Без обзира да ли настојите да управљате финансијама свог предузећа, морате бити свесни куда иде ваш новац. Као резултат тога, скенер рачуна је најбоља ствар за коју се може одлучити.
Рачуни од било које робе или производа које набавите у продавницама су склони да постану загубљени, било у океану докумената или у гомили папира. С друге стране, већа је вероватноћа да ће физички папири бити оштећени или уништени.
Пребацивање штампаних признаница и папира у дигиталне датотеке могло би да реши ове проблеме, а скенер рачуна је идеалан алат за тај задатак. Неки скенери рачуна нуде интернет услуге које вам омогућавају да организујете и преузмете своје рачуне са било ког места.
Овај чланак ће говорити о томе шта треба да знате о скенерима рачуна. Дакле, без даљег одлагања, почнимо.
Преглед садржаја
Шта су апликације за скенирање рачуна?
Апликације за скенирање рачуна вам омогућавају да сликате своје физичке рачуне и претворите их у дигиталне копије које можете лако да добијете из дељеног складишта у облаку. Пре него што наставимо даље, хајде да научимо шта ради скенер рачуна.
Апликација за скенирање рачуна је апликација за паметне телефоне која омогућава вашем особљу да ухвати рачуне користећи своје мобилне телефоне. Да би уштедели папирологију, предузећа су почела да користе скенере рачуна за пословне трошкове заједно са софтвером ОЦР (Оптицал Цхарацтер Рецогнитион).
Да ли је вашем предузећу потребан софтвер за скенирање рачуна?
Морате испитати вредност потврда о читању за своју компанију. Најочигледнији начин да одлучите да ли ваше предузеће треба да има апликацију за скенирање рачуна је да погледате колико је чест и сложен систем надокнаде ваше организације.
Испитајте прошле податке о пословним расходима и ангажовању запослених. Питајте своје запослене да ли сматрају да ће им то помоћи.
Оно што је најважније, разговарајте са финансијским особљем јер се они свакодневно баве надокнадама и питањима везаним за трошкове. Апликација за скенирање рачуна може бити од користи свом особљу компаније смањењем количине ручне документације потребне за управљање подацима о надокнади и трошковима.
Предности коришћења апликације за скенирање рачуна
Стара техника исплате надокнаде одузима време и запосленима и вашем финансијском особљу. Процедура је такође подложна неколико грешака. Биће изазов за запослене да добију надокнаду за своје трошкове ако изгубе своје рачуне.
Овде вам може помоћи коришћење апликације за скенирање рачуна. Омогућава вашем особљу да брзо преда своје рачуне у дигиталном формату. Алгоритми оптичког препознавања знакова у апликацији елиминишу људске грешке до којих може доћи приликом директног уноса података из рачуна.
Скенер рачуна за ваше пословање такође може помоћи вашем финансијском одељењу. Са дигиталним признаницама, неће морати да прогањају запослене да би поднели захтеве за признанице.
Скенери рачуна су доступни у различитим конфигурацијама, од физичких (рачунарски и мобилни скенери) до дигиталних (нпр. апликације и софтвер на мрежи). Међутим, пошто је овај алат инвестиција, требало би да научите основне аспекте које нуде најбољи пре него што га купите.
Ево листе кључних карактеристика које треба тражити у скенеру рачуна. Можда вам неће бити потребни сви, али пратите овај савет да бисте изабрали најбољи за себе.
Карактеристике скенера рачуна
Познато је да свака корпорација има јединствене захтеве за праћење пословних рачуна. Када бирате апликацију, уверите се да она одговара потребама ваше компаније. Са многим алтернативама доступним на тржишту данас, можда ће бити изазовно изабрати.
Ево кратког прегледа критичних ствари које треба узети у обзир када бирате апликацију за управљање рачунима.
Прилагодљивост
Можда ће вам требати преносиви скенер рачуна када треба да пратите извештаје о трошковима и признанице за раднике или извођаче. Ово би могло бити у облику преносивог скенера.
Величина скенера је такође значајна за преносивост. Одлучите се за гаџет који је довољно лаган и мален да удобно стане у актовку или торбу.
Доступност на мрежи
Згодан је скенер рачуна који може бити доступан на мрежи, као што је мобилност. Моћи ћете да се повежете са рачуноводственим софтвером веома брзо, убрзавајући ваш процес. Као резултат тога, моћи ћете да преузмете своје рачуне у било које време и са било које локације.
Складишни простор и безбедност
Било да изаберете физичко или дигитално складиште у облаку, требало би да узмете у обзир ограничења вашег скенера рачуна. Да ли бисте скенирали рачуне на дневној или недељној бази? Да ли ћете га користити само у ретким случајевима или ћете га користити целе године? Ово вам може помоћи да схватите колико простора за складиштење ће вам требати за софтвер скенера рачуна или на екстерном диску.
