Iako su timski sastanci efikasni, individualni sastanci daju bolje rezultate kada je u pitanju angažovanje zaposlenih na ličnom nivou.
Kao vođa tima ili menadžer, verovatno ste svesni da je vaš ključni zadatak da se vaši zaposleni osećaju vrednovano i uključeno u organizaciju. Postoji mnogo načina da to postignete, ali individualni sastanci se izdvajaju kao posebno efikasna metoda.
Naravno, smisleni razgovori se mogu voditi i na grupnim sastancima, pa se postavlja pitanje zašto su onda individualni sastanci toliko važni? Odgovor leži u nivou komfora koji zaposleni osećaju tokom razgovora „jedan na jedan“. Takva atmosfera teško se postiže na timskim sastancima.
Zaposleni često oklevaju da podele svoje misli i probleme na grupnim sastancima, ali ta barijera nestaje na individualnim sastancima. Bilo da je reč o profesionalnim ili ličnim temama, zaposleni se osećaju slobodnije da otvoreno razgovaraju sa svojim menadžerima na sastancima jedan na jedan. Kao menadžer, stvaranje takve zone udobnosti za vaš tim može značajno doprineti njihovoj produktivnosti, kreativnosti i povezanosti sa organizacijom.
Rast zaposlenih i rast organizacije su nerazdvojno povezani; ne možete očekivati razvoj organizacije ako zanemarite potrebe svojih zaposlenih. Stoga je važno obezbediti im prostor za napredak, a to podrazumeva okruženje u kojem se osećaju slobodnim da otvoreno govore.
Razvoj zaposlenih se dešava kada se osećaju saslušano, a to se najbolje postiže kroz personalizovane razgovore sa menadžerima.
Pročitajte i: Ops platforme – najbolji izbor za HR profesionalce.
Uloga šablona za sastanke jedan na jedan
Dovođenje pravog talenta u tim je jedan korak, ali ne možete očekivati da će taj talenat nastaviti da se razvija bez vaše aktivne podrške. Menadžeri moraju kontinuirano da ulažu napor kako bi osigurali razvoj svojih zaposlenih, što će na kraju doneti korist celoj organizaciji.
Ovi napori započinju kroz redovne individualne sastanke između menadžera i članova tima. Ovi sastanci pružaju zaposlenima mogućnost da iznesu svoje izazove i brige bez ikakvih ograničenja. S druge strane, menadžeri mogu da se pozabave problemima na način koji će angažovati i ohrabriti zaposlene, pokazujući da su njihovi problemi saslušani i shvaćeni.
Vremena kada se sve radilo ručno su davno prošla; sada živimo u eri automatizacije, gde čak postoje i šabloni za zapisnike sa sastanaka! Iako ovo nije automatizacija u pravom smislu te reči, šabloni štede dragoceno vreme. Korišćenje dobrog šablona za sastanke jedan na jedan je ključno jer vam omogućava da brzo organizujete sastanak, bez gubljenja sati na pripremu.
Kada se pripremaju za individualne sastanke, menadžeri često osećaju zbunjenost i neorganizovanost. Zbog toga provode više vremena na pripremi, nego na samom sastanku. Šabloni rešavaju ovaj problem, pružajući strukturirani format koji treba pratiti tokom različitih sastanaka. S obzirom na to da sastanci mogu da se razlikuju po svojoj svrsi, potrebno je koristiti više različitih šablona. U nastavku vam predstavljamo nekoliko korisnih primera!
Pročitajte i: Najbolji šabloni za dnevni red – za produktivnije sastanke.
Prednosti šablona za sastanke jedan na jedan
Istražimo prednosti individualnih sastanaka u razvoju zaposlenih, i kako pažljivo osmišljen šablon sastanka može značajno poboljšati rezultate ovih ključnih interakcija.
- Šablon za sastanke jedan na jedan obično uključuje ključne odeljke, kao što su rezime prethodnih diskusija i akcija, postavljanje ciljeva i praćenje napretka, povratne informacije i pohvale, i mogućnosti za učenje i rast.
