Технике управљања пројектима које ће вас учинити професионалцем

Различите стратегије управљања пројектима

Технике управљања пројектима омогућавају организацијама да ефикасно планирају, прате, реализују и успешно заврше пројекте у оквиру задатих рокова. У сваком пројекту, кључно је уложити максималан напор приликом креирања производа и услуга, како би се осигурала њихова вредност. С обзиром на то да пројекти укључују различите процесе, задатке и људе, неопходно је имати средства за ефикасно управљање свим аспектима.

Да би се успешно руководило пројектима, било да су једноставни или сложени, важно је разумети различите методологије управљања пројектима и њихову применљивост. У овом чланку, детаљно ћемо размотрити различите технике управљања пројектима, њихове принципе, предности и доступне алате.

Кренимо!

Шта је управљање пројектима?

Управљање пројектом представља процес у којем се користе специфична знања, алати, технике и вештине за организацију, контролу и успешно окончање пројекта и задатака унутар одређеног временског оквира, уз испоруку вредности и квалитета. Овај процес укључује формирање тима са одговарајућим вештинама за постизање циљева пројекта, у оквиру расположивих ресурса. Основни фактори који ограничавају управљање пројектима су време, обим и буџет. Додатна ограничења укључују оптимизацију неопходних улазних елемената и њихову примену за постизање жељеног циља.

Примарни циљ управљања пројектом је завршити пројекат унутар рока, или чак пре њега, уз истовремено испуњавање свих захтева клијента. Ефикасно управљање пројектима захтева од пројектних менаџера широк спектар вештина, осим техничког знања неопходног за обављање задатака. Те вештине укључују ефективну комуникацију, емоционалну интелигенцију, прилагодљивост, мултикултуралну компетенцију, вештине управљања временом и решавање конфликата.

Различите технике управљања пројектима

Агилно управљање пројектима

Агилно управљање пројектима представља итеративни приступ који укључује планирање и управљање процесима развоја софтвера корак по корак. Пројекти развоја софтвера се разбијају на мале циклусе, познате као итерације или спринтови.

Принципи:

• Обезбедити континуирану и рану испоруку корисницима.
• Флексибилно прихватати захтеве корисника.
• Испоручити вредност и очекиване резултате на крају пројекта.
• Уклонити препреке и поједноставити задатке.
• Оснажити и мотивисати тимове.
• Подстицати ефективну комуникацију.
• Одржавати доследан темпо рада.
• Повећати агилност и флексибилност тимова.
• Прилагодити начин рада.

Предности:

• Побољшана фокусираност на специфичне захтеве корисника.
• Омогућава бољу контролу над пројектима.
• Смањено расипање кроз оптимизацију потрошње ресурса.
• Брже време за реализацију пројекта, уз одржавање квалитета.
• Повећане шансе за успех пројекта, захваљујући поједностављеним и прилагођеним напорима.
• Омогућава брже и јасније откривање недостатака или проблема производа.
• Унапређен укупни процес развоја, што доводи до бољих резултата.

Примери:

• Корисници износе проблеме са камером, пуњењем, корисничким интерфејсом, итд., а развојни тимови раде на исправљању тих проблема кроз нова ажурирања.
• Приликом покретања нове веб странице, неопходно је прикупити захтеве, написати кратак преглед веб странице, дизајнирати и развити је, извршити тестирање и прилагодити измене.

Алати:

#1. Атлассиан

Примените агилну методологију управљања пројектима за ваш програм развоја софтвера уз помоћ Jira софтвера. Овај софтвер подржава агилне методологије, било да је реч о Канбану, Сцруму, или вашим прилагођеним методама.

Од агилних табли до мапа пута, извештаја и интеграција, можете планирати, управљати и пратити развој агилног софтвера са једне платформе. Добијате алате за планирање спринта, управљање верзијама, једноставно уређивање задатака, тачке за причу и таблу за праћење напретка. Можете користити дозволе за спринт, прилагођене типове проблема, токове посла и чворишта издања за праћење и управљање спринтовима.

