Praćenje radnog vremena – Zašto su šabloni korisni?
Evidencije radnog vremena su izuzetno korisne pri izradi platnih spiskova, u računovodstvu, za budžetiranje projekata, kao i za fakturisanje klijenata. One predstavljaju ključni element za neometano funkcionisanje svakog poslovanja. Ovi dokumenti služe za beleženje radnih sati zaposlenih u kompaniji.
Obračun naplativih sati u računovodstvu je kompleksan zadatak koji zahteva visok nivo preciznosti. Iznenađujuće je da mnoge kompanije i dalje koriste zastarele metode praćenja radnih sati svojih zaposlenih, timova koji rade na daljinu, kao i honorarnih radnika.
Ne može se poreći da je ručno praćenje vremena provedenog na zadacima veoma neefikasno. Evo nekih nedostataka korišćenja papirnih evidencija radnog vremena:
- Papirne evidencije radnog vremena nikada ne mogu garantovati preciznost. Nepraćenje minuta može dovesti do gubitka značajnih prihoda od klijenata.
- Papirne evidencije ne mogu pretvoriti vreme provedeno na projektima u merljive podatke o produktivnosti zaposlenih. Samim tim, nemoguće je precizno proceniti efikasnost zaposlenih.
- Rukovanje ručnim evidencijama je izazovno zbog njihovog gomilanja. Naknadno pregledanje oduzima dragoceno vreme na trivijalan zadatak prolaska kroz gomilu papira.
- Ručne evidencije zahtevaju mnogo vremena za proveru tačnosti proračuna. Takođe, generisanje faktura i platnih spiskova postaje vremenski zahtevno.
- Tradicionalne metode praćenja vremena su podložne ljudskim greškama, što dovodi do nepreciznosti. Automatski proces vođenja evidencije povećava produktivnost i smanjuje mogućnost grešaka.
Sada kada ste svesni kako tradicionalne metode praćenja radnog vremena štete vašem poslovanju, pravo je vreme da izaberete šablon koji može precizno pratiti plaćene sate vaših zaposlenih i uštedeti vam vreme i novac.
Hajde da vidimo zašto bi trebalo da se odlučite za šablon umesto alata za praćenje vremena na mreži:
- Šablon radnog vremena je besplatan i dostupan svima, što ga čini odličnim izborom za mala preduzeća i frilensere koji nemaju mogućnosti za kupovinu plaćenih alata za praćenje vremena.
- Ovi šabloni su dostupni u različitim formatima, što omogućava njihovu upotrebu na različitim platformama. Ne zahtevaju nikakvo tehničko znanje; preuzmite šablon i odmah počnite da ga koristite.
- Besplatni Excel šabloni imaju ugrađene formule koje ubrzavaju proces računanja. To ih čini pogodnim za frilensere pri sabiranju radnih sati i izradi faktura za klijente.
- Frilenseri ne mogu istovremeno sinhronizovati sve softvere za praćenje vremena koje koriste njihovi različiti klijenti, jer to može dovesti do zabune i uticati na njihov radni tok. Zbog toga se mogu odlučiti za besplatne šablone kako bi pratili svoje radno vreme.
Ukratko, besplatan šablon radnog vremena je savršen za frilensere ili mala preduzeća. U nastavku predstavljamo osam najboljih šablona koji vam mogu pomoći u vođenju evidencije radnog vremena i povećanju transparentnosti vašeg rada.
Clockify
Clockify je odličan alat za praćenje vremena namenjen kako korporacijama, tako i frilenserima i kompanijama sa hibridnim modelom rada.
Nudi besplatne šablone radnog vremena u različitim formatima (Word, Excel, PDF i Google dokumenti). Besplatna verzija nema ograničenja u pogledu veličine tima, što znači da možete dodati neograničen broj članova i pratiti njihove naplative sate, kao i produktivnost na različitim projektima.
