Efikasno određivanje prioriteta u radu
Čini se da je određivanje prioriteta zadataka prilično jednostavno. Samo se fokusirajte na ono što klijent označi kao hitno. Međutim, to nije profesionalan način pristupanja prioritetima, naročito kada se radi o poslovnim projektima. Postoji čitava nauka koja se bavi time kako pravilno istaknuti određene zadatke, a ona je poznata kao matrica prioriteta projekta.
Da biste unapredili svoje poslovanje i nadmašili konkurenciju, potreban vam je više od samo briljantne ideje, veštog tima i naprednih alata. Ključno je i kvalitetno izvršavanje zadataka, bilo da je reč o razvoju aplikacija ili proizvodnji robe široke potrošnje.
Izuzetan kvalitet u izvršenju se postiže kada je vaš tim disciplinovan i prati sistematski pristup dodeljivanju, dovršavanju i prelasku na sledeći zadatak. Matrica prioriteta je alat koji pojednostavljuje projektne zadatke, omogućavajući da se u kraćem vremenu obavi više, fokusirajući se na planirano izvršavanje najvažnijih zadataka.
Nastavite da čitate ovaj članak kako biste saznali više o matrici prioriteta projekta, njenim prednostima, primerima upotrebe i šablonima.
Šta je matrica prioriteta?
Matrica prioriteta je analitički alat koji se koristi za procenu projektnih zadataka, često u kombinaciji sa drugim alatima za upravljanje poslovnim procesima. Takođe se koristi zajedno sa Six Sigma tehnikama kako bi se procenili izbori na osnovu definisanih kriterijuma i pomoglo poslovnim ljudima da se usredsrede na ono što je najvažnije.
Bez obzira da li je projekat jednostavan ili kompleksan, ovaj alat se može koristiti u oba slučaja. Osim toga, ovo nije samo alat za određivanje prioriteta u poslovanju. Freelanceri, samostalni preduzetnici i profesionalci mogu ga koristiti u poslovne i lične svrhe.
Ponekad može doći do nesuglasica među zainteresovanim stranama oko toga koji zadatak ima prioritet. U takvim situacijama, matrica prioriteta pruža naučnu osnovu za odabir pravog zadatka, na osnovu njegove vrednosti i hitnosti.
Matrica prioriteta može imati različite oblike, zavisno od složenosti projekta i kriterijuma za procenu. Neki su jednostavni, kao 2×2 kvadranata sa koordinatama „Vrednost“ i „Cena“. Drugi mogu biti veoma složeni, posebno kada se matrica prioriteta kombinuje sa Six Sigma metodologijom.
Six Sigma matrica prioriteta
Six Sigma metodologija upravljanja je nezamisliva bez matrice prioriteta. S obzirom na to da se Six Sigma fokusira na analizu nedostataka, kontinuirano poboljšanje procesa i eliminaciju otpada, matrica prioriteta se savršeno uklapa u ovaj pristup upravljanju.
U ovom procesu, matrice prioriteta upoređuju više od jednog skupa podataka, obično najmanje dva, i koriste ponderisane kriterijume za rangiranje zadataka. Budući da Six Sigma matrica prioriteta procenjuje više skupova podataka, ona je složenija od jednostavnog 2×2 kvadranta.
Sastoji se od:
- Izlaznih promenljivih kao zaglavlja kolona na vrhu tabele
- Ulaznih promenljivih kao redova na levoj strani
- Ponderisanih rezultata, procenata, rangova i statusa na desnoj strani tabele
- Izračunatog ponderisanog rezultata na dnu zaglavlja kolona
Korišćenjem Six Sigma metode za određivanje prioriteta projektnih zadataka, donosite logične i opravdane odluke. Sve zainteresovane strane mogu se složiti oko prioriteta kada koriste Six Sigma pristup.
