Zaštitite svoje osetljive poslovne podatke poverljivošću tako što ćete potpisati ugovor o tajnosti (NDA) sa relevantnim stranama.
Svako preduzeće poseduje poslovne tajne koje mu daju prednost nad konkurencijom. Ugovori o tajnosti (NDA) su ključni instrument za zaštitu poverljivih i osetljivih podataka. Ovaj pravni sporazum se uspostavlja između dve ili više strana tokom zapošljavanja, spajanja i preuzimanja.
Ukoliko želite da zaštitite svoje ideje i strategije od autsajdera dok ih delite sa svojim zaposlenima, NDA je pravi pristup.
U ovom vodiču ćemo razmotriti NDA i njegove prednosti. Nastavite sa čitanjem kako biste saznali kada je potrebno koristiti NDA i koje korake preduzeti u slučaju kršenja NDA.
Šta je NDA?
Ugovor o tajnosti (NDA), ili sporazum o poverljivosti, predstavlja pravni ugovor. U NDA, jedna strana pristaje da podeli osetljive informacije o poslovanju sa drugom stranom. Druga strana se, zauzvrat, obavezuje da te podatke neće deliti ni sa kim drugim tokom određenog vremenskog perioda.
Svrha NDA je da zaštiti poverljive podatke, intelektualnu svojinu (IP) i poslovne tajne od izlaganja konkurenciji. Ovaj sporazum je obično neophodan kada dve strane planiraju da sarađuju, ali žele da zaštite svoje interese.
Sa NDA, obelodanjivanje osetljivih poslovnih informacija ili planova bilo kojoj trećoj strani postaje zakonski zabranjeno. Strane uključene u NDA mogu biti poslodavci i zaposleni/ugovarači ili dve kompanije.
Vrste NDA
Postoje različite vrste NDA, i važno je da budete upoznati sa svakom od njih kako biste odabrali pravi za svoje potrebe.
#1. Unilateralni NDA
Unilateralni NDA su jednostrani sporazumi. U ovim sporazumima, samo jedna strana otkriva svoje poverljive informacije drugoj strani, želeći da ih zaštiti. Ovi NDA se potpisuju kada organizacije moraju da podele osetljive informacije sa svojim zaposlenima, ugovaračima ili zainteresovanim stranama i žele da osiguraju da te informacije ne budu otkrivene nikom drugom. Iz tog razloga, to je najčešći tip NDA.
#2. Mutualni NDA
Ovi sporazumi su takođe poznati kao dvosmerni ili bilateralni NDA. U njima, obe strane razmenjuju privatne poslovne informacije tokom pregovora, uz ograničenja o tome kako druga strana može koristiti i deliti te informacije. Uzajamni NDA se najčešće javljaju tokom spajanja i preuzimanja, korporativnih akvizicija i zajedničkih ulaganja.
Kada treba koristiti NDA?
Zapošljavanje radnika
Kada zaposlite nekoga, dajete mu pristup brojnim poverljivim i zaštićenim podacima. Stoga, poslodavci treba da obavežu zaposlene da potpišu NDA kako bi zaštitili informacije i sprečili ih da dele osetljive podatke, sada ili u budućnosti.
Zaposleni koji razmišlja o odlasku iz vaše kompanije može podeliti osetljive informacije tokom intervjua za posao. Stoga, morate zabraniti deljenje informacija sa potencijalnim poslodavcima putem NDA.
Angažovanje dobavljača
Mnoge kompanije radije angažuju slobodnjake ili ugovarače za kratkoročne projekte. Čak i oni moraju pristupiti osetljivim podacima i poslovnim tajnama kako bi razumeli poslovanje i pružili svoje usluge. Zaposleni ne bi smeli da ih ignorišu i potpisuju NDA sa njima prilikom angažovanja.
Uvođenje klijenata
Kada počnete da pružate usluge novom klijentu, dobijate pristup poverljivim informacijama te kompanije. Čak i u tom slučaju, treba potpisati NDA kako bi se definisala prihvatljiva upotreba deljenih podataka.
Uspostavljanje poslovnih partnerstava
Svaki poslovni odnos mora biti zasnovan na poverenju. NDA su ključni za uspostavljanje poverenja jer mogu da obezbede ograničenja za upotrebu deljenih informacija. Posebno kompanije koje planiraju da sarađuju putem spajanja i preuzimanja treba da se fokusiraju na potpisivanje NDA.
Budući da ove kompanije moraju razmenjivati ključne finansijske i operativne podatke tokom faze dubinske analize, NDA mogu da osiguraju način korišćenja tih informacija.
Prodaja proizvoda ili usluga
Kada prodajete proizvod ili uslugu, postoji rizik da primalac podeli osetljive informacije sa trećom stranom. U takvim slučajevima, potrebno je imati NDA kako biste zaštitili informacije o vašoj ponudi.