#2. Wrike

Омогућите бржу и континуирану испоруку ваших спринтова уз Wrike. Овај агилни софтвер за управљање пројектима помаже вашем тиму да сарађује, комуницира и обавља посао брже, све са једне локације. Помаже у унапређивању тока посла и континуираном праћењу рокова, како би ваши пројекти увек били у току.

Уз Wrike, учините испоруку вашег пројекта једноставном и омогућите свом тиму да лако дели информације и одређује приоритете задатака. Можете поједноставити свој пројекат, ефикасно користити све ресурсе и завршити процес развоја у року.

Scrum управљање пројектима

Scrum управљање пројектом је техника управљања која даје предност инкременталној и итеративној испоруци производа кроз заједничко доношење одлука и континуиране повратне информације.

Scrum фиксира трошкове и време како би контролисао потребе за ресурсима, користећи церемоније сарадње, честе циклусе повратних информација, приоритетне заостале производе и временске оквире.

Принципи:

• Контрола над процесом која укључује инспекцију, прилагођавање и транспарентност.
• Самоорганизација.
• Одређивање приоритета на основу вредности.
• Сарадња.
• Временско ограничавање.
• Интерактивни развој.

Предности:

• Омогућава развојним тимовима да ефикасно и брзо заврше испоруку.
• Осигурава ефикасно коришћење финансија и времена.
• Дели велике пројекте на мање, лако управљиве спринтове.
• Омогућава тестирање развоја током сесије прегледа.
• Прикупља повратне информације од заинтересованих страна и корисника.
• Током Scrum састанака, напори појединаца су јасније видљиви.

Примери:

• Развој новог софтвера: тимови могу брзо развити и применити нове функције софтверског решења.
• Маркетинг: Scrum помаже у решавању сложених проблема учећи из претходних података и омогућава вашем тиму да планира у складу с тим.

Алати:

#1. Smartsheet

Помоћу Smartsheet-а можете управљати програмима, процесима и пројектима који се повећавају. Овај алат нуди скуп токова посла, приказа, контролних табли и извештаја који се могу прилагодити вашим захтевима. Такође можете прикупљати и пратити своје ресурсе, планове и распореде.

Можете комбиновати корисничко искуство са конзистентношћу пројекта и подстицати испоруку пројекта, усклађивање и резултате. Smartsheet вам омогућава да управљате креативним и маркетиншким пословима, људима и садржајем, и да се ускладите са својим приоритетима, циљевима и људима.

#2. Miro

Унапредите свој пројекат кроз планирање спринта, дневне Scrum састанке и још много тога уз помоћ Miro. Овај алат вам помаже да своје идеје претворите у стварност помоћу планера, шаблона и Канбан табли. Добијате једно чвориште за свој пројекат како бисте смањили време припреме и створили боље искуство за ваш агилни тим.

Miro-ов приватни режим омогућава вам да побољшате своје агилне токове посла. Можете визуелизирати зависности и пројекте на једном месту и проценити време потребно за сваки задатак. Поред тога, можете побољшати сарадњу помоћу његове моћне вештачке интелигенције.

Lean управљање пројектима

Lean управљање пројектима је процес који користи Lean концепте као што су Lean производња, Lean размишљање и Lean конструкција.

Примарни циљ је максимизирање вредности и минимизирање расипања. Овај приступ помаже у организовању пројеката како би се испунили захтеви и услови тржишта променом организационих и функционалних распореда.

Принципи:

• Идентификујте вредност: Први принцип је идентификовање вредности производа. Ваша заинтересована страна, клијент или купац дефинише вредност, која може бити цена, временски оквир или квалитет.
• Мапирајте ток вредности: Ово подразумева дијаграм вашег идеалног и тренутног тока посла од почетка до краја пројекта. Упоређивањем ових мапа, можете открити расипање и максимизирати ефикасност.
• Креирајте ток: Након упоређивања, неопходно је прерадити план пројекта уклањањем расипања. Ово се може постићи рашчлањивањем сваке фазе процеса развоја производа и њиховим преконфигурисањем по потреби.
• Успоставите повлачење: Систем повлачења помаже вашем предузећу да ефикасно управља током посла. Повлачи посао из претходних процеса како би испунио тачне захтеве ваших корисника.
• Континуирано побољшање: Тежња ка савршенству кроз континуирана побољшања је пети принцип управљања Lean пројектима. У складу са захтевима клијената или корисника, мораћете да анализирате вредност производа и ток посла како бисте смањили расипање.

