Značaj softvera za dokumentaciju procesa
Softver za dokumentaciju procesa je ključan za preduzeća jer obezbeđuje strukturiran vodič za pojednostavljivanje poslovanja. Dokumentovanje procesa je suštinski element upravljanja projektima jer odgovara na važno pitanje: „Kako će se stvari obavljati?“.
Nekada su se menadžeri projekata oslanjali na ručne metode za kreiranje dokumentacije, ali sada mogu da koriste specijalizovane alate koji efikasno pojednostavljuju ceo proces.
U ovom vodiču predstavljamo neke od najpoznatijih softvera za dokumentaciju procesa. Pre toga, hajde da bolje razumemo koncept dokumentacije procesa. A pre nego što počnemo, evo pregledne tabele softvera koji smo izdvojili.
| Naziv | Opis |
| Scribe | AI alat za laku dokumentaciju procesa sa snimcima ekrana. |
| Miro | Skalabilna dokumentacija procesa i mapiranje sa integracijama. |
| Document360 | Pojednostavljenje poslovnih procesa i upravljanje promenama. |
| Process Street | „Drag and drop“ šabloni, standardizovane kontrolne liste. |
| Heflo | BPMN 2.0 podrška, preuzimanje/izvoz, WYSIWYG editor. |
| Creately | Bogati šabloni, saradnja u realnom vremenu, prevlačenje i ispuštanje. |
| FlowShare | Dinamičko praćenje, snimanje ekrana, izvoz u različitim formatima. |
| ProProfs | Uvoz iz Word/PDF-a, pomoć osetljiva na kontekst, multimedija. |
Kako funkcioniše softver za obradu dokumenata? Jednostavno rečeno, dokument procesa je detaljan vodič koji objašnjava kako izvršiti zadatak. Na primer, objašnjava kompletnu proceduru prebacivanja podataka sa starih servera na cloud skladište.
Dokument procesa može biti u obliku dijagrama toka, uputstva ili jednostavne politike. Ovo znači da je dokumentacija procesa aktivnost beleženja ili dokumentovanja korak-po-korak procesa obavljanja zadatka.
Dokumentacija procesa se pokazuje korisnom za članove tima, nove zaposlene, pa čak i za klijente kada treba da razumeju kako da obave određeni posao.
Kako se dokumentuje proces?
Postupak dokumentacije procesa je podeljen na sledeće korake:
- Izaberite proces koji je potrebno dokumentovati i utvrdite njegovu svrhu i obim.
- Opišite granice procesa i dajte odgovore na pitanja kao što su šta pokreće proces i kada se proces završava.
- Navedite rezultate procesa i radnje koje je potrebno izvršiti nakon toga.
- Navedite softver i opremu potrebnu za obavljanje procesa. Ovo može da varira od platformi za kodiranje do prostora za skladištenje u oblaku i servera.
- Razmislite kako će proces funkcionisati. Možete kreirati korak-po-korak proces od početne do završne faze.
- Navedite imena zainteresovanih strana, donosilaca odluka i zaposlenih koji igraju ulogu u dokumentaciji procesa.
- Sada unesite sve detalje u sistem procesne dokumentacije i uverite se da ništa niste izostavili.
Kada ste završili sa gore navedenim, dolazimo do jednostavnog dela, a to je deljenje dokumentacije sa članovima tima, kojima će kasnije lako pristupiti.
Važnost dokumentovanja poslovnih procesa
Dokumentovanje poslovnih procesa nudi brojne prednosti na duge staze. Neke od najvažnijih su:
- Dosledan poslovni proces – Eliminišite dvosmislenost procesa kako bi zaposleni mogli da isporuče željene rezultate.
- Smanjite operativne greške – Uklonite neefikasnost u poslovanju da biste poboljšali kulturu rada.
- Ispunjavanje zakonske usaglašenosti – Izbegnite pravne odgovornosti u budućnosti ukoliko se postupak nesvesno vodi pogrešno.
- Upravljanje promenama – Osigurajte da se zaposleni lako prilagođavaju promenama u postojećim poslovnim procesima.
- Minimizirajte vreme obuke – Smanjite vreme za obuku novih radnika tako što ćete obezbediti da brzo uče.
