Колаборација у облаку представља делотворан приступ да се тим окупи на једном виртуелном месту, омогућавајући несметану сарадњу на пројектима, документима, дизајнерским решењима и другим фајловима.
Већина савремених организација дозвољава својим запосленима рад на даљину, што им не само да даје могућност да привуку таленте из целог света.
Међутим, сарадња и управљање свим комуникационим токовима и фајловима могу постати изазов када се ради са различитих локација.
Премештање пословања у облак представља одлично решење за овај проблем. Данас, за многе организације, то више није само опција већ нужност, посебно ако имају запослене који раде на различитим местима.
Колаборација у облаку је приступачна, скалабилна и омогућава тимовима да комуницирају, сарађују и управљају својим радним оптерећењем. Ефикасност колаборације у облаку значајно се повећава ако се користе одговарајући алати.
У овом чланку ћемо детаљно размотрити колаборацију у облаку, како она може да трансформише ваше пословање и који су најбољи алати за колаборацију у облаку које можете користити.
Кренимо!
Шта је Колаборација у Облаку?
Колаборација у облаку представља метод који омогућава запосленима да заједнички раде и приступају фајловима који су складиштени у облаку, уз одговарајуће дозволе.
Коришћењем алата за колаборацију у облаку, предузећа могу да омогуће запосленима да прегледају и мењају документе са било које локације, у било које време, па чак и да истовремено раде на истом документу. Када се измене направе и синхронизују, сви чланови тима могу одмах да виде промене и приступе истој верзији пројекта.
Штавише, алати за колаборацију у облаку вам омогућавају да пратите ко тренутно прегледа документ. Комуникација са члановима тима док радите на пројекту је могућа кроз функције ћаскања или коментарисања. Ово помаже тимовима да раде заједно и постигну циљеве без физичког присуства на истом радном месту. Стога, овај приступ је користан и за хибридне и за удаљене тимове.
Колаборација у Облаку vs. Традиционална Колаборација
| Колаборација у облаку | Традиционална колаборација |
| Са решењима за колаборацију у облаку, можете радити на даљину са било ког места и ефикасно сарађивати са члановима тима без потребе за физичком близином. | У традиционалној колаборацији, неопходно је физички се састати са члановима тима ради разговарања о променама у документу или фајлу. |
| Повећава продуктивност и ефикасност. | Може побољшати продуктивност, али ефикасност може бити нижа. |
| Канцеларијски трошкови у колаборацији у облаку су нижи него у традиционалној колаборацији. | Традиционална колаборација захтева већа улагања у канцеларијске трошкове као што су инфраструктура, струја, водоснабдевање, системи, опрема, редовно одржавање итд. |
| Административни трошкови и трошкови лиценцирања су флексибилнији. | Администрација и трошкови лиценцирања су мање флексибилни. |
| Пружа прошириви радни простор за додатне сараднике. | Може да прими фиксни број сарадника у радном простору. |
| Централизује сва ажурирања и измене докумената, чувајући евиденцију о променама. | Контрола верзија је проблем у традиционалној сарадњи јер је компликовано знати ко је извршио измене у које време и у који нацрт. |
Основне Компоненте Колаборације у Облаку
Систем за колаборацију у облаку може обухватати следеће компоненте:
- Дељење и складиштење докумената: Колаборација у облаку омогућава складиштење и дељење докумената са било ког уређаја путем функција за заједничко уређивање. Можете омогућити приступ члановима тима како би они могли да уносе измене и ажурирају документе са било које локације у било које време.
- Управљање пројектима и задацима: Помоћу решења за колаборацију у облаку, можете лако и флексибилно управљати пројектима и задацима. Поред тога, можете пратити напредак кроз преглед сваког задатка и континуирано пратити циљеве како бисте пројекат завршили у датом временском року.
- Комуникација и размена порука: Комуникација и размена порука су знатно олакшане кроз колаборацију у облаку. Ово укључује видео конференције, функције за тренутну размену порука, групно ћаскање, телефонске системе и још много тога. Добијате широк спектар практичних функција за бољу сарадњу путем ефикасне комуникације.
Предности Колаборације у Облаку
#1. Побољшана Тимска Сарадња
Када су сви документи везани за пројекат ускладиштени на централизованом месту, њихово проналажење, приступ и уређивање је знатно олакшано. Више нема потребе за континуираним слањем имејлова члановима тима о ажурираној верзији фајла.
Пошто чланови тима имају приступ тачној верзији фајла, дискусије између чланова постају једноставније, осигуравајући да су сви у тиму на истој страни, чиме се побољшава тимска сарадња. Ово пружа једнаку могућност свим члановима тима да се активно укључе у пројекат.
#2. Подржава Удаљену Радну Снагу
Колаборација у облаку омогућава предузећима да ангажују таленте из целог света који могу да раде на даљину. Штавише, даљинским тимовима се олакшава сарадња са било које локације у било које време. Ово повећава флексибилност у њиховом заједничком раду, а самим тим и продуктивност и ефикасност.
