Alati za uklanjanje e-pošte: Povećanje produktivnosti i efikasnosti
Alati za čišćenje e-pošte pokazali su se kao dragoceni resurs za zaposlene i kompanije. Oni podižu produktivnost skraćujući vreme potrebno za brisanje pretrpanog sandučeta.
Jeste li znali da su brojne ankete pokazale da prosečan zaposleni troši otprilike 28% svog radnog dana na e-poštu?
Provera i obrada e-poruka može biti veoma zahtevna, pogotovo ako nismo organizovali ili efikasno upravljali svojim sandučetom. U ovom tekstu ćemo istražiti načine kako postići „nula e-poruka u sandučetu“ i efikasno raditi s e-poštom. U nastavku je tabela sa nekoliko alata koje možete dodati u svoj arsenal za čisto i uredno sanduče!
| Naziv | Opis |
| SaneBox | Uklanja neželjenu poštu, kreira foldere i koristi pametnu AI tehnologiju. |
| Clean Email | Organizovani asistent koji zaustavlja neželjenu poštu, s fokusom na privatnost. |
| Superhuman | Upravljanje e-poštom uz pomoć veštačke inteligencije, s podsetnicima i prikazom statusa. |
| Mailstrom | Grupne radnje putem e-pošte s podrškom za Google, Yahoo i Outlook. |
Čisto sanduče = bolja produktivnost
Efikasno upravljanje e-poštom ključno je za maksimalnu produktivnost na radnom mestu. Stalni porast rada na daljinu povećao je upotrebu Gmaila, koji se smatra profesionalnim komunikacionim kanalom u poređenju s drugim platformama.
Zbog toga je organizovanje e-pošte od vitalnog značaja za pojednostavljenje radnog procesa. E-pošta je primarni komunikacioni alat kojim treba upravljati svakodnevno ili u određenim intervalima jer često sadrži važne dokumente.
#1. Vremenska efikasnost
Bolje upravljanje e-poštom povećava vremensku efikasnost, omogućavajući nam da se fokusiramo na ključne zadatke umesto da gubimo vreme na sporedne e-poruke. Veliki broj e-poruka često nas odvraća od glavnog posla, oduzimajući dodatno vreme čak i za manje zadatke. Upravljanje Gmailom olakšava pronalaženje važnih poruka i smanjuje vreme pretraživanja. Zbog toga se važne e-poruke brže pronalaze nego ranije.
Pročitajte i: Načini automatizacije Gmail zadataka za povećanje efikasnosti
#2. Povećanje profita
Vremenska efikasnost direktno utiče na profitabilnost poslovanja i smanjuje troškove rada. Od organizovanja stotina e-poruka dnevno do redovnog pravljenja rezervnih kopija i sortiranja važnih poruka, sve to povećava poslovne troškove. Efikasno upravljanje e-poštom omogućilo je obradu i sortiranje neophodnih poruka. Ovo je isplativo rešenje za određivanje prioriteta važnih zadataka.
#3. Povećanje produktivnosti
Kada softver lako obavlja zadatke koji oduzimaju puno vremena, poslovni ljudi mogu se fokusirati na druge poslove. Ovo omogućava lakši rad i doprinosi poboljšanju drugih produktivnih procesa. Bolje upravljanje e-poštom sprečava ometanje blokiranjem nepotrebnih iskačućih obaveštenja. Na taj način možete se koncentrisati na trenutni posao bez prekida.
#4. Ravnoteža između posla i privatnog života
Prednosti efikasnog upravljanja e-poštom doprinose boljem balansu između posla i privatnog života. Ušteda vremena, koristi i produktivnost na poslu omogućavaju nam da nakon radnog vremena živimo zdrav i ispunjen život. Lično upravljanje e-poštom odvaja lične i poslovne poruke, smanjujući opterećenje poslom kod kuće.
Šta je „Zero Inbox“ pristup i koje su njegove prednosti?
Koncept „Zero Inbox“ je metodologija upravljanja e-poštom koja ima za cilj da sanduče u Gmailu bude prazno većinu vremena. Strategiju je razvio stručnjak za produktivnost, Merlin Mann, koji objašnjava kako mešanje sandučeta s listama zadataka može negativno uticati na produktivnost.
