Технике управљања пројектима које ће вас учинити професионалцем

Технике управљања пројектима омогућавају организацијама да ефикасно планирају, прате, извршавају и заврше пројекте у року.

У сваком пројекту морате да уложите потпуни напор док креирате своје производе и услуге и додајете им вредност.

Пошто пројекат укључује различите процесе, задатке и људе, морате имати средства за управљање свиме без напора.

Да бисте управљали пројектима, било да су једноставни или сложени, морате знати различите методологије управљања пројектима и где су оне прикладне.

У овом чланку ћу разговарати о различитим техникама управљања пројектима, њиховим принципима, предностима и алатима.

Идемо!

Шта је управљање пројектима?

Управљање пројектом је процес у којем се користе специфична знања, алати, технике и вештине за управљање датим пројектом и задацима и њихово довршење у одређеном временском року уз испоруку вредности и квалитета.

У овом процесу формирате тим са правим сетовима вештина за постизање циљева пројекта у оквиру расположивих ресурса. Примарна ограничења управљања пројектима су време, обим и буџет. Секундарна ограничења су оптимизација неопходних инпута и њихова примена за постизање циља.

Циљ управљања пројектом је да се пројекат заврши на време или пре времена, обезбеђујући да су испуњени сви циљеви клијента.

Да би ефикасно управљали пројектима, пројектни менаџери захтевају низ вештина осим техничког знања потребног за обављање задатака и процену других. Ове вештине укључују ефикасну комуникацију, емоционалну интелигенцију, прилагодљивост, међукултуралну компетенцију, управљање временом и решавање конфликата.

Различите технике управљања пројектима

Агилно управљање пројектима

Агилно управљање пројектима је итеративни, корак по корак приступ планирању и управљању процесима развоја софтвера од почетка до краја. Разбија пројекте развоја софтвера у мале развојне циклусе који се називају итерације или спринтови.

принципи:

• Задовољите купце континуираном и раном испоруком
• Поздрављамо захтеве купаца
• Испоручите вредност и очекиване резултате на крају
• Разбијте силосе пројекта и поједноставите задатке
• Оснажите и мотивишите тимове
• Ефективна комуникација
• Одржавајте доследност у темпу рада
• Повећајте агилност и дајте флексибилност тимовима
• Прилагодите начин на који радите

Предности:

• Побољшан фокус на специфичне захтеве купаца
• Омогућава бољу контролу пројеката
• Смањен отпад оптимизацијом потрошње ресурса
• Брже време за реализацију пројекта уз квалитет
• Повећане шансе за успех пројекта са свим поједностављеним и прилагођеним напорима
• Нуди могућност бржег и јаснијег откривања недостатака или проблема производа
• Побољшан укупни процес развоја за боље резултате

Примери:

• Корисници деле своје проблеме са камером, пуњењем, корисничким интерфејсом итд., а развојни тимови раде на томе и објављују ново ажурирање.
• Да бисте покренули нову веб локацију, морате прикупити захтеве, написати сажетак за веб локацију, дизајнирати и развити веб локацију, завршити тестирање и прилагодити промене.

Алати:

#1. Атлассиан

Узмите агилну методологију управљања пројектима за свој програм развоја софтвера Јира софтвер. Подржава агилне методологије, било да је у питању Канбан, сцрум или ваше сопствене методе.

Од агилних табли до мапа пута, извештаја и интеграција, можете да планирате, управљате и пратите развој агилног софтвера са једног места.

Добићете алате за планирање спринта, укључујући управљање верзијама, лако сређивање заосталих задатака, тачке за причу и таблу за трчање. Можете да користите дозволе за спринт, прилагођене типове проблема, токове посла и чворишта издања да бисте пратили и управљали спринтовима.

#2. Врике

Омогућите бржу континуирану испоруку ваших опруга Врике. То је агилан софтвер за управљање пројектима који помаже вашем тиму да сарађује, комуницира и обавља посао брже, све на једном месту. Помаже у побољшању тока посла и континуираном праћењу рокова тако да ваши пројекти увек остану на правом путу.

Уз Врике, учините испоруку вашег пројекта једноставним и омогућите свом тиму да лако дели информације и одреди приоритете задатака. Можете да поједноставите свој пројекат, ефикасно искористите све ресурсе и завршите процес развоја у року.

Сцрум Пројецт Манагемент

Сцрум управљање пројектом је техника управљања која даје приоритет инкременталној и итеративној испоруци производа кроз заједничко доношење одлука и сталне повратне информације.

Сцрум фиксира трошкове и време за контролу захтева за ресурсима користећи церемоније сарадње, честе циклусе повратних информација, приоритетне заостале производе и временске оквире.

