Softver za upravljanje zadacima je ključan za koordinaciju vašeg tima i ubrzanje procesa realizacije projekata.
Ovi alati unapređuju komunikaciju, kako unutar tima, tako i sa eksternim saradnicima, olakšavajući protok posla čak i kada se suočavate sa novim projektima ili promenom prioriteta.
Kako vaš posao raste, organizacija i upravljanje zadacima postaje sve kompleksnije. Neophodna je besprekorna saradnja između zaposlenih, odeljenja i timova kako bi se osigurao pravovremen završetak posla.
Jedan izveštaj pokazuje da čak 80% zaposlenih provede skoro polovinu radne nedelje prepravljajući posao zbog loše komunikacije. Isti izveštaj ističe da 46% vođa timova priznaje da je najveći problem završavanje projekata u zadatom roku.
Srećom, softver za upravljanje projektima je tu da reši ove izazove!
Isti izveštaj otkriva da softver za upravljanje zadacima može uštedeti u proseku 498 radnih sati godišnje po zaposlenom. Ovo znači da više ne morate da se borite sa nepreglednim kontrolnim tablama, dosadnim tabelama, lepljivim beleškama koje se lako gube, teškoćama u određivanju prioriteta zadataka ili pretraživanju i sortiranju e-mailova.
U ovom članku, predstaviću vam neke od najboljih alata za upravljanje zadacima koji vam mogu pomoći da iskoristite moć automatizacije i efikasno upravljate projektima uz poboljšanu komunikaciju.
Dakle, krenimo u potragu!
Ali prvo, da definišemo:
Šta je softver za upravljanje zadacima?
Softver za upravljanje zadacima je organizovan alat za identifikaciju, dodeljivanje, upravljanje i praćenje zadataka za vas i vaš tim.
Dolazi sa intuitivnom kontrolnom tablom na kojoj možete videti sve ključne informacije, kao što su broj zadataka, nivoi prioriteta, vreme i rokovi za svaki od njih. Pomaže vam da prilagodite raspored rada na osnovu dostupnosti posla i sprečava konfuziju.
Moderni menadžeri zadataka nude brojne funkcije, podešavanja i integracije, omogućavajući vam da završite svoje projekte bez nepotrebnog stresa.
Efikasno organizovanje zadataka
Vaš tim i vi možete istovremeno raditi na više projekata svakog dana. To uključuje projektne zadatke, objave na društvenim mrežama, HR aktivnosti, fakturisanje, računovodstvo, zakazivanje sastanaka i još mnogo toga. Softver za upravljanje zadacima olakšava ovaj proces u poređenju sa tradicionalnim metodama poput olovke i papira ili Excel tabela.
Budite informisani o rokovima
Više projekata znači i više rokova, što može dovesti do konfuzije. Softver za upravljanje zadacima olakšava praćenje rokova prikazujući ih jasno uz svaki zadatak na vašoj kontrolnoj tabli. Takođe možete pratiti napredak svakog zadatka, kao i podzadataka.
Čak i ako zaboravite rok, ne brinite. Mnogi alati za upravljanje zadacima šalju automatska obaveštenja o rokovima putem e-pošte, omogućavajući vam da reagujete na vreme.
Efikasna saradnja
Možete razmenjivati ideje sa svojim timovima u realnom vremenu i pozivati članove tima da preduzmu akciju. Ne morate održavati duge sastanke da biste izgubili dragoceno vreme. Sve ovo možete postići uz elegantna i pametna rešenja koja nudi softver.
Sada je vreme da pogledamo neke od najboljih softvera za upravljanje zadacima.
Monday
Upravljajte svojim projektima efikasno, od osnovnih zadataka do složenog upravljanja portfoliom, uz pomoć Monday. Pored osnovnih funkcija, ovaj alat za upravljanje zadacima uključuje alokaciju resursa, prekretnice projekta, vremenski okvir i upravljanje rizikom.
Pregledajte svoje projekte koristeći robusne Gantove grafikone i upravljajte svim aspektima projekta, menjajte i kontrolišite zavisnosti, osnovnu liniju i prekretnice u svakoj fazi životnog ciklusa projekta. Pretvorite uvide u konkretne akcije i donosite poslovne odluke na osnovu podataka u realnom vremenu.
Možete prikupljati podatke iz različitih programa i projekata i centralizovati ih u jedinstvenom prikazu. Ažurirani podaci uživo pomažu vam da upravljate svojim poslom na osnovu trenutnog kapaciteta i da u skladu sa tim raspoređujete resurse. Brzo podesite prilagođenu automatizaciju kako biste primali obaveštenja o upravljanju zadacima, odobrenjima budžeta itd. i bili u toku sa trenutnim statusom projekta.
