Preduzeća i poslovni subjekti smatraju radne naloge ključnim dokumentima za praćenje budžeta i obaveza koje treba ispuniti.
Dokumentacija je neizostavni deo svakog poslovanja, bilo da je reč o online ili offline aktivnostima. Kroz životni ciklus preduzeća, susrećemo se sa mnogim komercijalnim dokumentima, kao što su fakture, standardne operativne procedure (SOP), računi za nabavku i drugi.
Jedan od najvažnijih dokumenata je radni nalog. Nakon što se on izda, poslovni proces se pokreće, proizvodi ili usluge se isporučuju, a prihod se ostvaruje po završetku narudžbine.
Kreiranje i upravljanje internim ili eksternim radnim nalozima može biti kompleksno, posebno za one koji nemaju iskustva u ovoj oblasti. Međutim, ovaj članak će vam pomoći da steknete neophodno znanje o ovoj bitnoj poslovnoj komponenti. Nastavite sa čitanjem.
Šta je radni nalog?
Radni nalog, koji dobijate od klijenta, predstavlja formalni zahtev za održavanje, isporuku proizvoda, pružanje usluga i slično. Radni nalozi su neophodni u formalnom poslovanju, bez obzira da li je zadatak složen (kao što je izgradnja elektrane) ili jednostavan (kao isporuka računarske opreme).
Ovi zvanični dokumenti mogu se razlikovati od industrije do industrije, ali standardne informacije koje sadrže su: primarni rezultati, datum početka, datum završetka, osoba koja podnosi izveštaj, osoba zadužena za izvršenje i naručilac.
Takođe, praćenje poslovnih transakcija počinje sa radnim nalogom. Dok zadatak napreduje i dokument prelazi iz ruke u ruku, on služi kao formalni komunikacioni kanal između svih zainteresovanih strana.
Konačno, kada se posao završi, računovođe koriste ovaj dokument za izmirivanje potraživanja ili obaveza. Pored toga, eksterni ili interni revizori prvo traže radne naloge prilikom provere bilo kog poslovanja.
Pored termina „radni nalog“, poslovni ljudi mogu koristiti i sledeće izraze:
- Servisna karta
- Nalog za posao
- Radna karta
- Kartica za posao
Svrha radnog naloga
Osnovna svrha ovakvog dokumenta je da beleži sva ovlašćenja za rad, podatke o pružaocu usluga, troškove i vreme potrebno za završetak posla. Eksterni klijenti, kao što su potrošači, i interni, kao što su zaposleni, mogu kreirati servisne karte.
Nakon toga, dokument se prosleđuje relevantnom timu, u zavisnosti od toga da li je reč o eksternom ili internom radnom nalogu. Kompanije često koriste softvere za kreiranje naloga koji cirkulišu kroz mnoge digitalne ili fizičke biroe.
U nastavku sledi lista ciljeva radnog naloga:
- Definisati problem, popravku i instalaciju/isporuku robe
- Obezbediti resurse i opremu potrebnu za posao ili održavanje
- Pružiti tehničarima detaljna uputstva o poslu/zadatku/održavanju
- Formalno evidentirati materijal, rad i resurse utrošene za završetak posla
- Pratiti sve popravke i održavanja izvršene u okviru svakog naloga
- Sadrži finansijske podatke kao što su troškovi, porezi, takse, itd.
Termini upravljanja radnim nalozima
Odobravalac radnog naloga
Administrator ili član tima je zadužen za dodeljivanje i odobravanje zahteva za održavanje opreme. Ponekad, podrška na recepciji i nadležno skladište takođe mogu obavljati ulogu odobravalaca.
Podnosilac zahteva za rad
Podnosilac zahteva je pojedinac ili tim koji traži da se obavi određeni posao. Potrošači kreiraju radne naloge putem online ili direktne kupovine u industriji usluga i robe.
U poslovnim okruženjima, radni nalog može zahtevati komercijalni klijent, ili on može doći od internog tima, na primer menadžer korisničke službe može tražiti popravku radne stanice.
Terenski tehničari
U radnim nalozima za održavanje, terenski tehničari su inženjeri, mašinisti, serviseri i drugi stručnjaci koji poseduju veštine za obavljanje zadataka navedenih u radnom nalogu.
Komponente radnog naloga
Preduzeće može da evidentira brojne stavke i povezane podatke pomoću radnih naloga. Evo nekoliko primera stavki koje treba uključiti:
Obavezni elementi
#1. Osnovna komponenta svakog radnog naloga je identifikacija imovine koja je predmet naloga.
#2. Ime podnosioca zahteva je takođe obavezno.
#3. Obim posla je još jedna bitna stavka jer će definisati potrebne veštine, alate i standardne operativne procedure (SOP).
