po mom iskustvu.
Karakteristike:
- Stylebook editor omogućava značajno prilagođavanje i beskonačnu raznolikost pozadina aplikacija.
- Postavljanje identiteta brenda kompanije je jednostavno i brzo, a možete koristiti tamni režim ili dodati druge vizuelne efekte.
- Sastanci se mogu brzo zakazati na ekranu osetljivom na dodir na vratima konferencijske sale.
- Zahvaljujući ovoj funkcionalnosti, korisnici mogu trenutno da prikažu poslovna dešavanja na pametnom telefonu u sali za sastanke.
Njena kontrolna tabla i funkcija izveštavanja su analitički alati koji pružaju informacije o najčešće korišćenim prostorima za sastanke i ponašanju korisnika.
CalendarWiz
CalendarWiz daje menadžerima moć da pozivaju ljude na događaje i sastanke i daje im slobodu da postave nekoliko opcija za RSVP kao što su „prihvati“, „možda“ ili „odbij“.
Članovi osoblja mogu poboljšati svoj softver za rezervisanje konferencijskih sala tako što će razviti kategorije označene bojama za organizaciju događaja, sastanaka i zadataka.
Karakteristike:
- Administratori mogu prilagoditi dizajn platforme tako da odgovara bojama, logotipima i pravima pristupa njihovog brenda.
- Preduzeća mogu kombinovati platformu sa raznim rešenjima nezavisnih proizvođača zahvaljujući interfejsu za programiranje aplikacija (API) koji podržava.
- Izbori mesečne i godišnje pretplate su dostupni preko CalendarWiz-a.
- Korisnici mogu pristupiti korisnoj brizi o korisnicima putem podrške putem e-pošte, ćaskanja uživo, često postavljanih pitanja i detaljne dokumentacije.
Članovi tima i klijenti takođe mogu da predlažu događaje pružanjem informacija kao što su naziv događaja, kategorija i budući dan i vreme.
Appspace
Zaposleni mogu lako da potvrde rezervacije konferencijske sobe, rezervacije stolova i raspodelu resursa uz pomoć Appspace.
Karakteristike:
- Napravite QR kod da biste se prijavili bez fizičkog dodira, dajući posetiocima i gostima pristup njihovim određenim prostorima.
- Da biste pronašli najbolji radni prostor za svoje potrebe, koristite inteligentne priključne stanice.
- Spojite IoT uređaje i senzore da biste izgradili hibridno radno mesto sa prioritetom produktivnosti i bezbednosti.
- Appspace podržava različite hardverske izbore kao što su stolovi, interaktivni kiosci ili sobni paneli.
Ono što mi se dopalo kod platforme je činjenica da ovim rezervacijama možete lako upravljati putem intraneta, e-pošte, Microsoft timova ili određene aplikacije Appspace Employee. Dakle, imate fleksibilnost da planirate danima unapred, dok putujete u kancelariju ili kada ste već tamo.
UnSpot
Sa UnSpot možete brzo odrediti najbolje dane za pozivanje ljudi na sastanke u konferencijskoj sali i saznati više o tome kako se sobe za sastanke koriste, pomažući vam da procenite prostorne potrebe vašeg tima.
Karakteristike:
- Sistem za rezervacije stolova, raspored rada, kancelarijska analitika, alati za upravljanje parkingom, navigacija i interaktivne mape su uključeni u ceo paket.
- Brze i jednostavne rezervacije prostorija za sastanke koristeći kalendar vašeg preduzeća.
- UnSpot pruža trenutne informacije u realnom vremenu o svim rezervacijama i dostupnim sobama.
- Obuka zaposlenog za korišćenje usluge traje samo 10 minuta.
Vaš tim će imati pristup softveru prilagođenom korisniku koji će pojednostaviti rezervaciju soba za sastanke putem desktopa, mobilne aplikacije ili ekrana sobe za sastanke.
Condeco
Condeco pruža lak način okupljanja ljudi, bilo fizički, elektronski ili oboje. Pojednostavljuje zakazivanje sastanaka i lako se integriše sa poznatim aplikacijama kao što su Teams i Zoom.
Karakteristike:
- Uključujući podešavanja i prilagođavanje, učinite rezervacije soba za sastanke jedinstvenijima.
- Možete brzo rezervisati profesionalne i neformalne konferencijske sobe koje odgovaraju vašem stilu rada.
- Platforma automatski proverava dostupnost sobe u izabrano vreme.
- Brzo pronađite dostupne prostore za sastanke koristeći kriterijume kao što su lokacija, kapacitet ili pogodnosti.
Sa Condeco, možete brzo da izaberete odgovarajuću lokaciju i vreme, proverite dostupnost svih i rezervišete svoj termin za nekoliko sekundi. Zanimljivo je da sam mogao da upravljam raznim platformama kao što su Outlook, mobilni uređaji ili web portal Condeco.