Немојте занемарити безбедност складишта које изаберете. Желећете да осигурате да су сви рачуни и папири заштићени више од једног нивоа заштите.
Традиционални признаници и документи могу бити физички оштећени или уништени, али дигитални записи могу завршити у погрешним рукама ако се не предузму одговарајуће мере предострожности.
Брзина
Један од најнепријатнијих послова које предузеће може да предузме је скенирање рачуна за извештаје о трошковима. Обично људи воле да заврше овај посао што је пре могуће, а муњевито брз скенер рачуна може помоћи. Неки скенери могу да сниме слику ваших докумената за само 7,5 секунди. Ово је корисно за скенирање више рачуна одједном.
Формати датотека
Ваше признанице могу бити форматиране у одређеном формату на основу тога за шта их користите. Порески рачуновођа може захтевати да скенирате или отпремите све своје признанице у ПДФ формату, али ваш програм трошкова рада прихвата само ЈПЕГ фотографије. Проверите које формате датотека прихвата ваш скенер рачуна, тако да не морате да их мењате након ручног скенирања.
Могућност извоза
На крају, уверите се да ваш скенер покрива целу вашу рутину након скенирања рачуна. Хоћете ли их задржати у облаку? Хоћете ли их послати неком другом? Ваш скенер рачуна мора бити способан да без напора преноси скениране папире.
Потражите најбоље апликације за скенер рачуна на тржишту сада када знате основне функције скенера рачуна. Ево идемо са листом најбољих.
Неат Рецеиптс
Неат Рецеиптс је интелигентна алатка за организацију и преносиви скенер. Можете да скенирате признанице, контакт картице и папирологију у покрету помоћу мобилног скенера Неат Рецеиптс, јер софтвер открива, преузима и организује релевантне податке.
Карактеристике
- Преносиви скенер НеатРецеиптс је лаган и довољно компактан да га ставите у актовку, ранац или ручни пртљаг. Такође не захтева напајање наизменичном струјом. Повежите га преко УСБ-а са рачунаром и спремни сте за рад.
- Ваш рачунар га може напајати преко УСБ-а.
- Уредно скенира и издваја податке из свега што скенирате, што резултира дигиталним ресурсима.
- Са подацима о пријему можете брже да креирате пореске извештаје или извештаје о расходима, извозите у Екцел или синхронизујете контакте користећи Оутлоок или адресар.
- Нуди бесплатну 30-дневну пробну верзију НеатЦлоуд-а, која вам омогућава да синхронизујете и направите резервну копију Неат датотека и прегледате их са било ког претраживача или мобилног уређаја.
Штавише, све док сте НеатЦлоуд претплатник, добијате НеатЦаре, који пружа додатну помоћ и осигурање од случајне штете за ваш НеатДеск.
Дект
Дект припрема и прикупља вашу документацију са 99% прецизности, а затим је одмах обрађује у ваш рачуноводствени софтвер. Омогућава вам да уложите више времена у активности које производе вредност.
Карактеристике
- Дект Препаре је невероватно једноставно решење за организовање и дигитализацију свих ваших докумената.
- Пошаљите признаницу, рачун или банковни извод, а Дект ће прикупити информације које желите и доставити их вашем рачуноводственом систему. Добићете прецизне бројке које су вам потребне уместо да се од вас захтева да седнете и физички их унесете.
Дект Препаре прикупља и обрађује водеће податке на тржишту пре него што их објави у вашем рачуноводственом систему. Распоред вашег тима је ослобођен за важнији посао, а ви добијате уверење да се бавите најбоље.
Схоебокед
Ако тражите поуздано складиште за дигиталне пореске рачуне, онда би СхоеБокед била идеална апликација за скенирање рачуна. То ће вам помоћи да олакшате руковање вашим рачуном.
Карактеристике
- Поједноставите свакодневне књиговодствене задатке.
- Истражите функције и алате направљене за мала предузећа, рачуновође и књиговође.
- Своје признанице можете претворити у екстраховане, верификоване од стране људи, категорисане, организоване, претраживе и уређиване податке којима можете да приступите кад год и где год желите.
Поред тога, можете креирати свеобухватне извештаје о трошковима који укључују слике ваших признаница и извозити, делити или одштампати своје податке за лаку припрему пореза или надокнаду.
Еаси Екпенсе
Еаси Екпенсе издваја битне информације као што су добављач, одељење, порези, сума и тип плаћања користећи моћну обраду слика и вештачку интелигенцију.
Поред тога, овај скенер рачуна без напора прати потрошњу кредитних картица и банковних рачуна. Еаси Екпенсе се интегрише са вашим банковним рачунима како би скенирао до 18 месеци трансакција за трошкове и отпис пореза.
Карактеристике
- Ради ван мреже, што га чини идеалним за употребу у покрету.
- Најбржи начин за снимање, изрезивање и праћење рачуна
- Никада не губите рачун са аутоматском синхронизацијом у облаку.
