Svakodnevno suočavanje sa ljudima i žurba da se ispune rokovi može biti prilično zahtevan posao.
Upravljanje poslovanjem može predstavljati izazovan zadatak, ispunjen usponima i padovima. Bez efikasnog upravljanja zadacima, nije lako pratiti rokove. To je glavni razlog zašto samo mali procenat preduzeća postiže uspeh. S obzirom na to da su opterećenje i dnevne obaveze stalno na granici mogućnosti, lako se izgubi pregled rasporeda i obaveza.
Pretpostavimo da je projekat koji organizacija sprovodi obiman, kao i tim. Sa stanovišta menadžera, sasvim je razumljivo da će biti potrebno mnogo napora da bi se ostvarili željeni rezultati.
Najbolje moguće rešenje koje nam je dostupno je korišćenje alata za upravljanje zadacima i projektima, kako bi se efikasno upravljalo obavezama i projektima. Ovi alati se koriste digitalno, što nam omogućava da upravljamo svim aspektima projektnog menadžmenta putem online platformi. Ovi jednostavni alati omogućavaju nam da steknemo uvid u tok rada organizacije. Koriste se za praćenje brzine rada i radnih sati tima. Takođe, pomažu u održavanju određenog tempa, u skladu sa zahtevima zadatka.
Međutim, pre svega, hajde da razumemo sa kojim se problemima suočava projektni menadžer bez alata za upravljanje projektima.
Problemi bez alata za upravljanje zadacima i projektima
- Neizvesna očekivanja – Očekivanja od projekta su nejasna, kako sa strane klijenta, tako i sa strane menadžera. Nedostatak jasno definisanog načina rada od samog početka. Nejasni ciljevi mogu dovesti do neuspeha projekata.
- Neefikasna komunikacija – Prekid u komunikaciji između članova tima, projektnog menadžera ili klijenta može rezultirati neželjenim ishodima, ostavljajući zadatak nezavršenim i ranjivim.
- Timski konflikti – Postojaće situacije kada ljudi različitih osobnosti i veština moraju da rade zajedno. Konflikti dovode do smanjene produktivnosti i negativno utiču na sposobnost celog tima da rešava probleme.
- Neusaglašeni rokovi – Kašnjenje u isporuci zadataka od strane nekompetentnih članova tima ili menadžera, ili loša komunikacija, smanjuje zadržavanje klijenata.
- Nejasna podela posla – Nejasna raspodela uloga dovodi do nezdrave radne atmosfere ispunjene stresom, nejasnoćama i frustracijama.
Međutim, ovi problemi se mogu eliminisati korišćenjem alata za upravljanje zadacima i projektima. Takođe, primetićete značajan napredak u efikasnosti i produktivnosti vaših zaposlenih. Ovi alati mogu biti efikasni na sledeće načine:
- Korisnici rade pametno i efikasno, osiguravajući višu stopu uspeha.
- Upravljajte i rasporedite radno opterećenje postavljanjem, dodeljivanjem i izvršavanjem prioriteta.
- Upravljajte troškovima projekta, budžetom i prisustvujte sastancima na daljinu u bilo koje vreme i sa bilo kog mesta.
- Novi članovi se mogu efikasno integrisati u tim uz minimalan napor.
- Planiranje i organizovanje zadataka postaju lakši.
- Nema ručnog ili mentalnog opterećenja, jer je većina stvari automatizovana.
Prednosti alata za upravljanje projektima
Ovi alati su korisni bez obzira na veličinu posla. Oni su neophodni za svako preduzeće. Neke od ključnih prednosti alata za upravljanje projektima su:
- Poboljšavaju koordinaciju i saradnju među članovima tima.
- Prate vremenski okvir, osiguravajući da rokovi budu ispoštovani pre ili na vreme.
- Korišćenjem odgovarajućih alata, članovi tima mogu biti u toku sa aktuelnim dešavanjima.