Предности:

• Побољшана ефикасност и продуктивност.
• Смањено време испоруке.
• Мањи трошкови складиштења и залиха.
• Смањени укупни трошкови.
• Виши квалитет производа или услуге.
• Повећано задовољство корисника.

Пример:

• Lean управљање пројектима у производњи: Lean се често примењује у производној индустрији за елиминисање расипања (Муда). Ово такође укључује расипање које настаје због јаловине (Мури) и неуједначености у радним оптерећењима (Мура).

Управљање пројектима водопада

Извор: Lucidchart

Управљање пројектом водопада је методологија која прати структуриран и секвенцијални приступ за завршетак пројекта. Ова техника нуди најједноставнији начин управљања целим пројектом.

Ова техника има за циљ да узме у обзир потребе купаца и заинтересованих страна током фазе планирања, распореди их у секвенцијалне и линеарне планове пројекта и придржава се тог плана.

Принципи:

• Секвенцијална структура: Модел водопада раздваја ваше операције у различите фазе. Можете прећи на следећу фазу након што завршите тренутну. Ово значи да нећете имати простора за поновни преглед фазе или промену њеног тока након што је завршена.
• Минимална укљученост корисника: Овај модел подразумева минималну интеракцију са корисницима, јер све операције почињу тек након што се утврде циљеви и захтеви корисника.
• Снажна документација: Овај модел захтева детаљну документацију свих циљева, процеса развоја и резултата. У овој документацији ћете пронаћи све, од временске линије до руте за решавање проблема.

Предности:

• Пружа јасну структуру кроз секвенцијално моделирање различитих фаза.
• Омогућава глатко преношење информација.
• Омогућава вам ефикасно управљање и дефинисање циљева.
• Прати линеарни приступ како би се избегло одступање од првобитног плана.

Примери:

Овај тип управљања пројектима се често примењује у производним или грађевинским пројектима, као што су уређаји, аутомобили, електроника, зграде, канцеларије, итд.

Алати:

#1. ProjectManager

Лако успоставите фазе и зависности задатака помоћу ProjectManager-овог софтвера за управљање пројектима водопада. Овај алат нуди функцију превлачења и испуштања која помаже у прилагођавању распореда пројеката.

Можете лако креирати планове водопада, направити временску линију и поставити прекретнице. Овај алат пружа извештаје о напретку, олакшава сарадњу тимова, омогућава планирање водопада, приказује контролну таблу пројекта, нуди више приказа и још много тога.

#2. Asana

Искористите флексибилну платформу за управљање водопадима која је једноставна за коришћење, како бисте заједно и брже испоручили квалитетне пројекте. Asana вам омогућава да управљате сложеним пословима користећи приказ листе, временске линије и табле. Можете повезати своје пословне алате ради сарадње, комуникације и координисања рада са једне локације.

Kanban управљање пројектима

Kanban управљање пројектима се користи за побољшање токова посла, фокусирање тима и смањење неефикасности и расипања.

Овај приступ није заснован на церемонијама, улогама и спринтовима, већ је флексибилан и лако се прилагођава структури тима и постојећим улогама категоризацијом задатака на Канбан табли.

Принципи:

• Визуализујте свој ток посла на Канбан табли како бисте представили рад у свом инвентару.
• Поставите ограничење напретка рада који се може обавити одједном у колони.
• Фокусирајте се на ток како бисте пратили прекиде и побољшали се у складу са тим.
• Пратите Канбан систем и континуирано унапређујте своје пројекте.

Предности:

• Нуди флексибилност.
• Омогућава континуирану испоруку.
• Побољшава ефикасност и продуктивност.
• Смањује губљење времена.

Примери:

Канбан систем управљања пројектима се користи у здравству, ИТ-у и развоју софтвера, производњи и маркетингу.

Алати:

#1. ClickUp

Управљајте пројектима и задацима помоћу флексибилних приказа ClickUp-а. Овај алат нуди превлачење и испуштање задатака, филтере, сортирање и још много тога, уз прилагодљив Канбан систем.