Okupite sve članove vašeg tima na zajedničkoj platformi, srušite komunikacijske barijere i uskladite njihove napore kako bi vaš projekat napredovao. Prilagodite tokove posla metodama kao što su Agile, Sprints, Waterfall itd., na osnovu potreba vašeg projekta.
Takođe možete odmah videti status projekta pomoću prilagodljivih kontrolnih tabli, koje pružaju jasan vizuelni prikaz. Monday podržava moćne integracije sa alatima kao što su Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier i mnogi drugi. Započnite sa ovim alatom uz 14-dnevnu BESPLATNU probnu verziju.
ClickUp
Prilagodite sve i upravljajte svojim zadacima kao profesionalac koristeći alatku ClickUp bogatu funkcijama. Pomaže vam da brzo ispravite i preuredite zadatke na osnovu novih zahteva projekta. Olakšava dodelu zadataka i timsku komunikaciju uz ćaskanje u realnom vremenu.
Možete prilagoditi ClickUp kako biste ga učinili fleksibilnim u skladu sa vašim potrebama, čak i do najsitnijih detalja koji vam mogu pomoći da završite projekat. ClickUp omogućava višestrukim primaocima, klasifikuje zadatke na osnovu prioriteta i omogućava vam da dizajnirate tokove posla i zatim ih duplirate gde god želite.
Možete koristiti praćenje vremena da zaustavite i pokrenete vreme koristeći globalni tajmer ugrađen u zadatke. Pregledajte svoje zadatke u različitim formatima, kao što su prikaz liste, prikaz table, prikaz kalendara, prikaz okvira, Gantov prikaz, prikaz obrasca, prikaz ugradnje, prikaz aktivnosti, prikaz mape, prikaz tabele, vremenska linija, mape uma i kao dokument, ćaskanje ili radno opterećenje.
Koristite komande sa kosom crtom da aktivirate priručne menije i efikasno prilagodite zadatke u vezi sa njihovim detaljima, birate opcije formatiranja, ugrađujete ili prilažete datoteke itd. Takođe dobijate šablone zadataka za višekratnu upotrebu za kreiranje procesa i događaja.
Druge uključene funkcije su filtriranje, pretraživanje i sortiranje zadataka; upravljanje zadacima koji se ponavljaju; traka sa više zadataka, definisana hijerarhija, trake sa zadacima, prevlačenje i ispuštanje prikaza, pominjanje zadataka i nacrti; podzadaci, kontrolne liste, grupno reprogramiranje, upravljanje portfoliom i epovima, podrška za web-hookove i još mnogo toga.
ClickUp pokazuje visoku dostupnost do 99,99% za prethodnu godinu i nudi vrhunsku privatnost i sigurnost. Podržava više od 1000 integracija sa alatima kao što su Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom i mnogi drugi.
Wrike
Poboljšajte isporuku na vreme i pojednostavite radno opterećenje koristeći Wrike kao softver za upravljanje zadacima kojem veruje više od 2,3 miliona korisnika širom sveta. Podelite posao na manje delove kojima se može upravljati uz prilagođene procese i prikaze.
Omogućite saradnju u realnom vremenu u zajedničkom prostoru kako biste organizovali sve informacije o projektu, ažuriranja i odluke. Izbegnite sastanke o statusu nudeći sveobuhvatne izveštaje i vidljivost projekta celom timu i vašem klijentu. Personalizujte kontrolnu tablu da biste kreirali važne liste obaveza i automatski sortirali zadatke po prioritetu i roku.
Postavite rokove, izveštavajte o napretku i razgovarajte o detaljima koristeći snagu automatizacije kako biste povećali stopu isporuke. Smanjite administrativne zadatke koristeći prilagođene obrasce zahteva i označavanje kolega koji su vam potrebni za izmene, upite ili zahteve u kontekstu.
Smanjite broj e-poruka i izbegnite stalno ponavljanje istog procesa koristeći alate za saradnju u aplikaciji. Planirajte projekte, definišite rezultate i donosite bolje odluke bez potrebe za sastavljanjem dugih e-mailova.
Bez obzira da li izaberete Agile ili Waterfall metodu, Wrike se može brzo prilagoditi u nekoliko sekundi, gde možete jasno videti zadatke u različitim prikazima kao što su Gantovi dijagrami, kalendari, Kanban table itd. Smanjite cikluse u procesu pregleda projekta pomoću ugrađenih rešenja za proveru kako biste dobili povratne informacije u punom kontekstu, proverite da li klijenti imaju najnovije verzije datoteka, lako razgovarajte o promenama i rešavajte probleme u realnom vremenu.