#3. Бржи Приступ Подацима
Многи сервери за електронску пошту не могу да обрађују фајлове веће од 20-25 MB. Да бисте делили те фајлове са члановима тима, морате их размењивати преко спољних чврстих дискова и USB уређаја, што представља дуготрајан процес.
Колаборација у облаку омогућава вашем тиму да брзо дели велике фајлове без икаквих кашњења. Када поставите свој документ на мрежу, можете делити везу са члановима тима и омогућити им приступ.
#4. Поједностављен Радни Ток
Колаборација у облаку помаже вашем тиму да ради ефикасније и брже кроз поједностављење радног тока. Обезбеђује флексибилност за планирање и расподелу посла између сарадника, у складу са њиховим жељеним радним временом у различитим временским зонама. Коришћење облака значи да сваки члан има приступ документима и могућност дељења фајлова са било које локације.
#5. Ажурирања у Реалном Времену
Када било који члан вашег тима измени или ажурира документ у облаку, те промене ће се појавити у реалном времену у том фајлу, коме други могу приступити и прегледати. Алати за колаборацију у облаку нуде систем упозорења који вам омогућава да добијате тренутна обавештења када се документ ажурира.
Најбоље Праксе за Колаборацију у Облаку
- Важно је редовно прегледати свој радни ток, сарађивати са тимом и вршити неопходне измене.
- Пошто је безбедност од кључне важности, можете да сарађујете са својим безбедносним тимом на мрежи како бисте разговарали о питањима приступа и дозвола.
- Препоручује се развој стратегије обуке и укључивања ради постизања скалабилности.
Хајде да детаљније погледамо неке алате за колаборацију у облаку и како они могу помоћи вашем пословању.
Колаборација при Заказивању Састанака
Doodle
Закажите састанак на једноставнији и бржи начин уз Doodle, алат за сарадњу при заказивању састанака. Он вам помаже да брже закажете било коју врсту састанка са клијентима или радних састанака са члановима вашег тима.
Без обзира да ли сте регрутер, продавац, просветни радник, представник непрофитне организације или слободњак, Doodle вам омогућава да у неколико кликова преобразите своје пословање и поједноставите групне састанке елиминишући дупле резервације.
Calendly
Calendly вам омогућава да заказујете састанке брже него икада уз помоћ своје платформе за аутоматизацију, тако да можете елиминисати непотребно време које бисте трошили на поновну проверу заказаних састанака путем имејлова.
Можете остварити већи приход, закључити више послова, убрзати продају, повезати се са правим људима и постићи жељене резултате. Штавише, можете поделити своју доступност и омогућити потенцијалним клијентима и кандидатима да закажу састанак са вама.
Колаборација при Размени Знања
Coda
Повежите своје алате и тимове уз Coda ради организованог рада. Овај алат комбинује структуру ваших табела, снагу апликација, флексибилност докумената и интелигенцију вештачке интелигенције.
Coda омогућава свакоме да дизајнира апликације користећи аутоматизацију, дугмад и формуле. Можете елиминисати досадне табеле, измене и приказе. Поред тога, свом тиму можете обезбедити централизовано место за израду стратегија и планирање задатака.
Штавише, Coda омогућава вашем тиму да се брзо укључи у документе или апликације, ефикасно сарађује и доноси одлуке брже.
Cofluence
Cofluence доводи праве људе у просторију како би формирали стратешки разговор са циљем постизања изванредних резултата. Он омогућава заједничко, отворено учешће вашег тима у креирању и дизајнирању планова и нових приступа.
Поред тога, Cofluence вам помаже да дизајнирате интерактивне сесије чак и у временима неизвесности, сложености, двосмислености и промена, узимајући у обзир непосредне будуће контексте и тренутне околности.
Notion
Доживите повезани радни простор где можете радити брже и боље користећи AI функције уз Notion. Он обједињује сав ваш рад на једном централизованом месту. Можете лако комуницирати помоћу његових једноставних и моћних докумената нове генерације.
Штавише, можете управљати било којим пројектом без коришћења посебног система. Notion AI вам пружа неограничену моћ да размишљате више, радите брже и боље пишете. Можете визуализовати, сортирати и филтрирати све задатке или ставке на основу хитноће или приоритета.
Дељење Фајлова
Google Drive
Google Drive вам омогућава да складиштите и делите документе или фајлове са рачунара, таблета или мобилног уређаја. Такође вам омогућава да безбедно сарађујете на својим фајловима и фолдерима. Фајлови које делите се проактивно скенирају како би се уклонили нежељени садржаји, малвер и ransomware.
Можете лако да креирате садржај и ефикасније сарађујете са члановима тима кроз интеграцију Drive-a са документима, слајдовима и табелама. Моћна Google-ова могућност претраживања је уграђена у Drive ради понуде поузданости, брзине и сарадње.
Sync
Обезбедите сигуран простор за свој најбољи рад уз Sync и останите повезани и безбедни у облаку. То је платформа за складиштење и сарадњу на вашим фајловима и документима. Sync вам омогућава да даљински приступате фајловима са било ког уређаја и управљате дозволама како бисте заштитили свој важан посао.