- Паметна аутоматска категоризација за максимизирање одбитака
- Групни преглед трансакција
Користећи Еаси Екпенсе, можете да синхронизујете између корисника у реалном времену преко корисничких дозвола. Можете лако да ограничите ко може да види релевантне информације.
Управљање трошковима
Од неограниченог скенирања рачуна и праћења километраже до надокнаде за следећи дан, алатка за праћење трошкова као што је управљање трошковима може вам помоћи да управљате својим рачуноводственим системом.
Карактеристике
- Праћење и организовање рачуна када путујете или радите на даљину може бити тешко и понекад довести до губитка рачуна.
- Можете скенирати рачуне без ограничења, евидентирати пређену километражу, послати им е-пошту ради одобрења и радити друге ствари.
Када се комбинује са функцијом СмартСцан, ваши рачуни се тренутно скенирају и преузимају, штедећи вам време и енергију.
Смарт Рецеиптс
Паметни рачуни претварају ваш телефон у скенер рачуна и генератор извештаја о трошковима! Прикупља информације о пријему и омогућава вам да креирате ПДФ и ЦСВ извештаје које можете да шаљете на своје налоге е-поште.
Карактеристике
- Професионални извештаји могу бити направљени и за праћење вашег буџета и за захтеве вашег рада користећи потпуно конфигурабилне ПДФ, ЦСВ и ЗИП извештаје.
- Паметне признанице вам омогућавају да изаберете између преко 20 различитих подразумеваних типова података (као што су датуми, цене, порези, категорије рачуна, напомене, опције плаћања итд.).
Ова функција може бити корисна да вам помогне у креирању идеалног документа, штедећи вам небројене сате рада и омогућавајући вам да се фокусирате на ствари које су вам важније.
Форцеиптс
Апликација Форецеиптс је идеално решење за управљање рачунима, са преко 500.000 власника компанија, самозапослених радника, агенција и слободних радника широм света.
Карактеристике
- Снимите своје папирне рачуне или пошаљите своје дигиталне рачуне себи. Апликација Форецеиптс ће одмах скенирати податке на вашим рачунима и унети их у вашу књигу. Такође можете да додате приход скенирањем ваших фактура.
- Поделите своје Екцел или ПДФ извештаје о потрошњи са својим рачуновођом или их користите за пријаву пореза. Свака ваша слика рачуна се чува, тако да сте заштићени у случају ревизије.
Они су успоставили категорије пословне потрошње за Сједињене Државе и Канаду, тако да ће ваш извештај о трошковима на крају године правилно испунити захтеве за подношење пореза. Такође можете променити категорије по потреби.
Верифи
Најбржа и најсигурнија апликација за ОЦР снимање и екстракцију података на свету за признанице, рачуне и фактуре је овде. Ослободите се уноса података и књиговодства; уштедите сате сваке недеље. Верифи преузима добављаче, уплате, укупне износе, порезе, па чак и ставке у неколико секунди.
Карактеристике
- Верифи-јев ОЦР АПИ издваја, категоризује и побољшава све информације од неорганизованих евиденција о куповини потрошача, фактура и рачуна до ставки (подаци о куповини на нивоу СКУ) у великом обиму, уклањајући потребу за скриптама или људима у петљи.
- Верифи ОЦР АПИ вам пружа једну од најутицајнијих и најсофистициранијих ОЦР (Оптицал Цхарацтер Рецогнитион) и ИЦР (Интеллигент Цхарацтер Рецогнитион) АПИ платформи за екстракцију података доступних ових дана.
Ове функције ће вам омогућити да надмашите своју конкуренцију и пружите својим корисницима најбоље могуће услуге на целом тржишту.
Како одабрати најприкладнију апликацију за признанице?
Правилно организовано држање рачуна је један од најједноставнијих начина да се избегне стрес због пореске сезоне. Алати које смо споменули чине га доступним без потребе за очувањем стотина малих папирића.
Узмите у обзир своје индивидуалне потребе као слободњак или власник предузећа кад год пристанете на то. Размислите о следећем:
- Колико људи надгледате?
- О колико купаца бринете?
- Колико комерцијалних куповина обавите сваког месеца?
- Колико често и где путујете на посао?
У зависности од ваших околности, можда ће вам требати више алата за прилагођавање система за праћење рачуна.
Закључак
Морате да водите евиденцију о организованим канцеларијским трошковима како не бисте изгубили право да им се врати новац. Ако то не учините, новац неће бити доступан до следећег циклуса плаћања.
Дакле, много различитих врста софтвера може се користити као скенери рачуна. Сваки од њих олакшава овај процес нудећи боље карактеристике и услуге. Па, хајде да завршимо. Најбоље горе наведене апликације за скенирање рачуна вреди користити. Ако већ нисте, требало би да га набавите!
Такође можете истражити неки најбољи софтвер за праћење/управљање трошковима за власнике малих и средњих предузећа.