Ukoliko težite da maksimalno iskoristite svoje vreme, kako na ličnom, tako i na profesionalnom planu, tehnika vremenskog boksa predstavlja izvanredan pristup za vas.
Vreme je izuzetno dragoceno i neophodno je mudro ga koristiti kako biste podigli svoju produktivnost. Postoji mnoštvo metoda upravljanja vremenom koje vam mogu pomoći da sve zadatke završite u predviđenom roku. Jedna od takvih tehnika je timeboxing. U ovom tekstu ćemo detaljno objasniti šta je timeboxing i kako ga možete primeniti na različite zadatke.
Šta je timeboxing?
Kao što i sam naziv sugeriše, timeboxing je pristup upravljanju vremenom gde se određuje fiksno vremensko trajanje za određenu aktivnost. Uz njegovu primenu, možete postati disciplinovaniji i bolje organizovani. Ova metoda vam pomaže da se fokusirate na zadatak, ali i da izbegnete preterivanje u radu.
Primenom ovog popularnog metoda, možete obavljati visokokvalitetne zadatke u najkraćem mogućem vremenskom roku. Ovaj struktuirani pristup omogućava vam da istovremeno upravljate vremenom i zadacima, što rezultira poboljšanom produktivnošću i boljim balans između poslovnog i privatnog života. Važno je napomenuti da ovu tehniku treba prilagoditi sopstvenim potrebama za maksimalne rezultate.
Objašnjenje tehnike vremenskog boksa
Da bih vam približio metodu vremenskog okvira, dozvolite mi da podelim primer sa vama. Pretpostavimo da vaš menadžer traži da napišete poslovni predlog za određeni projekat. Da biste završili ovaj zadatak na vreme, odredižete vremenski okvir od 3 sata.
U okviru ovog vremenskog intervala, vaš fokus treba da bude isključivo na pisanju predloga. Tokom ovog perioda, trebalo bi da izbegavate sve vrste ometanja, poput telefonskih poziva ili obaveštenja na društvenim mrežama.
Kada vreme istekne, prekinite zadatak i procenite koliko ste napredovali. Ako je potrebno, možete dodeliti još jedan vremenski okvir za završetak zadatka. Međutim, uverite se da to radite zbog povećanja produktivnosti, a ne zbog nepotrebnog odugovlačenja.
Prednosti vremenskog boksa za svakoga
- Timeboxing vam daje jasnu sliku o vremenu potrebnom za određeni zadatak, što vam omogućava efikasno planiranje i određivanje prioriteta.
- Omogućava vam da se koncentrišete na zadatak i da budete fokusiraniji, uz osećaj hitnosti.
- Ovom metodom, možete razložiti projekat na manje, upravljive vremenske okvire, što olakšava ostvarivanje ciljeva.
- Timeboxing vam omogućava da odredite vreme za zasebne zadatke, što doprinosi boljem balansu između posla i privatnog života.
- Ako imate tendenciju odugovlačenja, vremenski boks vas može motivisati da zadatke završite ranije.
- Timeboxing je takođe koristan za praćenje napretka i razumevanje postignutih rezultata.
- Ova metoda je fleksibilna i omogućava vam da dodelite više vremena za određeni zadatak.
Kako efikasno koristiti vremenski boks
Tehnika vremenskog boksa može se efikasno primeniti kategorizacijom u nekoliko segmenata.
Dodela vremenskog okvira
Prvo, odredite vreme kada želite da obavite određenu aktivnost. U zavisnosti od složenosti zadatka i ličnih preferencija, možete postaviti vremensko ograničenje od nekoliko minuta ili nekoliko sati.
Počnite da se koncentrišete na zadatak
Kada znate koliko vremena imate za određenu aktivnost, usredsredite se na zadatak. Važno je izbegavati ometanja kako biste zadatak završili na vreme.
Procenite napredak
Potrudite se da zadatak završite u okviru vremenskog ograničenja. Možda nećete uspeti da završite zadatak u jednom vremenskom intervalu. U tom slučaju, uvek možete dodeliti dodatni vremenski okvir, uzimajući u obzir hitnost zadatka.
Napravite pauzu
Iako možda imate više od jednog vremenskog okvira, korisno je praviti kratke pauze između njih. Pauza vam pomaže da radite sa obnovljenom energijom.
Ponavljajte po potrebi
Ako radite na većim projektima sa više zadataka, možete ih podeliti na manje, vremenski određene delove. Tako možete pratiti napredak projekta i ostati fokusirani.
