Зашто је аутоматизација генерисања докумената кључна за ваше пословање?
У савременом пословању, једна константа остаје – потреба за креирањем докумената.
Са технолошким напретком, компаније су направиле значајан помак од традиционалних папирних докумената ка дигиталним, складиштеним у облаку. Ова транзиција не само да доприноси смањењу потрошње папира већ и олакшава целокупан процес генерисања докумената.
Уколико послујете у секторима као што су право, осигурање или банкарство, ваша свакодневна оперативност још више ће зависити од ефикасног генерисања докумената.
Фактуре, понуде, уговори, презентације за клијенте, финансијски планови и интерни протоколи су есенцијални документи који омогућавају несметано функционисање вашег предузећа, као и ефикасну комуникацију са клијентима, запосленима и добављачима.
Брза припрема и дистрибуција докумената попут интерних смерница, извода са рачуна, судских поднесака и других важних комуникација представљају кључни део вашег пословања.
У овом тексту, истражићемо значај генерисања докумената и како вам може помоћи да повећате оперативну ефикасност ваше компаније. Кренимо одмах!
Значај софтвера за генерисање докумената
Употреба софтвера за аутоматизацију процеса креирања докумената постала је неопходна из више разлога.
Уштеда времена за ваш тим
Процеси попут дизајнирања, уређивања, креирања и увоза докумената знатно се убрзавају помоћу ефикасног, аутоматизованог система за генерисање докумената. Ово ослобађа ресурсе вашег тима и смањује потребу за преоптерећивањем развојног тима пословима креирања и решавања проблема.
Смањење грешака
Аутоматизација свих поступака који захтевају ручни унос података знатно смањује могућност људских грешака, укључујући и процес креирања докумената.
Бржи развој запослених
Уз понуду једноставног решења за креирање докумената високог квалитета, запослени брже уче и могу редовно да стварају висококвалитетне документе.
Конзистентност бренда
Уједначен визуелни идентитет у свим корпоративним комуникацијама, како штампаним тако и дигиталним, кључан је за ефикасно брендирање.
Софтвер за генерисање докумената омогућава запосленима да прилагоде документа специфичним потребама клијената, истовремено одржавајући конзистентну корпоративну визуру.
Кључне карактеристике софтвера за генерисање докумената
Квалитетан софтвер за генерисање докумената треба да укључује следеће функционалности:
Аутоматско форматирање и подршка за више формата
Могућност брзе измене фонта, величине или типа документа (ПДФ, DOCX, CSV) без угрожавања интегритета самог документа је веома важна. Многи корисници имају специфичне преференције у погледу формата, па је кључно имати на располагању широк спектар опција.
Интеграција са другим системима
Способност лаке интеграције и комбиновања докумената из различитих апликација, попут JSON и XML, као и са програмима које често користите, омогућава бржи и ефикаснији проток података.
Динамички садржај
Могућност коришћења динамичких опсега приликом креирања докумената је од велике важности. Алат који вам омогућава да прилагодите поруку и досегнете циљану публику уз тачне податке је кључан.
Сигурност и усклађеност са стандардима
Најбоља решења нуде безбедносне протоколе и усклађеност са стандардима, као и употребу сигурних SSL конекција и поузданих firewall-ова.
Сада када сте упознати са кључним карактеристикама квалитетног софтвера за генерисање докумената, следи преглед неких од најчешће коришћених платформи.
SmartDocuments
SmartDocuments је платформа за аутоматизацију креирања докумената која омогућава коришћење „паметних“ шаблона за унапређење токова посла и повећање продуктивности.
Овај софтвер се лако интегрише са Microsoft Teams и SharePoint апликацијама и нуди аутоматско чување докумената.
SmartDocuments аутоматски убацује податке о клијентима и производима из SAP система у документе, што значајно штеди време.
Користећи SmartWizard алатку, можете креирати и управљати стандардним шаблонима, убацивати податке из спољних система и појачати идентитет вашег бренда.
Захваљујући могућности креирања докумената и управљања шаблонима, платформа се примењује у различитим секторима попут државне управе, правног сектора и запошљавања, смањујући време и ризике у вези са креирањем докумената.