Generišite prilagođene izveštaje za nekoliko minuta koristeći šablon ili ih kreirajte od nule sa vrednim uvidima koje možete deliti i izvoziti. Pored toga, možete analizirati učinak i napredak pojedinačnih članova i tima u celini.
Povežite Wrike sa alatima koje već koristite, kao što su Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter i mnogi drugi.
Smartsheet
Smartsheet je alatka za upravljanje zadacima koju koriste vrhunski igrači u različitim industrijama. Njegova kontrolna tabla za upravljanje projektima objedinjuje sve podatke na jednom mestu, olakšavajući planiranje i saradnju.
Ovaj alat pokreće automatizaciju rada, gde možete podesiti okidače za automatizaciju zadataka koji se ponavljaju. Osim toga, možete vizualizovati sve u Gantovim prikazima, Kanban tabelama, karticama i mrežama kako biste dobili ključne informacije na način koji želite.
Pored toga, opremljen je izveštavanjem u realnom vremenu, pružajući potrebne uvide za korekcije kursa ako je potrebno.
Takođe možete integrisati Smartsheet sa poslovnim alatima koje možda već koristite, kao što su Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce itd.
Možete ga besplatno isprobati tokom 30 dana i videti zašto je to alat za upravljanje zadacima koji bira više od 90% kompanija sa liste Fortune 100.
Teamwork
Kreirajte zadatke sa neuporedivom granularnošću, kao i prilagođavanjem na osnovu vašeg ciljanog korišćenja Teamwork. Daje vam potpunu vidljivost i mogućnost da uočite uska grla i popravite ih na planiranim i dodeljenim zadacima.
Kontrolišite svoje zadatke dodavanjem oznaka, pravilnom raspodelom, procenom vremena i postavljanjem rokova. Zamislite kako vaš tim provodi vreme na različitim zadacima, pogledajte liste stavki i strateški odlučite o procenama. Koristite šablone da biste pojednostavili tok posla i automatizovali periodični rad kako biste smanjili pritisak administratora i primenili najbolje prakse upravljanja.
Oni nude različite šablone koji vam mogu pomoći da uštedite vreme, ubrzate rad i poboljšate procese. Ovi šabloni su za upravljanje projektima i zadacima i uključivanje klijenata kako bi se podstakli bolji poslovni odnosi.
Teamwork nudi mobilne aplikacije tako da možete raditi sa bilo kog mesta, korisničku podršku bez premca i hosting u Severnoj Americi, Australiji i Evropi. Oni održavaju visoke standarde bezbednosti za zaštitu vaših podataka. Integrira se sa HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack i još mnogo toga.
Paymo
Završite projekte na vreme i radite na više zadataka istovremeno uz samopouzdano korišćenje Paymo. Pomaže u planiranju zadataka sa ključnim detaljima, efikasnoj saradnji sa vašim timom i lakom praćenju napredovanja zadataka.
Grupišite zadatke da biste ih strukturirali i dodelili kolegama u nekoliko klikova. Imajte pregled svih zadataka, kao i zadataka vaših podređenih, ako ste menadžer. Dodelite status prioriteta različitim zadacima, kao što su nizak, normalan, visok ili kritičan i efikasno napredujte sa poslom i završite ih u zadatim rokovima.
Paymo ima detaljan prikaz zadataka za ćaskanje sa kolegama u realnom vremenu. Vi odlučujete ko može da prima obaveštenja o ažuriranjima. Priložite datoteke sa Google diska ili računara i neprimetno ih organizujte u svoj projekat. Takođe možete direktno pregledati datoteke u pregledaču i preuzeti ih.
Paymo nudi različite tipove prikaza, kao što su Kanban tabla, Simple, Gantt Chart, Calendar i Table, tako da možete izabrati one koji odgovaraju vašem projektu. Možete čak dodati napredne filtere da biste personalizovali prikaz zadatka. Kreirajte i zakačite prekretnice na svoju listu zadataka i označite ključna dostignuća u životnom ciklusu projekta.
Nikada ne propustite rokove za zadatke tako što ćete podesiti upozorenja koja vas obaveštavaju putem e-pošte kada dođe navedeni datum. Pretvorite zadatke ili projekte koji se ponavljaju u šablone i izbegavajte da ih pravite od nule. Takođe imate mogućnost da duplirate projekte sa odabranim elementima.