- Deljenje dokumenata je brzo i jednostavno, uz održavanje transparentnosti.
- Bolja komunikacija među članovima tima rezultira povećanom produktivnošću i efikasnijim upravljanjem vremenom.
Budući da alati za upravljanje projektima stavljaju zadatke u prvi plan i upravljaju stvarima sa jednog mesta, većinu posla obavlja mašina. Na taj način ćete uštedeti vreme i energiju. Ulaganje u pravi alat će doneti značajan povrat ulaganja.
Sa nekim alatima, povrat može biti čak 150% ili više. Alati su takođe veoma pristupačni i isplativi, čime se obezbeđuje da se ne prekorači budžet za određeni projekat. Takođe, povećavaju produktivnost generisanjem efikasnih radnih tokova i postizanjem ciljeva unutar roka.
Dostupni su mnogi alati, posebno oni koji su novi u poslovnom svetu i žele da ih isprobaju. Da bismo izbegli zabunu, evo nekih od najboljih sa besplatnim doživotnim pristupom, ali sa ograničenim funkcijama.
nTask
nTask je softver za upravljanje projektima koji omogućava timovima ili pojedincima da učestvuju, analiziraju, planiraju i efikasno upravljaju svakodnevnim zadacima. Pomaže svojim korisnicima da usklade planiranje projekta, raspodelu resursa, upravljanje i rokove kreiranjem liste obaveza. Dakle, ne morate da brinete o propuštanju važnog zadatka.
Upravljanje poslom i istovremeno fokusiranje na zadatke postaju dostupniji postavljanjem prioriteta kako bi se osiguralo da svi ostanu u istom ritmu. Takođe možete pratiti svoj napredak jednostavnim dodavanjem zadataka i zakazivanjem rokova formiranjem Gantovih grafikona.
Takođe možete da evidentirate vreme koje je svaki član tima proveo na zadacima pomoću nTask alata za praćenje vremena. Ako se suočite sa bilo kakvim problemom u okviru alata, nTask će vam pomoći da ga lako rešite.
Najbolji deo ovog alata je njegov razvoj. Kontinuirano se dodaju nove funkcije koje pomažu vama i vašem poslovanju da napredujete.
ClickUp
ClickUp je odličan alat sa Kanban tablom, koji donosi revoluciju u vašem radu. Svi alati su objedinjeni na jednom mestu. Fleksibilnost softvera se ogleda u njegovom jedinstvenom sistemu rangiranja.
Funkcija pregleda iz ptičje perspektive olakšava preciziranje svega što tražite. Ovo na kraju takođe štedi vaše vreme generisanjem maksimalne automatizacije i prilagođavanjem zadataka. Omogućava vam slobodnu saradnju i deljenje dokumenata sa članovima vašeg tima bez poteškoća.
Uz ovo, nikada nećete propustiti zadatak zahvaljujući listi za proveru koja se ponavlja. Takođe, možete brzo pregledati zakazane radnje pre nego što ih započnete. ClickUp-ov tim, koji ima veliko znanje o tehnologiji, zaslužuje pohvale zbog sigurnosti i privatnosti korisnika. Alat nudi besplatnu obuku i 24-časovnu podršku svim svojim korisnicima. Ako ste početnik, biće vam prilično lako da se upoznate sa ovim alatom.
ClickUp je ostvario najveći broj proširenja u poslednjih 12 meseci. Besplatan je za ličnu upotrebu i obuhvata neograničen broj članova za neograničen broj zadataka.
Trello
Trello je široko korišćena Kanban aplikacija koja se koristi kao softver za upravljanje projektima i zadacima. Osim toga, može se koristiti i za kreiranje liste obaveza.
Trello ima neke odlične karakteristike koje članovima tima pružaju dodatni podsticaj potreban da se rokovi ispune pre vremena. Možete upravljati, pratiti i izvršavati zadatke uz pomoć članova tima otvaranjem kartica. Takođe je moguće integrisati aplikacije na kojima svi više vole da rade.