Prema Linni Hambleton, vodećoj poslovnoj konsultantkinji, strateškoj programerki i autorki, postoje tri različite vrste Six Sigma matrica prioriteta. Ona ih je navela u svojoj knjizi Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices:
#1. Kada su varijable sa višim rezultatom važnije, treba koristiti konsenzus. Razmatraju se doprinosi svih članova tima kako bi se kreirao model zasnovan na konsenzusu sa numeričkim rezultatima.
#2. Kombinovana matrica je istovremeno dijagram uzroka i posledica i matrica prioriteta. Ova metoda izračunava efekte svih varijabli jedne na drugu.
#3. Potpuni analitički kriterijumi su najkompleksniji Six Sigma alat za određivanje prioriteta koji se koristi uglavnom za menadžere projektnog portfolija kako bi procenili više projekata i njihov uticaj na poslovni prihod i odnose sa klijentima.
Prednosti matrice prioriteta
#1. Organizovanje velikog broja zadataka prema njihovoj važnosti i vrednosti postaje lakše pomoću alata sa matricom prioriteta. Nije lako zapamtiti sve zadatke velikog projekta, pa odvajanje važnih od manje važnih zadataka može postati nagađanje bez ovog alata.
#2. Za razliku od drugog softvera, ovaj alat je prilagodljiv. Tokom projekta, ceo tim može zajedno da doda ili ukloni varijable prema potrebi. Zato postoji mnogo različitih tipova matrica prioriteta.
#3. Možete koristiti matrice prioriteta iz postojećeg projekta za nove projekte. Jednostavno kreirajte šablon ovog alata i ažurirajte težine, kriterijume, varijable, zadatke itd. kada se projekat promeni.
#4. Ovaj alat je razumljiv svim članovima tima, čak i onima koji nisu tehnički potkovani. Samo unesite listu zadataka, rezultate i kriterijume, a alat će uraditi ostalo.
#5. Alat se oslanja na objektivnost, što kompanijama može smanjiti subjektivnost koja proizilazi iz ručnog rada.
#6. Menadžeri i vlasnici projekata mogu efikasno delegirati zadatke i maksimalno iskoristiti radnu snagu koristeći ovaj alat.
Kada koristiti matricu prioriteta
Možete se osloniti na ovaj alat kada:
- Određujete prioritete složenih zadataka, karata ili problema koji uključuju nekoliko varijabli prema kojima ih treba proceniti.
- Procjenjujete ulazne podatke za rangiranje grešaka, zahteva, zadataka, projekata itd., za dodeljivanje rangova.
- Planirate poslovne ili lične projektne zadatke na jednostavan način s ciljem pravovremenog završetka.
- Kreirate dokument na jednoj stranici koji vizualizuje ključne oblasti fokusa projekta.
- Pravilno delegirate zadatke članovima tima bez remećenja rasporeda projekta.
- Podstičete timski rad unutar projektnog tima.
Ako se pitate kome će ovaj alat koristiti:
- Zaposleni koji rade od kuće i balansiraju kancelarijske i kućne poslove.
- Freelanceri i izvođači koji treba da procene svoje projekte i izvršavaju zadatke na osnovu toga.
- Mikro, mala, srednja i velika preduzeća koja procenjuju projekte na osnovu njihove poslovne vrednosti.
- Menadžeri projekata koji nadgledaju više projekata i projektnih timova.
Kako koristiti matricu prioriteta
Ako želite efikasno koristiti ovaj alat, morate razumeti kvadranate matrice prioriteta:
Kvadrat 1
- Zadaci visoke vrednosti koji zahtevaju malo truda, ali imaju veći uticaj od ostalih.
- Zadaci u ovom kvadrantu su hitni i kritični, pa ih treba završiti što pre.
Kvadrat 2
- Veliki projekti koji zahtevaju više truda, a i rezultati su visoki.
- Ovi zadaci uglavnom nemaju rok.
- Trebalo bi da postavite realne ciljeve za ove projekte i da ih redovno ostvarujete.
Kvadrat 3
- To su zadaci koji zahtevaju malo truda i imaju mali uticaj.