Menadžeri mogu lako preuzeti ove šablone i prilagoditi ih politikama svoje kompanije. Clockify nudi različite varijacije šablona:
- Mesečno
- Polumesečno
- Nedeljno
- Dvoneljno
- Dnevno-sat
- Dnevna evidencija
- Šablon za praćenje vremena po projektu: Korisno za praćenje troškova i vremena utrošenog na projektima, što je bitno pri izradi faktura. Ovaj šablon može lako da prati više projekata i beleži vreme provedeno po zadatku, troškove, naplative sate i druge relevantne podatke.
Možete besplatno preuzeti Clockify šablon sa njihove web stranice u formatu po vašem izboru.
Ponedeljak
Ponedeljak je operativni sistem za rad baziran na cloud-u, koji nudi šablone za raspoređivanje zadataka u nedeljnim smenama. Ovaj šablon pojednostavljuje raspoređivanje radnih obaveza vaših kolega i pruža jasan pregled projekta.
Izrada nedeljnog rasporeda rada uz pomoć ovog šablona je odličan način da se obezbedi neometano planiranje radnih obaveza u vašoj organizaciji. Pored toga, ovaj šablon je skalabilan i prilagođava se veličini i odeljenjima vaše kompanije. Dovoljno je fleksibilan da se prilagodi standardima vaše kompanije, radnom procesu, projektima i zadacima. Nedeljni raspored možete kreirati u tri jednostavna koraka:
Izaberite odgovarajući šablon iz ponuđenih intuitivnih šablona koji su kreirani da zadovolje potrebe vaše organizacije. Prilagodite šablon politikama kompanije, dodajte zadatke i postavite prioritete u skladu sa zahtevima projekta. Podelite šablon sa članovima tima i pratite status zadataka i projekata u svakoj fazi.
Ponedeljak vam omogućava da:
- Uvozite i izvozite Excel fajlove: lako izvozite radne rasporede u Excel format radi dalje upotrebe. Takođe, možete uvesti vaše Excel planove rada na kontrolnu tablu radi poboljšanja njihove funkcionalnosti.
- Upravljajte dozvolama: članovima vašeg tima možete dodeliti dozvole „samo za čitanje“, kako bi mogli videti zadatke koji su im dodeljeni, bez brige da će promeniti raspored.
- Izvršite pretrage: mogućnosti pretrage i napredni filteri vam omogućavaju da brzo pronađete detalje zaposlenih koji rade u određenoj smeni. Jednostavno unesite ime zaposlenog ili podatke o smeni kako biste dobili željene informacije.
Šablon za Ponedeljak je besplatan za timove do dva člana. Ukoliko je vaš tim veći, možete se odlučiti za jedan od četiri premijum plana, koji počinju od 24 USD mesečno. Enterprise plan je prilagodljiv vašim zahtevima.
Office 365 Evidencija radnog vremena
Office 365 Evidencija radnog vremena je jednostavan, ali efikasan alat kompatibilan sa SharePoint 2013, SharePoint 2016 i SharePoint Online u okviru Office 365. Ova Excel evidencija omogućava menadžerima da jednostavno prate vreme koje su članovi tima proveli radeći na različitim zadacima i projektima.
Office 365 Evidencija radnog vremena je savršen šablon za mala preduzeća, zaposlene po ugovoru ili frilensere. Omogućava im praćenje i upravljanje redovnim i prekovremenim radnim satima na datom projektu. Nadzornici mogu da procene ove evidencije i da ih odobre svake nedelje. Takođe, mogu koristiti ovaj šablon za praćenje i upoređivanje efikasnosti i produktivnosti pojedinačnih članova tima koji rade na projektu.
Ovaj Excel šablon je veoma prilagodljiv i lako beleži vreme dolaska, vreme pauze i vreme pauze za ručak za zaposlene svakog dana u nedelji. Menadžeri mogu lako izračunati ukupne naplative sate automatskim odvajanjem redovnih od prekovremenih sati zaposlenih.
Office 365 Evidencija radnog vremena se može lako uređivati i dostupna je na različitim platformama i uređajima. Ove šablone možete izvesti u Excel, CSV i PSD formatima, a kasnije će biti korisni za pregled, analizu i generisanje faktura.
