Zašto gubiti dragoceno vreme i novac na štampanje, skeniranje i slanje faksom dokumenata kada je moguće koristiti samo digitalni potpis?
U današnjem poslovnom okruženju, koje je sve više udaljeno, digitalni potpisi su postali ključni faktor za preduzeća koja posluju preko granica. Budući da su sigurni i pravno obavezujući, digitalni potpisi omogućavaju kompanijama da brzo i efikasno sklapaju nove ugovore, bez obzira na geografsku lokaciju.
Pre pojave e-potpisa, firme širom sveta su trošile ogromne resurse na papirologiju. Međutim, problem sa fizičkim dokumentima nije samo u utrošenom vremenu i novcu, već i u njihovoj nesigurnosti. Lako se mogu izgubiti, oštetiti, falsifikovati ili na njima vršiti neovlašćene izmene.
U digitalnom dobu, poslovne potrebe se neprestano razvijaju. Zamena zastarele papirologije efikasnim i modernim digitalnim rešenjima čini se kao jedini logičan korak napred.
Šta su e-potpisi?
E-potpisi predstavljaju digitalnu alternativu ručno pisanim potpisima. Iako je ušteda vremena jedna od najvećih prednosti u brzom tempu savremenog sveta, ona nije i jedina.
E-potpisi su praktični, bezbedni i pravno obavezujući. Štaviše, nude viši nivo sigurnosti u odnosu na tradicionalne potpise, čime se smanjuje rizik i štite individualni i poslovni interesi.
Kako funkcionišu digitalni potpisi?
Kada potpisujete dokument koristeći usluge provajdera digitalnih potpisa, oni koriste matematički algoritam unutar PKI (infrastruktura javnog ključa) protokola da generišu dva ključa: privatni i javni.
Kada potpišete dokument kucanjem ili crtanjem, digitalni potpis se kreira pomoću vašeg privatnog ključa. Kako se kreira privatni ključ?
Matematički algoritam počinje sa radom, uzimajući vaše podatke i kreirajući takozvani „heš“. On šifruje te podatke, a rezultat je vaš privatni ključ, koji predstavlja vaš e-potpis.
Kada primalac dobije dokument, on ima kopiju vašeg javnog ključa. Ali, kako se verifikuje autentičnost potpisa? Javni ključ pomaže da se uporede heš vrednosti i dešifruju podaci kako bi se proverila validnost e-potpisa. Ukoliko se vrednosti ne poklapaju, to ukazuje da je e-potpis nevažeći.
Digitalni potpisi su podržani elektronskim sertifikatima, koji sadrže lične informacije poput imena, adrese e-pošte i lokacije, što dodatno potvrđuje da je e-potpis autentičan.
Kako su digitalni potpisi pravno usklađeni?
Pružaoci usluga e-potpisa koriste PKI protokol i enkripciju podataka kako bi osigurali privatnost. U cilju poštovanja zakonskih normi, oni se pridržavaju zakona o elektronskim potpisima, kao što je Zakon o elektronskim potpisima u globalnoj i nacionalnoj trgovini.
Takođe, pridržavaju se nekoliko industrijskih standarda, kao što su Opšta uredba o zaštiti podataka (GDPR), Međunarodni standard za bezbednost informacija (ISO 27001) i Kontrola sistema i organizacija (SOC) prema AICPE.
Ova pravila i propisi omogućavaju da digitalni potpisi budu pravno obavezujući. Važno je napomenuti da se regulativni zahtevi razlikuju od zemlje do zemlje.
Slučajevi upotrebe e-potpisa
Digitalni potpisi koriste više slojeva tehnologije enkripcije kako bi se minimizirao gubitak podataka i eliminisala mogućnost gubitka dokumenta, neovlašćenih izmena ili falsifikovanja. Imajući u vidu ove prednosti, evo nekoliko slučajeva upotrebe gde e-potpisi pomažu u poboljšanju produktivnosti timova:
Timovi: HR onboarding, evaluacije učinka, NDA, itd.
Prodaja i marketing: Poreski obrasci, ugovori o kupovini, ugovori sa izvođačima/punomoćja, itd.
Pravni poslovi: NDA, ugovori, usklađenost, odricanja, itd.
Računovodstvo: Poreski obrasci, ugovori o kupovini, ugovori sa izvođačima/punomoćja, itd.
IT: Fakture, izveštaji o troškovima, odobrenja za upravljanje politikama, itd.