Prednosti posedovanja NDA
#1. Jasno definiše poverljive informacije
NDA vam pomaže da jasno definišete poverljive informacije. Dakle, ako otkrivate poverljive podatke drugoj strani, obavezno definišite te informacije što je moguće šire.
#2. Pruža sigurnost za deljenje osetljivih podataka
Preduzeća koja raspolažu vrednim, osetljivim informacijama mogu biti neodlučna da ih podele sa drugim stranama. Kao rezultat toga, poslovne prilike i odnosi mogu biti ograničeni. Uz NDA, mogu bez brige da dele podatke sa sigurnošću.
#3. Privlači investitore
Investitori su skloniji da ulažu u kompanije koje preduzimaju mere za zaštitu svojih poverljivih informacija putem NDA. Prema tome, sporazum o tajnosti može privući kapital za kompanije koje teže rastu.
#4. Štiti privatne informacije
Glavna prednost NDA je zaštita ključnih informacija (poslovnih tajni, finansijskih podataka, lista klijenata, itd.) od obelodanjivanja neovlašćenim stranama. Možete obezbediti poverljivost tako što ćete obavezati zaposlene i druge poslovne partnere da potpišu NDA.
#5. Održava konkurentsku prednost
NDA su ključni za industrije koje se bave intelektualnom svojinom i poslovnim tajnama. Sa ugovorima o tajnosti, organizacije mogu da čuvaju svoje informacije i strategije u tajnosti, čime ostvaruju prednost nad konkurencijom.
#6. Funkcioniše kao pravni dokument
U slučaju kršenja NDA, oštećena strana može pokrenuti pravni postupak protiv druge strane zahtevajući nadoknadu za bilo kakvu štetu nastalu prekršajem. Potpisani NDA nudi pravni okvir za pokretanje sudskog procesa ako je to potrebno.
#7. Povećava moć pregovaranja
Ugovori o tajnosti su takođe vredni za strane koje pregovaraju sa potencijalnim investitorima ili klijentima. Nakon što potpišete NDA, vaše osetljive informacije ostaju zakonski zaštićene. Sve to vam omogućava da pregovarate sa jače pozicije.
#8. Osigurava usklađenost
Usklađenost sa propisima je ključni element poslovnog sveta. Kompanije u zdravstvu, finansijama i tehnologiji moraju se pridržavati strogih propisa koji se tiču rukovanja poverljivim informacijama.
Sa ugovorima o tajnosti, preduzeća mogu osigurati usklađenost pružanjem transparentnih i jasnih smernica za rukovanje i razmenu podataka. NDA im takođe pomažu da izbegnu zakonske sankcije i novčane kazne zbog nepoštovanja propisa.
#9. Olakšava saradnju
Bez obzira na to koliko su poverljive informacije, ponekad je neophodno podeliti ih sa svojim partnerima i saradnicima. NDA nudi okvir za bezbedno deljenje osetljivih podataka za zajedničke projekte i saradnju, bez rizika.
#10. Uspostavlja poverenje
Potpisivanje NDA pokazuje da ozbiljno shvatate zaštitu osetljivih podataka. Takođe pokazuje posvećenost zaštiti intelektualne svojine vaše kompanije, i na taj način pomaže u uspostavljanju poverenja sa vašim zainteresovanim stranama. Takođe, pomaže u poboljšanju imidža vašeg brenda i reputacije na tržištu.
Osnovni elementi koje treba uključiti u NDA
Učesnici u Sporazumu
Najosnovniji element sporazuma o tajnosti su njegove strane. Svaki NDA treba da navede strane koje su deo ovog sporazuma. Strana koja prima osetljive informacije može biti pojedinac, svi zaposleni u kompaniji ili bilo koji predstavnik kompanije.
Kompanije takođe treba definisati u NDA. Naročito kada su kompanije sa složenom pravnom strukturom deo NDA, mora se naznačiti koje pravno lice poseduje informacije.
Jasna Definicija Poverljivih Informacija
Ovo je verovatno jedan od najtežih elemenata za adekvatno definisanje; međutim, NDA mora jasno navesti koje informacije se smatraju poverljivim prema ovom ugovoru.
Kompanije ne bi trebalo da pretpostavljaju da će sve strane razumeti vlasničke informacije. Stoga, njihova odgovornost postaje da identifikuju i pomenu informacije koje ne bi trebalo da dele sa drugima.
Tokom definisanja poverljivih informacija, postoji rizik da se one otkriju unutar samog NDA. Iz tog razloga, kompanije obično poverljivost dodeljuju širokoj grupi podataka.
NDA Izuzeci
U određenim slučajevima, lakše je definisati ono što nije poverljivo umesto onoga što se smatra osetljivim. Ako se nađete u takvim situacijama, možete u NDA navesti da će sve što se podeli sa spoljnom stranom biti poverljivo, osim navedenih izuzetaka.
Prikladna Upotreba Informacija
Samo zato što određena informacija nije poverljiva, ne znači da je strane mogu koristiti za ličnu korist. Na primer, način na koji stvari funkcionišu unutar organizacije možda nije poverljiva informacija.