принципи:

• Контрола над процесом који укључује инспекцију, прилагођавање и транспарентност
• Самоорганизација
• Одређивање приоритета на основу вредности
• Сарадња
• Тиме-бокинг
• Интерактивни развој

Предности:

• Омогућава развојним тимовима да ефикасно и брзо заврше испоруку
• Обезбеђује ефикасно коришћење новца и времена
• Поделите велике пројекте на мање спринтове којима се лако управља
• Омогућава тестирање развоја током сесије прегледа
• Прикупља повратне информације од заинтересованих страна и купаца
• Током Сцрум састанака, напори појединаца су јасније видљиви

Примери:

• Развој новог софтвера: Тимови могу брзо да развију и примене нове функције софтверског решења.
• Маркетинг: Сцрум помаже у решавању сложених проблема учењем преко претходних података и омогућава вашем тиму да планира у складу са тим.

Алати:

#1. Смартсхеет

Помоћу Смартсхеет-а можете управљати програмима, процесима и пројектима који се повећавају. Нуди скуп токова посла, приказа, контролних табли и извештаја који се прилагођавају вашим захтевима. Такође можете да ухватите и пратите своје ресурсе, планове и распореде.

Можете комбиновати корисничко искуство са конзистентношћу пројекта и подстицати испоруку пројекта, усклађивање и резултате. Смартсхеет вам омогућава да управљате креативним и маркетиншким радом, људима и садржајем и усклађујете се са својим приоритетима, сврхама и људима.

#2. Миро

Напуните свој пројекат кроз планирање спринта, дневне Сцрум-ове и још много тога Миро. Помаже вам да своје невероватне идеје претворите у стварност са својим планерима, шаблонима и канбан плочама. Добићете једно чвориште за свој пројекат да бисте смањили време припреме и створили боље искуство за ваш агилни тим.

Миров приватни режим вам омогућава да побољшате своје агилне токове посла. Можете да визуелизујете зависности и пројекте на једном месту и процените време потребно за сваки задатак. Поред тога, можете побољшати сарадњу са његовом моћном вештачком интелигенцијом.

Леан Пројецт Манагемент

Леан управљање пројектима је процес управљања леан концептима, као што су леан производња, леан размишљање и леан конструкција.

Примарни циљ је максимизирање вредности и минимизирање отпада. Помаже у организовању пројеката како би се испунили захтеви и услови тржишта променом организационих и функционалних распореда.

принципи:

• Идентификујте вредност: Први принцип је да идентификујете вредност производа. Ваша заинтересована страна, клијент или купац дефинише вредност. То може бити цена, временски оквир или квалитет.
• Мапирајте ток вредности: Укључује дијаграм вашег идеалног и тренутног тока посла од почетка до краја вашег пројекта. Док их упоређујете, можете открити отпад да бисте максимално повећали ефикасност.
• Креирајте ток: Након што упоредите, потребно је да прерадите свој план пројекта уклањањем отпада. За ово можете да рашчланите сваку фазу процеса развоја производа и да их поново конфигуришете по потреби.
• Успоставите повлачење: систем повлачења помаже вашем предузећу да ефикасно одвија ток посла. Повлачи посао из претходних процеса како би испунио тачне захтеве ваших купаца.
• Континуирано побољшање: Жеља за савршенством кроз стална побољшања је пети принцип управљања Леан пројектима. У складу са захтевима вашег клијента или купаца, мораћете да анализирате вредност производа и ток посла да бисте смањили отпад.

Предности:

• Побољшана ефикасност и продуктивност
• Смањено време испоруке
• Мањи трошкови складиштења и залиха
• Смањени укупни трошкови
• Већи квалитет производа или услуге
• Веће задовољство купаца

Пример:

• Леан управљање пројектима за производњу: Леан се посебно користи у производној индустрији за елиминисање отпада (Муда). То такође укључује отпад који настаје због јаловине (Мури) и неравномерности у радним оптерећењима (Мура).

Управљање пројектима водопада

Извор: Луцидцхарт

Управљање пројектом водопада је методологија која прати структуру и секвенцијални приступ за завршетак пројекта. Пружа најједноставнији начин управљања читавим пројектом.

Ова техника има за циљ да узме у обзир потребе купаца и заинтересованих страна током фазе планирања, распореди их у секвенцијалне и линеарне планове пројекта и придржава се истог плана.

принципи:

• Секвенцијална структура: Модел водопада раздваја ваше операције у различите фазе. Можете прећи на следећу фазу када завршите тренутну. То значи да никада нећете наћи простор за поновни преглед фазе или промену њеног курса након завршетка.
• Минимална укљученост купаца: Укључује минималну интеракцију са купцима, јер све операције почињу тек након познавања циљева и захтева купаца.
• Снажна документација: Ово укључује детаљну документацију свих циљева, процеса развоја и исхода. У овој документацији ћете пронаћи све, од временске линије до руте за решавање проблема.