Ovaj alat je koristan prilikom planiranja događaja i upravljanja radom na terenu. Trello prikaz mape osigurava da vaš tim ne izgubi iz vida prikazujući podatke zasnovane na lokaciji.
Plan je besplatan za nove početnike u poslovanju i čitave timove koji žele da organizuju svoje radne tokove. Nudi besplatnu uslugu svima koji žele da upravljaju svojim poslovanjem.
MeisterTask
MeisterTask je izgradio svoju platformu oko nekoliko ključnih komponenti – projekata, zadataka i kontrolne table. Plan je besplatan za jednu osobu koja je početnik.
Način njegovog rada se može razumeti gledanjem tutorijala i vodiča. Rezervne kopije podataka korisnika se prave redovno, a prenos podataka svih naloga je šifrovan. Alat možete koristiti u skladu sa vašim zahtevima za rad uz pomoć Kanban table.
Ovde možete ograničiti broj zadataka potrebnih za izvršavanje u jednom danu. Koristite više kontrolnih lista za više zadataka istovremeno, prateći njihove funkcije. Takođe, priložiti datoteke je jednostavno. Slike i datoteke ne veće od 200 MB mogu se priložiti direktno zadacima.
Ovo je sveobuhvatna aplikacija za početnike i vlasnike preduzeća, koja štedi vreme i resurse. Efikasno nudi besplatne usluge za individualne korisnike za upravljanje osnovnim zadacima.
Notion
Notion, ako pogledate u rečniku, reč „notion“ znači ideja. Ovde je ideja da vodite ceo posao ili kompaniju na jednom alatu.
Tehnološki tim vam pruža prilagođena rešenja u skladu sa vašim poslovnim ili ličnim potrebama. Mogućnosti za bilo koju grupu nisu ograničene, jer je ovaj alat dizajniran za inženjerske, dizajnerske i timove koji se fokusiraju na proizvode.
Možete učiniti više od pukog beleženja. Efikasno organizujte svoje zadatke koristeći jednostavan interfejs koji stvara jasnoću. Poboljšava sposobnost timskog rada pojedinaca koji služe malim, srednjim i velikim preduzećima.
Omogućava članovima tima da započnu razgovor sa bilo kim, u bilo koje vreme, u vezi sa zadacima. Alat takođe stalno donosi česta ažuriranja prilagođena korisnicima. Besplatan je za studente i za ličnu upotrebu.
Monday
Monday je softver od poverenja miliona kupaca širom sveta. Ima strukturu zasnovanu na oblaku. Ulaganje u ovaj alat generisaće povrat ulaganja od čak 250%, zahvaljujući njegovim jedinstvenim karakteristikama.
Možete pratiti napredak timova klikom na dugme statusa. Prepuštanje dosadnog posla robotima vam omogućava da se u potpunosti fokusirate na zadatke koji su vam na raspolaganju i povećavate svoju produktivnost. Povezivanje drugih neophodnih alata je udaljeno samo nekoliko klikova. To će vas podstaći da donosite odluke zasnovane na podacima sa brzinom i tačnošću.
Alat prati pristup upravljanja cevovodom, koji omogućava projektnom menadžeru da proveri status svih zadataka u jednom prozoru. Eliminiše zadatke koji se ponavljaju, a u slučaju problema, pouzdana podrška za ćaskanje je dostupna 24 sata.
Todoist
Todoist je jedan od najnaprednijih alata u poslednje vreme. Kontinuirano dodavanje novih funkcija održava korisnost alata.
Korišćenjem funkcije pametnog zakazivanja, možete unaprediti ili odložiti zadatke u skladu sa trenutnim potrebama. Možete kreirati prilagođeni prikaz zadatka za svoj radni tok, prikazan na karticama u Kanban stilu. Vremenska linija će vas podstaći da poštujete rokove i pratite dnevni napredak.
