Увод у аутоматизацију пословних процеса и аирСлате
Софтверска решења за аутоматизацију токова посла постају кључна за свако предузеће које се бави обимном документацијом. У том контексту, аирСлате се истиче као један од водећих алата за пружање свеобухватне аутоматизације процеса који укључују документа.
Процеси управљања документима често укључују мноштво ручних и понављајућих задатака, који су подложни грешкама. Уместо да их препуштају људском фактору, овакви задаци идеални су за аутоматизацију. Услед потребе за ефикасним и продуктивним решењима, тржиште је преплављено различитим алатима за аутоматизацију. Међутим, неопходно је пажљиво одабрати алат који најбоље одговара вашим потребама.
У овом чланку, детаљно ћемо анализирати аирСлате софтвер за аутоматизацију тока посла, како бисмо утврдили да ли представља право решење за ваше пословање.
Шта подразумева аутоматизација тока посла?
Аутоматизација тока посла подразумева процес дизајнирања, извођења и аутоматизације пословних процеса на основу дефинисаних интерних правила. Компаније које обрађују велике количине уговора, докумената, датотека, медија и различитих врста садржаја, најчешће користе аутоматизацију тока посла за усмеравање задатака и докумената између запослених и машина, у складу са претходно дефинисаним пословним критеријумима.
Савремене онлајн платформе омогућавају свим члановима тима приступ задацима, док менаџери могу да прегледају припремљена документа и прослеђују их даље на одобравање или их враћају ауторима на исправке.
Зашто је аутоматизација тока посла неопходна предузећима?
Избегавање грешака
Људи су склони грешкама када обављају понављајуће задатке. У области рачунарства, управо су такви задаци идеални за аутоматизацију. Зато је аутоматизација процеса обраде докумената кључна за избегавање грешака.
Прецизност садржаја
Коришћењем аутоматизованих алата и шаблона за управљање животним циклусом докумената, можете постићи већу прецизност и професионалност садржаја пословне документације.
Конзистентност докумената
Аутоматизовани системи управљања уговорима помажу у избегавању ситуација у којима се клијентима шаљу различите понуде са различитим вредностима.
Брендирање
Компаније често користе јединствене елементе брендирања како би оставиле утисак на клијенте. Коришћењем софтвера за аутоматизацију, можете бити сигурни да је сваки пословни документ правилно брендиран.
Оперативна продуктивност
Ваше предузеће може да генерише велики број уговора, садржаја и докумената и шаље их на одобрење и електронско потписивање у року од неколико секунди. Стога, уколико обрађујете велике количине критичних пословних докумената, аутоматизовани софтвер је неопходан.
Ефикасност процеса
Аутоматизовани системи омогућавају вам да ефикасно ускладите количину и квалитет докумената, што доводи до ефикаснијег целокупног процеса управљања садржајем.
Прилагодљивост
Ако ваша компанија сезонски обрађује повећан обим докумената, коришћење алата за аутоматизацију тока посла омогућава вам да се лако прилагодите променама, без потребе за привременим ангажовањем нове радне снаге.
Шта је аирСлате?
аирСлате је свеобухватна апликација у облаку која омогућава управљање свим фазама процеса управљања документима, од креирања тока до анализе процеса. Као алат без кодирања, аирСлате не захтева ангажовање стручњака за програмирање или компликоване обуке за запослене.
Алат нуди широку палету робота за интеграцију и шаблона за аутоматизацију без потребе за кодирањем. Уз пуну искоришћеност апликације, можете смањити ручни рад у одељењу за обраду докумената за 50%, чиме ослобађате ресурсе за продају и маркетинг.
аирСлате је компатибилан са облаком, што значи да не морате да хостујете податке или софтвер у својим просторијама. Апликација се може повезати са другим апликацијама у облаку које ваша компанија користи, укључујући НетСуите, Мицрософт Динамицс 365, Салесфорце и Мицрософт Повер Аутомате.
Платформа нуди огромну библиотеку са десетинама хиљада шаблона за аутоматизацију докумената за различите индустрије. Чак и без стручњака за аутоматизацију, можете користити аутоматизоване токове рада помоћу ових шаблона.
Главни производи аирСлате-а
аирСлате пружа свеобухватан сет алата неопходних за аутоматизацију докумената. Ево производа које бисте требали редовно користити:
#1. Flow Creator
Flow Creator вам омогућава да визуелно прикажете ток рада докумената преко корисничког интерфејса (УИ) са могућношћу „превуци и отпусти“. Можете аутоматизовати условно рутирање и доделу корака за креирање и покретање токова посла за кратко време.
