За ефикасно управљање финансијама вашег предузећа, кључно је пратити ток новца. У том контексту, скенер рачуна представља изузетно корисно решење.
Физички рачуни, било да су у питању набавке робе или производа, лако се губе у гомили докумената или папира. Поред тога, склони су оштећењу или уништењу.
Пребацивање штампаних рачуна у дигитални формат може ефикасно решити ове проблеме. Скенер рачуна је идеалан алат за ову сврху. Неки скенери нуде и онлајн услуге, омогућавајући вам да организујете и приступите својим рачунима са било које локације.
У овом чланку ћемо детаљније размотрити скенере рачуна и све што треба да знате о њима. Кренимо одмах.
Шта су апликације за скенирање рачуна?
Апликације за скенирање рачуна вам омогућавају да фотографишете своје физичке рачуне и претворите их у дигиталне копије. Те копије можете лако преузети са заједничког простора за складиштење у облаку. Пре него што наставимо, хајде да разјаснимо како функционише скенер рачуна.
Апликација за скенирање рачуна је мобилна апликација која омогућава вашем особљу да фотографише рачуне помоћу својих паметних телефона. Са циљем смањења папирологије, многа предузећа користе скенере рачуна за праћење пословних трошкова, у комбинацији са ОЦР (Optical Character Recognition) софтвером.
Да ли је вашем предузећу потребан софтвер за скенирање рачуна?
Требало би да процените вредност коју скенер рачуна може донети вашем предузећу. Најбољи начин да процените да ли је вашем предузећу потребна апликација за скенирање рачуна је да размотрите сложеност и учесталост вашег система за надокнаду трошкова.
Анализирајте претходне податке о пословним расходима и ангажованости запослених. Такође, питајте запослене да ли би им овакав систем био од помоћи.
Посебно је важно да разговарате са финансијским особљем, јер су они свакодневно укључени у процесе надокнаде и трошкова. Апликација за скенирање рачуна може значајно олакшати рад свим запосленима, смањујући обим ручне документације потребне за управљање подацима о надокнади и трошковима.
Предности коришћења апликације за скенирање рачуна
Традиционални системи исплате надокнада захтевају доста времена, како од запослених, тако и од финансијског особља. Поред тога, овај процес је склон грешкама. Запослени могу имати проблема са надокнадом трошкова уколико изгубе рачуне.
У овом контексту, апликација за скенирање рачуна може бити од велике помоћи. Омогућава запосленима да брзо и једноставно подносе рачуне у дигиталном формату. Алгоритми за препознавање текста у апликацији елиминишу грешке које се могу појавити при ручном уносу података са рачуна.
Скенер рачуна може такође помоћи и вашем финансијском сектору. Са дигиталним рачунима, неће више бити потребно да контактирају запослене ради подношења рачуна.
Скенери рачуна долазе у различитим облицима, од физичких (рачунарски и мобилни скенери) до дигиталних (апликације и онлајн софтвер). Пошто је ово инвестиција, важно је да разумете основне карактеристике које нуде најбољи скенери пре куповине.
Ево листе кључних карактеристика које треба да тражите у скенеру рачуна. Можда вам неће бити потребне све, али следећи ове савете, можете изабрати најбоље решење за ваше потребе.
Карактеристике скенера рачуна
Свако предузеће има своје јединствене захтеве за праћење пословних рачуна. Приликом одабира апликације, уверите се да она одговара потребама ваше компаније. Са широким спектром доступних опција, одабир може бити изазован.
Ево кратког прегледа кључних фактора које треба узети у обзир при избору апликације за управљање рачунима.
Прилагодљивост
Можда ће вам бити потребан преносиви скенер рачуна за праћење извештаја о трошковима запослених или сарадника. Преносиви скенер је одлична опција за ове потребе.
Величина скенера је такође важна за преносивост. Изаберите уређај који је довољно лаган и мали да стане у торбу или актовку.
Доступност на мрежи
Скенер рачуна који је доступан онлајн је веома практичан. Омогућава брзу повезаност са рачуноводственим софтвером, убрзавајући цео процес. Такође ћете моћи да преузмете своје рачуне било када и са било које локације.
Складишни простор и безбедност
Без обзира да ли одаберете физичко складиште или складиште у облаку, важно је да узмете у обзир капацитете свог скенера рачуна. Да ли ћете скенирати рачуне свакодневно или недељно? Да ли ћете га користити само повремено или током целе године? Одговори на ова питања ће вам помоћи да процените колико простора за складиштење ће вам бити потребно.
Не заборавите на безбедност складишног простора. Потребно је осигурати да су сви рачуни заштићени на више нивоа.