Za kompanije ili zaposlene, sandučići e-pošte često su pretrpani hiljadama poruka koje odvraćaju pažnju od važnog posla i mogu izazvati zbunjenost tokom dana. Merlin Mann je predstavio pet principa za rešavanje ovog problema:
- Neke e-poruke su važnije od drugih: Ne treba sve poruke tretirati isto. Na samo nekoliko važnih poruka treba odmah odgovoriti, dok ostale treba izbrisati. Ovaj princip štedi vreme, ali važno je odvojiti ono što je važno i što bi moglo zatrebati u budućnosti.
- Vreme je neprocenjivo: „Zero Inbox“ pristup je koristan način da se uštedi vreme za produktivan dan. Svaka osoba treba da odredi koliko e-poruka može obraditi u toku dana; ovo pomaže i u praćenju dnevnog napretka u radu. Ovaj koncept osigurava da samo važan i vredan posao dobije prioritet i štiti naše vreme.
- Manje može biti više: Koncept „Zero Inbox“ pokazuje da je manje reči dovoljno da se prenese poruka u odgovoru na e-poštu. Dugački sastavi nisu potrebni i ne treba osećati obavezu da pišemo opširne odgovore.
- Oslobodite se krivice: Previše e-poruka može biti zastrašujuće, ali osećaj krivice nije rešenje. Prema Mannu, ostavite krivicu po strani, fokusirajte se na čišćenje nereda i prvo rešavajte važna pitanja.
- Laganje sebi ne prazni sanduče: Pre svega, moramo biti iskreni prema sebi, prihvatiti situaciju i pokušati se nositi s njom. Hiljade e-poruka treba obraditi u ograničenom vremenu, ali njihovo izbegavanje samo će gomilati poruke koje više nisu korisne.
Pročitajte i: Najbolji softver za arhiviranje e-pošte za skladištenje za buduće revizije/preuzimanja
Koristi
Efikasno upravljanje e-poštom i koncept „Zero Inbox“ štede vreme i dokazano su korisni za poslovanje. Pristup „nula e-poruka“ smatra se korisnim jer nam omogućava da se fokusiramo na važne zadatke bez ometanja.
- Metoda „Zero Inbox“ štedi vreme prvenstveno zato što nas uči kako da obrađujemo poruke u datom trenutku. Kada jasno razumemo šta treba uraditi, veća je verovatnoća da ćemo odgovoriti na neophodne zadatke bez ometanja.
- Ovaj pristup poboljšava komunikaciju sa zainteresovanim stranama, jer „nula e-poruka u sandučetu“ omogućava brze odgovore na pristigle poruke. Odgovori se dobijaju brže, umesto da se čeka satima.
- Koncepti „nula e-poruka“ sprečavaju da važni zadaci budu zanemareni, jer prazno sanduče prvo prikazuje nove pristigle poruke. Poruke koje zaslužuju pažnju dobijaju prioritet i poboljšavaju poslovnu produktivnost.
Zašto očistiti Gmail sanduče
Brisanje e-poruka je idealan način da se poveća produktivnost. Svaki dan u Gmail sanduče stižu različite vrste poruka, uključujući malver, smeće, neželjenu poštu i promocije. Ove nepoželjne datoteke treba ukloniti jer ometaju glavnu funkciju ili zauzimaju prostor Gmaila. Organizovano sanduče je ključno za produktivan dan sa fokusom na zadatke.
- Lako pronađite važne e-poruke: Organizovan Gmail je neophodan da bi važne poruke bile sigurne. Ovo je važno prilikom praćenja kako bismo lako pronašli potrebne e-poruke. Neželjene e-poruke opterećuju produktivnost u užurbanom poslovnom okruženju. Kada redovno čistimo sanduče, možemo se fokusirati na važne zadatke bez ometanja.
- Oslobodite memorijski prostor: Google nudi 15 GB besplatnog memorijskog prostora koji se deli između Diska, Slika i drugih Google aplikacija. Popunjen prostor za skladištenje uzrokuje kašnjenje i onemogućava primanje novih poruka. Zato je potrebno povremeno očistiti prostor kako bi sanduče bilo zdravo i kako bi se održao efikasan tok e-pošte.