#2. eSignature
Можете једноставно креирати правно обавезујуће електронске потписе за дигиталне обрасце, анкете, документе и други садржај. Платформа нуди преко 100 ботова без кодирања за доделу корака, аутоматизацију, интеграцију са ЦРМ-овима и слање обавештења.
#3. Роботска аутоматизација процеса
аирСлате ботови омогућавају једноставну роботску аутоматизацију процеса без писања кода. Ови ботови могу да обрађују већину задатака у процесу управљања документима, као што су креирање докумената, рутирање, слање на одобрење, прикупљање електронских потписа, слање обавештења и анализа података.
#4. Преговори о уговорима
Алатка омогућава аутоматско креирање уговора различитих формата и у складу са регулаторним захтевима. Такође, можете аутоматски унети интерне пословне податке у уговор, прикупљене са сервера, апликација у облаку, табела, ЦРМ система и SQL база података.
Модул усмерава уговоре кроз фазе одобравања, омогућава измену једним кликом и електронско потписивање без дугог чекања.
#5. Генерисање докумената
Овај производ вам омогућава да креирате обрасце, уговоре, извештаје и друге документе готово тренутно. Ботови аутоматски уносе пословне податке и елементе брендирања у документа.
#6. Онлајн Анкете
Користите алатку за креирање анкета, упитника, квизова, јавних анкета, образаца за тестирање бета верзија апликација и друго. Такође, можете интегрисати различите CRM системе, ERP системе и базе знања ради размене података између анкета и машина.
#7. Веб Обрасци
Веб обрасци помажу у прикупљању повратних информација и података од запослених или клијената. Ови онлајн обрасци су брзи и прилагодљиви за употребу на рачунарима, таблетима и мобилним уређајима.
#8. Плаћања
Аутоматизује систем плаћања интеграцијом плаћања на фактурама, уговорима и рачуноводственим процесима.
#9. Аналитика процеса
Модул Аналитика пружа кључне алате за ревизију тока посла, генерисање пословних извештаја и анализу процеса у циљу повећања ефикасности.
#10. PDF Уређивање
PDF Уређивач омогућава вашем тиму и клијентима да извршавају основне и напредне задатке уређивања PDF докумената, као што су измена садржаја, замена потписа, истицање, означавање, додавање слика и редиговање.
#11. Софтвер за аутоматизацију тока рада
Омогућава инсталирање корака у аутоматизовани ток рада, олакшава условно рутирање, аутоматизује понављајуће задатке и интегрише податке са CRM системима.
#12. Управљање уговорима
Алат за управљање уговорима користи се за управљање процесима набавке и продаје, креирање поруџбина, понуда, уговора и фактура. Омогућава примање уплата и праћење обраде уговора на истој платформи.
аирСлате као аутоматизација радног тока
аирСлате је првенствено алат за аутоматизацију тока докумената. Са овим алатом, можете креирати различите токове рада и аутоматизовати процесе помоћу ботова. Такође, можете доделити запосленима у оквиру токова посла да надгледају целокупан процес.
аирСлате вам омогућава да:
- Креирате практичне шаблоне пословних докумената за будуће потребе.
- Поједноставите интеграције, обавештења и рутинску аутоматизацију.
- Користите уграђен алат за електронско потписивање у процесима одобравања докумената.
Поред тога, можете сарађивати са интерним и екстерним партнерима приликом креирања докумената. Када је садржај спреман, можете га једноставно делити путем QR кодова, SMS-а и других канала.
Предности аирСлате софтвера за аутоматизацију тока рада:
- Пружа све врсте основних и напредних токова посла.
- Омогућава креирање прилагођених токова посла за ретке пословне случајеве.
- Садржи велики број шаблона токова посла потребних за различите индустрије.
- Подржава условно рутирање без потребе за кодирањем.
- Омогућава чување докумената у сваком кораку процеса, што олакшава враћање на претходне верзије.
Карактеристике аирСлате софтвера
- Основни токови рада за мала и средња предузећа.
- Напредни токови рада за стартапе и велике компаније.
- Условно рутирање без кодирања.
- Прилагођени токови посла.
- Развој ботова по захтеву.
- Контрола верзија садржаја у свим фазама животног циклуса.
- Улоге прималаца у уговорима, документима, обрасцима итд.
- Уграђени токови посла.
- Аутоматизација тока посла у више облака и синхронизација података.
- Додела задатака на мрежи.
- еСигнатуре функција.
