Разбирање проблема кроз анализу корена узрока
У сваком пројекту, без обзира на предузете мере предострожности и савременост система, неизбежно се појављују изазови. Међутим, постоји ефикасан метод, познат као анализа корена узрока (РЦА), који вам омогућава да идентификујете проблеме са лакоћом.
Искусни менаџери пројеката и пословни лидери користе РЦА процедуре за откривање проблема који негативно утичу на пословање. Идентификовањем проблема, можете развити решења како бисте избегли поновну појаву истих изазова у будућности.
Ако сте менаџер, вођа пројекта, руководилац операција или амбициозни пословни лидер, важно је да се упознате са РЦА методом и њеним алатима.
У наставку текста, открићете основе и напредне информације о РЦА, као и шаблоне за анализу корена узрока који ће вам бити корисни током каријере у управљању пројектима.
Шта је анализа корена узрока?
РЦА је процес откривања основних узрока проблема и уских грла у циљу развоја адекватних решења. Овај приступ наглашава систематско спречавање и решавање тачних проблема, уместо једноставног реаговања на симптоме.
Тим може да примени РЦА процедуру користећи различите принципе, методологије и технике. Кључно је формулисати процес тако да тим може ефикасно користити РЦА ресурсе за идентификацију елемената који узрокују проблеме у пословним трендовима, пројектима или догађајима.
Систем анализе корена узрока вам помаже да препознате основни узрок неуспеха или застоја у организационом процесу. На пример, обрада захтева корисничке подршке или производња робе увек се суочава са новим изазовима. РЦА, заједно са њеном документацијом, представља ваше оружје за борбу против ових нових проблема.
Скоро све индустрије и комерцијалне активности користе овај алат како би откриле дубље проблеме у основама операција или услужних процеса. Неисплативо је решавати исти проблем више пута. Стога, једанпут идентификујте стварни узрок и елиминишите га користећи РЦА технику.
Зашто је анализа корена узрока важна?
#1. Смањење трошкова
Ако недостатак одржавања фабричких машина узрокује кварове, можете контактирати произвођача да замени делове. Ако се то често дешава, повећавају се трошкови производње. Међутим, применом РЦА можете прецизно утврдити главни узрок проблема, што ће уштедети време и новац.
#2. Откривање недостатака и главних узрока
Ако се ваше предузеће бави производима, услугама, процесима, технологијама и системима, РЦА пре лансирања производа ће вам помоћи да идентификујете недостатке у дизајну. Када их отклоните и испоручите производе или услуге, стећи ћете поверење купаца.
#3. Развој поједностављеног алата за решавање проблема у процесу
РЦА документи омогућавају свима који су укључени у процес да решавају будуће проблеме. Не морате да тражите стручњака или да плаћате спољне сараднике сваки пут када се појави стари проблем.
#4. Унапређење безбедности на радном месту
Многа радна места која се баве критичним и опасним задацима користе РЦА за откривање безбедносних проблема. Ово помаже организацијама да испуне локалне и међународне захтеве за безбедност на радном месту.
#5. Брже пласирање производа на тржиште
Ако пажљиво примените РЦА пре почетка производног процеса, можете да решите проблеме у дизајну који обично испливају на површину када крајњи корисници користе производ. Тако ћете квалитетне производе пласирати на тржиште брже од конкуренције.
#7. Непосредан одговор на проблем
РЦА помаже предузећима да развију стандардне оперативне процедуре (СОП) за безбедносне проблеме, застоје софтвера, кварове у процесу, природне катастрофе итд. Тим може једноставно следити СОП и брже реаговати на нове и старе проблеме.
Обавезни елементи шаблона за анализу корена узрока
Ако креирате РЦА шаблон, обавезно укључите следеће елементе:
#1. Опис догађаја
Детаљан СОП за описивање догађаја је неопходан. Потребно је дефинисати јединствен формат који ће запослени и менаџери користити. Опис треба да садржи датум, време, дефиницију инцидента, сведоке, жртве итд.
