Poslovanja, bez obzira na njihovu veličinu, ne mogu funkcionisati bez sporazuma. Ugovori predstavljaju saglasnost strana koja je pravno obavezujuća, uspostavljajući, definišući i regulišući međusobna prava i obaveze između njih.
Upotreba ugovora datira mnogo pre industrijalizacije i nastanka kapitalističke ekonomije. Čak i u doba kraljeva i njihovih imperija, sporazumi su određivali uslove saradnje, a od strana se očekivalo da se pridržavaju tih uslova.
Vremenom, kako je svet prolazio kroz značajne promene, osnovni principi ugovora ostali su nepromenjeni. Upravljanje ugovorima predstavlja proces kojim se ugovori nadziru, od njihovog iniciranja do izvršenja od strane dogovorene strane i eventualnog raskida.
S obzirom da ugovori obuhvataju više aspekata, upravljanje ugovorima je uvelo različite nivoe/faze kako bi obuhvatilo svaki segment sporazuma. Ključni elementi upravljanja ugovorima uključuju analizu performansi radi maksimiziranja operativne i finansijske efikasnosti, istovremeno identifikujući i ublažavajući finansijske i reputacione rizike koji mogu nastati zbog nepoštovanja ugovornih obaveza.
Osnove upravljanja ugovorima
Za uspešno upravljanje poslom i ljudima uključenim u ugovor, tim mora temeljno razumeti prirodu posla, potrebne resurse i vremenski okvir za njegovo izvršenje. Jasno razumevanje svih ovih aspekata čini temelj upravljanja ugovorima.
Prednosti upravljanja ugovorima
- Očuvanje kvaliteta rada: Celokupan proces upravljanja ugovorima usmeren je na održavanje kvaliteta izvršenog posla. Osigurava se da se posao obavlja efikasno, u predviđenom vremenskom roku i uz optimalno korišćenje resursa. Ovo garantuje da kompanija dobija najbolju moguću vrednost za novac iz svakog sklopljenog ugovora, kroz identifikaciju i umanjenje finansijskih i reputacionih rizika.
- Poboljšana kontrola projekta: Upravljanje projektom igra ključnu ulogu u kontroli poslovanja tokom početne faze. Osigurava se da se rad započne na pravi način.
- Povećani prihodi: Implementacija upravljanja ugovorima rezultira povećanjem prihoda. To se ostvaruje na dva načina. Prvo, kompanija zadržava konkurentnost na tržištu i osvaja više ugovora. Drugo, kvalitet rada koji kompanija pruža se povećava, donoseći bolje rezultate i omogućavajući da naplaćuje premiju za svoje usluge.
Upravljanje ugovorom naspram administracije ugovora
Upravljanje ugovorima obuhvata celokupan životni ciklus ugovora, od njegovog nastanka do raskida. S druge strane, administracija ugovora uključuje procese koji se odnose na kreiranje ugovora između dve strane. Ciklus administracije ugovora završava se kada se ugovor finalizuje i potpiše. Upravljanje ugovorom, pak, počinje nakon potpisivanja i traje do raskida ugovora.
Administratori ugovora su zaduženi da obezbede zadovoljstvo obe strane uslovima ugovora koji su zajedno kreirali. Nasuprot tome, menadžeri ugovora se brinu da sve strane u ugovoru poštuju sve njegove odredbe.
Faze upravljanja ugovorom
Kao što je već pomenuto, upravljanje ugovorom je mnogo više od pukog potpisivanja dokumenta. Obuhvata niz aktivnosti koje vode i razvijaju procese za upravljanje svakim aspektom ugovora. To se postiže kroz jasno i detaljno definisanje svih elemenata ugovora.
Faza kreiranja
Planiranje igra ključnu ulogu u uspehu svake strategije. Dobar menadžer uvek pažljivo planira projekat. Faza kreiranja upravljanja ugovorima uključuje izradu fleksibilnog plana koji će uzeti u obzir različite nepredviđene situacije.
Ova faza predstavlja početni korak u dugom i temeljnom procesu upravljanja ugovorima. U ovoj fazi se procenjuju potrebe i resursi kompanije. Takođe, razmatraju se ključni elementi strategije ugovora. Ovo omogućava da svi naredni koraci budu jasni, otporni na greške i spremni za prilagođavanje u nepredviđenim okolnostima. Karakteristike na koje treba obratiti pažnju tokom faze planiranja su:
- Vrste ugovora kojima se upravlja
- Standardi koji se primenjuju u sporazumima
- Odgovornost za svaku fazu
- Zahtevi za optimalno izvršenje posla
- Problemi/Uska grla za svaki korak i odgovarajuća rešenja
- Potrebni resursi za implementaciju ugovorne strategije
Faza kreiranja postavlja temelje za sve naredne faze/nivoe.