Finansije: Ugovori, predlozi, narudžbenice, ponude, specijalne ponude, obrasci za objavljivanje i PR potpisi, itd.
Nabavka: Prenos imovine, odobrenja za potpisivanje, zahtevi za izmenu sistema, itd.
Iako su digitalni potpisi korisni za sve industrije i preduzeća svih veličina i tipova, pogledajmo neke specifične slučajeve upotrebe zasnovane na industriji:
- Osiguranje
- Nekretnine
- Proizvodnja
- Zdravstvo
- Visoko obrazovanje
- Neprofitne organizacije
- Maloprodaja
- IT/Tehnologija
- Oglašavanje
- Vladine institucije
Sve ove industrije mogu koristiti e-potpise za onboarding, upravljanje zaposlenima i politikama, distribuciju u lancu snabdevanja, fakturisanje, ponude, predloge, NDA i ugovore.
Digitalni potpisi sa PandaDoc-om
S obzirom na veliki broj provajdera e-potpisa na tržištu, kako odabrati pravog? Posebno zato što, ukoliko ne izaberete provajdera koji je usklađen sa zakonima, možete izložiti sebe i svoje poslovanje pravnim problemima.
Razmotrite PandaDoc, jednog od vodećih provajdera digitalnih potpisa, kojem veruje preko 50.000 korisnika. Sa AICPE SOC, GDPR i PKI usklađenošću, PandaDoc garantuje da su vaši potpisi sigurni i pravno obavezujući.
Pored toga, PandaDoc može vam pomoći u svim procesima upravljanja dokumentima, od digitalnih potpisa do upravljanja životnim ciklusom ugovora (CLM), sa svojim naprednim funkcionalnostima, za razliku od drugih osnovnih alata.
Sa PandaDoc sveobuhvatnim softverom za automatizaciju dokumenata, možete smanjiti vreme i troškove, dok istovremeno gradite kvalitetne odnose sa vašim klijentima.
PandaDoc: Osnovne funkcije
Pored intuitivnog interfejsa, izvanredne korisničke podrške i širokog spektra integracija, PandaDoc je prepoznatljiv po sledećem:
Nudi neograničen broj besplatnih potpisa
PandaDoc vam omogućava da potpisujete dokumente u pokretu! Važne poslove možete zaključiti uz nekoliko klikova, uz garanciju da su vaši podaci bezbedni. Poseduju i mobilnu aplikaciju koja vam omogućava da pratite proces upravljanja životnim ciklusom ugovora.
PandaDoc se ističe kao jedina platforma za elektronsko potpisivanje koja vam omogućava da otpremite i potpišete neograničen broj dokumenata u okviru svog besplatnog plana!
Prioritet daje privatnosti i obezbeđuje usklađenost sa zakonima
PandaDoc je usklađen sa UETA, ESIGN i HIPAA. To znači da dokumenti potpisani preko PandaDoc-a ispunjavaju zakonske uslove koji važe u vašoj zemlji, kao i da se štiti vaše individualno pravo na privatnost.
Pored toga, PandaDoc poseduje sertifikat AICPA SOC 2 Type II, što ukazuje na usklađenost sa kriterijumima koje je postavio Američki institut sertifikovanih javnih računovođa (AICPA). Zašto je to važno?
Kada kompanije rade sa velikom količinom poverljivih informacija, neophodno je ispuniti određene kriterijume za održavanje poverljivosti, integriteta i bezbednosti podataka klijenata.
I to nije sve!
Garantuje naprednu bezbednost
Kada potpišete dokument sa PandaDoc-om, dobijate elektronski sertifikat koji potvrđuje legitimnost dokumenta. Elektronski sertifikat će vam pružiti pristup imenu primaoca, potpisu, verifikovanoj adresi e-pošte, kao i IP adresi. Takođe će biti navedeni datum i vreme potpisa dokumenta.
Za PDF dokumente, PandaDoc obezbeđuje dodatni nivo sigurnosti putem privatnog ključa za šifrovanje koji se koristi za verifikaciju autentičnosti dokumenta.
Podržava različite tipove datoteka
Kada biste morali da koristite različite platforme za svaki tip fajla koji je potrebno potpisati, izgubili biste mnogo vremena. A zašto?
Uz PandaDoc, možete potpisivati PDF, JPG ili DOCX fajlove, objedinjujući ih u jedinstven tok rada. PandaDoc podržava sledeće tipove sadržaja: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG i PNG.