Timeboxing vs. Blokiranje vremena
Iako i timeboxing i blokiranje vremena planiraju određeno vreme za aktivnost, vremenski blokovi blokiranja vremena su duži od vremenskih okvira timeboxinga.
| Karakteristike | Timeboxing | Time Blocking |
| Cilj | Omogućava završetak zadatka na vreme | Struktuirano organizovanje vremena za zadatke |
| Fokus | Izvođenje aktivnosti u okviru vremenskog ograničenja | Imati vremenske blokove za različite zadatke |
| Dodeljeno vreme | Imati vremensko ograničenje za zadatke | Imati raspored za različite aktivnosti |
| Fleksibilnost | Može biti uključen još neki vremenski okvir | Imati određenu strukturu vremena i fleksibilnost unapred |
Timeboxing vs. Lista obaveza
Ove dve tehnike upravljanja vremenom se potpuno razlikuju. Kod timeboxinga, imate određeno vreme za završetak zadatka. Na listi obaveza, samo beležite zadatke koje želite da završite tokom dana ili nedelje, bez vremenskog okvira.
| Karakteristike | Timeboxing | Lista obaveza |
| Upotreba | Koristi se za zadatke koji su vremenski osetljivi | Koristi se za bilo koje važne zadatke, bez obzira na vremensku osetljivost |
| Vremensko ograničenje | Zadaci se obavljaju u određeno vreme | Zadaci nemaju određeno vreme za završetak |
| Fleksibilnost | Ima ograničenu fleksibilnost | Ima potpunu fleksibilnost |
| Nivo hitnosti | Uključuje stres i hitnost | Nema uključenog stresa |
Timeboxing vs. Pomodoro
U timeboxingu kreirate vremenski okvir za završetak aktivnosti. U Pomodoro tehnici, zadaci se obično rade 25 minuta u nizu, uz pauzu od 5 minuta.
| Karakteristike | Timeboxing | Pomodoro |
| Vremenski okvir | Različito trajanje vremena | Fiksno vreme i interval |
| Fleksibilnost | Fleksibilni vremenski okvir za različite zadatke | Čvrsti vremenski okvir za sve zadatke |
| Upotreba | Za upravljanje zadacima i rokovima | Fokusiranje na produktivnost kroz dubok rad |
| Fokus | Dodela vremena | Fokus i koncentracija |
Timebox vs. Sprint
Timeboxing je metoda za poboljšanje produktivnosti, ali se njen princip razlikuje od Sprinta. Sprint je vremenski vezan radni ciklus koji se koristi u metodologijama upravljanja projektima, poput Scrum-a. On razlaže projekat na kraće periode.
| Karakteristike | Timeboxing | Sprint |
| Upotreba | Zadaci i projekti u roku | Razvoj projekta kojem je potrebno stalno poboljšanje |
| Pristup | Dodeli fiksno vreme sa intervalom | Vremenski ograničenih iteracija |
| Nivo hitnosti | Može uključiti potencijalnu hitnost | Strukturirani radni ciklus bez stresa |
| Fokus | Završi zadatak u roku | Isporuka kompletnih proizvoda |
Primeri vremenskog okvira
Evo nekoliko primera metode vremenskog okvira koje možete koristiti u različite svrhe:
Timeboxing u Agile-u
Timovi koji rade na agilnom projektu često koriste timeboxing za svakodnevne zadatke, kao što su stand-up sastanci. Za ove sastanke postoji vremenski okvir od 15-30 minuta.
Na ovim sastancima, ljudi dele svoje aktuelne zadatke. Cilj je da se zadatak završi na vreme, ali timovi uvek mogu preispitati učinak i videti da li je vremenski okvir dovoljan. Takođe, mogu povećati ili smanjiti vremenski boks u skladu sa svojim potrebama.
Timeboxing u Scrum-u
Čak i Scrum timovi mogu imati koristi od timeboxinga. On pomaže timovima da efikasno upravljaju svojim radom kroz određena vremenska ograničenja. Primer je sprint, metoda za isporuku proizvoda.
Sprintovi obično traju od dve do četiri nedelje. Vremenski okviri Scrum događaja se rade po sledećem rasporedu:
- Sprint: Timeboxing se koristi mesec dana ili manje.
- Planiranje sprinta: osam sati ili manje.
- Dnevni Scrum: 15 minuta.
- Pregled sprinta: 4 sata ili manje.
- Retrospektive sprinta: 3 sata.
Vremenski okvir u upravljanju projektima
Za bilo koju vrstu upravljanja projektima, možete naći upotrebu tehnike timeboxinga.
Razvoj aplikacije može biti primer. Razvojni sprintovi timeboxinga obično traju dve nedelje. U ovom periodu, vremensko ograničenje omogućava efikasno kodiranje i testiranje.
Takođe, timeboxing je koristan i za ispravljanje grešaka, gde se kritični problemi mogu rešiti za 48 sati, što osigurava stabilan softver.