Како функционише аутоматизација тока рада аирСлате?
аирСлате реплицира ручне и понављајуће задатке из процеса управљања документима. Након што креирате ток посла или користите шаблон из библиотеке, алат аутоматски креира документ након што прими сигнал окидача.
Затим, алат попуњава документ (на пример, пословну понуду) подацима из ваших апликација у облаку или сервера. Нацрт документа се затим усмерава на одобрење од стране менаџера продаје, маркетинга или преговарача. Након одобравања, понуда се шаље представнику продаје или директно клијенту.
У сваком кораку овог процеса, алат чува верзију понуде. Уколико требате да прегледате понуду, не морате да почињете од почетка.
Како користити аирСлате?
- Пријавите се за бесплатан налог користећи Google, Facebook или Apple налог.
- Након приступа аирСлате контролној табли, кликните на „Креирај нови ток“.
- На екрану за додавање докумената и образаца, креирајте прилагођени ток путем „Увоз докумената“ или „Отпремање докумената“.
- Ако желите да креирате нови ток на основу постојећег процеса, изаберите једну од 9 опција у секцији „Креирај“.
- Након отпремања документа, изаберите „Токови посла“ и „ботове за аутоматизацију“.
- У токовима посла можете уметнути окидач за аутоматско покретање из опције „Додај аутоматско покретање“.
- Окидачи могу бити из SharePoint-а, ажурирања Google табела, заказаног почетка итд.
- Затим, додајте нови корак за доделу примаоца у току посла.
- Уколико је потребно одобрење више менаџера, додајте нову грану, а затим додајте нове кораке.
- Додајте ботове за задатке аутоматизације, као што су претходно попуњавање SharePoint датотека, извоз у PostgreSQL, чување у Dropbox итд.
- Кликните на „Настави“ да пошаљете ток примаоцима које сте додали у секцији „Ток посла“.
Примене аирСлате Воркфлов-а
аирСлате је неопходан ако ваша компанија послује у некој од следећих индустрија:
- Образовање: Пријаве за курсеве, апликације за студентску помоћ, захтеви за промену програма итд.
- Владе: евидентирање притужби, решавање притужби, упити грађана, издавање потврда итд.
- Осигурање: подношење захтева за полисе, обрада захтева, преглед уговора итд.
- Здравство: регистрација пацијената у РЦМ систему, обрада медицинске документације итд.
Постоје и друге индустрије које могу имати користи од аирСлате-а, као што су грађевинарство, запошљавање, ИТ услуге, консалтинг, банкарство, финансијске услуге, право, туризам и е-трговина.
Цене аирСлате-а
На основу наше анализе различитих планова цена софтвера за аутоматизацију тока посла, аирСлате је један од најисполативијих алата. Скоро пуна верзија је доступна за бесплатно коришћење током 30 дана.
Након пробног периода, можете одабрати основни (36 УСД месечно по Flow Creator-у) или Business Cloud (50 УСД месечно по Flow Creator-у) план. Годишњи планови нуде додатне уштеде.
Business Cloud план се препоручује, јер омогућава неограничен приступ свим функцијама, производима, ботовима и интеграцијама.
аирСлате Алтернативе
Приликом избора пословних апликација, важно је упоредити их са сличним производима. Погледајте следеће алтернативе аирСлате-у:
Авокаадо
Авокаадо је алат за управљање животним циклусом уговора са функцијама за аутоматизацију тока посла. Обезбеђује заједнички радни простор за све документе, што олакшава сарадњу, одобравање и електронско потписивање докумената. Авокаадо нуди бесплатан план, али можда није најефикаснији за предузећа.
Документ360
Document360 је платформа за базу знања са одређеним функцијама аутоматизације тока рада докумената. Са овим алатом можете креирати интерну или екстерну базу знања за помоћ корисничком сервису. Document360 омогућава бесплатну употребу за до 5 тимова, али ће вам ипак бити потребан алат попут аирСлате-а за општу аутоматизацију.
Закључне речи
Овај чланак је разјаснио основе аутоматизације тока посла и њену важност за ваше пословање. Детаљно смо анализирали аирСлате софтвер за аутоматизацију тока посла за пословне операције засноване на садржају или документима.
Према нашој анализи, аирСлате је софтвер за аутоматизацију тока рада са пуном услугом, погодан за мала, средња, стартап и велика предузећа. Платформа има потребне модуле и могућности за захтевне потребе великих компанија.
Можда ће вас такође интересовати најбоље платформе за аутоматизацију тока посла и интеграцију, за пословну или личну употребу.