Добијте потпуни преглед тимског пројекта и прегледајте неколико токова посла у једном приказу. Можете лако организовати своје колоне како бисте управљали пројектима на жељени начин, на основу статуса, приоритета, додељених особа и још много тога.

#2. nTask

Управљајте радним токовима уз комуникацију у реалном времену и транспарентност пројеката, а све то захваљујући Канбан таблама. nTask дефинише прилагођене статусе у својим таблама како би одражавао фазу завршетка задатка. Можете да преусмерите своје имејлове и елиминишете ручно креирање задатака на његовој табли.

Шест сигма управљање пројектима

Извор: Opex Learning

Six Sigma је техника управљања пројектима која се користи за откривање основног узрока сложених проблема. Ова техника следи структурирани приступ и користи итеративни процес како би се разумео квалитет текућих пројеката, утврдио узрок проблема и дошло до решења.

Принципи:

• Фокусирајте се на кориснике.
• Процените кораке процеса и пронађите проблеме.
• Уклоните недостатке и слабости.
• Укључите заинтересоване стране.
• Будите флексибилни са системом који реагује.

Предности:

• Омогућава вам да разумете променљиве циљеве и захтеве корисника.
• Унапређује квалитет и испоруку.
• Смањује расипање.
• Олакшава развој моћних процеса и производа.
• Унапређује конкурентске позиције на тржишту.

Примери:

Техника управљања пројектима Six Sigma се користи у различитим индустријама, укључујући услуге управљања ланцем снабдевања, ваздухопловство, финансије, инжењеринг, здравство, угоститељство и још много тога.

Метода критичне путање

Извор: Aprika пословна решења

Метода критичне путање је алгоритам корак по корак који дефинише критичне и некритичне процесе или задатке, са циљем спречавања проблема са планирањем. Ова метода је погодна за пројекте који се састоје од више активности које међусобно делују на сложен начин.

Принципи:

• Карактеризација пројеката.
• Утврђивање основних компоненти потребних за завршетак пројекта.
• Дефинисање захтева пројекта.

Предности:

• Ефективно заказивање.
• Контрола трошкова.
• Побољшано управљање пројектима.
• Олакшана расподела тима за различите задатке.

Примери:

Метода критичне путање се користи у управљању различитим пројектима, укључујући развој софтвера, планирање догађаја, производњу и конструкцију.

Алати:

#1. PMCalculators

PMCalculators нуди алатке за креирање дијаграма активности на пројектним чворовима и израчунавање критичне путање за до 50 активности. Израчунајте време раног почетка и завршетка, застоје и време касног почетка и завршетка користећи ову методу.

Користећи ПЕРТ методу, добијте стандардну варијансу, девијацију и процењено време за сваку активност. Израчунајте вероватноћу завршетка пројекта према датом распореду, процените цену његовог пада и смањите његово трајање.

#2. AtoZmath

AtoZmath нуди метод критичне путање и ПЕРТ калкулатор, како бисте могли решавати сложене проблеме корак по корак. Овај алат вам омогућава да брзо добијете решења за проблеме са вашим производом.

PRINCE2

ПРОЈЕКТИ У контролисаном окружењу (PRINCE2) је методологија управљања пројектима која се примењује у многим земљама и која је фокусирана на контролу и организацију током целог пројекта. Ово је линеарни оквир заснован на процесима који је фокусиран на иницијативе које су у току.

Принципи:

• Захтева јасне потребе, улоге и одговорности, реалне користи и детаљно управљање трошковима.
• Омогућава континуирано учење.
• Пројектни одбори постављају заједничке захтеве.
• Тимови морају да воде евиденцију квалитета.
• Метод се може прилагодити специфичним потребама пројекта.

Предности:

• Нуди флексибилност.
• Представља једноставну методологију за почетнике.
• Погодан је за било који тип пројекта.

Примери:

PRINCE2 се може користити у јавном сектору, индустрији нафте и гаса, грађевинарству, ИТ сектору, банкарству, инжењерингу, управљању операцијама, маркетингу и још много тога.

Алати:

#1. Asana

<img decoding=“async“ src=“https://wilku