- Obrišite neželjene datoteke: Gmail ima foldere za neželjenu poštu koji automatski čuvaju neželjene poruke. Google ih automatski briše u roku od 30 dana, ali neke poruke su zlonamerne i imaju komercijalne svrhe. Neophodno je brisanje i blokiranje takvih poruka, jer pošiljalac može pokušati uspostaviti kontakt putem drugih poruka. Preporučljivo je otkazati pretplatu ili izbrisati neželjene poruke kako bi se izbeglo bilo kakvo ometanje ili šteta.
- Ostanite fokusirani: Sistematičan red sprečava da um luta. Kada započnemo dan, preplavljeni smo e-porukama i lako se izgubimo u tome odakle da počnemo. Sistematična struktura e-poruka pomaže nam da planiramo akciju.
Stoga, čisto sanduče je jednostavan način da produktivno započnete dan.
Kako očistiti Gmail sanduče
Postoji nekoliko načina za brisanje e-poruka, koje se mogu filtrirati prema kategoriji, veličini, pošiljaocu, pročitanim ili nepročitanim porukama. U nastavku su opisani koraci za grupno brisanje e-poruka:
#1. Izbrišite grupno
Brisanje je jednostavan način da se brzo očisti Gmail sanduče, prvenstveno kako bi se rešio problem punog skladišnog prostora. Google omogućava uklanjanje mnogih neželjenih poruka koje zauzimaju prostor za skladištenje, kao što su neželjena pošta, promocije i slično. Ovo smanjuje opterećenje pojedinačnog brisanja poruka, što je proces koji oduzima vreme.
Koraci za grupno brisanje e-poruka:
- Prijavite se na Gmail na mobilnom telefonu, računaru ili laptopu.
- Kliknite na polje levo od dugmeta „Osveži“.
- Klikom na polje izabraćete sve e-poruke.
- Kliknite na dugme „Izbriši“, koje izgleda kao kanta za smeće u redu s alatkama.
- Takođe možete sakriti poruke koje ne želite da obrišete, ali im možete pristupiti kasnije. Dugme „Arhiva“ omogućava ovu funkciju, a nalazi se desno od polja za potvrdu.
I to je to! Veći deo vašeg sandučeta je sada čist!
#2. Izbrišite prema kategoriji
Google je kategorizovao e-poruke na osnovu njihove upotrebe, tj. društvene mreže, ažuriranja, primarne ili promocije. Ovo omogućava brisanje određenih kategorija poruka, čime se čuvaju one druge.
Koraci za brisanje e-poruka prema kategorijama:
- Kliknite na padajući meni sa leve strane; prikazana lista ima odeljak „Kategorija“ na dnu.
- Izaberite određenu kategoriju koju želite da izbrišete, kao što su društvene mreže, ažuriranja, forumi ili promocije.
- Označite polje kao i obično u gornjem levom uglu.
- Kliknite na plavi tekst da biste izabrali sve e-poruke.
- Kliknite na „Izbriši“ ili „Arhiviraj“, u zavisnosti od želje.
Na ovaj način možete brzo izbrisati ažuriranja, neželjenu poštu i promocije, bez gubljenja vremena na ručno brisanje.
#3. Brisanje prema vremenskom periodu
Google dozvoljava brisanje poruka na osnovu određenih datuma, što smanjuje opterećenje ručnog pregleda poruka. Možete pregledati e-poruke pre ili posle željenog datuma i izbrisati stare neželjene poruke ili nove poruke koje vam više neće trebati.
Koraci za grupno brisanje:
- U Gmail panelu za pretragu ukucajte „before:GGGG/MM/DD“ da biste izabrali e-poštu pre određenog datuma.
- Unesite „after:GGGG/MM/DD“ u polje za pretragu i pritisnite enter da biste dobili poštu nakon određenog datuma.
- E-poruke prikazane na ekranu pripadaju izabranom vremenskom opsegu.
- Ponovo označite polje i kliknite da biste izabrali sve razgovore.