Pomaže u automatskom praćenju e-potpisa
PandaDoc stavlja bezbednost podataka na prvo mesto, zato poseduju automatizovanu funkciju praćenja e-potpisa. Za svaki potpisani dokument postoji ugrađen nadzorni trag, koji vam omogućava da vidite ko je pregledao, pristupio ili potpisao dokument, kao i kada.
Ovo je posebno korisno kada istovremeno obrađujete više dokumenata za potpisivanje. Funkcija automatskog praćenja vam daje uvid od 360 stepeni u sve što se dešava, omogućavajući vam kontrolu nad procesom.
Pomoću PandaDoc funkcije istorije verzija možete se kretati između različitih verzija vaših dokumenata. Uvek ćete biti obavešteni ko je izvršio izmene i gde.
Najbolje karakteristike PandaDoc-a
Za preduzeća koja žele da pojednostave tok rada sa dokumentima, skrate vreme zaključivanja ugovora i poboljšaju povraćaj investicija, PandaDoc je više od platforme za e-potpise. Evo zašto:
#1. Potpisivanje i praćenje
- Omogućite redosled potpisivanja: Izuzetno korisno ako vaši ugovori ili predlozi zahtevaju više potpisa. Možete odabrati primaoce, dodeliti uloge (pošiljalac, klijent, potpisnik), odrediti redosled i automatizovati celu distribuciju. PandaDoc će poslati obaveštenje e-poštom kada neko dođe na red za potpisivanje. Proces ne morate ručno da nadgledate.
- Pošaljite zahtev za potpisivanje: Želite potpis nekoga iz vaše kompanije ili klijenta? PandaDoc vam omogućava da šaljete zahteve i da ih automatizujete uz nekoliko klikova.
- Praćenje dokumenata: Želite da znate da li je neko potpisao dokument ili ne? Dobijaćete obaveštenja kada se to dogodi. Dodatno, revizorski trag vam omogućava da pratite ko je pregledao ili potpisao dokument koji ste poslali.
#2. Automatizovani sadržaj
- Dodajte čuvare mesta za pametni sadržaj: Pametni sadržaj vam pomaže da smanjite greške i uštedite vreme prilikom kreiranja dokumenata. Postavite stavke čuvara mesta da podsete vas ili vaš tim šta treba uključiti. Takođe, možete odabrati unapred definisane stavke koje će vaši saradnici dodati za određene dokumente/predloge.
- Personalizujte sadržaj: Unapredite tok rada pomoću uslovnog sadržaja. Kreirajte šablone koji imaju pravila koja pomažu pošiljaocima da generišu sadržaj prilagođen potrebama klijenta.
- Postavite pravila za bolje prikupljanje podataka: Možete postaviti uslovna polja koja će primaocima olakšati navigaciju kroz dokument i pronaći ono što traže. Ovo značajno poboljšava kvalitet prikupljanja podataka ili personalizaciju za klijente.
#3. Napredne ponude
- Prilagodite ponude za vaše klijente: Dozvolite vašem timu da pravi personalizovane ponude za klijente, uz izbegavanje propusta važnih informacija, pomoću alata za kreiranje ponuda.
- Postavite specifične cene: Birajte između fiksnih, periodičnih ili cena zasnovanih na obimu, a mi ćemo vam pomoći da primite uplate preko ACH mreže.
- Ugradite kataloge proizvoda: Napravite katalog proizvoda i ugradite ga u vaše ponude kad god je to potrebno.
- Grupišite proizvode u pakete: Takođe možete kreirati pakete proizvoda da olakšate prodaju i učinite ih lakim za deljenje.
Takođe, možete kreirati radni prostor sa PandaDoc-om kako biste distribuirali posao među timovima, upravljali članovima tima i njihovim dozvolama. Pored toga, imate mogućnost da pregledate istoriju verzija dokumenata, pratite ih i vršite pretragu pomoću određenih filtera.
Sve ove PandaDoc funkcije su dostupne u okviru poslovnih ili enterprise planova. Pomažu u transformaciji vašeg poslovanja i eliminišu zastarele prakse koje oduzimaju mnogo vremena.
Cene i planovi
PandaDoc nudi besplatan plan koji vam omogućava da otpremite i elektronski potpišete neograničen broj dokumenata.
Međutim, napredne funkcije, poput pametnog sadržaja ili alata za kreiranje naprednih ponuda, dostupne su samo u okviru premijum planova. Pogledajmo cenovne planove koje PandaDoc nudi:
- Osnovni: 19 USD po korisniku mesečno uz godišnju naplatu. Uključuje funkcije kao što su „drag and drop“ editor, revizijski trag, preko 750 šablona i podrška 24/7.