- Kada god je moguće, delegirajte ove zadatke podređenima ili kolegama.
Kvadrat 4
- Ovi zadaci ne doprinose mnogo povratu ulaganja, ali zahtevaju veliki napor.
- Završite ih kasnije od zadataka iz drugih kvadranta.
- Mogli biste da unapredite svoj poslovni proces kako biste u potpunosti eliminisali takve zadatke.
Kada razumete kvadranate, vreme je da počnete koristiti matricu prioriteta:
#1. Odaberite projekte ili zadatke iz matrice na osnovu varijabli i odabranih kriterijuma.
#2. Stavke odabrane iz matrice će automatski imati pravu vrednost za vaše poslovanje. Ipak, proverite ih kako biste izbegli finansijske gubitke.
#3. Izaberite sledeći zadatak iz matrice prioriteta prema rangiranju zadataka. Ovaj alat funkcioniše kao aplikacija za planiranje projekata.
#4. Koristite softver ili šablon matrice prioriteta za organizaciju datoteka sa matricom prioriteta. Vaše zainteresovane strane mogu brzo da pregledaju vaše radne prioritete. Takođe, možete ponovo koristiti šablon u budućnosti.
Najbolje prakse matrice prioriteta
#1. Odaberite kriterijume za rangiranje zadataka ili problema kroz odgovarajuću sesiju razmišljanja vlasnika projekta, menadžera, članova tima i krajnjih korisnika.
#2. Koristite proces analitičke hijerarhije (AHP) kako biste razvili jasan i snažan konsenzus među zainteresovanim stranama. Zatim postavite ponderisane kriterijume u koje svi mogu da veruju.
#3. Proces bodovanja treba da bude kolaborativan. Koristite različite alate kao što su online obrasci i table kako biste postigli konsenzus o subjektivnoj proceni matrice prioriteta.
Sada pogledajte neke alate i šablone koji vam mogu pomoći kod matrica prioriteta:
Smartsheet
Smartsheet je globalno priznat alat za radni prostor i upravljanje projektima koji kompanije različitih veličina koriste na agilan i uspešan način. Ako vaše radno mesto već ima pretplatu na ovu aplikaciju zasnovanu na oblaku, lako možete koristiti centar rešenja za upravljanje projektima i kreirati tablu za prioritete proizvoda koja je jednostavna za upotrebu.
U centru rešenja aplikacije Smartsheet, pronaći ćete različite projektne table kao što su finansije i računovodstvo, klijenti i kupci, ljudski resursi itd. Unutar grupe za razvoj proizvoda, trebalo bi da pronađete željenu matricu prioriteta.
Ako nemate pretplatu na Smartsheet ili ne želite isprobati probni plan, ne brinite. Smartsheet nudi i osnovnu matricu prioriteta koju svako može preuzeti i koristiti za bilo koju svrhu. Jednostavno posetite zvaničnu biblioteku šablona Smartsheet. Dobićete 2 do 3 šablona koje možete preuzeti u Excel, PDF ili Word formatu.
Miro matrica prioriteta
Miro je još jedno pouzdano rešenje koje objedinjuje nekoliko poslovnih aplikacija na jednom mestu, kao što su table, hibridni radni prostor, udaljeni sastanci, crtanje dijagrama toka, planiranje projekta itd. Takođe, to je skladište kvalitetnih šablona za upravljanje vremenom i projektima kao što su mape uma, kanban table, nacrti usluga, matrice prioriteta itd.
Kada posetite biblioteku šablona, potražite „Prioritizacija“ i otkrit ćete primenjive šablone matrice prioriteta, kao što su 2×2, 3×3 i RICE (doseg, uticaj, poverenje i napor) šabloni metoda prioriteta.
Ove šablone morate da prilagodite unutar Miro artboard-a. Za razliku od Smartsheet-a, ne možete jednostavno preuzeti šablon za korišćenje u Excel-u. Umesto toga, možete izvesti tablu u različitim formatima za deljenje, kao što su JPEG, PDF, CSV i JIRA kompatibilne datoteke.
