Nema sumnje da je komunikacija ključni element svakog posla. U današnje vreme, kada je rad na daljinu sve prisutniji i kada su članovi timova fizički odvojeni, komunikaciji treba posvetiti još veću pažnju.
Pored timova koji rade na daljinu, i kompanije koje se vraćaju u kancelarijski prostor takođe sve više koriste aplikacije za ćaskanje, prepoznajući prednosti i funkcionalnosti koje one nude. Na taj način, softveri za ćaskanje na radnom mestu postaju neophodni. Oni pojednostavljuju komunikaciju i doprinose stvaranju zdrave radne atmosfere među članovima tima.
Šta je softver za ćaskanje na radnom mestu? 💻
Aplikacije za ćaskanje na radnom mestu su alati za komunikaciju koji su zamenili e-poštu, nekada primarni način komunikacije u poslovnom okruženju. Ove aplikacije nude više od e-pošte, omogućavajući članovima tima da međusobno komuniciraju, razgovaraju o poslovnim temama i dolaze do inovativnih ideja. Ovi alati nude različite funkcije, poput privatnih razgovora, grupnih diskusija, audio i video poziva, kao i mnoge druge alate za produktivnost.
Pogledajmo glavne prednosti korišćenja softvera za ćaskanje u vašem poslovanju:
Izvor slike: Unsplash
Poboljšana komunikacija
Jedna od najvažnijih prednosti korišćenja softvera za ćaskanje je besprekorna komunikacija među članovima tima, bez obzira na njihovu lokaciju. Oni mogu razmenjivati poruke, raspravljati o idejama i učestvovati u video pozivima dok su udaljeni.
Pojednostavljen radni tok
Alati za komunikaciju na radnom mestu pomažu timovima da organizuju rad i unaprede tok posla u organizaciji. Zaposleni mogu organizovati dnevne sastanke kako bi planirali zadatke, dodelili obaveze i brzo dobili povratne informacije.
Učešće zaposlenih
Osim što poboljšavaju radni tok i olakšavaju komunikaciju, softveri za ćaskanje takođe podstiču zaposlene da se aktivno uključe u timske aktivnosti, što dovodi do veće produktivnosti.
Ostanite organizovani
Čest scenario u kancelariji je da se zaboravi šta se dešava i koji zadaci treba da se urade. Međutim, sa aplikacijama za ćaskanje, to više nije problem. Platforme za timsku komunikaciju održavaju sve organizovanim, omogućavajući vam da budete informisani o događajima i zadacima koji su pred vama.
Štedi vreme ⏳
Važno je pratiti vreme kada radite sa drugim članovima tima na zadatku. Komunikacione aplikacije na radnom mestu štede vreme koje biste inače potrošili da napustite radno mesto i odete do kolege da biste razgovarali o nečemu. Na ovaj način se smanjuju napori i resursi, što doprinosi smanjenju nepotrebnih troškova.
Izgradite timske odnose 👨💻
Zdravi radni odnosi su ključni među zaposlenima koji rade zajedno u timu. Korišćenje komunikacionog softvera za saradnju na projektima i zadacima pomaže u jačanju odnosa i razvijanju novih ideja.
U ovom vodiču predstavljamo najbolje softvere za ćaskanje na radnom mestu koji mogu poboljšati komunikaciju u vašem poslovanju. Zanimljivo je da mnoge od ovih komunikacionih platformi nude besplatne opcije za manje timove.
Workplace
Workplace Chat je komunikaciona platforma za kompanije koja omogućava povezivanje članova timova koji rade na daljinu na jednostavan i siguran način. U vlasništvu Meta-e, platforma uključuje funkcije kao što su ćaskanje, video pozivi, objave, vesti i grupe koje pomažu u prenošenju svih bitnih poslovnih informacija.
Workplace Chat se lako integriše sa drugim poslovnim alatima vaših organizacija, pružajući siguran i produktivan način za razmenu znanja i izgradnju radnih zajednica. Ovaj softver za ćaskanje omogućava timu da komunicira putem predloga u realnom vremenu, komentara, reakcija i trenutnih poruka. Na ovaj način je mnogo lakše ojačati radnu kulturu i povezati se sa kolegama iz bilo kog dela sveta.