- Poslovni: 49 USD mesečno uz godišnju naplatu. Uključuje CRM i Zapier integracije, tokove rada za odobravanje, biblioteku sadržaja i prilagođeni brending.
- Enterprise: Prilagođene cene sa obnovama, zaključavanjem, neograničenim radnim prostorima, prilagođenim ulogama i pristupom KES-u, najsigurnijem obliku e-potpisa.
Pametni sadržaj ili alat za kreiranje naprednih ponuda mogu se koristiti kao plaćeni dodaci uz vaše planove.
Koliko je PandaDoc jednostavan za korišćenje?
Možete započeti sa besplatnim probnim periodom od 14 dana da proverite da li PandaDoc odgovara vama i vašim poslovnim potrebama. Prilikom registracije, biće vam ponuđeno da probate usluge e-potpisa ili da automatizujete tok rada.
Prva opcija, kao što joj i naziv govori, omogućava da otpremite fajlove (PNG, JPG, DOCX, itd.) i da ih potpišete. Druga opcija vam može pomoći u upravljanju životnim ciklusom ugovora, kreiranju dokumenata, faktura, ponuda i mnogo više!
Pronađite sve što vam je potrebno na dohvat ruke
Uz intuitivan interfejs, PandaDoc dodatno pojednostavljuje stvari svojim navigacionim menijem sa leve strane. Ovde ćete pronaći skoro sve što vam je potrebno: dokumente, šablone, obrasce, biblioteku sadržaja, kontakte, dodatke i izveštavanje.
U dokumentima možete videti koji ugovori se obnavljaju, koji uskoro ističu ili možete kreirati novi dokument.
Sledeća je galerija šablona, koja sadrži više od 750 šablona u različitim kategorijama, od obrazaca preko faktura do predloga. Bez obzira na industriju u kojoj posluje vaše preduzeće, PandaDoc galerija šablona sigurno ima odgovarajući šablon za vas.
Takođe ćete pronaći i obrasce, gde možete birati između ležernog, modernog ili jednostavnog dizajna. Kreiranje obrazaca je jednostavno kao i kreiranje dokumenta, uz pomoć PandaDoc „drag and drop“ editora koji omogućava da budete brzi i kreativni.
Ispod obrazaca se nalaze biblioteka sadržaja, katalog i izveštaji, kao i prijemno sanduče, prodavnica dodataka i kontakti. Biblioteka sadržaja poseduje blokove sadržaja koji vam mogu pomoći u kreiranju sopstvenih šablona i rezultirati brzim kreiranjem dokumenata.
U katalogu možete napraviti katalog proizvoda u jednostavnim koracima. Takođe, možete koristiti PandaDoc napredne alate za izveštavanje, kao što su istorija verzija i revizijski trag, kako biste pratili tok dokumenata.
Pošaljite besprekorne predloge za nekoliko minuta
Na početnom ekranu možete pratiti svoje aktivnosti, kao i aktivnosti koje se dešavaju u vašem radnom prostoru! Ako želite da pošaljete brz predlog, dokument, ugovor ili fakturu, odaberite šablon, prilagodite ga, dodajte primaoca i spremni ste. PandaDoc je zaista jednostavan za korišćenje.
Možete dodati različite blokove sadržaja (kao što se vidi na desnoj strani), od teksta do tabela, pa čak i multimedijalnih sadržaja. Takođe možete navesti polja za popunjavanje za primaoca. Ako želite da razumete kako da najbolje iskoristite prednosti ove platforme, možete zatražiti demo sa PandaDoc timom.
Zaključak
Sveobuhvatan pristup, jednostavan interfejs i podrška uživo putem ćaskanja čine PandaDoc izvanrednom platformom. „Drag and drop“ editor predstavlja veliku kreativnu prednost, a u kombinaciji sa specijalizovanim funkcijama za potpisivanje i prilagođavanje, PandaDoc povećava vreme zaključivanja ugovora za 28%.
Ukoliko ste i dalje skeptični, preporučujemo da isprobate besplatnu funkciju e-potpisa, koja je idealna za početnike, mala preduzeća i pojedince. Ukoliko vam se dopadne ono što koristite, možete uzeti probni period od 14 dana i preći na plan koji više odgovara vašim potrebama.
Nakon toga, možete istražiti i neka od vodećih rešenja za e-potpise za vaše lične i poslovne dokumente.