To nije sve! Miro je veoma cenjen za online saradnju na planiranju projekata i brainstormingu. Stoga, dobijate mnoštvo alata za povezivanje u vašem Miro šablonu matrice prioriteta, kao što su glasanje, režim prezentacije, pravljenje beleški u realnom vremenu, četovanje, video pozivi i deljenje na tabli online.
Šablon Ajzenhauerove matrice: Evernote
Evernote je jedna od vodećih aplikacija za pravljenje beleški, koja takođe ima sinhronizaciju dokumenata, skeniranje dokumenata, organizovanje rasporeda kalendara, pojednostavljivanje zadataka itd. Kao i drugi alati, Evernote takođe nudi mnogo šablona za posao, dom, lični život i poslovne svrhe. Jedan od takvih šablona je Ajzenhauerova matrica.
Ajzenhauerova matrica, slična matrici prioriteta, dugo se koristi u poslovnim procesima za određivanje prioriteta zadataka koji su najvažniji. To je jednostavan 2×2 kvadranat gde rangirate obaveze na osnovu njihovog ranga ili važnosti i hitnosti.
Na primer, leva kolona uključuje dva naslagana zaglavlja kolona: Hitno + Važno, a ispod nje Hitno + Nije važno. Desna kolona takođe ima dva vertikalna zaglavlja naslagana jedno na drugo: Važno + Nije hitno i Nije važno + Nije hitno.
Možete prilagoditi šablon u aplikaciji Evernote kroz probnu ili plaćenu verziju.
Google Workspace matrica prioriteta
Ako ste ograničeni smernicama vaše kompanije da koristite samo Google Workspace ekosistem, morate isprobati Priority Matrix, koju je razvio prioritymatrix.com. To je namenska aplikacija Google Workspace Marketplace razvijena uz pomoć Google-ovih resursa kao što je Google Cloud aplikacija i slično.
Njen intuitivan korisnički interfejs (UI) pruža okvir za određivanje prioriteta. Takođe možete preneti prioritete tima sa zajedničkim prikazima projekta. Neke od njegovih značajnih karakteristika su:
- Delegiranje zadataka
- Upravljanje zadacima
- Upravljanje više projekata
- Integracija sa Gmail-om, Google Drive-om, Google Docs-om itd.
- Sortiranje zadataka pomoću naprednog filtriranja
Ukratko, alat pomaže vama i vašem timu da se fokusirate na pravi zadatak. Međutim, to je aplikacija zasnovana na pretplati. Nakon isteka besplatnog probnog perioda, morate kupiti licencu da biste nastavili da koristite alat.
Sada ste naučili da je matrica prioriteta popularan alat za upravljanje vremenom i donošenje odluka. Mnogi jednostavni i složeni projekti koriste ovaj alat da naučno odluče koji zadaci zahtevaju trenutni fokus, a koji se mogu ostaviti za kasnije izvršenje.
Koncept i nauka iza ove tehnike su solidni. Podstiče vaš tim da zadatke maksimalno uskladi sa ciljevima vašeg projekta. Da bi to opravdao, alat koristi ponderisano bodovanje za rangiranje zadataka. Ali upotreba matrice prioriteta može biti izazovna zbog:
- Učenja pravih kriterijuma za primenu alata
- Pravilnog odmeravanja tih kriterijuma u razgovoru sa klijentima
- Saradnje u realnom vremenu i navike zajedničkog rada
- Kreiranja savršenog šablona koji bi mogao da funkcioniše u većini projekata
Uz koncepte objašnjene u ovom članku i besplatne alate za matrice prioriteta, biće vam lakše da isprobate ovu implementaciju u solo ili timskim projektima.
Možda će vas zanimati i najbolji softver za upravljanje procesima koji ima potencijal da podstakne rast poslovanja.