- Dodelite zadatke – Osigurajte da svaki zaposleni ima određen skup odgovornosti kako se poslovni tok ne bi poremetio.
Kada je proces već stavljen u proceduralni format, zaposlenima je lakše da znaju koje korake treba pratiti.
Šta je softver za dokumentaciju poslovnih procesa?
Bez sumnje, procesna dokumentacija je složen zadatak i postoje šanse za ljudske greške ako se radi ručno. Ova konstatacija problema dovela je do uvođenja softvera za procesnu dokumentaciju, koji pojednostavljuje poslovni proces kreiranja dokumenata, eliminišući prostor za greške. Ispod su neke od prednosti koje softver za procesnu dokumentaciju može ponuditi.
- Online alati omogućavaju članovima tima da pristupe svim dokumentima poslovnog procesa sa centralizovanog mesta.
- Funkcije skladištenja u oblaku omogućavaju pristup dokumentaciji procesa u pokretu, za razliku od ručnog dokumenta, koji je dostupan samo van mreže.
- Softver omogućava upravljanje dokumentima, njihovo ažuriranje i saradnju na njima u realnom vremenu.
- Takođe je moguć pristup analitici korisnika, što dodatno pomaže u poboljšanju baze znanja i donošenju informisanih odluka.
Štaviše, pronalaženje informacija je lakše jer alatka za pretragu na mreži olakšava brzu pretragu informacija ili vodiča koji su vam potrebni.
Karakteristike koje treba tražiti
Kada birate softver za procesnu dokumentaciju za svoje poslovanje, proverite sledeće karakteristike:
- Trebalo bi da se uverite da softver nudi prijatno korisničko iskustvo ljudima koji nisu upoznati sa takvim alatima.
- Ove platforme treba da budu u stanju da vizuelno predstave različite tipove podataka i takođe treba da podržavaju veze i druge oblike medija.
- Uverite se da funkcija dokumentacije procesa omogućava članovima tima da sarađuju u realnom vremenu.
- Trebalo bi biti moguće izvesti procesni dokument u različitim formatima ili ga direktno učitati na različite platforme.
- Softver bi trebalo da podržava integraciju sa jednim ili više alata vezanih za poslovanje koje trenutno koristi vaša organizacija kako bi se omogućila ponovna upotreba informacija.
Nakon što smo to rekli, hajde da pogledamo neke od najboljih softvera za dokumentaciju procesa koje smo isprobali i koje bismo želeli da preporučimo.
Scribe
Ako često odgovarate na ponovljena pitanja u vezi sa izvršenjem zadatka, imamo rešenje za vas! Upoznajte Scribe, brz i lak metod dokumentovanja i deljenja poslovnih procesa u roku od nekoliko sekundi.
Karakteristike:
- Ohrabrite zaposlene i novozaposlene da brzo shvate proces.
- Ojačajte programe obuke automatizacijom procesne dokumentacije i kreiranjem SOP-a (Standard Operating Procedures).
- Uživajte u doslednosti u organizacionim procesima sa sadržajem obuke na zahtev.
- Automatizujte proces kreiranja vodiča za obuku da biste nadogradili centre za pomoć i bazu znanja.
Scribe je alatka zasnovana na veštačkoj inteligenciji za brzo pretvaranje digitalnih procesa u vodič korak-po-korak bez mnogo truda. Sve što treba da uradite je da omogućite Scribe snimač i prođete kroz ceo proces. I gle! Imate automatski kreiran vodič korak-po-korak, zajedno sa priloženim relevantnim snimcima ekrana!
Miro
Brendovi kao što su Dell, Cisco i Deloitte se oslanjaju na Miro, softver za procesnu dokumentaciju i mapiranje jednostavan za korišćenje koji vam omogućava da mapirate kritične poslovne informacije. Lako skalabilna, platforma omogućava članovima tima da se povežu i optimizuju poslovne procese koristeći ugrađene alate za mapiranje.
Karakteristike:
- Ugradite poslovne procese i steam mape u alate kao što su Confluence, Coda i Notion.
- Jira integracija za pregled poslovnog procesa, mapiranje putovanja klijenata i praćenje određenih radnji.