Традиционални рачуни могу бити физички оштећени или уништени, док дигитални записи могу завршити у погрешним рукама уколико се не предузму одговарајуће мере заштите.
Брзина
Скенирање рачуна за извештаје о трошковима може бити веома напоран посао. Већина људи жели да га заврши што је пре могуће, а брз скенер рачуна може помоћи у томе. Неки скенери могу скенирати ваше документе за само 7,5 секунди, што је корисно када треба обрадити већи број рачуна.
Формати датотека
Рачуни могу бити форматирани на различите начине, у зависности од тога за шта се користе. Порески рачуновођа може захтевати скенирање или отпремање свих рачуна у ПДФ формату, док ваш програм за управљање трошковима може прихватати само ЈПЕГ фотографије. Проверите које формате датотека подржава ваш скенер рачуна како бисте избегли додатне кораке након скенирања.
Могућност извоза
На крају, уверите се да ваш скенер покрива целокупан процес након скенирања рачуна. Да ли желите да их задржите у облаку? Да ли желите да их пошаљете некоме? Ваш скенер рачуна треба да омогући једноставан пренос скенираних докумената.
Сада када знате основне функције скенера рачуна, можемо погледати неке од најбољих апликација на тржишту.
Неат Рецеиптс
Неат Рецеиптс је интелигентан алат за организацију и преносиви скенер. Омогућава скенирање рачуна, контакт картица и друге документације у покрету, при чему софтвер детектује, издваја и организује релевантне информације.
Карактеристике
- Преносиви скенер НеатРецеиптс је лаган и довољно компактан да се смести у актовку, ранац или ручни пртљаг. Не захтева напајање наизменичном струјом. Повежите га преко УСБ-а са рачунаром и спремни сте за рад.
- Напајање се врши преко УСБ конекције са рачунаром.
- Ефикасно скенира и издваја податке из свих скенираних докумената, креирајући дигиталне ресурсе.
- Помоћу прикупљених података можете брже да креирате пореске или извештаје о трошковима, да извозите податке у Екцел или да синхронизујете контакте са Оутлоок-ом или адресаром.
- Нуди бесплатну 30-дневну пробну верзију НеатЦлоуд-а, што омогућава синхронизацију и прављење резервних копија Неат датотека и приступ им са било ког прегледача или мобилног уређаја.
Поред тога, као претплатник НеатЦлоуд-а, добијате и НеатЦаре, који пружа додатну подршку и осигурање у случају случајне штете на вашем НеатДеск-у.
Дект
Дект припрема и прикупља вашу документацију са 99% тачности, а затим је одмах преноси у ваш рачуноводствени софтвер, ослобађајући вам време за активности које доносе вредност.
Карактеристике
- Дект Препаре је изузетно једноставно решење за организацију и дигитализацију свих ваших докумената.
- Пошаљите рачун, фактуру или банковни извод, а Дект ће прикупити потребне информације и доставити их вашем рачуноводственом систему. Добићете прецизне бројке без ручног уноса.
Дект Препаре прикупља и обрађује најквалитетније податке пре него што их објави у вашем рачуноводственом систему. Ваш тим ће имати више времена за важне послове, а ви можете бити сигурни да имате најбоље решење.
Схоебокед
Ако тражите поуздано складиште за дигиталне пореске рачуне, СхоеБокед је одлична апликација за скенирање рачуна. Помоћи ће вам да једноставније управљате рачунима.
Карактеристике
- Поједностављује свакодневне књиговодствене задатке.
- Нуди функције и алате прилагођене малим предузећима, рачуновођама и књиговођама.
- Ваши рачуни се претварају у екстраховане, верификоване, категоризоване, организоване, претраживе и уређиве податке којима можете приступити било када и било где.
Поред тога, можете креирати извештаје о трошковима који укључују слике ваших рачуна и извозити, делити или штампати податке за једноставну припрему пореза или надокнаду.
Еаси Екпенсе
Еаси Екпенсе издваја кључне информације као што су добављач, одељење, порези, износ и начин плаћања користећи напредну обраду слика и вештачку интелигенцију.
Овај скенер рачуна је такође користан за праћење потрошње кредитним картицама и банковним рачунима. Еаси Екпенсе се интегрише са вашим банковним рачунима и може да скенира до 18 месеци трансакција ради праћења трошкова и пореских олакшица.
Карактеристике
- Ради ван мреже, што је чини одличном за употребу у покрету.
- Најбржи начин за снимање, изрезивање и праћење рачуна.
- Никада не губите рачун захваљујући аутоматској синхронизацији у облаку.
- Паметна аутоматска категоризација ради максимизирања пореских олакшица.
