Softver za automatizaciju zadataka značajno umanjuje ručni rad i podiže produktivnost u većini preduzeća koja u svom poslovanju koriste tehnologiju, bilo u digitalnom ili fizičkom obliku!
Automatizacija se ispostavlja kao ključna prednost za vlasnike preduzeća i menadžere koji teže smanjenju operativnih troškova, a da pri tom ne ugroze produktivnost i kvalitet rezultata.
Od potrošačkih uređaja, proizvodnje robe i vozila do programiranja softvera, sve industrije ostvaruju benefite od automatizacije zadataka i procesa.
Ako ste novi u svetu automatizacije zadataka ili već koristite automatizaciju, ali želite da unapredite efikasnost postojećih automatizovanih procesa, na pravom ste mestu!
Ovaj članak će predstaviti neke od izuzetnih alata za automatizaciju zadataka koje koriste vodeća mala i srednja preduzeća, startapi i velike korporacije. Osim toga, saznaćete više o koracima i prednostima automatizacije zadataka. Zato, krenimo sa čitanjem!
Šta je automatizacija zadataka? 👩💻
Automatizacija zadataka podrazumeva upotrebu softvera ili programiranih algoritama za obavljanje ponavljajućih i predvidljivih ručnih zadataka pomoću računara, pametnih telefona, tableta ili jednopločnih računara (SBC) kao što je Raspberry Pi.
Ona poboljšava doslednost i preciznost radnih procesa. Takođe, automatizacija zadataka donosi izuzetnu efikasnost čak i kod najkompleksnijih poslova. Najvažnije je da minimalizuje ručni rad potreban za postizanje određenog rezultata, istovremeno pojednostavljujući celokupan poslovni ili komercijalni projekat.
Automatizacija zadataka ne isključuje u potpunosti ljudsko učešće. Ona samo smanjuje potrebu za ručnom intervencijom vaših zaposlenih, omogućavajući im da svoje vreme usmere na aktivnosti koje podstiču prodaju, poboljšavaju marketinške metrike i, na kraju, donose veći prihod.
Koraci za automatizaciju poslovnog zadatka 🏦
Automatizacija poslovnih zadataka u velikoj meri se oslanja na uslove, segment kompjuterskog programiranja koji rešava probleme tipa AKO onda ONDA (takođe poznat kao Ako Je Ovo Onda Ono).
Međutim, nije neophodno da se upuštate u kodiranje jer postoje alati za automatizaciju zadataka koji funkcionišu po principu „prevuci i pusti“. Možete kreirati vrlo kompleksne automatizacione recepte bez pisanja ijedne linije koda.
Evo koraka koje treba pratiti za većinu alata koji su pomenuti u ovom članku ili se mogu naći na internetu:
#1. Kreirajte radni tok za ponavljajuće zadatke
Prvo, morate utvrditi da li se neki poslovni proces ponavlja. Pogledajte sledeći radni tok za upravljanje projektima na Asani. To je sjajan primer automatizacionog recepta:
- Menadžer projekta dodao je zadatak na Asani.
- Takođe je dodao osobu koja će biti zadužena za zadatak na Asani.
- Aplikacija Google kalendar osobe koja je zadužena za zadatak automatski će prikazati taj zadatak kao raspored obaveza.
Možete koristiti svoju maštu i kreativnost da kreirate ovakve radne tokove.
#2. Odaberite aplikaciju koja pokreće proces i dodajte događaj(e) pokretača
Većina softvera za automatizaciju zadataka zahtevaće od vas da izaberete aplikaciju koja pokreće proces i događaj pokretač, koji će inicirati automatizovani radni tok. U gornjem primeru:
- Događaj pokretač: Dodat je novi zadatak i dodeljen član tima
#3. Odaberite aplikaciju koja izvršava akciju i događaj(e) akcije
Sada jednostavno izaberete Google kalendar kao aplikaciju za akciju i dodajete događaj kalendara kao događaj akcije.