- Različiti paketi za upravljanje projektima, mapiranje putovanja korisnika i mapiranje poslovnih procesa.
- Lako uvozite mape procesa sa platformi kao što su Microsoft Visio, Draw.io i Lucidchart.
- Bogata biblioteka šablona za pružanje najboljeg iskustva vašim klijentima i zadovoljavanje njihovih potreba.
Miro nudi alate kao što su dijagrami toka, BPMN dijagrami, mapiranje tokova vrednosti i plivajuće trake, koji vam pomažu da analizirate specifične scenarije i poboljšate korišćenje resursa.
Na ovaj način možete vizualizovati poslovne planove i efikasno komunicirati strategiju i transformaciju članovima tima.
Document360
Pogledajte Document360, koji pomaže u prenošenju boljeg korisničkog iskustva za preko 10.000 korisnika u više od 80 zemalja. Nudeći standardne operativne procedure, platforma vam omogućava da pojednostavite različite poslovne procese radi boljeg razumevanja vaših zaposlenih.
Karakteristike:
- Operativni proces da se obezbedi jasno razumevanje odobrenih poslovnih procesa i da se širi svest o ulogama i odgovornostima zaposlenih.
- Upravljanje promenama za besprekoran prelazak sa zastarelih poslovnih procesa na potpuno nove.
- Modul obuke zaposlenih kako bi se osiguralo da novi zaposleni mogu efikasno da shvate znanje i unaprede svoje sposobnosti.
Uz Document360, možete osigurati da su poslovni procesi jasni i dosledni, što će indirektno poboljšati produktivnost u vašoj organizaciji.
Process Street
Dizajniran za savestne timove, Process Street je popularan softver za dokumentaciju procesa koji garantuje da će poboljšati performanse vašeg tima. Ova intuitivna alatka je zgodna kada treba da dokumentujete sve osnovne organizacione procese tako da svi zaposleni ostanu na istoj stranici.
Karakteristike:
- „Drag and drop“ editor za kreiranje i ažuriranje šablona za nekoliko minuta.
- Standardizovane kontrolne liste sa funkcijama kao što su zadaci zaustavljanja, odobrenja i dinamički rokovi za pravilno praćenje svakog procesa.
- Funkcija automatskog ažuriranja za ažuriranje kontrolnih lista kada se promene izvrše.
- Centralizovana platforma omogućava laku saradnju i pretragu dokumenata.
- Pojednostavljeno korisničko iskustvo za brži proces obuke.
Preduzeća mogu da izaberu Process Street da dokumentuju sve vrste poslovnih procesa kao što su Git radni tok, podešavanje novog klijenta, uključivanje zaposlenih, dnevni i nedeljni zadaci, skrining kandidata, generisanje faktura i procesi interne revizije.
Heflo
Sa modernim i profesionalno dizajniranim rasporedom, Heflo je alatka za dokumentaciju poslovnih procesa koja vam omogućava da izvršite procese tako da se dokumenti generišu automatski. Zahvaljujući Heflo-u, saradnja u realnom vremenu za dizajniranje poslovnog procesa sada je moguća u nekoliko klikova.
Karakteristike:
- Podrška za BPMN 2.0 notaciju.
- Preuzmite dokumentaciju kao sliku ili je izvezite na drugu platformu.
- WYSIWYG editor za formatiranje tekstova i dizajna.
- Kategorizujte procese u biblioteke upita i dokumentaciju procesa u zaglavlja stavki radi pravilne identifikacije.
- Definišite poslovna pravila i integracije i izvršite optimizaciju u okviru novog BPM ciklusa.
Slobodni ste da modelujete, analizirate, mapirate, optimizujete, automatizujete i dokumentujete poslovne procese i preuzimate ih u različitim formatima kao što su PDF, Word, HTML i Excel ili ih izvozite u BPMN. Sa Heflo funkcijom skladištenja u oblaku, moguće je pristupiti dokumentaciji procesa sa bilo kog mesta i bilo kada.
Creately
Creately, platforma za upravljanje radom nudi šablone za procesnu dokumentaciju za pojednostavljenje procesa dokumentacije poslovnih procesa. Ovo pomaže da se navedu poslovni procesi koji se sistematski izvršavaju u vašoj organizaciji.