Vremenski okvir u DSDM-u
U DSDM-u (Dynamic Systems Development Method), timeboxing je fiksni, unapred određen vremenski okvir tokom kojeg se moraju završiti određene aktivnosti. Ovi vremenski okviri su obično kratki, od nekoliko dana do nekoliko nedelja, u zavisnosti od veličine projekta.
Projektni tim mora prilagoditi obim vremenskog okvira kako bi se uklopio u dodeljeno vreme. Ovaj princip osigurava da projekat ostane vremenski vezan i da postoji predvidljiv tempo napretka.
Vremenski okvir u virtuelnom sastanku
Trebalo bi početi sa jasnim dnevnim redom koji opisuje ciljeve sastanka i vremenski okvir za njih. Možete koristiti tajmer ili funkcije softvera za online sastanke da biste pratili vreme za svaki segment.
Tokom virtuelnog sastanka, važno je pridržavati se unapred definisanog rasporeda, održavati diskusije na pravom putu i sprečiti nepotrebna odlaganja. Na kraju svake tačke dnevnog reda sumirajte ključne tačke i dodelite akcione stavke.
Timeboxing u marketinškom menadžmentu
Timeboxing je koristan i za kompanije koje koriste marketing sadržaja. Faza kreiranja sadržaja može se izvesti metodom vremenskog okvira. Ova faza može trajati mesec dana, tokom kojeg tim kreira postove na blogu i sadržaj na društvenim mrežama.
Tim može redovno da planira sadržaj kako bi obezbedio efikasnu produkciju i neophodne revizije.
Popularne aplikacije za vremensko ograničenje
#1. monday.com
monday.com je platforma za upravljanje projektima i saradnju koju možete koristiti i kao alatku za timeboxing. Možete kreirati blokove zadataka ili podzadataka, dodati vreme početka i završetka. Tajmer će se pokrenuti u korisničkom interfejsu monday.com kako biste pratili napredak.
#2. Asana
Asana je aplikacija za upravljanje projektima za brojna startap i velika preduzeća. Njene funkcije, poput kreiranja zadataka, rokova, obaveštenja i podsetnika, praćenja napretka i izveštavanja, idealne su za primenu timeboxinga.
#3. Notion
Notion je kolaborativni online radni prostor i aplikacija za bazu podataka. Možete dodati Kanban table za timeboxing i integrisati funkciju tajmera unutar kartica zadataka.
#4. Clockify
Clockify je jednostavna aplikacija za praćenje vremena sa dodatnim funkcijama kao što su timovi, kontrolna tabla i projekti. Možete uneti naziv zadatka, vreme početka i završetka i pokrenuti tajmer.
Predlošci za jednostavno vremensko ograničenje
#1. Time Box Template for Notion
Ovaj šablon za timeboxing u Notionu vam pomaže da organizujete svoj dan na osnovu tehnike timeboxinga. Omogućava vam da lako odredite prioritete zadataka i postavite tajmere za svaki od njih.
#2. Timeboxing by Lucidchart
Lucidchart nudi unapred konfigurisan šablon za timeboxing. Pomoću njega možete:
- Upravljati, organizovati i strukturirati dnevne zadatke.
- Primeniiti vremenska ograničenja da obezbedite maksimalnu produktivnost.
- Preuzeti više zadataka na osnovu liste vremenskih okvira.
Besplatnim uvozom ovog šablona na vaš Lucidchart nalog, možete odmah početi sa timeboxingom.
#3. Timebox Template by Creately
Ovaj šablon Creately dolazi sa holističkim kalendarom vremenskog okvira za sve radne dane od ponedeljka do petka. Takođe, kreira mrežu od 1-satnih vremenskih okvira. Možete urediti format da dodate zadatke u različite 1-satne blokove. Ovo je odličan šablon za postizanje boljeg balansa između posla i privatnog života.
#4. Plavo-beli vremenski okvir za štampanje na Canva
Ako vam je potreban šablon za štampanje, koristite Canva šablon. Sadrži stranicu za dnevni i stranicu za nedeljni vremenski okvir. U dnevni šablon možete dodati datum, tri najvažnija prioriteta, raspored za 18 sati i ciljeve dana. Na nedeljnoj stranici dobijate iste planove zadataka na nedeljnoj bazi.
Zaključak
Kao što vidimo, cilj timeboxinga je da stvori osećaj hitnosti koji će vam pomoći da završite određeni zadatak u određenom vremenskom okviru.
Budući da postoji nekoliko upotreba ove tehnike, možete je koristiti gde god je to potrebno. Takođe, možete isprobati aplikacije i šablone za jednostavno i praktično korišćenje. Ako želite da isprobate druge pristupe, pogledajte Pomodoro tehniku.