Можете се лако повезати са својим интерним тимовима, клијентима, документима, клијентима и спољним партнерима помоћу Sync-а. Такође вам омогућава да се повежете са својим рачунарима, мобилним уређајима и фајловима како би сви били на истој страни и увек у току са променама.
Microsoft 365 OneDrive
Сачувајте своје фајлове и фотографије на Microsoft 365 OneDrive како бисте им приступили са било ког места и на било ком уређају. Чак и ако изгубите уређај, нећете изгубити своје фотографије и фајлове ако се налазе у OneDrive-у.
OneDrive нуди 1 TB складишног простора у облаку, опоравак од ransomware напада, дељење докумената и још много тога. Користећи мобилни уређај, можете да скенирате и складиштите визит карте, признанице, белешке, документе итд. Овај алат нуди додатни ниво заштите за ваше важне фотографије и фајлове.
Dropbox
Користите комплетан пакет алата Dropbox за ефикасније креирање, управљање, дељење и праћење фајлова. Он вам пружа потребну меморију са безбедносним функцијама као што су заштита лозинком, историја приступа фајловима, водени жиг и опоравак фајлова.
Можете делити линкове које је могуће пратити како бисте знали када неко приступи дељеном фајлу. Такође можете уклонити приступ било коме без утицаја на туђе дозволе. Dropbox вам помаже да сарађујете на свом послу и управљате својим пословањем користећи различите алате.
Колаборација при Размени Идеја
Whimsical
Whimsical је центар за идеје и визуелну сарадњу, где можете да комбинујете белу таблу, дијаграме и још много тога. Он нуди четири моћна формата за сарадњу: дијаграме тока, жичане оквире, мапе ума и документе.
Можете добити широк спектар градивних блокова и шаблона како бисте своје идеје претворили у стварност. Уклоните трења између дизајнера, инжењера и менаџера пројеката како бисте брже креирали производе.
Поред тога, можете комбиновати дијаграме са детаљном документацијом како би сви били усклађени током процеса развоја.
Miro
Градите и дизајнирајте брже уз визуелни радни простор Miro за иновације. Он пружа место за заједничко стварање, без обзира на локацију. Помаже вам да прикупите увиде на основу података, структурирате их помоћу табела и дијаграма и делите их на централизованом месту.
Можете осигурати стално укључивање у стратегију компаније и потребе корисника дефинисањем иницијатива и циљева, визуализацијом зависности и приоритета и праћењем планова.
Lucidchart
Доживите интелигентну апликацију за дијаграме – Lucidchart, која може окупити ваш тим ради сарадње и доношења информисаних одлука. Она помаже у разјашњавању сложености, усклађивању увида и подизању вашег пословања на виши ниво.
Lucidchart-ови интелигентни дијаграми вам омогућавају да јасно, брже и са више сарадње визуализујете компликоване идеје. Такође можете визуализовати системе, процесе и организациону структуру тима. Поред тога, можете све добити на истој страници, реализовати планове и користити интелигенцију следеће генерације.
Колаборација при Изради Докумената
Google Workspace
Google Workspace пружа иновативно и флексибилно решење за организације како би постигле своје циљеве. Омогућава вам да будете у току са догађајима, најновијим причама и још много тога.
Чак можете открити и нове увиде у будућност вашег посла. Уз помоћ Duet AI, можете лакше сарађивати и повећати своју продуктивност, осигуравајући да сваки члан организације има контролу над својим информацијама.
Microsoft 365
Повећајте своју продуктивност уз Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint и још много тога. Microsoft 365 вам омогућава да креирате објаве на друштвеним мрежама, дизајне, позивнице и још много тога користећи апликацију за графички дизајн коју покреће вештачка интелигенција.
Без обзира да ли желите да учите на даљину, повежете се са породицом и пријатељима или сарађујете са организацијом, Microsoft 365 је све што вам треба. Поред тога, можете да размјењујете идеје са колегама из разреда, члановима породице или саиграчима на свим својим уређајима користећи Microsoft апликације.
Колаборација при Комуникацији
Google Meet
Google Meet нуди јединствену услугу за висококвалитетне и безбедне видео састанке и позиве са било ког уређаја за било кога.
Можете окупити цео свој тим у Meet-у, где можете да сарађујете на задацима, представљате пословне предлоге, разјашњавате недоумице или само разговарате лицем у лице.
Zoom
Остварите делотворну сарадњу са члановима тима или ученицима путем групног ћаскања, телефона, беле табле, састанака и још много тога уз Zoom. Он вам омогућава да сарађујете, повезујете људе и обједињујете комуникацију у учионици, сали за састанке, операционој сали итд.
Dialpad
Повећајте продају, пружајте подршку клијентима и сарађујте са тимом уз помоћ свеобухватне и једноставне апликације са вештачком интелигенцијом – Dialpad. Она нуди:
- Најнапреднију платформу за интеракцију са клијентима и тимовима
- Повећање продаје, уз тренинге уживо
- Најпаметнији телефонски систем на свету за ваше пословање
- Видео састанке са уграђеним транскрипцијама
Slack
Одмах ступите у контакт са својим тимом помоћу Slack и поч