Office 365 Evidencija radnog vremena čuva podatke u zaštićenim SharePoint instancama, što osigurava da samo ovlašćeni korisnici imaju pristup poverljivim podacima kompanije. Zahvaljujući integraciji Power BI, Office 365 Evidencija radnog vremena se može integrisati sa bazom podataka vaših zaposlenih i menadžmentu pruži uvid u performanse zaposlenih.
Office 365 Evidencija radnog vremena zasnovana na SharePoint-u pruža sledeće prednosti zaposlenima:
- Mogućnost beleženja dnevnih naplativih radnih sati u obliku nacrta.
- Sedmično dostavljanje nacrta evidencija radnog vremena menadžerima ili administratorima.
- Uređivanje ili izmena sastavljenih evidencija pre njihovog slanja.
- Označavanje obavljenih zadataka kao naplative i nenaplative.
- Jednostavno prijavljivanje naplativih i nenaplativih zadataka.
Office 365 Evidencija radnog vremena pomaže menadžmentu na sledeće načine:
- Pregled, odobravanje, odbijanje i komentarisanje evidencija koje su dostavili zaposleni.
- Dodeljivanje više zaposlenih jednom menadžeru u šablonu.
- Lako dodavanje zaposlenih i njihovih menadžera u šablon evidencije.
- Prilagođavanje evidencije potrebama vaše kompanije.
Standardna verzija Office 365 Evidencije radnog vremena je besplatna i možete je preuzeti sa veb lokacije Microsoft Templates.
actiTIME
actiTIME je Excel šablon za praćenje vremena koji kompaniji pomaže da usvoji centralizovani pristup upravljanju vremenom i projektima. Omogućava preduzećima da olakšaju proces praćenja vremena, pruža načine za pregled učinka zaposlenih, aktivnih projekata i dobijanje drugih povezanih uvida.
Šablon vam pomaže da poboljšate radni tok dodeljivanjem zadataka projekta članovima tima. actiTIME šablon se može integrisati sa više od 200 aplikacija, kao što su Trello, Asana, JIRA, GitHub i mnoge druge.
actiTIME svojim korisnicima nudi sledeće ključne prednosti:
- Jedinstvenu platformu za upravljanje članovima tima, projektima, klijentima i naplativim satima.
- Uvid koji pomaže u generisanju faktura i računa, klasifikacijom naplativih i nenaplativih zadataka, satnice i drugih elemenata.
- Pomoć u pregledanju učinka udaljenih i lokalnih članova tima putem evidencija radnog vremena.
- Dovoljno fleksibilan da se uskladi sa standardima vaše kompanije.
Postoje različite varijante actiTIME šablona i možete odabrati onaj koji najbolje odgovara politikama vaše kompanije. Šabloni su dostupni u raznim formatima, i to besplatno.
- Dnevni
- Nedeljni
- Dvoneljni
- Mesečni
Sve pomenute actiTIME šablone možete besplatno preuzeti sa njihove web stranice u tri formata – Excel, Google Sheets i PDF.
Toggl Track
Toggl Track je popularan šablon koji kompanijama nudi brz i pouzdan način praćenja vremena koje su zaposleni proveli na izvršenju zadatka. Ovaj šablon pomaže kompanijama da usvoje bolji način upravljanja vremenom i preciznije evidentiraju radno vreme zaposlenih. Ako imate zaposlene koji rade na daljinu, Toggl Track vam omogućava da pratite njihov rad.
Toggl Track šablon je dostupan u svim popularnim formatima, kao što su Google Docs, Google Sheets, Excel tabele, Word dokumenti i PDF fajlovi. Osim toga, šabloni su dovoljno fleksibilni da se prilagode svakom segmentu poslovanja i stoga su popularni među administratorima, zaposlenima, frilenserima i regruterima.
Toggl Track nudi četiri varijante šablona:
- Dnevni
- Nedeljni
- Dvoneljni
- Mesečni
Ovo smanjuje potrebu da ih ručno prilagođavate kako bi bili u skladu sa rasporedom vaše kompanije.