#4. Objavite automatizaciju
Alat za automatizaciju će izvršiti razna testiranja i verifikaciju naloga tokom celog procesa. Kada vidite da testiranje automatizacije radi kako ste zamislili, objavite recept.
Od sada će aplikacija za automatizaciju zadataka automatski rezervisati mesto u kalendaru članova vašeg tima kada im dodelite novi zadatak. Nećete više morati da ih jurite ili šaljete podsetnike putem e-pošte!
Prednosti automatizacije zadataka 👍
Prednosti koje vaše preduzeće ostvaruje od automatizacije zadataka variraju od industrije do industrije. Ali sledeće su uobičajene prednosti u bilo kojoj industriji:
- Ubrzava ponavljajuće zadatke. Ako možete da predvidite tačne korake nekog zadatka, softver može da reprodukuje te korake, a vi možete da se opustite dok program izvršava zadatke jedan za drugim.
- Možete poštedeti svoje zaposlene od sagorevanja i umora koristeći algoritamski kod za obavljanje ponavljajućih zadataka.
- Ljudi su skloni greškama, poput tipografskih, kada rade na istim, ponavljajućim koracima zadatka. Takve greške mogu biti fatalne za vaše klijente. Možete koristiti softver za automatizaciju zadataka da biste izvršavali ponavljajuće zadatke i sačuvali svoju kompaniju od gubitka reputacije.
- Ovakvi alati oslobađaju vaše zaposlene od ručnog rada, omogućavajući vam da ih preusmerite na druge odeljenja koja stvaraju prihod, kao što su prodaja, marketing, dodatna prodaja i korisnička podrška.
- Većina industrija potrošačke robe, uređaja i automobila koristi kombinaciju algoritama i robotskih ruku za automatizaciju celokupne proizvodne linije. Ovo uglavnom smanjuje troškove proizvodnje.
- Automatizacija zadataka osigurava da je vaš digitalni poslovni proces usklađen sa vašim korporativnim politikama, kao što je automatizacija toka dokumenata za kreiranje i odobravanje poslovnih dokumenata.
- Dobijate veću kontrolu nad poslovnim operacijama i proizvodnim linijama. U hitnim slučajevima, možete lako da aktivirate rešenja za oporavak od katastrofa, kao što je prebacivanje aplikacije u oblaku na drugog provajdera ili preusmeravanje proizvodnih potreba na fabriku koja nije pogođena problemom.
- Na kraju, najtraženija prednost je bolji ROI u ručnim poslovnim procesima, kao što su digitalni marketing, marketing putem e-pošte, prijem klijenata na mreži, digitalna KYC verifikacija i mnogi drugi.
Sada znate definiciju softvera za automatizaciju zadataka, njegove korake i prednosti. Vreme je da istražite neke popularne alate za jednostavnu i pristupačnu automatizaciju zadataka za bilo koju poslovnu ili ličnu upotrebu:
Pipefy
Kada je u pitanju automatizacija zadataka ili radnog toka, Pipefy je tu da vam pomogne. Pored automatizacije, na ovoj platformi možete kreirati i modifikovati bilo koju vrstu radnog toka, sa mogućnošću beskonačnog i jednostavnog skaliranja. Zahvaljujući intuitivnom vizuelnom interfejsu, proces automatizacije postaje besprekoran.
Kao rezultat toga, povećava se efikasnost tima i oni mogu maksimalno iskoristiti svoje aplikacije. Takođe vam pomaže da upravljate brzim promenama u radnom toku zbog povratnih informacija kupaca ili novih internih zahteva.
Sada ćete manje zavisiti od e-mailova i tabela, jer vam ovaj softver za automatizaciju omogućava da izbegnete greške tako što eliminišete duple unose podataka.
Pipefy vam omogućava da kreirate radni tok od nule pomoću njegovog vizuelnog uređivača ili da odaberete bilo koji od njegovih šablona za prilagođavanje prema vašim potrebama. Štaviše, prilagodljive kontrolne table i izveštaji ovog alata korisni su za praćenje KPI-jeva, statusa i identifikaciju novih mogućnosti.