#4. Podnosilac zahteva treba da popuni polje „Opis problema“ kako bi tehničari brzo shvatili problem.
#5. Potreba za zamenom delova mašine ili posebnim alatima takođe treba da bude navedena u dokumentu.
#6. Sva preduzeća imaju određene zdravstvene rizike, pa ih treba navesti u radnom nalogu.
#7. Datumi i vreme su takođe neophodni. Treba navesti datum početka, vreme početka, očekivani datum završetka, očekivano vreme završetka, stvarni datum/vreme završetka, itd.
#8. Radni nalog treba da sadrži i kontakt informacije za podnosioca zahteva, menadžera naloga, tehničara, itd. To uključuje brojeve mobilnih telefona, brojeve telefona, ID-eve faksa, adrese e-pošte, veb lokacije, adrese kancelarija itd.
Neobavezni elementi
#9. Radni nalog može sadržati više polja za potpis kupca, menadžera, tehničara, računovođe itd.
#10. Radno vreme je takođe bitno za odgovarajuće fakturisanje i usaglašavanje.
#11. Poželjno je da nalog sadrži listu zadataka, kako bi menadžer radnih naloga, realizator i klijent bili sinhronizovani u pogledu obavljenog posla.
#12. Moderni formati servisnih naloga takođe sadrže polje za označavanje važnosti naloga, što pomaže menadžerima u planiranju.
#13. Takođe je korisno uključiti kontrolnu listu alata, aplikacija, rezervnih delova, potrošnog materijala itd., koji će se preuzeti i vratiti u inventar.
#14. Za naloge sa otvorenim troškovima, može se uključiti procenjena cena posla. Za opšte naloge sa unapred određenim cenama, neka preduzeća navode stvarne troškove.
#15. Na kraju, ID naloga i naziv radnog mesta treba da budu navedeni kako bi se olakšala dokumentacija.
Vrste radnih naloga
Preventivno održavanje
Proizvodne jedinice kompanije izdaju radne naloge za servisiranje opreme, čime se sprečavaju kvarovi mašina i gubici u proizvodnji.
Opšta namena
Kompanije izdaju radne naloge kada je potrebno angažovati treću stranu za jednokratni zadatak, kao što je uklanjanje nepotrebne opreme ili instaliranje antivirusa na laptopove.
Inspekcija mašina
Preduzeća izdaju jednokratne radne naloge za inspekciju opreme, imovine ili alata od strane stručnjaka treće strane.
Elektroinstalacije
Interni ili eksterni klijenti mogu zahtevati potrebe za električnom energijom, rasvetom i ožičenjem putem ovih dokumenata.
Hitni nalozi
Ovakvi radni nalozi su obično neplanirani i koriste se za rešavanje nesreća. Mogu se izdati za zaštitu života osoblja ili spašavanje skupe opreme od trajnog oštećenja.
Specijalni projekti
Ponekad je potrebno unaprediti proizvodnu jedinicu bez zamene postojećih mašina. Ovaj radni nalog se koristi za nadogradnju opreme ili softvera koji povećavaju produktivnost.
Prednosti korišćenja radnih naloga
#1. Vaše poslovanje dokumentuje sve zahteve za posao sa neophodnom evidencijom. Revizorske agencije traže ove zapise kako bi potvrdile učinak vaše kompanije.
#2. Povećavate transparentnost poslovanja uključivanjem radnih naloga za svaku uslugu. Klijenti preferiraju da rade sa agencijama koje se bave radnom dokumentacijom i dele podatke sa njima.
#3. Brzo isplatite interne ili eksterne tehničare uz pomoć radnog naloga, čime povećavate njihovo zadovoljstvo.
#4. Pomažete timu za inventar da unapred nabavi rezervne delove kako bi održavanje mašina teklo bez problema.
#5. Analizirajte podatke iz radnih naloga i preduzmite mere za sprečavanje budućih kvarova mašina.
#6. Kompanije koje se fokusiraju na usluge i proizvode mogu realno proceniti godišnji prihod na osnovu pregleda popunjenih i fakturisanih radnih naloga.
#7. Radni nalozi služe kao komunikacijski kanal između različitih odeljenja, čime se eliminišu negativni efekti rada u silosima.
Sledi nekoliko platformi na kojima možete pronaći gotove šablone:
Šabloni radnih naloga za štampanje: TemplateLab
TemplateLab je pouzdan izvor za autentičnu poslovnu dokumentaciju. Ovde možete pronaći kvalitetne šablone, obrasce i formate za radne naloge. Sadržaj je lako preuzeti.
Za razliku od konkurencije, ne morate otkrivati previše ličnih ili korporativnih podataka da biste dobili vezu za preuzimanje.