- Kliknite na „Izbriši“ ili „Arhiviraj“.
Ovo dobro funkcioniše za stare poruke koje su suvišne i zauzimaju prostor.
#4. Brisanje od određenog pošiljaoca
Gmail olakšava brisanje e-poruka od pojedinačnog pošiljaoca, što je korisno za uklanjanje svih podataka s određene adrese. Ovu funkciju možete koristiti kada vam je sanduče pretrpano e-porukama od jedne osobe, kao što su prodavci putem e-pošte.
Koraci za brisanje e-pošte od određenog pošiljaoca:
- Označite polje sa leve strane ako želite izbrisati sve e-poruke, ili možete izabrati posebno pročitane ili nepročitane poruke.
- Kliknite na „Izbriši“ ili „Arhiviraj“.
Ura! Ko bi rekao da čist sandučić može biti tako zadovoljavajući, zar ne?
#5. Brisanje pročitanih/nepročitanih poruka
Brisanje pročitanih ili nepročitanih poruka je dobar način da povremeno očistite sanduče. To znači da možete izbrisati sve svoje pročitane poruke ili očistiti sanduče bez pregledanja sadržaja.
Koraci za brisanje pročitanih ili nepročitanih poruka:
- Da biste izbrisali pročitane ili nepročitane poruke iz e-pošte, unesite „is:read“ ili „is:unread“.
- Pritisnite enter i označite polje sa leve strane.
- Sledite korake za grupno brisanje, označite polje i izaberite sve razgovore.
- Zatim možete izabrati opciju „Izbriši“ ili „Arhiviraj“.
Ovo je sjajno za dosadne poruke s pretplatom koje ne želite da otvarate!
#6. Brisanje po veličini
Brisanje e-poruka po veličini je najbolji način da se oslobodi ograničen prostor za skladištenje u Gmailu. Neke poruke sadrže priloge ili velike datoteke koje troše nepotreban prostor, čak i ako su beskorisne. Google omogućava brisanje poruka na osnovu njihove veličine, čime se oslobađa prostor na platformi.
Koraci za brisanje e-poruka na osnovu veličine:
- Kliknite na „Podešavanja“ desno od trake za pretragu.
- Prikazaće se opcija za odabir veličine priloga.
- Unesite veličinu i izaberite „veće od“ ili „manje od“.
- Izaberite e-poštu i kliknite na „Izbriši“.
Na taj način možete brzo osloboditi prostor uklanjanjem e-poruka koje zauzimaju najviše prostora.
U nastavku su navedeni neki alati za koje smatram da su veoma korisni i mogu nam pomoći da očistimo i efikasno upravljamo e-poštom:
SaneBox
SaneBox je softver za upravljanje e-poštom s automatizovanim pomoćnikom. Ovaj alat uklanja neželjenu poštu iz sandučeta i stavlja je u poseban folder, štedeći vam vreme upravljanja.
Ključne karakteristike:
- Alat uklanja neželjenu poštu iz sandučeta i stavlja je u poseban folder.
- Ima folder „SaneBlackHole“ koji omogućava stavljanje određenog pošiljaoca na listu blokiranih, tako da više ne primate poštu od tog pošiljaoca.
- SaneBox omogućava kreiranje foldera za račune ili porodice, smanjujući komplikovanost Gmaila.
- Obezbeđuje folder „SaneAttachment“ koji čuva sve priloge e-poruka u oblaku kako bi se oslobodio prostor za skladištenje.
- Možete zakazati pauzu od e-pošte modifikovanjem funkcije „Ne uznemiravaj“ ili odložiti e-poštu kako biste se fokusirali na svoj posao.
Ovaj alat koristi pametnu i treniranu veštačku inteligenciju koja ubrzava e-poštu i omogućava vam da se fokusirate na svoj primarni posao.
Clean Email
Clean Email je organizovan pomoćnik za e-poštu koji efikasno upravlja preopterećenim, neželjenim i nepročitanim e-porukama. To je softver fokusiran na privatnost koji vam omogućava potpunu kontrolu nad e-poštom. Filtirira i grupiše segmente e-pošte, pomažući u identifikaciji važne i neželjene pošte.