- Prateći ovaj strukturirani okvir, menadžeri mogu da vode smislene razgovore, prate napredak i postavljaju jasne ciljeve za naredni period.
- Šablon takođe promoviše doslednost između različitih sastanaka, što olakšava identifikovanje obrazaca, praćenje trendova i procenu ukupnog razvoja zaposlenih tokom vremena.
Sada kada ste razumeli ulogu i prednosti individualnih sastanaka, istražimo neke od najboljih šablona kako biste ostali organizovani i efikasni.
Miro
Ako preferirate korisnički prilagođene šablone, Miro nudi najbolje opcije. Menadžeri koji žele da podstaknu razvoj tima, povećaju produktivnost i kreativnost, i imaju strukturisano upravljanje resursima, mogu da izaberu ovaj šablon za individualne sastanke.
Miro šabloni odražavaju karakteristike alata za upravljanje radom ili projektima, s obzirom da je Miro platforma za upravljanje projektima. Uz ove šablone, nećete propustiti ključne detalje, jer su to gotovi šabloni sa ugrađenim funkcijama.
Individualni sastanci ne bi trebalo da budu dugi, ali zašto onda njihovo organizovanje oduzima toliko vremena? Ovaj šablon rešava upravo taj problem.
Jednostavno navedite izazove sa kojima se suočavate tokom sastanka jedan na jedan, i sva rešenja ćete naći u ovom sjajnom šablonu. Od brzog vođenja beleški, preko postavljanja dobro definisanog dnevnog reda sastanka, do beleženja ključnih tačaka diskusije za buduću upotrebu – Miro pokriva sve osnove.
Šablon dolazi sa funkcijom vremenske linije, koja omogućava menadžerima da strukturiraju i planiraju dnevni red sastanka dok su u pokretu. Takođe, omogućava vam da uspostavite atmosferu i ton sastanka, osiguravajući opuštenu atmosferu za otvorene i iskrene razgovore.
Miro šabloni takođe dolaze sa setom unapred pripremljenih pitanja koja vode menadžere tokom razgovora sa članovima tima. Ova pitanja podstiču smislene diskusije i pružaju okvir za rešavanje specifičnih razvojnih potreba i problema.
Pročitajte i: Zašto je Miro najbolji izbor za daljinsku saradnju?
Todoist
Todoist šabloni za sastanke omogućavaju transparentne i jasne diskusije tokom individualnih razgovora. Uz dobro definisan dnevni red, i domaćin i učesnik mogu pristupiti sastanku sa jasnim ciljevima. Ovaj nivo jasnoće eliminiše konfuziju i vodi ka produktivnim razgovorima.
Korišćenje Todoist šablona za individualne sastanke je jednostavno i lako. Jednostavno izaberite šablon koji odgovara vašim ciljevima i unesite detalje kako biste započeli nesmetan proces sastanka. Na taj način, štedite vreme i imate produktivne sastanke.
Prilagođavanje je ključ uspeha svakog šablona, a Todoist to omogućava. Mogućnost brzog dodavanja i uklanjanja elemenata pretvara vaše sastanke u dinamičnu i zanimljivu interakciju. Jednostavnost šablona i njegova efikasnost doprinose poboljšanju produktivnosti.
Za redovne sastanke sa istom osobom, Todoist nudi praktičnu opciju za ponavljajuće sastanke. Domaćini mogu da izaberu određene datume, dane ili mesece da bi zakazali redovne sastanke sa određenom osobom.
Notion
Čak i kada su u pitanju samo dve osobe, postoje određeni izazovi u individualnim sastancima, a Notion šablon je idealno rešenje. Fokusirajući se na brze sastanke bez žrtvovanja glavnog dnevnog reda i praćenja, ovaj šablon vam pomaže da vodite efikasne interakcije jedan na jedan.
Olakšava proces, omogućavajući menadžerima da brzo planiraju, vode i zaključuju individualne sastanke.