Karakteristike:
- Bogata biblioteka prilagodljivih šablona za prikaz različitih procesa, timskih radnih tokova, staza za plivanje i još mnogo toga.
- „Drag and drop“ alatke za lako opisivanje složenih procesa dokumentacije.
- Uvezite izveštaje, snimke ekrana i slike potrebne za kreiranje sveobuhvatnog dokumenta procesa.
- Izvezite sve vrste podataka sa različitih platformi za lako pronalaženje i analizu.
- Povežite oblike da biste izgradili navigacione strukture u radnim prostorima i između njih da biste uklonili nedoslednosti.
Posedujući ubedljive mogućnosti dokumentacije, softver nudi bogate biblioteke oblika i alatke za dijagrame kao što su dijagrami toka, mape tokova vrednosti, BPMN, mape procesa, mape aktivnosti i još mnogo toga. Sa Creately-om je moguća saradnja u realnom vremenu, što je neophodno da bi se podržao među-funkcionalni timski radni tok tokom procesa dokumentacije.
FlowShare
Izaberite FlowShare da kreirate zanimljivu dokumentaciju procesa i demonstracije za sve aplikacije koje koristi vaša organizacija. Više od 1.000 kompanija je već napravilo detaljne vodiče za postavljanje interaktivnih sesija obuke za svoje zaposlene koristeći ovaj alat.
Karakteristike:
- Dinamički mehanizam za praćenje za snimanje svih radnji i automatsko formiranje vodiča.
- Snimite ekrane i radnje kao što su klikovi mišem, kao i prečice.
- Zamaglite sve osetljive podatke pomoću ugrađene alatke.
- Automatski generiše tekstualne opise, uključujući nazive elemenata – dugmadi, menije, kartice itd.
- Masovno isecite snimke ekrana i slike da biste izbegli suvišne zadatke.
- Izvezite u formate kao što su PDF, PPTX, DOCX, HTML, interaktivni demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI itd.
FlowShare ne samo da će skratiti vreme i smanjiti greške koje se javljaju usled ručnih procesa, već će takođe omogućiti vašoj organizaciji da prilagodi standardnu proceduru dokumentacije. Aplikacija vam omogućava da brzo izmenite postojeću dokumentaciju bez potrebe da je ponovo preuzimate.
ProProfs
Preferiraju Dell, Sony, Cisco i druge značajne korporacije, ProProfs je softver za dokumentaciju procesa koji vam omogućava da uvezete datoteke za brzo kreiranje dokumenata i, ako je potrebno, kreirate dokumentaciju direktno od nule.
Karakteristike:
- Uvezite sadržaj iz Word dokumenata ili PDF-ova direktno u dokument.
- Pomoć u zavisnosti od konteksta za holističko razumevanje tehničkog žargona.
- Uključite opise alata, iskačuće prozore i svetlosne okvire za pružanje dodatnih informacija.
- Dodajte slike, video zapise i infografiku za bolje objašnjenje poslovnog procesa.
- Bogata biblioteka fontova, dizajna i tema za estetiku i brendiranje.
ProProfs platforma vam omogućava da dodate slike i video zapise za bolje objašnjenje procesa vašim zaposlenima i klijentima. Opremljen je WYSIWYG editorom koji vam omogućava da izaberete iz niza opcija za stilizovanje i formatiranje teksta.
Završne reči
Dokumentovanje različitih procesa koji se odvijaju u vašoj organizaciji je od vitalnog značaja da biste izbegli nedoslednost u obavljanju operacija i da biste predstavili mapu puta za vaše zaposlene, kao i za kupce. Ali ono što je još važnije je odabir najboljeg softvera za kreiranje dokumentacije za vašu kompaniju, jer ćete sa pravim softverom za upravljanje procesima videti poboljšani rast poslovanja.
Platforme navedene u ovom vodiču smo isprobali i testirali i pokazale su se prilično korisnim. Međutim, idealan izbor za vašu organizaciju zavisiće isključivo od vaših individualnih potreba.
Sledi softver za automatizaciju dokumenata za uštedu radnih sati.