Beležite nove postavke i procedure na svom projektu bilo kada, bilo gde, integrišući Todoist sa aplikacijama koje koristite za obavljanje drugih zadataka, kao što su Alexa, IFTTT i mnoge druge.
Dostupan je na svim uređajima, a plan je besplatan za početnike za prvih pet projekata. Na ovaj način, početnici mogu naučiti o važnosti organizovanja i upravljanja zadacima.
Any.do
Uz Any.do, pregled i zakazivanje zadataka je jednostavno. To je veb-orijentisan alat za upravljanje zadacima, dostupan za Android i macOS.
Korisnici takođe mogu da koriste ovaj alat za upravljanje ličnim i timskim ciljevima. Zbog svoje jednostavne izrade UI/UX, bio je omiljeni izbor za početnike i startape. Razdvajanje projekata i zadataka na podzadatke i radni tok može se podeliti u grupe prema setovima veština.
Any.do nudi integraciju sa kalendarima drugih aplikacija, kao što je Google, kako bi se osiguralo poštovanje rokova. Zadatke možete unositi glasom koristeći prednosti funkcije glasovnog unosa.
Možete čak da zabeležite važne tačke sa sastanaka kako biste ih kasnije pregledali. Kupovina premijum plana kada se naviknete na alat je dobra ideja.
OpenProject
OpenProject je brz i siguran softver za upravljanje projektima otvorenog koda za upravljanje različitim projektima i timskim sastancima. Pomaže projektu tokom celog njegovog životnog ciklusa.
Odgovornosti su raspoređene među članovima tima kako bi se posao odvijao bez problema. Možete se pretplatiti na aktivnosti u skladu sa vašim potrebama, pa čak i dobijati redovna ažuriranja o njima.
Možete se ponašati kao posmatrač i svakodnevno pregledati obavljeni posao. Upotreba opcija filtera je veoma cenjena kako bi se olakšala pretraga željenog elementa. Možete podeliti planiranje svog posla sa ključnim zainteresovanim stranama putem OpenProject-a.
Ima robustan API koji pomaže u integraciji različitih alata. Podržavaju ga svi uređaji, bez obzira na veličinu ekrana.
Možete koristiti njihovu ponudu u oblaku ili probati Kamatera hosting da pokrenete OpenProject jednim klikom.
Asana
Asana je alatka za upravljanje zadacima i projektima koja pruža najlakši način za upravljanje i planiranje zadataka postavljanjem Gantovih dijagrama. Njen model podataka grafikona rada održava produktivnost tima na visokom nivou tokom celog projekta.
Rešavanje problema sa kojima se suočavate tokom izvršavanja bilo kog zadatka je brzo, jer je tim za podršku za ćaskanje dostupan 24 sata. Omogućava vam da svoje ideje prenesete u stvarni svet, prilagođavajući se vašim potrebama i zahtevima. Možete u potpunosti kontrolisati sastanke tima i osigurati da svi dobiju tačne informacije u vezi sa zadacima.
Budući da je dostupan na svim uređajima, možete ga koristiti čak i na Android i iOS uređajima, za integraciju sa drugim aplikacijama u skladu sa vašim radnim tokom. Njena duga lista funkcija omogućava korisnicima da preuzmu ovu platformu bez razmišljanja. Njen osnovni plan je besplatan za pojedince i timove koji su novi u poslovanju.
Zaključak
Velika zavisnost od pametnih telefona, laptopova i drugih tehnologija doprinela je ubrzanju rada. To pomaže u povećanju efikasnosti upravljanja zadacima i projektima. Međutim, nasumično odabiranje bilo kog alata koji odgovara vašim zahtevima će samo štetiti vašem poslovanju. Odabir pravog alata je podjednako neophodan. To u krajnjem slučaju smanjuje ručni napor i pomaže u uštedi vremena, energije i osnovnih resursa.
Ovi alati za upravljanje projektima su ulaz u svet poslovanja za početnike i beg od užurbanih zadataka za iskusne profesionalce.