Takođe pročitajte: Vrhunska rešenja za web konferencije i trenutno deljenje!
Accruent
Efikasno korišćenje raspoloživog prostora je od suštinskog značaja za vođenje coworking prostora. Po mom iskustvu, možete garantovati zadovoljstvo klijenata uz smanjenje operativnih troškova korišćenjem Accruent sistema za rezervisanje sala za sastanke i konferencije.
Karakteristike:
- Spaja program za poboljšanje upravljanja vašim objektom i donošenje boljih odluka u vezi sa održavanjem.
- Koristite centralno lociran sistem za rezervaciju soba kako biste pojednostavili odgovornosti za planiranje.
- Možete da pojednostavite administraciju događaja tako što ćete ponuditi jedno mesto za poslove kao što je fakturisanje.
- Omogućavanjem rešenja za video konferencije koja su spremna za upotrebu, možete da povežete udaljeno osoblje.
Pronađite i rezervišite idealan radni prostor za sastanke ili obaveze u kampusu ili u vašoj poslovnoj zgradi. Procedura rezervacije koju nudi Accruent-ov sistem je jednostavna, fleksibilna i sigurna i bez napora se povezuje sa vašim trenutnim tokovima posla.
Kadence
U Kadence, rad bi trebalo da vas osnaži, a ne da vas ograničava, omogućavajući ljudima da se ističu u svemu što preduzmu. Ovaj softver za rezervaciju konferencijske sale kreira operativni sistem za budućnost rada, obogaćujući koordinaciju ljudi, vremena i prostora kako bi podržao timove da osećaju poverenje i da donose najbolje odluke.
Karakteristike:
- Možete lako da rezervišete odgovarajuće lokacije za sastanke za improvizovane sastanke gde god da se nalazite.
- Pozovite posetioce dok brzo birate odgovarajuće pogodnosti.
- Koristite obaveštenja o podsetnicima za prijavljivanje da povećate dostupnost soba.
- Sa nekoliko klikova možete odmah rezervisati sobe za sastanke direktno iz kalendara i pozvati kolege.
- Dobijte jasnu sliku o tome ko je u kancelariji ili van nje sa tačnim informacijama o rezervaciji.
Sa jednostavnim protokolom za iznajmljivanje prostora i praćenjem kada saradnici koriste prostor, Kadence je alatka koja je veoma laka za korišćenje.
Funkcije koje treba tražiti u softveru za planiranje prostorija
Kada tražite softver za zakazivanje soba, uverite se da softver uključuje sledeće funkcije:
- Ugrađene mogućnosti izveštavanja: Uverite se da softver za zakazivanje sastanaka poseduje mogućnost generisanja standardizovanih izveštaja u različitim formatima.
- Integracija sa alatima trećih strana: Softver bi trebalo da bude u stanju da prati sobe za sastanke i korišćenje različitih resursa kako bi se smanjili troškovi.
- Sinhronizacija u realnom vremenu: Softver za rezervisanje sala za sastanke treba da ima centralizovanu bazu podataka, koja bi trebalo da se ažurira u realnom vremenu kako bi se obezbedili najnoviji korisnički detalji i sprečili sukobi u rasporedu.
- Skalabilnost: Softver treba da bude skalabilan da zadovolji potrebe organizacije za rukovanje više lokacija i rezervacija u različitim vremenskim zonama.
- Centralizovana kontrolna tabla: Centralizovani kalendar i kontrolna tabla za proveru dostupnosti prostorija za sastanke i vizualizaciju tlocrta i prostora sobe.
- Upozorenja i obaveštenja e-poštom: Softver za planiranje prostorija za koji nameravate da se odlučite bi trebalo da bude u stanju da automatski obavesti zainteresovane strane o statusu njihovog zahteva, fakturama i drugim povezanim komunikacijama.
Osim ovih, funkcije bi se menjale zbog vaših zahteva, jer na kraju krajeva, ovaj softver treba da vam pomogne da posao obavite brže i sa manje stresa. Pošto su sastanci neizbežni, možete isprobati one koji odgovaraju vašim željama i na kraju suziti dobitne kombinacije.
Zaključak
Održavanje koraka sa najnovijim tehnološkim razvojem i upravljanjem kancelarijom zahteva održavanje efikasnog radnog prostora. Najbolji alati za rezervisanje konferencijske sale za koje sam smatrao da su korisni za poboljšanje iskustva sa sastancima istaknuti su u ovom članku.
Na kraju, ove tehnologije omogućavaju organizacijama da uštede vreme i novac pružanjem praktičnih rešenja za upravljanje resursima. Ovi alati omogućavaju preduzećima da osiguraju da svaki sastanak bude produktivan i dobro organizovan.
Sledeće, isprobajte ove šablone zapisnika sa sastanka za bezbolno planiranje i savršeno izvršenje.