Предности:

• Представља јасну структуру са својим секвенцијалним моделирањем различитих фаза
• Преноси информације на несметан начин
• Омогућава вам да ефикасно управљате својим циљевима и одредите их
• Следи линеарни приступ како би се избегло одступање од првобитног

Примери:

Овај тип управљања пројектима се често користи у производним или грађевинским пројектима, као што су уређаји, аутомобили, електроника, зграде, канцеларије итд.

Алати:

#1. Вођа пројекта

Лако поставите фазе и зависности од задатака помоћу ПројецтМанагер-овог водопада софтвера за управљање пројектима. Нуди функцију превлачења и испуштања која помаже у прилагођавању распореда пројеката.

Можете лако креирати планове водопада, направити временску линију и поставити прекретнице. Пружа извештаје о напретку, тимску сарадњу, планирање водопада, контролну таблу пројекта, више приказа и још много тога.

#2. Асана

Набавите флексибилну платформу за управљање водопадима лаку за коришћење да бисте заједно и брже испоручили квалитетне пројекте. Асана вам омогућава да управљате сложеним радом помоћу приказа листе, временске линије и табла. Можете да повежете своје пословне алате да бисте сарађивали, комуницирали и координирали рад са једног места.

Канбан управљање пројектима

Канбан управљање пројектима се користи за побољшање токова посла и фокусирања тима и смањење неефикасности и отпада.

Ово није засновано на церемонијама, улогама и спринтевима. Уместо тога, флексибилан је и лако се прилагођава структури тима и постојећим улогама категоризацијом задатака на Канбан табли.

принципи:

• Можете да визуелизујете свој ток посла на Канбан табли да бисте представили рад у свом инвентару.
• Можете поставити ограничење напретка рада које се може обавити одједном у колони.
• Можете се усредсредити на ток да бисте пазили на прекиде и побољшали се у складу са тим.
• Можете пратити Канбан систем и континуирано побољшавати своје текуће пројекте.

Предности:

• Нуди флексибилност
• Континуирана испорука
• Побољшана ефикасност и продуктивност
• Мање губљења времена

Примери:

Канбан систем управљања пројектима користи се у здравству, ИТ и развоју софтвера, производњи и маркетингу.

Алати:

#1. ЦлицкУп

Управљајте својим пројектима и задацима помоћу флексибилних приказа ЦлицкУп-а. Нуди превуци и испусти задатке, филтере, сортирање и још много тога са прилагодљивим Канбан системом.

Добијте потпуни преглед свог тимског пројекта и погледајте неколико токова посла у једном приказу. Можете лако да организујете своје колоне да бисте управљали пројектима на начин на који желите према статусу, приоритетима, додељеним особама и још много тога.

#2. нТаск

Управљајте својим радним токовима уз комуникацију у реалном времену и транспарентност пројеката и напуните их Канбан таблама. нТаск дефинише прилагођене статусе у својим таблама да одражавају фазу завршетка задатка. Можете да усмерите своје имејлове и елиминишете ручно креирање задатака на његовој табли.

Шест сигма управљање пројектима

Извор: ОпЕк Леарнинг

Сик Сигма је техника управљања пројектима која се користи да се открије основни узрок сложених проблема. Следи структурирани приступ и користи итеративни процес да би разумео квалитет текућих пројеката, утврдио узрок проблема и добио решења.

принципи:

• Фокусира се на купце
• Процените кораке процеса и пронађите проблем
• Уклоните недостатке и недостатке
• Укључује заинтересоване стране
• Флексибилан са системом који реагује

Предности:

• То вам омогућава да разумете променљиве циљеве и захтеве купаца
• Побољшан квалитет и испорука
• Смањен отпад
• Развој моћних процеса и производа
• Унапријеђене конкурентске позиције на тржишту

Примери:

Техника управљања пројектима Сик Сигма се користи у различитим индустријама, укључујући услуге управљања ланцем снабдевања, ваздухопловство, финансије, инжењеринг, здравствену заштиту, угоститељство и још много тога.

Метода критичне путање

Извор: Априка пословна решења

Метода критичне путање је алгоритам корак по корак који дефинише критичне и некритичне процесе или задатке са циљем да спречи проблеме са планирањем. Погодан је за пројекте који се састоје од вишеструких активности које међусобно делују на сложен начин.

принципи:

• Карактеризација пројеката
• Основне компоненте потребне за завршетак пројекта
• Захтеви пројекта

Предности:

• Ефективно заказивање
• Контрола трошкова
• Побољшано управљање пројектима
• Олакшана расподела тима за различите задатке

Примери:

Цритицал Патх Метход управља различитим пројектима, укључујући развој софтвера, планирање догађаја, производњу и конструкцију.