Ova aplikacija vam omogućava da spajate, sortirate i usmeravate dolazne zahteve, unose i tikete, bez obzira na njihov izvor. Podržava saradnju tako što stavlja svakog člana tima na istu stranicu i određuje korisničku dozvolu za vidljivost i saradnju.
Zoho Flow
Da li ste umorni od pojedinačnog upravljanja brojnim aplikacijama za svoje timove? Zoho Flow vam omogućava da automatizujete poslovne tokove i zadatke povezivanjem aplikacija koje koristite. Sada se oslobodite svih barijera sa informacijama pomoću funkcije pametne integracije ovog softvera.
Aplikacija povezuje sve aplikacije tako da se sve e-poruke, zapisi i izveštaji kreću u neprekidnom toku. Možete da dizajnirate tokove prilagođavanjem unapred napravljenih kolekcija toka za maksimalnu produktivnost i izvršavanje rutinskih zadataka.
Štaviše, nema potrebe da se upuštate u kompleksno integraciono kodiranje jer vam njegov dinamički kreator omogućava postavljanje pokretača i akcija kroz besprekornu integraciju. Timovi mogu čak da kreiraju radne tokove koji se povezuju između odeljenja radi bolje poslovne orkestracije.
Pored toga, organizacije mogu kreirati prilagođene integracije sa ovim alatom kroz različite poslovne funkcionalnosti. Neke od najbolje podržanih aplikacija su Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox i Salesforce.
Wrike
Ako je vaš tim umoran od obavljanja dosadnih procesa koji utiču na produktivnost, vreme je da se odlučite za Wrike. Njegov moćan i efikasan mehanizam za automatizaciju može da automatizuje svakodnevne radne tokove, omogućavajući vam da se fokusirate na aktivnosti koje su najvažnije za vaše poslovanje.
Kompanije mogu kreirati pravila za ponavljajuće zadatke koristeći pokretače i akcije za brže i pametnije radne procese. Osim toga, alat vas upozorava i automatski ažurira za brže skaliranje, pojednostavljivanje procesa i smanjenje grešaka.
Kada koristite Wrike, on automatski premešta zadatak u sledeću fazu radnog toka, u zavisnosti od prioriteta zadatka, statusa i rizika. Budući da svi članovi tima imaju potpunu vidljivost radnih tokova, postojaće transparentnost.
Aplikacija takođe ima funkcije kao što su @pominjanja, obaveštenja i podsetnici za bolju saradnju.
ClickUp
Sa funkcijom ClickUp Automations, možete lako da automatizujete svoje rutinske zadatke i pomognete svom timu da se fokusira na važniji posao.
Koristeći ovu platformu, možete kreirati zadatke na više od 100 načina. Pored kreiranja prilagođene automatizacije, omogućava vam da automatizujete zadatke koji se odnose na izvršioce, statuse, prioritete, datume, kreiranje i premeštanje.
Štaviše, omogućava vam da dodeljujete zadatke, menjate status, postavljate komentare i obavljate brojne druge aktivnosti. Korisnici mogu da izaberu radnju koja će se dogoditi tokom aktiviranja automatizacije i na taj način uštede svoje dragoceno vreme.
ClickUp Automations podržava nekoliko spoljnih aplikacija, uključujući Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform i Airtable, za kreiranje jednog, ali deljenog radnog toka. Pored toga, obezbeđuje sigurnost korisničkih podataka sa bezbednom platformom i nudi visok nivo radnog vremena.
Jira Automation
Da li tražite rešenje za automatizaciju zadataka koje vam pomaže da se fokusirate na važne zadatke? Odaberite Jira Automation da biste automatizovali bilo koji zadatak ili radni tok u svom poslovanju sa nekoliko klikova.