Jednostavno pronađite obrazac koji odgovara vašem komercijalnom ili ličnom radu i kliknite na dugme za preuzimanje. Šablone možete otvoriti u aplikacijama za obradu teksta i tabela kao što su Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs i Google Sheets.
Ova web lokacija nudi širok spektar primera radnih naloga, kao što su:
- Primeri radova na popravci automobila
- Šabloni za radove na održavanju
- Obrasci za IT rad
- Primeri eksternih poslova grafičkog dizajna
Ovi šabloni imaju fleksibilno formatiranje, pa možete personalizovati tabele i kolone po potrebi.
Besplatni šabloni radnih naloga: Smartsheet
Smartsheet vam pomaže da integrišete radne naloge u sistem upravljanja projektima. Smartsheet je vlasnički softver za upravljanje projektima, pa ako koristite njegove besplatne šablone i uvezete dokument u Smartsheet, automatizovaćete proces prijema i rešavanja radnih naloga.
Neki od korisnih šablona su:
- Radni nalozi za održavanje
- Servisni radni nalozi
- Nalozi za zaustavljanje rada
- Radni nalozi za uređenje
- Svi šabloni za praćenje naloga
Šabloni se isporučuju na dva načina. Možete preuzeti primer datoteke u PDF, Excel ili Word formatu i prilagoditi je u aplikaciji koja podržava te formate. Alternativno, možete uvesti šablone na kontrolnu tablu Smartsheet projekta. Druga metoda je veoma korisna za brza i složena okruženja gde odobravaoci naloga i menadžeri treba da upravljaju velikim brojem radnih naloga.
Šabloni radnih naloga: Jotform
Ako ste frilenser ili vlasnik malog preduzeća koje opslužuje velike poslovne klijente, a potrebni su vam formalni radni nalozi, možete isprobati šablone sa Jotform. To vam pomaže da uštedite novac na nekoliko načina:
- Ne morate naručivati profesionalno poslovanje od drugih kompanija
- Ne morate kupovati licence za softver za upravljanje radnim nalozima
- Ne morate angažovati stručnjake za poslovnu dokumentaciju
Umesto toga, možete koristiti lako prilagodljive šablone i uvesti ih u Jotform-ov online PDF editor. Obe usluge su besplatne za komercijalnu upotrebu.
Neki od korisnih šablona su:
- Podešavanje proizvoda za klijente
- Servisiranje vozila
- Popravka automobila
- Održavanje
- Veb dizajn
- Video produkcija
- Nega kućnih ljubimaca
- Freelance web razvoj
Za korišćenje Jotform editora nisu vam potrebne napredne tehničke veštine. To je jednostavan alat za uređivanje PDF-a koji koristi sistem „prevuci i pusti“ i mogu ga koristiti svi koji znaju da koriste veb pretraživač.
Šabloni radnih naloga: Template.net
Template.net je još jedna popularna destinacija za dokumente za ličnu i poslovnu upotrebu. Ima jednostavnu traku za pretragu gde možete uneti zahteve poput dokumenata, šablona, grafičkih dizajna itd., a platforma će vam ponuditi primere visokog kvaliteta.
Poslovni odeljak vam omogućava da pristupite izuzetnim primerima radnih naloga koje možete prilagoditi direktno u editoru ili u aplikacijama za obradu teksta. Međutim, mogućnost besplatnog korišćenja je donekle ograničena.
Prvo morate se pretplatiti na besplatan ili plaćeni nalog. Zatim možete preuzeti do tri šablona svakog dana sa besplatnim nalogom. Alternativno, možete koristiti editor. U svakom slučaju, postoji ograničenje preuzimanja.
Ipak, omogućava vam da preuzmete svoje radne naloge u različitim formatima datoteka kao što su Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word i Excel.
Zaključak
Radni nalog je trag na papiru. Digitalna transformacija preduzeća je sada trag PDF, Google Docs ili Microsoft Word datoteka na tabletu, laptopu ili mobilnom telefonu.
Ukratko, on opisuje posao koji treba obaviti, rok, izvršioca i cenu. Vaše poslovanje počinje da ispunjava zadatke kada se generiše radni nalog, a završava kada se prihod knjiži u knjige preduzeća u skladu sa standardnim računovodstvenim uslovima.
Sada, kada ste detaljno proučili radne naloge i neke izvore šablona, trebalo bi da budete u stanju da kreirate visokokvalitetne dokumente.
Za uspešno poslovanje potrebno je više od samo radnih naloga. Morate donositi informisane odluke o tome koje zadatke ćete prihvatiti ili odbiti, uz pomoć saveta stručnih mreža.