Svi znaju Notion po lakoći koju pruža u radnom procesu, projektima i upravljanju timom, što rezultira povećanom produktivnošću tima. Slično tome, šablon za sastanke Notion 1×1 proširuje svestranost i prilagodljivost platforme.
Započinjanje novih sastanaka pomoću Notion šablona je lako zbog unapred popunjenih podataka i pripremljenih akcija. Takođe, podaci nakon sastanka se mogu lako organizovati u šablonu. Opcija arhiviranja vam omogućava da sačuvate razgovore i održavate svoj radni prostor čistim i urednim.
Notion 1×1 šablon ima minimalistički pristup koji nudi sve što vam je potrebno za uspešan individualni sastanak. Dobijate postojeće elemente, kao što su stavke za praćenje, označavanje datuma i vremena, i prostor za beleške sa sastanka. Dugme „Dodaj 1×1“ kreira nove šablone za sastanak jednim klikom.
Pročitajte i: Šabloni za upravljanje projektima koji transformišu vaš radni proces.
Atlassian
Atlassian ima minimalistički šablon za sastanke jedan na jedan, koji će vam olakšati život. Atlassian ga nudi u okviru svog Confluence rešenja, a ovaj šablon pokreće Meetical, online alat za upravljanje sastancima. Ovaj šablon ima funkcije koje poboljšavaju celokupno iskustvo i pokrivaju sve aspekte sastanka.
Neki menadžeri vole jednostavne, jasne i sažete formate, i zato se oduševljavaju Atlassianovim šablonom za individualne sastanke. Sve je jasno prikazano u formatu tabele, tako da i domaćini i učesnici mogu lako da koriste sve ugrađene funkcije.
Uobičajeni detalji se unapred popunjavaju, tako da ne opterećuju domaćina sastanka. Brzi pregled mesta sastanka i učesnika pomaže da se svi fokusiraju na produktivnu diskusiju.
Sadržaj sastanka je klasifikovan i predstavljen na način da mu svaki zainteresovani lako može pristupiti i pronaći informacije. Poseban odeljak za ciljeve i napredak je tu da pomogne domaćinu sastanka. Unutar šablona, i domaćini i učesnici mogu lako da odrede prioritete svojih ciljeva.
Takođe, ima dovoljno prostora za beleženje tačaka iz prethodnih razgovora. Ova funkcija produbljuje diskusije, pomažući u boljem razumevanju perspektive svakog učesnika i usmeravajući sastanak ka konkretnim rezultatima.
Atlassian je koristan i kao vodič za buduće sastanke. Omogućava domaćinima da planiraju predstojeće diskusije unutar šablona; tok sastanka je uvek u skladu sa postavljenim prioritetima, izbegavajući skretanje sa teme.
GetGuru
GetGuru platforma nudi kompletan asortiman šablona za sastanke jedan na jedan. Svi ovi šabloni su dizajnirani da pomognu menadžerima u komunikaciji sa članovima tima na individualnom nivou.
Na platformi je dostupno više šablona, koji su prilagođeni različitim vrstama sastanaka jedan na jedan. Ovi šabloni štede vreme menadžerima i olakšavaju individualne sastanke.
Bilo da se radi o prvom sastanku, nedeljnoj proveri ili mesečnom pregledu, dobićete ono što vam je potrebno. Ostali dostupni tipovi šablona su diskusija o OKR-ima, pregled učinka, rutinska evaluacija učinka, sastanak na nivou preskakanja, sastanak kolega i diskusije o kompenzaciji. Najbolje od svega je što možete dodatno da prilagodite ove šablone prema svojim zahtevima.
Menadžeri žele brze sastanke jedan na jedan, a GetGuru šabloni im pomažu da ih brzo sprovedu i lako prate. Umesto da počnu od nule, menadžeri mogu jednostavno da izaberu odgovarajući šablon koji odgovara ciljevima i dnevnom redu sastanka.
Ovi GetGuru šabloni su vrlo fleksibilni. Korisnici mogu lako da uređuju formate, prilagođavajući ih svom dnevnom redu sastanka. Pomoću ove funkcije, menadžeri mogu da dodaju jedinstvene elemente, kao što su pitanja, resursi i dnevni red, na svakoj sesiji ili sastanku.