Sa ovom platformom, mogućnosti su beskrajne—možete je koristiti za automatizaciju dodeljivanja zadataka, za sinhronizaciju zadataka između odeljenja.
Takođe nije potrebno da pišete kodove. Izaberite bilo koji od njegovih 100+ šablona (DevOps, Slack, Business, Global, itd.) i počnite da kreirate pravila automatizacije za nekoliko minuta. Takođe, možete koristiti njegove vodiče i video zapise da biste započeli proces.
Kompanije mogu da koriste ovaj softver sa drugim popularnim poslovnim alatima, kao što su MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket itd.
Zapier
Sa 5.000 aplikacija i beskonačnom automatizacijom, Zapier je rešenje za automatizaciju zadataka za renomirane brendove kao što su Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable i drugi. To je softver za automatizaciju zadataka bez kodiranja, sa sledećim značajnim karakteristikama:
- Automatizacija u više koraka koja može uključiti do 100 aplikacija
- Jednostavna if/then logika za uslovno programiranje u vizuelnom radnom prostoru
- Potpuno prevlačenje i puštanje za izgradnju automatizovanih procesa
- Više filtera, tako da možete napraviti složene automatizacione recepte
- Formatirajte svoje podatke u okviru formule za automatizaciju koristeći funkciju Formatter
U vreme pisanja ovog teksta, platforma za integraciju aplikacija je pogodna za poslovne uloge kao što su prodaja, informacione tehnologije (IT), vlasnici malih preduzeća i online trgovci.
Kada govorimo o poslovnim tokovima, možete koristiti Zapier-ove integracije aplikacija ili Zaps za komunikaciju sa klijentima, upravljanje podacima, upravljanje potencijalnim klijentima i poslovne procese.
Tallyfy
Tallyfy je veoma pogodan za preduzeća sa većom količinom dokumenata, datoteka i podataka od drugih. Sam programer platforme za automatizaciju je naglasio automatizaciju zadataka za online obrasce, poslovne tokove, procese, zadatke, odobrenja dokumenata i još mnogo toga.
Ima integracije i web-hookove za različite poslovne i profesionalne aplikacije, kao što su Google e-mail (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau i još mnogo toga.
Takođe, softver za automatizaciju zadataka podržava alate za automatizaciju nezavisnih proizvođača, kao što su Zapier Connector i Power Automate. Stoga, ako ne pronađete integraciju za svoju poslovnu aplikaciju na Tallyfy-u, možete integrisati aplikaciju sa Power Automate ili Zapier-om, a zatim njome upravljati na Tallyfy-u.
Nintex
Kada je u pitanju korišćenje kompletne platforme za automatizaciju, Nintex je idealan izbor za preduzeća. Ovaj alat omogućava korisnicima da automatizuju ručne i dnevne zadatke i upravljaju poslovnim tokom kroz automatizaciju robotskih procesa.
Sve što treba da uradite je da otkrijete procese koji zahtevaju automatizaciju i počnete da ih automatizujete uz nekoliko klikova — i to bez apsolutno ikakvih kodova. Nema potrebe da koristite papirne formulare, jer kompanije mogu da prikupljaju informacije digitalno, sa formulara i pametnih telefona.
Štaviše, Nintex omogućava e-potpis u vašim dokumentima i omogućava vam da automatski generišete dokumente kad god je to potrebno. Takođe, možete postati deo njegove globalne partnerske mreže za brzu i uspešnu automatizaciju.
Završne reči
Automatizacija zadataka je tajna poslovne produktivnosti, efikasnosti i profitabilnosti. Pomaže vam da izbegnete kazne za greške i brže završite fizičke ili digitalne zadatke. Međutim, uspeh u automatizaciji leži u softveru koji koristite za pisanje automatizovanih procesa ili recepata zadataka.
Isprobajte gore navedeni softver za automatizaciju zadataka i izaberite onaj koji odgovara vašem poslovnom domenu i potrebama stila automatizacije.
Zatim možete da proverite alate za automatizaciju dugova.