Workplace by Meta vam omogućava da kreirate prostore za saradnju, poznate kao grupe. Ove grupe pomažu u upravljanju projektima i zadacima, dodeljivanju obaveza kolegama, pružanju povratnih informacija, razmeni ažuriranja, pominjanju saradnika i sigurnom deljenju fajlova bez ograničenja u skladištenju. Ove grupe mogu biti privatne, javne ili tajne, a takođe možete kreirati grupe sa članovima iz više kompanija. Administratori grupe mogu ograničiti pristup članovima tima kako bi se osiguralo da samo ovlašćena lica imaju pristup.
Aplikacija Workplace Chat može se integrisati sa više od 50 poslovnih alata, uključujući Office 365, Google Workspace i ServiceNow. Takođe je moguće dizajnirati prilagođene integracije kako bi se Workplace Chat povezao sa bilo kojim drugim alatom koji koristi vaša kompanija. Kompanija garantuje da poverljive informacije korisnika ostaju zaštićene.
Glavne karakteristike Workplace Chat-a by Meta su sledeće:
- Funkcije video i audio poziva uživo omogućavaju prenošenje događaja i informacija unutar kompanije, podstičući timski duh.
- Biblioteka znanja je korisna za kreiranje, skladištenje i deljenje poslovne dokumentacije u aplikaciji za ćaskanje. Na ovaj način su sve informacije bolje organizovane i dostupne na računarima i pametnim telefonima.
- Grupe na Workplace-u doprinose uspešnoj komunikaciji i saradnji sa timom, čime se unapređuje radna kultura.
- News Feed zasnovan na mašinskom učenju prikazuje personalizovane, relevantne i prioritetne informacije kako bi vam pomogao da ostanete fokusirani i produktivni.
Workplace by Meta je nezavisan od platforme i možete ga koristiti na desktop računarima i mobilnim uređajima kako biste bili informisani gde god da se nalazite. Cene Workplace Chat-a počinju od 4,00 USD mesečno, uz probni period od 30 dana za testiranje softvera pre kupovine.
Chatwork
Chatwork nudi timovima novi, pojednostavljeni način rada. Za svaki timski projekat postoje sobe za ćaskanje, tako da razgovori o svakom projektu ostaju organizovani u odvojenim prostorima. Svi članovi tima mogu videti napredak, detalje i odluke i učestvovati u realnom vremenu.
Chatwork nudi sledeće funkcije koje omogućavaju članovima tima da sinhronizuju posao i povežu se jedni s drugima:
Upravljanje ćaskanjem
- Odsek „Moje ćaskanje“ omogućava vam da zabeležite važne informacije
- Direktno komunicirajte sa bilo kojim članom tima
- Kreirajte posebnu grupu za svaki projekat u sobi za grupno ćaskanje
- Pretražujte stare poruke pomoću ključnih reči
Upravljanje zadacima
- Kreirajte i dodeljujte zadatke svojim kolegama kako bi svi bili svesni svojih obaveza
- Pratite napredak svog zadatka u odnosu na rok
- Označite zadatak kao završen i menadžer će automatski biti obavešten
Deljenje fajlova
- Delite fajlove različitih formata kao što su Word, Excel i slike
- Pregledajte otpremljene fajlove pre nego što ih podelite
- Preuzmite fajlove koje su sa vama podelile kolege
Video poziv
- Organizujte video poziv za sastanak sa članovima grupe
- Razgovarajte sa članovima grupe licem u lice
- Jednostavno delite svoj ekran sa ostalim učesnicima video poziva
- Delite slike u video pozivima preko pametnih telefona
Upravljanje kontaktima
- Pozovite kolege da se pridruže ćaskanju vaše organizacije.
- Prihvatite ili odbijte zahteve za pridruživanje.
- Unesite ID za ćaskanje ili e-poštu kako biste pronašli saradnike.