Docmosis
Docmosis нуди брз, поуздан и прилагодљив процес генерисања докумената заснован на паметним шаблонима. Платформа омогућава креирање персонализованих писама, фактура, понуда, уговора, извештаја и других докумената у PDF и Word форматима.
Платформа је опремљена механизмом за генерисање докумената који се самостално хостује и који се успешно интегрише са другим софтверима. Docmosis пружа мноштво функција за поједностављење процеса креирања комплексних докумената.
- Користите Microsoft Word или LibreOffice Writer за шаблоне докумената.
- Користите чуваре места у облику обичног текста за динамички садржај.
- Додајте текст, слике, табеле, бар код, QR код и друге елементе.
- Укључите прилагодљиве извештаје у шаблоне.
Fastdok
Fastdok је свестран софтвер за креирање докумената који се примењује у различитим секторима, укључујући ИТ, бизнис, образовање и људске ресурсе.
Овај софтвер за генерисање докумената заснован на облаку је брз и лак и показао се ефикасним у креирању докумената за различите сврхе.
Оно што је јединствено код Fastdok-а је његов процес аутоматизације који вам представља документе спремне за употребу на основу одговора на упитнике.
Fastdok води процес дигиталне документације кроз фокусиране упитнике, јасне примере и објашњења, како би генерисање докумената било што једноставније.
eDocgen
eDocgen нуди флексибилан процес генерисања докумената који подржава аутоматизацију засновану на подацима и нуди низ једноставних до сложених шаблона за побољшање продуктивности тима.
Овај софтвер је једноставан за употребу и побољшава процес креирања докумената, обезбеђујући бољу комуникацију и искуство корисника.
Кључне карактеристике eDocgen-а:
- Генерише велики број докумената масовно, попуњавајући их подацима из извора као што су JSON/XML/Excel, базе података и других.
- Аутоматски генерише веб обрасце из шаблона за креирање докумената.
- Подржава генерисање на захтев користећи REST API и приказује изјаве у реалном времену.
- Може се имплементирати локално или у облаку на Azure, GCP или AWS.
- Пружа шаблоне докумената у PPTX, Microsoft Word, PDF и Excel форматима.
Checkbox
Checkbox је софтвер за креирање и управљање документима који се користи у компанијама као што су Deloitte, KPMG и BMW. Ефикасно смањује време утрошено на ручно састављање и управљање документима, омогућавајући менаџменту да се фокусира на стратешки рад.
Checkbox проверава и елиминише грешке у документима користећи стандардизоване шаблоне. Пружа тренутне увиде, преглед статуса одобрења, електронске потписе и аутоматизоване резултате у вези са креираним документима.
Алат олакшава процес преговора и пријављивања, побољшава време обраде документа и подржава доношење одлука на основу података.
DocShifter
DocShifter је централизован софтвер за аутоматизацију докумената који помаже у управљању документима заснованим на шаблонима и претвара их у PDF формат.
Алат је брз, скалабилан и усклађен, а аутоматизовани процес елиминише потребу за копирањем и лепљењем података у шаблоне докумената.
DocShifter није само платформа за креирање докумената; то је и софтвер за конверзију PDF-а који узима више формата датотека, обогаћује их и претвара у PDF. Кључне карактеристике DocShifter-а:
- 10 пута бржа PDF конверзија уз смањене трошкове лиценцирања и инфраструктуре.
- Интеграција са постојећим алатима користећи конекторе или REST API.
- Дизајнирање шаблона у програму Microsoft Word за смањење трошкова.
Templafy
Templafy је алат за управљање целокупним активностима у вези са документима вашег предузећа. Платформа нуди модуле и шаблоне за дизајнирање решења која одговарају потребама вашег предузећа.
Templafy пружа административни центар за управљање свим аспектима процеса креирања пословних докумената. Омогућава једноставно управљање и дистрибуцију шаблона, фонтова, е-потписа и других елемената.
Templafy пружа следеће функције:
- Богату библиотеку шаблона и ресурса у апликацијама за документе.
- Паметну аутоматизацију која помаже у динамичном и прецизном креирању докумената.