Kako bi sastanci bili zanimljiviji, ovi šabloni pružaju osnovna pitanja kreirana u skladu sa prirodom različitih sastanaka. Ova pitanja olakšavaju planiranje i pripremu, kao i proces zakazivanja sastanaka za menadžere.
Dakle, GetGuru omogućava menadžerima da sa samopouzdanjem sprovode sastanke i koriste gotov materijal za brzu interakciju.
Asana
Asana šablon za individualne sastanke vam može pomoći ako imate poteškoća u upravljanju podacima tokom sastanaka. Takođe, integracija ove platforme visokog nivoa je veoma korisna za domaćine sastanaka da sprovode sastanke uz prošireni pristup. Asana šablon deluje kao rešenje na jednom mestu i ima konstruktivnu i organizovanu strukturu sastanka.
U okviru ovog šablona, možete lako postaviti prekretnice za svoj sastanak jedan na jedan. Prekretnice pomažu u razjašnjavanju dnevnog reda, informišu učesnike o napretku i osiguravaju da svi budu na pravom putu.
Prilagođena polja u šablonu omogućavaju domaćinima da dodaju svoje podatke i da njima upravljaju tokom sastanka. Ostale funkcije, kao što su postavljanje ciljeva, određivanje prioriteta i praćenje napretka, su dovoljne da olakšaju svaki individualni sastanak.
Opcija za višestruko korišćenje omogućava skalabilnost, uz laku integraciju koja pruža slobodu domaćinima da integrišu više aplikacija trećih strana u diskusije. Pored integracije, praćenje akcija, okvira za povratne informacije i planiranih tačaka za razgovor, doprinosi kvalitetu korisničkog iskustva.
Vođenje beleški i praćenje sastanka više ne predstavlja gnjavažu za domaćina sastanka u Asana šablonu.
Meeting Notes
Meeting Notes šabloni imaju uzbudljive funkcije za poboljšanje iskustva tokom individualnih razgovora. Sa raznovrsnim izborom dostupnih šablona, menadžeri mogu da izaberu stil, format, dnevni red i odeljke koji najviše odgovaraju njihovim ciljevima sastanka.
Dok sastanci jedan na jedan obično uključuju sesije pitanja i odgovora, šabloni koje nudi Meeting Notes se ne ograničavaju na to. Oni su prilagođeni različitim skupovima podataka i aspektima koji su sastavni deo uspešnih sastanaka, kao što su prikupljanje povratnih informacija, OKR (ciljevi i ključni rezultati) i dvosmerni sistemi evaluacije.
Ovi šabloni nadilaze efikasnost; oni doprinose stvaranju pozitivnog i saradničkog radnog okruženja kroz efikasnu komunikaciju i angažovanje.
Svaki šablon na platformi je dizajniran da služi određenoj svrsi. Pomoću ovih šablona, menadžeri mogu da vode ciljane i efikasne diskusije sa članovima svog tima. Bilo da je reč o prikupljanju povratnih informacija, usklađivanju sa OKR-ovima ili sprovođenju sveobuhvatnih evaluacija, Meeting Notes šabloni vam pomažu da organizujete individualne diskusije.
Zaključak
Sastanci jedan na jedan su postali ključni u izgradnji snažnih odnosa između menadžera i članova njihovog tima.
Održavanje sastanaka sa svakom osobom pojedinačno može oduzeti mnogo vremena menadžerima. Međutim, šabloni omogućavaju menadžerima da održe više sastanaka jedan na jedan za manje vremena.
Ugrađene funkcije šablona osiguravaju da se ne gubi vreme na pripremu i upravljanje. Jednostavno izaberite šablon koji najbolje odgovara vašim potrebama i koji je kompatibilan sa postojećim sistemima vaše organizacije.
U nastavku, šabloni za zapisnike sa sastanaka – za bezbolno planiranje i savršeno izvođenje.