Upravljanje obaveštenjima
- Dozvolite pregledaču da vas obaveštava o aktivnostima na Chatwork-u
- Omogućite ili onemogućite zvukove obaveštenja
- Konfigurišite Chatwork da vas obavesti kada primite e-poštu u svom prijemnom sandučetu
Upravljanje korisnicima
- Dodajte nove članove u grupu (ograničenje zavisi od pretplate)
- Kategorizujte i pregledajte članove
- Ažurirajte podatke o korisniku, kao što je lozinka
Upravljanje profilima
- Dodajte avatar ili svoju fotografiju kao sliku profila
- Dodajte naslovnu fotografiju koja se pojavljuje na profilu
Prilagodite svoj ID za ćaskanje
- Dodajte svoje kontakt podatke kao što su adresa e-pošte i broj telefona.
Dostupna je besplatna verzija Chatwork-a, ali sa ograničenim funkcijama. Ukoliko vaša kompanija želi da pređe na premium verziju, to će koštati 5 USD po korisniku mesečno, uz godišnju naplatu.
Microsoft Teams
Teams je popularna radna platforma za saradnju koju je razvio Microsoft kao deo Office 365 paketa. Organizacije rado koriste Microsoft Teams zbog njegove ključne uloge u olakšavanju razgovora na radnom mestu, saradnje među članovima tima, video ćaskanja i deljenja dokumenata, čime se unapređuje komunikacija i produktivnost zaposlenih.
Iako je Microsoft Teams poznat po svojim mogućnostima video konferencija, njegov segment grupnog ćaskanja takođe je veoma razvijen. On je uspešno zamenio e-poštu kao sredstvo komunikacije, naročito za članove tima koji rade na daljinu.
Osim interakcije među kolegama, Microsoft Teams Group Chat vam takođe omogućava integraciju sa drugim poslovnim aplikacijama. Ukratko, zaposleni se osećaju kao da rade u kancelariji, ali virtuelno. Teams grupno ćaskanje je dostupno kao deo osnovnog Microsoft Teams desktop klijenta, web klijenta i mobilne aplikacije. Microsoft Teams-u možete pristupiti sa bilo kog operativnog sistema: iOS, macOS, Windows ili Android. Takođe, Microsoft Teams je dostupan kao ekstenzija pretraživača.
Teams Group Chat je bogat funkcijama i sadrži sve alate prisutne u bilo kojoj aplikaciji za poslovno ćaskanje, uključujući emojije, GIF-ove, uređivanje bogatog teksta, pominjanje, odgovore i deljenje fajlova. Korisnici mogu jednostavno preći sa razmene trenutnih poruka na video pozive jednim klikom na ikonu. Takođe, možete isključiti diskusije da biste prestali da primate obaveštenja, pa čak i zakačiti važne razgovore.
Ostale karakteristike uključuju:
- Primanje obaveštenja kada vas neko označi ili obavesti.
- Deljenje datoteka sa članovima tima i pristup datotekama koje oni šalju.
- Funkcija „Pretraga poruka“ omogućava vam da pretražujete poruke unosom ključnih reči.
- Osim razmene trenutnih poruka, možete uspostaviti audio poziv za komunikaciju sa članovima tima.
- Microsoft Teams se može integrisati sa drugim poslovnim alatima koji se koriste u vašoj kompaniji.
- Korisnici mogu preuzeti alatku kao dodatak uz pretplate ili određene usluge, kao što je Outlook 365.
Kao što je pomenuto, Microsoft Teams je dostupan kao deo Office Suite 365. Besplatna verzija Teams-a nudi ograničen prostor za skladištenje i postavlja druga ograničenja. S druge strane, Microsoft Teams Essentials nudi nekoliko dodataka i košta 4,00 USD za svakog korisnika mesečno. Microsoft 365 Business Basic počinje od 5,00 USD po korisniku mesečno.
Google Chat
Google Chat je softver za poslovnu komunikaciju koji je sastavni deo Google Workspace-a. On pruža članovima timova u kompanijama i organizacijama sredstva za saradnju i komunikaciju na projektima i zadacima. Google Chat služi kao centralizovano čvorište gde članovi tima i menadžeri mogu da kreiraju virtuelne sobe za ćaskanje, konfigurišu niti ćaskanja, prate napredak zadataka i preduzimaju naknadne radnje.