- Групни преглед трансакција.
Са Еаси Екпенсе-ом, можете да синхронизујете податке између корисника у реалном времену преко корисничких дозвола. Можете лако да ограничите приступ осетљивим информацијама.
Управљање трошковима
Од неограниченог скенирања рачуна и праћења километраже до надокнаде за следећи дан, алати за праћење трошкова као што је Управљање трошковима могу вам помоћи да унапредите свој рачуноводствени систем.
Карактеристике
- Праћење и организовање рачуна током путовања или рада на даљину може бити компликовано и довести до губитка рачуна.
- Можете скенирати рачуне без ограничења, евидентирати пређену километражу, слати их на одобрење и још много тога.
У комбинацији са функцијом СмартСцан, ваши рачуни се тренутно скенирају и преузимају, штедећи вам време и труд.
Смарт Рецеиптс
Смарт Рецеиптс претвара ваш телефон у скенер рачуна и генератор извештаја о трошковима. Прикупља информације о рачунима и омогућава креирање ПДФ и ЦСВ извештаја које можете слати на своје мејл налоге.
Карактеристике
- Можете креирати професионалне извештаје за праћење буџета и за потребе вашег рада, користећи потпуно прилагодљиве ПДФ, ЦСВ и ЗИП извештаје.
- Смарт Рецеиптс вам омогућава да бирате између 20 различитих подразумеваних типова података (као што су датуми, цене, порези, категорије рачуна, напомене, опције плаћања итд.).
Ова функција вам може помоћи да креирате савршен документ, штедећи вам време и омогућавајући вам да се фокусирате на важније ствари.
Форцеиптс
Апликација Форецеиптс је идеално решење за управљање рачунима, са преко 500.000 корисника широм света, укључујући власнике компанија, самозапослене раднике, агенције и слободњаке.
Карактеристике
- Снимите своје папирне рачуне или их пошаљите дигитално. Форецеиптс апликација ће одмах скенирати податке са рачуна и унети их у ваш књиговодствени систем. Такође можете додати приход скенирањем фактура.
- Поделите своје Екцел или ПДФ извештаје о трошковима са својим рачуновођом или их користите за пријаву пореза. Свака слика рачуна се чува, што вас штити у случају ревизије.
Они су дефинисали категорије пословних трошкова за САД и Канаду, тако да ће ваш извештај о трошковима на крају године бити у складу са пореским захтевима. Категорије се могу прилагодити по потреби.
Верифи
Верифи представља најбржу и најсигурнију апликацију за ОЦР снимање и екстракцију података за рачуне, фактуре и признанице. Ослободите се ручног уноса података и књиговодства; уштедите сате сваке недеље. Верифи прикупља податке о добављачима, уплатама, укупним износима, порезима, па чак и појединачним ставкама у само неколико секунди.
Карактеристике
- Верифи-јев ОЦР АПИ издваја, категоризује и побољшава све информације из различитих докумената, од рачуна до ставки (подаци о куповини на нивоу СКУ), у великом обиму, елиминишући потребу за скриптама или ручним уносом.
- Верифи ОЦР АПИ вам нуди једну од најнапреднијих платформи за ОЦР и ИЦР (Интеллигент Цхарацтер Рецогнитион) АПИ за екстракцију података.
Ове функције ће вам омогућити да надмашите своју конкуренцију и пружите најбоље могуће услуге својим корисницима.
Како одабрати најприкладнију апликацију за рачуне?
Добра организација рачуна је један од најједноставнијих начина да се избегне стрес током пореске сезоне. Алати које смо навели омогућавају вам да лако и ефикасно управљате својим рачунима без потребе за чувањем великих количина папирне документације.
Приликом одабира решења, узмите у обзир своје индивидуалне потребе као слободњак или власник предузећа. Размислите о следећем:
- Колико људи надгледате?
- Колико клијената опслужујете?
- Колико комерцијалних куповина обавите сваког месеца?
- Колико често путујете пословно?
У зависности од ваших околности, можда ће вам бити потребно неколико алата за прилагођавање вашег система за праћење рачуна.
Закључак
За ефикасно управљање финансијама вашег предузећа, неопходно је водити евиденцију о свим трошковима. Уколико то не учините, изгубићете право на надокнаду тих трошкова.
Различити софтвери се могу користити као скенери рачуна. Сваки од њих олакшава овај процес, нудећи боље карактеристике и услуге. Најбоље апликације за скенирање рачуна које смо навели у овом чланку су свакако вредне разматрања. Уколико их већ не користите, требало би да размислите о томе!
Такође, можете истражити и најбољи софтвер за праћење/управљање трошковима за власнике малих и средњих предузећа.