#2. Временска линија догађаја или трендова
Овај одељак треба да садржи детаљан опис свих инцидената пре, током и након проблема. Помоћи ће да се открију основни узроци догађаја. Укључите податке као што су време, датум, особе које су учествовале, оштећене машине, погођени подаци итд.
#3. Метода и тим за истрагу
Успех РЦА процеса зависи од методологије и тима који спроводи процедуру. Метода треба да прати стандардне принципе, алате и шаблоне. Међутим, у зависности од производног процеса или система услуга, потребно је прилагодити одређене параметре.
Када завршите РЦА процедуру, припремите РЦА документ и пошаљите га свим одељењима на преглед. Анализирајте повратне информације и израдите коначни образац анализе корена узрока који ће одељење или компанија следити.
Окупите искусан тим и објасните им РЦА процедуру. Овај тим ће бити одговоран за праћење РЦА методе коју је предложила компанија.
#4. Основни узроци истражни налази
Када добијете РЦА, истражите проблеме до максимално могућег грануларног нивоа. За овај задатак потребан је посебан тим. Укључите менаџере операција, сараднике у процесима, инжењере, стручњаке за податке, у зависности од вашег пословања.
Процес истраге захтева претходно одобрене процедуре снимања, анализе и извештавања података.
#5. Акциони план за исправљање процеса/производа
Када истражитељи дођу до решења, документујте те предлоге. Направите још један СОП за обуку запослених о томе како да се носе са таквим инцидентима у будућности.
Понекад је потребно да технички, контролни и менаџери одобре СОП-ове како би сви били у току.
Популарни алати за анализу корена узрока
#1. Парето графикон
Овај РЦА алат је познат и као правило 80-20. Користи се за визуализацију учесталости инцидената и њихових акумулираних ефеката. Вилфредо Парето, аутор графикона, тврди да 20% потенцијалних грешака може да изазове 80% неуспеха у процесу.
Уз помоћ овог графикона, фокусирајте се на 20% потенцијалних елемената вашег производа или услуге који могу да изазову недостатке производа или кварове у услузи.
Парето графикон је стубичасти графикон који укључује узроке и учесталост грешака. Ако тачно направите графикон, јасно ће се видети диспропорција између кварова и узрока. Већина менаџера процеса је изненађена колико мали фактори могу да изазову већину неуспеха.
#2. 5 Зашто
То је најједноставнији поступак за спровођење РЦА. Треба само да направите шаблон са питањима заснованим на овој методи. Обично је потребно 5 пута питати зашто је дошло до инцидента. То би вам требало омогућити да истражите основни узрок квара у било ком процесу или производу.
Постоје РЦА засноване на 5 Зашто које могу да садрже више од 5 питања. Пошто процес захтева истраживачке способности и испитивање, требало би следити процес у целој компанији. У супротном, можда нећете веровати налазима РЦА који користе насумична питања.
Анализа 5 Зашто углавном укључује изјаву о проблему, а затим 5 питања о проблему. На пример, зашто је агент престао да обрађује захтеве? Ако је одговор интернет, зашто је онда интернет пао? Једноставно наставите да постављате питања док не дођете до основног узрока.
#3. Дијаграм рибље кости
Ишикава или дијаграм рибље кости је визуелни метод РЦА. Коначни дијаграм изгледа као рибља кост, по чему је и добио име. Креатор алата је Каору Ишикава, иноватор у управљању квалитетом из Јапана.
Десни или леви део графикона је грешка или проблем. Повлачите праву линију и укључујете категорије потенцијалних узрока као што су процедуре, окружење, људи, опрема итд. Затим, унутар ових одељака, уписујете детаљне разлоге.
Предузећа углавном користе овај алат за проблеме који су непознати или се нису дешавали раније. Такође се користи за анализу сложених проблема, откривање различитих аспеката основног узрока и уских грла у процесу.