Алати:

#1. ПМЦалцулаторс

ПМЦалцулаторс нуде врхунске алате за цртање дијаграма активности на пројектним чворовима и израчунавање критичне путање за највише 50 активности. Израчунајте време раног почетка и завршетка, застоја и времена касног почетка и завршетка користећи овај метод.

Користећи ПЕРТ методу, добијте стандардну варијансу, девијацију и процењено време за сваку активност. Израчунајте вероватноћу завршетка пројекта према датом распореду, процените цену његовог пада и смањите његово трајање.

#2. АтоЗматх

АтоЗматх нуди метод критичног пута и ПЕРТ калкулатор тако да можете да решавате сложене проблеме корак по корак. Омогућава вам да добијете тренутна решења за проблеме са вашим производом.

ПРИНЦЕ2

ПРОЈЕКТИ У контролисаном окружењу (ПРИНЦЕ2) је методологија управљања пројектима која се користи у различитим земљама и која се фокусира на контролу и организацију током целог пројекта. Ово је линеарни оквир заснован на процесу који се фокусира на иницијативе које су у покрету.

принципи:

• То захтева да имате јасне потребе, улоге и одговорности, реалне користи и детаљно управљање трошковима.
• Континуирано учење
• Пројектни одбори постављају заједничке захтеве
• Тимови морају водити регистар квалитета
• Метод може задовољити специфичне потребе пројекта

Предности:

• Нуди флексибилност
• Једноставна методологија за почетнике
• Погодан је за било који тип пројекта

Примери:

ПРИНЦЕ2 се може користити у јавном сектору, индустрији нафте и гаса, грађевинарству, ИТ-у, банкарству, инжењерингу, управљању операцијама, маркетингу и још много тога.

Алати:

#1. Асана

Примените ПРИНЦЕ2 методологију са Асана и поједноставите управљање током рада. Можете бирати из библиотеке шаблона тока посла или креирати прилагођене токове посла да бисте поједноставили процесе.

Помаже вам да усмерите пројекат, започнете пројекат, управљате границама фазе, контролишете фазу, управљате испоруком производа и затворите пројекат.

#2. ПМБОК

Тело знања за управљање пројектима (ПМБОК) је збирка најбољих пракси, процеса, смерница и терминологија у вези са управљањем пројектима. Може да се развија током времена и представља суштински ресурс за вашу организацију.

Поред тога, ПМБОК вам може помоћи да стандардизујете праксе у различитим одељењима, спречите неуспехе пројекта и прилагодите процесе према специфичним потребама.

Управљање зарађеном вредношћу

Управљање зарађеном вредношћу је метод који објективно мери напредак и учинак. Може да комбинује мерење обима, трошкова и времена и може да да прецизне прогнозе проблема са перформансама, омогућавајући вам да ефикасно управљате пројектима.

принципи:

• Захтева од вас да унапред финализујете обим посла, разбијајући га на мале делове и додељујући их члановима тима
• Потребан је неко да контролише распоред, трошкове и техничке циљеве
• Мерење учинка мора укључивати обим посла, трошкове, циљеве, евидентиране и стварне трошкове и достигнућа
• Анализа варијација плана, припрема процене и предвиђање утицаја
• Коришћење података о зарађеној вредности у процесима управљања

Предности:

• Нуди видљивост података о зарађеној вредности у реалном времену
• Омогућава реално планирање пројекта
• Тачан распоред и мерење буџета
• Елиминише ризике
• Побољшава мотивацију и одговорност

Примери:

ИТ, одбрана, владине агенције, комерцијални сектор, итд., користе ову технику.

Алати:

#1. Вођа пројекта

Планирајте пројекте, управљајте ресурсима и градите токове посла помоћу робусних функција ПројецтМанагер-а. Можете да унесете тачност, увид и агилност у своје портфеље пројеката. Са својом мобилном апликацијом, можете одмах ажурирати задатке из продавнице или радилишта.

Менаџери пројеката могу лако да сарађују на пројектима без угрожавања критичних информација користећи прилагођене улоге софтвера за управљање пројектима, токове рада за одобравање, корисничке дозволе, техничку безбедност, ограничења пројекта итд.

Закључак

Као менаџер пројекта, морате знати различите технике управљања пројектима и његове предности. Свака техника о којој сам горе говорио је за управљање пројектима, али са другачијим принципом.

Такође можете користити одговарајуће алате за управљање пројектима за планирање, организовање, извршавање и праћење текућих пројеката кроз различите функције и могућности.

Затим погледајте Сцрумбанову методологију за менаџере пројеката.

Да ли је овај чланак био од помоћи?

Хвала на повратним информацијама!