Ključne karakteristike:
- Ovaj softver omogućava vam da zaustavite neželjene e-poruke, uključujući i odjavljivanje s biltena.
- Ima funkciju skrininga koja blokira poštu od neželjenih i novih pošiljalaca.
- Clean Email omogućava jednostavno brisanje velikog broja e-poruka i daje preporuke za čišćenje na osnovu vaših navika.
- Softver omogućava kreiranje prilagođenih pravila za e-poštu, čime se olakšava održavanje uz minimalan napor. To znači da korisnici mogu podesiti da svakodnevno arhiviraju ili automatski čitaju poruke s društvenih mreža.
Ovaj pomoćnik za e-poštu lako obrađuje veliki broj poruka, uz najviši nivo privatnosti.
Superhuman
Superhuman je softver za upravljanje zasnovan na veštačkoj inteligenciji koji vam pomaže da jednostavno upravljate e-poštom u Gmailu i Outlooku. Softver ima ugrađene šablone koji pomažu u bržem sastavljanju e-poruka, pisanju najprikladnijih fraza, pasusa ili čak čitavih poruka, po potrebi.
Ključne karakteristike:
- Omogućava postavljanje podsetnika za poslate e-poruke, pomažući u upravljanju važnim zadacima bez delegiranja.
- Omogućava odlaganje e-pošte za određeni vremenski period, pomažući vam da ostavite obaveze po strani i fokusirate se na drugi posao po potrebi.
- Možete videti status e-pošte kada je primalac primi ili pročita. Takođe omogućava deljenje statusa sa timom kako bi se poboljšala efikasnost.
- AI omogućava automatsku korekciju pisanja, pomažući u dodavanju dodatnih znakova, ispravljanju transponovanih znakova, nedostajućih znakova interpunkcije i nepreciznog pisanja velikih slova.
Softver s AI-om poboljšava mogućnosti pisanja e-pošte, čime štedi vreme. Takođe vas podseća na važne poruke, omogućavajući vam da obavite važne zadatke.
Mailstrom
Mailstrom je softver za upravljanje e-poštom koji podržavaju Google, Yahoo i Outlook. Ovaj sistem je dizajniran za preduzeća svih vrsta i veličina kako bi pomogao slanje, brisanje ili arhiviranje velikog broja poruka jednim klikom.
Ključne karakteristike:
- Ovaj alat koristi ljudsku inteligenciju koja lako identifikuje i grupiše hiljade e-poruka.
- Štiti sanduče od neželjene pošte, omogućavajući blokiranje neželjenih pošiljalaca ili subjekata.
- Koristi IMAP standard putem OAuth2 enkripcije, što znači da softver nikada ne dobija korisničku lozinku.
- Softver omogućava otkazivanje pretplate na biltene bez posete određenoj veb-lokaciji.
Ljudska inteligencija Mailstrom softvera izdvaja ga od drugih jer on e-poštu posmatra iz ljudske perspektive.
Završne reči
Čišćenje Gmaila je važan zadatak za svakog poslovnog čoveka, profesionalca i pojedinca. Naša sandučeta često su pretrpana važnim porukama i zadacima, ali rešavanje nereda i neželjene e-pošte je takođe deo posla.
Organizovano sanduče čini um srećnim na početku dana i pozitivno utiče na produktivnost. Kada je sanduče pretrpano prevelikim brojem e-poruka, gubimo jasnoću oko toga šta treba raditi i kako to uraditi.
Stoga, e-poruke treba da budu jasne i bez nepotrebnih datoteka i poruka kako bi se postigli najbolji rezultati. Različiti softveri dostupni na internetu nude usluge za najbolju optimizaciju Gmaila.
Neki koriste veštačku inteligenciju kako bi pružili najbolje rezultate, ali među svima njima, bezbednost je najvažnija briga. Gmail sadrži poruke koje ne želimo da delimo, tako da softver treba birati nakon analize njegove bezbednosti.
Ne koristite Gmail? U nastavku su navedene neke aplikacije za čišćenje pošte koje rade i na Yahoo-u i Outlook-u!