Svaka soba za ćaskanje ima posebne opcije za ćaskanje, deljenje datoteka i dodeljivanje i završetak zadataka. To omogućava lak pristup datotekama koje ste podelili vi i vaše kolege u sobi. Osim toga, možete dodeliti zadatak drugima i pogledati zadatke koji su vama dodeljeni u sobi. Pored ovih funkcija, dobijate i nekoliko dugmadi za obavljanje različitih zadataka kao što su otpremanje priloga, umetanje emojija i animiranih GIF-ova, pa čak i uspostavljanje video poziva pomoću Google Meet-a.
Google Chat podržava i direktne poruke i grupne razgovore. Zaposleni mogu da omoguće obaveštenja da primaju upozorenja kada njihove kolege dele datoteke, linkove i komentare na Google dokumentima, tabelama ili slajdovima. Preduzeća mogu lako da sinhronizuju aplikaciju za razmenu poruka sa Google kalendarom, što olakšava zakazivanje sastanaka na osnovu dostupnosti članova tima. Google Chat je usklađen sa GDPR, HIPAA, ISO i AICPA propisima i omogućava vam da podesite metod prijavljivanja ili dvofaktorsku autentifikaciju kako biste ojačali sigurnost.
Google Chat ima API podršku, zbog čega se integriše sa GSuite aplikacijama i drugim alatima i aplikacijama trećih strana. Platforma za ćaskanje takođe podržava traženu funkciju pretraživanja prijemnog sandučeta, koja omogućava korisnicima da brzo traže stare poruke i deljene datoteke u razgovorima.
Google Chat je nezavisan od platforme i može mu se pristupiti na Windows, Mac, Android pametnim telefonima i iPhone uređajima preko web klijenta i samostalne aplikacije. Da biste pristupili Google Chat-u, morate imati Google Workspace nalog.
Nalog radnog prostora je već dostupan korisnicima koji imaju Gmail nalog. Google Chat je deo Google Workspace-a i možete ga koristiti sa besplatnim Google Workspace nalogom. Međutim, možete da pređete na premium verziju Google Workspace-a, koja košta 6 USD po osobi mesečno, da biste pristupili dodatnim funkcijama.
Slack
Slack je popularna aplikacija za razmenu poruka i komunikaciju u radnom prostoru koja pomaže kompanijama da poboljšaju komunikaciju i saradnju među članovima tima i omogućava im pristup poslovnim alatima, bez obzira na njihovu trenutnu lokaciju i način rada. Platforma podržava kanale koji grupišu članove tima na osnovu projekta, odeljenja, lokacije kancelarije i bilo kojih drugih kriterijuma. Na ovaj način korisnici mogu lako da budu svesni stvari koje ih zanimaju.
Svi mogu pristupiti javnim kanalima kako bi svi timovi bili svesni na čemu drugi timovi rade. Na primer, novi zaposleni mogu brže da se upoznaju sa procesima umesto da čekaju da im neko objasni sve od početka.
Slack takođe podržava otvorene diskusije, privatne grupe, direktnu razmenu poruka, arhiviranje poruka, deljenje fajlova i detaljne kontekstualne pretrage. Može se sinhronizovati sa drugim alatima i uslugama koje kompanija koristi kako bi pomogla u centralizaciji obaveštenja, fajlova i drugih podataka na jednom mestu. Tako se eliminiše potreba za stalnim prebacivanjem sa tabova na kontrolne table, pamćenjem akreditiva za prijavljivanje na različite platforme i žongliranjem sa radnim alatima.
Slack je dizajniran da se integriše sa alatima kao što su MailChimp, Dropbox i Google Drive, što vam pomaže u pametnom radu i donošenju efikasnih odluka. Platforma automatski indeksira i arhivira sve, pomažući kompaniji da bez napora izgradi opsežnu bazu znanja. Pored ovih funkcija koje su zajedničke svim platformama za razmenu poruka na radnom mestu, ono što Slack čini drugačijim su njegove tri jedinstvene karakteristike:
- Zakažite slanje: Slack vam omogućava da zakažete slanje svojih poruka tako da budu poslate u određeno vreme u budućnosti, umesto da ih odmah šaljete.
- Slack Huddles: Ova funkcija omogućava svakom članu tima da brzo pozove druge koji su deo kanala ili grupe da se pridruže audio ili video pozivu. To je korisno kada želite da brzo organizujete verbalnu komunikaciju.