Toggl Track nudi sledeće funkcije:
- Jednostavno praćenje vremena: Šablon je lak za korišćenje i ne zahteva dodatno konfigurisanje. Kliknite na novi red da biste napravili novi unos! Takođe, možete prelaziti između ručnog i kalendarskog režima.
- Precizno izveštavanje: Toggl Track vam omogućava da pratite učinak zaposlenog. Takođe, možete izvesti evidencije u CSV i PDF formate za kasniju upotrebu.
- Besprekorna integracija: Toggl Track se može lako sinhronizovati sa više od 100 aplikacija. Na taj način su sve informacije dostupne na jednom mestu u dobro organizovanom obliku.
- Automatsko praćenje: Šablon vam omogućava da pratite aplikacije i dobijete tačan izveštaj o vremenu.
Svi Toggl Track šabloni su dostupni besplatno na njihovoj web stranici.
ClockIt
ClockIt je softver za praćenje vremena i lokacije koji nudi šablone za praćenje dolazaka i odlazaka vaših zaposlenih. Pogodan za mala i srednja preduzeća, ovo je jednostavan način za praćenje prisutnosti i radnih sati zaposlenih u kancelariji ili onih koji rade na daljinu.
Ovi šabloni mogu pomoći menadžmentu u automatizaciji radnog toka, evidentiranju prisustva i generisanju izveštaja za dalju analizu.
ClockIt nudi nekoliko varijanti šablona koje možete preuzeti kao Excel ili PDF fajlove ili kao Google Sheets.
- Mesečno
- Nedeljno
- Dvoneljno
- Dnevni plan radnog vremena menadžera
- Evidencija vremena po projektu
ClockIt šabloni su besplatni i možete ih preuzeti kao Excel tabele, PDF fajlove ili Google Sheets.
Dovico
Dovico je alatka za praćenje vremena koja nudi besplatne šablone u formatu Excel radnog lista, Word dokumenta i Google Sheets. Ovi šabloni pomažu malim preduzećima da prate prisustvo zaposlenih, prekovremene sate i vreme utrošeno na svaki zadatak ili projekat.
Dovico nudi sledeće šablone:
- Šablon liste obaveza za upravljanje vremenom.
- Šablon nedeljnog rasporeda.
- Šablon dnevnog rasporeda.
- Šablon nedeljnog rasporeda projekta sa zadacima (pogodan za zaposlene koji rade na više projekata).
- Šablon nedeljnog radnog vremena zaposlenih.
Šabloni prate plaćene sate zaposlenih, prekovremeni rad, bolovanje i odmor. Zaposleni mogu izračunati ukupan iznos i potpisati evidenciju pre nego što je predaju menadžerima.
Sve verzije Dovico šablona se mogu besplatno preuzeti u formatu po vašem izboru.
Hubstaff
Hubstaff je jednostavan softver za praćenje vremena koji nudi jednostavne šablone kako bi se olakšalo praćenje plaćenih sati bez previše utrošenog vremena. Ove šablone možete preuzeti kao PDF fajl, Excel tabelu, Word dokument i druge Google formate. Potrebno je samo da unesete podatke i nastavljate sa dodavanjem sati dok radite.
Dostupni su sledeći šabloni:
- Nedeljni
- Mesečni
- Dvoneljni
- Dnevni po satu
- Evidencija vremena projekta
Hubstaff šabloni se mogu besplatno preuzeti sa web stranice i odmah početi sa njihovom upotrebom.
Zaključak
Ako želite da unesete preciznost u praćenje plaćenih sati vaših zaposlenih, potrebno je da primenite jedan od gore navedenih šablona koji najbolje odgovara radnoj kulturi i standardima vaše kompanije. Šabloni precizno prate učinak zaposlenih, eliminišu muke ručnog upravljanja plaćenim satima i isključuju rizik od ljudskih grešaka.
Možda će vas takođe zanimati najbolji uređaji za praćenje prisutnosti zaposlenih i najbolji vremenski uređaji za praćenje timova ili softver za upravljanje zaposlenima u punom obimu.