#4. Дијаграм расејања
Овај РЦА алат помаже да креирате РЦА шаблон за сложена питања. Када постоји више основних узрока од очекиваних, треба да визуализујете однос између узрока и последице.
Дијаграми расејања се користе за проналажење корелација између мерљивих варијабли. Направите дијаграм распршености узрока и последица. Ефекте ставите на X-осу, а узроке на Y-осу.
Ако график расејања показује криву или праву линију, онда су компоненте у корелацији. Ако нема корелације, наставите да мењате вредности променљивих X-осе.
#5. ФМЕА
Анализа режима и ефеката кварова, или ФМЕА, је веома популаран алат за РЦА међу програмерима и дизајнерима производа. Помаже развојном тиму да открије потенцијалне проблеме пре производње производа на велико. Тим користи један или два прототипа да идентификује недостатке у дизајну и друге проблеме.
Затим, почиње анализа режима квара на прототипу да би се идентификовали сви могући кварови. Наведите проблеме у другој табели, потражите основне узроке или извршите анализу ефеката.
Сада сте научили основе анализе корена узрока и њене алате. У наставку, пронађите неке корисне шаблоне за горе наведене алате за анализу корена узрока (РЦАТ) из следећих бесплатних извора:
Смартсхеет
Можда вам је Смартсхеет познат као водећи алат за дигитални радни простор, сарадњу и аутоматизацију тока посла. Његову библиотеку шаблона можете користити за креирање РЦА докумената.
Библиотека је богата различитим примерима анализе корена узрока који се лако уклапају у многе пословне пројекте. На пример, можете лако приступити следећем:
- Једноставан РЦА шаблон
- Сик Сигма ДМАИЦ метода за РЦА
- РЦА шаблон заснован на алату 5 Зашто
- Мапирање узрока у здравственој заштити
- РЦА за хемијску компанију
Шаблони су доступни у различитим форматима као што су Мицрософт Ворд, Мицрософт Екцел и Адобе ПДФ. Ове формате можете лако преузети.
Гуру
Гуру шаблон за РЦА процедуру је још један поуздан извор за РЦА документацију. Представља различите бесплатне примере и алате РЦА методе, као што су:
- РЦА документ заснован на Парето графикону који помаже у идентификацији проблема као што су недостатак обуке, недостатак особља и лоша припрема.
- Техника 5 Зашто за идентификовање разлога зашто је стопа обрта ваше компаније виша од тржишног просека или конкуренције.
- Дијаграм рибље кости као РЦА алат за идентификацију нових или непознатих основних узрока.
- Сик Сигма и ДМАИЦ за РЦА
- ФМЕА за откривање проблема који се јављају током животног циклуса развоја производа.
ТемплатеЛаб
ТемплатеЛаб је још један извор за шаблоне из уметности, некретнина, пословања, права, финансија итд. Стога се на овај ресурс можете ослонити и за висококвалитетан РЦА садржај као што су обрасци, примери и шаблони.
Садржају доступном на овој платформи лако се приступа преузимањем једним кликом. Пронаћи ћете РЦА документе у различитим форматима као што су Адобе ПДФ, Мицрософт Екцел и Мицрософт Ворд.
Репозиторијум РЦА докумената је богат примерима из стварног света као што су извештаји о истраживању РЦА, празни обрасци за прикупљање података, РЦА документи за почетнике, РЦА преко дијаграма рибље кости и РЦА за групу за развој пословања.
Шаблоне можете лакше уређивати у Ворд или Екцел датотекама. Ако добијете ПДФ-ове, користите ПДФ уређивач да бисте персонализовали примере докумената.
Завршне речи
У овом чланку смо вас упознали са анализом корена узрока, као и са алатима и шаблонима које можете користити у реалним ситуацијама.
Користећи анализу корена узрока, постаћете сигурнији и вештији у решавању проблема на радном месту или у пројекту.
Можда ће вас такође занимати ови алати за структуру рашчламбе посла за управљање пројектима.