- Slack Connect DM-ovi: Slack Connect DM-ovi su deo premium naloga i omogućavaju vam da pozovete druge korisnike koji nisu deo grupe da direktno razgovaraju sa vama.
Besplatna verzija vam omogućava pristup samo osnovnim funkcijama. Pro verzija, koja košta 2,67 USD po korisniku, pruža napredne funkcije za manje timove, a Business+ verzija košta 5 USD po korisniku i pomaže u povećanju vašeg poslovanja. Slack takođe ima Enterprise verziju, pogodnu za velike kompanije kojima su potrebne naprednije funkcije.
Mattermost
Mattermost je moćno komunikaciono rešenje „sve u jednom“ koje omogućava programerima da sarađuju bez ugrožavanja bezbednosti. Uključuje tri ključne platforme:
- Kanali – Pomaže vašem timu da komunicira i ostane povezan putem individualnih poruka i poruka u grupi.
- Priručnici – Omogućava preduzećima da sastave i uspostave procese i postignu očekivane rezultate
- Table – Mattermost uključuje strukture Kanban tabli koje olakšavaju upravljanje projektima i zadacima kako bi se postigli ključni ciljevi.
Perspektiva saradnje kompanije Mattermost zasnovana na kanalima pomaže u povezivanju zaposlenih, procesa i svih alata vašeg poslovanja na jednom mestu. Ova jedinstvena aplikacija za razmenu poruka na radnom mestu otvorenog koda je nezavisna od platforme i dostupna je kao aplikacija zasnovana na pretraživaču, desktop klijent i aplikacija za mobilne uređaje.
Platforma kanala Mattermost uključuje opsežne funkcije, kao što su izveštavanje o usklađenosti, arhiviranje ćaskanja i pretraga poruka. Pored ovih, Mattermost takođe uključuje i druge funkcije kao što su privatna/grupna ćaskanja, deljenje fajlova i linkova, prilagođeni emojiji, podrška za više jezika, komande kosih crta, istorija poruka koja se može pretraživati, web-hookovi i još mnogo toga.
Sve ove karakteristike pomažu Mattermost-u da se istakne kao značajna platforma za razmenu poruka na radnom mestu za preduzeća, koja omogućava besprekornu komunikaciju među članovima tima bez ikakvih problema i zabune.
Pored ovih funkcija, Enterprise izdanje ove komunikacione platforme nudi nekoliko dodataka kao što su jednokratna prijava (SSO), napredne dozvole i višefaktorska autentifikacija (MFA), funkcije praćenja performansi, izveštaji o usklađenosti, prilagođeno brendiranje i mogućnosti pretraživanja preduzeća.
Ostale glavne karakteristike ovog komunikacionog kanala su sledeće:
- Mattermost ispunjava sve bezbednosne zahteve organizacija, pružajući maksimalnu kontrolu nad osetljivim podacima kompanije.
- Veoma je proširiv i kompatibilan sa širokim spektrom aplikacija i integracija trećih strana.
- Podržava formatiranje bogatog teksta i isticanje sintakse koda kako bi se olakšala komunikacija među programerima
- Integrisane audio/video konferencije vam omogućavaju da trenutno pređete na režim direktnog razgovora jednim klikom na dugme.
Početna verzija Mattermost-a dostupna je besplatno i pogodna je za manje timove kojima su potrebne ograničene funkcije. Ako su vam potrebne neke dodatne funkcije, možete koristiti profesionalnu verziju koja košta 10 USD po korisniku mesečno. Ako želite da koristite Enterprise izdanje, moraćete da zatražite ponudu.
Mattermost je takođe dostupan kao samostalno hostovano rešenje, što znači da ga možete primeniti na svom omiljenom serveru u oblaku ili ga pripremiti na Kamatera za samo 6 dolara mesečno.
Zaključak
Nadamo se da ste se upoznali sa najboljim softverima za ćaskanje koji mogu poboljšati komunikaciju i saradnju među članovima tima vaše kompanije, posebno onima koji rade na daljinu. Bez obzira na softver za ćaskanje koji koristite, saradnja na radnom mestu među članovima tima će se sigurno poboljšati u okruženju udaljenog rada.