- Аутоматско скенирање докумената и презентација за проналажење застарелог садржаја и проверу усклађености.
- Дељење, сарадњу и приступ увидима за оптимизацију перформанси документа.
Nintex
Nintex омогућава аутоматско креирање и дељење докумената као што су уговори, радни налози и фактуре директно из Salesforce или Office 365. Ово елиминише потребу за копирањем и лепљењем података и смањује грешке, обезбеђујући тачне и усклађене документе.
Nintex помаже у аутоматизацији процеса креирања докумената нудећи следеће функције:
- Аутоматизација креирања докумената без писања кода.
- Коришћење шаблона на различитим језицима за креирање докумената у Word, Excel, PowerPoint и PDF форматима.
- Поједностављивање процеса интерног прегледа и потписивања докумената путем аутоматизације.
- Повезивање података из различитих извора користећи шаблоне и cloud решења као што су Salesforce, SharePoint и Box.
PandaDoc
PandaDoc је софтвер за креирање, слање и управљање документима који су у складу са HIPAA, FERPA и GDPR стандардима. Платформа нуди брендиране шаблоне и прилагођене теме за убрзање процеса креирања докумената.
PandaDoc тежи да поједностави процес генерисања докумената, истовремено обезбеђујући конзистентност бренда.
Платформа нуди брендиране шаблоне, прилагођене теме и Canva интеграцију која омогућава превлачење и отпуштање елемената дизајна.
PandaDoc такође омогућава уграђивање видео записа, анимираних GIF-ова и паметних табела са ценама које клијентима дају могућност да бирају услуге које желе.
Docs Made Easy
Docs Made Easy омогућава креирање робусних, динамичних докумената у оквиру Salesforce екосистема. Платформа убрзава процес креирања презентација, извештаја, понуда, фактура, уговора и других докумената преношењем података у унапред форматиране шаблоне.
Docs Made Easy побољшава продуктивност професионалаца, пружајући им моћ да креирају ефикасне документе користећи следеће могућности:
- Синхронизација података из Salesforce-а за аутоматизацију генерисања докумената.
- Извлачење података из CRM-а и уношење у унапред форматиране шаблоне.
- Брз и лак пренос докумената професионалног изгледа.
- Тренутна обавештења када клијент ступи у интеракцију са документом.
Formstack
Formstack је још једна опција за аутоматизацију процеса генерисања докумената у вашој организацији. Алат смањује потребе за папирологијом и омогућава креирање професионалних докумената које је лако послати било где.
Захваљујући једноставном креатору и едитору докумената који подржава превлачење и отпуштање, можете креирати велики број докумената, као што су понуде, апликације, уговори и контакти у року од неколико минута. Formstack вам омогућава приступ следећим функцијама:
- Додавање условних одељака за приказивање или сакривање садржаја.
- Генерисање више докумената из једног извора података.
- Дељење докумената или пренос у друге апликације директно из Formstack интерфејса.
- Коришћење унапред дизајнираних шаблона из библиотеке за брзо дизајнирање пословних докумената.
S-Docs
S-Docs је брз и лак софтвер за генерисање докумената изграђен на Salesforce платформи, који нуди поуздану безбедност организацијама. Многа предузећа се ослањају на овај алат за побољшање ефикасности, смањење грешака и елиминисање заморног посла у вези са документима.
Пошто је S-Docs изворно решење за креирање докумената за Salesforce, подаци не напуштају екосистем, обезбеђујући већу сигурност и бржу испоруку услуга. Такође је могуће конфигурисати видљивост докумената за корисничке профиле и филтрирати документе које корисници могу да креирају.
Платформа је снажна са свим функцијама које су вам потребне за поједностављење процеса аутоматизације докумената. Уграђени едитор докумената је једноставан за коришћење без потребе за додатном обуком.
Закључак
Овај чланак представља преглед неких од најбољих алата за креирање докумената доступних на тржишту. Приликом одабира решења за вашу организацију, кључно је анализирати ваше пословне захтеве и затим упоредити алате и функције које ови софтвери нуде.
Већина поменутих опција нуди бесплатне пробне периоде које можете искористити да бисте проверили њихову ефикасност.