Međutim, strana ne bi trebalo da deli ove informacije sa konkurentom radi finansijske koristi ili da ih primeni u sopstvenoj kompaniji. Prema tome, NDA uvek treba da navede kako spoljna strana može koristiti nepoverljive informacije kojima ima pristup.
Validnost / Vreme
Vaš NDA treba da sadrži informaciju o trajanju ugovora. Određene informacije vremenom postaju manje vredne ili čak zastarevaju, posebno one koje se odnose na istraživanje i razvoj. Strane treba da uzmu u obzir svoje okolnosti i navedu vremenski period važenja NDA.
Ostale Odredbe
Podrazumeva se da NDA mogu biti prilagođeni tako da odgovaraju vašim specifičnim potrebama. Na primer, vladine agencije će možda morati da uključe stroge odredbe kako bi obezbedile privatnost osetljivih informacija.
Slično tome, NDA može uključivati i važeće zakone i propise. Zato, u zavisnosti od potreba vaše industrije, treba uključiti i druge relevantne klauzule u NDA.
Posledice Kršenja NDA
Posledice kršenja sporazuma o tajnosti (NDA) zavise od uslova ugovora, nadležnosti i drugih faktora. Neke od najčešćih posledica su:
#1. Pravne mere
Ako ste vi oštećena strana u slučaju kršenja NDA, možete preduzeti pravne mere protiv strane koja je prekršila NDA. Ove radnje mogu varirati od podnošenja tužbe, zahteva za zabranu, do traženja alternativnog rešenja.
#2. Ekonomske posledice
Neki NDA sadrže odredbe o finansijskim kaznama za kršenje NDA. Finansijske kazne su često navedene u sporazumu ili ih može odrediti sud.
#3. Raskid Ugovora
Ako neko prekrši NDA, može dobiti otkaz kao zaposleni ili ugovarač. Ova mogućnost je veća kada je raskid ugovora bio uslov u takvim slučajevima.
#4. Štetan Uticaj na Reputaciju
Osobe koje su umešane u kršenje NDA takođe se mogu suočiti sa oštećenjem reputacije, posebno putem platformi društvenih medija. Ovo stvara negativnu sliku o prestupniku i, kao rezultat toga, gube poverenje i buduće poslovne prilike.
#5. Krivične prijave
Pored svega navedenog, kršenje NDA može dovesti i do krivičnih prijava. Stoga, sve strane treba da budu oprezne pri otkrivanju informacija koje se tiču nacionalne bezbednosti, vladinih tajni ili drugih ključnih podataka.
Šta se dešava kada NDA istekne?
Pre nego što potpišete NDA, treba da imate jasnu sliku o tome šta se dešava nakon isteka NDA. Svaki NDA ima definisan vremenski okvir, koji određuje važnost ovog pravnog sporazuma. Kada period važenja istekne ili prestane da važi, strane više nisu pravno obavezane da čuvaju poverljivost informacija.
To takođe znači da se informacije navedene u NDA više ne smatraju zakonski zaštićenim, a njihovo slobodno otkrivanje ne uključuje zakonske posledice. Međutim, ako su poverljive informacije zaštićene drugim zakonima ili sporazumima, one treba da ostanu privatne.
Ponekad ugovori o tajnosti sadrže odredbe kojima se osigurava da određene informacije ostanu poverljive čak i nakon isteka NDA. U tom slučaju, primalac je i dalje vezan odredbama o poverljivosti tih informacija.
NDA Šabloni
#1. LegalZoom
LegalZoom nudi NDA šablone za zajedničko ulaganje, zapošljavanje radnika ili ugovarača, povratne informacije o poslovnom planu i razmenu informacija sa jednom stranom. Potrebno je navesti osnovne informacije o NDA, a ova platforma će ih dodati u dokument.
Kada pružite sve potrebne informacije, NDA je spreman. Možete se prijaviti na ovu platformu sa svojim nalogom i koristiti ugovor.
#2. LegalTemplates
LegalTemplates je resurs gde možete dobiti besplatne NDA šablone. Ovde možete odabrati NDA šablon između standardnog, zapošljavanja, kupovine i pronalaska.
Potrebno je uneti informacije kao što su strana koja otkriva, strana koja prima, uslovi poverljivosti i detalji ugovora i pripremiti svoj NDA u PDF ili Word formatu. NDA se takođe može pregledati pre čuvanja i preuzimanja.
Završne reči
Ugovori o tajnosti (NDA) su moćno sredstvo u poslovnom okruženju za zaštitu poverljivih informacija. Obavezivanjem zaposlenih, partnera i drugih zainteresovanih strana da potpišu NDA, možete osigurati intelektualnu svojinu svoje kompanije i održati konkurentsku prednost u poslovnom okruženju.
Sada kada znate kada treba koristiti NDA, možete ga kreirati pomoću gore navedenih šablona. Takođe, možete potražiti pomoć od pružaoca usluga pravne dokumentacije.