Faza saradnje
Faza saradnje sledi nakon faze kreiranja, tokom koje se uspostavlja osnova za upravljanje ugovorima. Primarno pomaže u implementaciji definisanih osnova za nove ugovore. Takođe uključuje razvoj šablona sporazuma za uobičajene situacije. Glavni izazov sa kojim se menadžeri ugovora suočavaju u ovoj fazi je uspostavljanje ravnoteže između potreba i smanjenja rizika.
Ova faza je najlakša za svakodnevne situacije. Menadžeri samo treba da pronađu odgovarajuću vrstu ugovora i unesu relevantne informacije, minimalno menjajući sam ugovorni dokument. Međutim, zadatak postaje složeniji kada se razmatraju komplikovanije situacije, kada je potrebno pripremiti novi dokument od početka, poštujući sve standarde, prava i uslove. Elektronski potpis je sledeći korak pre konačnog zaključenja ugovora.
Faza potpisivanja
Faza potpisivanja je sledeći najvažniji korak u upravljanju ugovorima. U ovoj fazi se primenjuju strategije koje su isplanirane u prethodnoj fazi. Takođe, u ovoj fazi se može koristiti softver za upravljanje ugovorima radi lakšeg izvršenja zadataka vezanih za ugovor. Ovaj softver je poznat i po tome što omogućava migraciju ugovora u centralizovani repozitorijum.
Softver za upravljanje ugovorima je digitalni alat koji omogućava korisnicima da prate i upravljaju ugovorima kroz različite faze njihovog životnog ciklusa. Ovaj softver takođe omogućava preduzećima da šalju obaveštenja o obnavljanju, upravljaju usklađenošću, beleže digitalne potpise i upravljaju šablonima ugovora.
Još jedna značajna karakteristika faze implementacije je uvođenje novih strana u proces. Ovo osigurava da svaka strana u ugovoru razume viziju i ciljeve ugovora, kao i da su menadžeri ugovora zadovoljni alatima koji se koriste.
Nakon završetka faze implementacije i potpisivanja od strane svih strana, sledi faza primopredaje, tokom koje se proverava da u ugovoru nema grešaka ili nedostataka. Svaka uloga, odgovornost, prekretnica i cilj se potvrđuju.
Faza praćenja
Ovo je faza u kojoj svi ciljevi opisani u ugovorima počinju da se ostvaruju. Zbog toga je važno posvetiti posebnu pažnju svim uslovima navedenim u sporazumu i redovno ih nadgledati kako bi se osiguralo da sve funkcioniše kako treba.
Uloga menadžera u ovoj fazi je da osiguraju da je sve u skladu sa uslovima navedenim u ugovoru. Oni su odgovorni za identifikaciju problema i uspostavljanje sistema ranog upozoravanja.
Menadžeri mogu crpeti inspiraciju iz faze planiranja za ovu fazu. Može se osmisliti dobro strukturirana lista svih elemenata ugovora koje treba verifikovati i proveriti. Ovo ne samo da će obezbediti da nijedan deo ugovora ne ostane neproveren, već će takođe omogućiti brz način za identifikaciju odstupanja između dogovorenih elemenata i izvršenog posla.
Faza obnove
Faza obnove, tehnički, nije faza. Međutim, važno je obratiti pažnju na nju nakon faze izvršenja ugovora. Principi faze obnove treba da se primenjuju na svim nivoima.
Faza obnove u upravljanju ugovorima prvenstveno se odnosi na situaciju u životnom ciklusu ugovora kada se odlučuje da li će se ugovor nastaviti ili raskinuti. S obzirom da postoje klauzule o kaznama ili neizvršenim radnjama, u slučaju nepoštovanja sporazuma, postaje važno proaktivno razmatrati kraj ugovora prilikom donošenja odluka o samom ugovoru.
Obnova uključuje procenu performansi ugovora i donošenje odluka o obnovi i izmenama ugovora, ako je potrebno. Zainteresovane strane treba da budu svesne datuma isteka i obnove i da osiguraju da obe strane imaju dovoljno vremena da prikupe informacije pre nego što se odluke o daljoj saradnji donesu.
Post-ugovorna faza
Post-ugovorna faza predstavlja finalizaciju ugovora, nakon čega sledi njegov raskid. U ovoj fazi, vrši se završna provera, izdavanje ili plaćanje završnih faktura i arhiviranje ugovora.
Štaviše, mnogi menadžeri ugovora imaju naviku da sprovode detaljnu analizu svojih prethodnih ugovora kako bi izvukli pouke za buduće projekte. Ova post mortem analiza pruža vredne informacije i saznanja koja mogu poboljšati rezultate budućih ugovora.
Zaključak
Ugovori su onoliko dobri koliko i osoba koja njima upravlja. Bez obzira na to koliko su uslovi u ugovorima dobri, nijedna strana ne može uspešno poslovati ako se ugovorima ne upravlja na odgovarajući način. Stoga je ključno disciplinovano pratiti smernice kako biste najbolje iskoristili svoje ugovore.
Takođe možete istražiti gde da pronađete šablone pravnih dokumenata za svoje ugovore.