Asana
Upravljanje zadacima i njihovo praćenje postaje lako ako imate Asana uz sebe. Pomaže vam da upravljate svim aspektima projekta od početka, delegirajući zadatke članovima tima i postavljajući određene rokove kako biste osigurali da vaši projekti budu završeni na vreme.
Ovaj alat vam omogućava da odredite prioritete zadataka, tako da svi u vašem timu mogu da razumeju koje zadatke treba prvo da završe. Na ovaj način, vaš tim može efikasno planirati i biti produktivan. Asana pomaže u poboljšanju saradnje deljenjem datoteka, ideja, povratnih informacija itd., što omogućava kolegama da pristupe ključnim informacijama kada im zatrebaju. Dobijate impresivne funkcije, uključujući prikaze više zadataka, kao što su:
- Prikaz liste za mapiranje zadataka na listi i organizovanje detalja na jednom mestu.
- Prikaz tabli za organizovanje rada na tabli, kao što su lepljive beleške, tako da možete brzo prelaziti kroz faze.
- Prikaz kalendara da biste uočili preklapanja i rupe u rasporedu zadataka, kako biste mogli brzo da izvršite prilagođavanja.
- Prikaz vremenske linije za mapiranje rada na određenoj vremenskoj liniji, gde možete videti odnos između različitih zadataka i pratiti ih čak i ako se vaši planovi promene.
Druge funkcije uključuju slanje neograničenih poruka, evidencije aktivnosti, skladištenje datoteka od 100 MB po datoteci, saradnju sa najviše 15 članova, pregled nosilaca i rokova, sažetak i pregled projekta, integracije za praćenje vremena i više od 100 integracija sa vašim svakodnevnim aplikacijama.
Asanina mobilna aplikacija je takođe dostupna i na App Store-u i na Google Play-u, tako da možete da upravljate zadacima sa bilo kog mesta i pravite brze izmene u realnom vremenu. Osnovna verzija Asane je besplatna za korišćenje.
Njihovi plaćeni planovi počinju od 10,99 USD (kada se plaćaju godišnje) za dodatne funkcije kao što su intuitivne kontrolne table, prilagođena polja, napredno izveštavanje i pretraga, neograničeni saradnici, obrasci, pravila, konzola administratora, prekretnice i još mnogo toga.
Notion
Jedan od najboljih menadžera zadataka na ovoj listi je Notion, bez sumnje. Pomaže vam da planirate, sprovodite i pratite svoje projekte na jednom mestu, istovremeno olakšavajući besprekornu saradnju sa vašim timom. Držite vaš tim usklađenim sa zajedničkom mapom puta projekta kako biste izbegli zabunu.
Kada god dobijete ideju, možete je podeliti i dokumentovati zadatke u bazi podataka, ubrzavajući realizaciju projekta. Notion vam omogućava da prilagodite sve, da dodate i definišete svojstva baze podataka za generisanje produktivnog toka posla.
Možete pregledati podatke na različite načine – kao tablu, kalendar, tabelu ili ih filtrirati prema svojstvima. Objedinite svoj rad, pri čemu svaka stavka ima zasebnu stranicu. Dobićete novo platno za svaki zadatak, a takođe možete kreirati stranicu unutar stranice i držati povezane zadatke na jednom mestu.
Dodajte korisne informacije u projekte, kreirajte drugu bazu podataka, pratite podzadatke, dodajte filtere da biste videli svoje zadatke i lako prelazite između projekata. Započnite razgovore, ostavite komentare i pozovite kolege da unaprede posao bez obzira na lokaciju ili vremensku zonu.
Notion vam omogućava da radite na istom projektu istovremeno sa drugim kolegama kako biste omogućili saradnju u realnom vremenu. Obaveštava vas o pominjanjima i komentarima na projekat, tako da možete brzo da odgovorite svom timu i uštedite vreme provedeno na proverama statusa ili sastancima.
Počnite da koristite Notion, koji je takođe dostupan kao web aplikacija i desktop aplikacija koju možete preuzeti za Mac, Windows, iOS i Android. Bezbedan je sa SSL enkripcijom i 100% arhitekturom zasnovanom na oblaku zaštićenom VPC-om i bezbednosnom revizijom tromesečno. Pored toga, on takođe uključuje SAML pojedinačnu prijavu u njihov Enterprise plan kako bi vam pomogao da upravljate korisničkim pristupom u velikom obimu.
Todoist
Koristite Todoist da povećate svoje samopouzdanje da svi vaši projekti napreduju pravom brzinom i budu završeni na vreme zahvaljujući efikasnom upravljanju zadacima i organizaciji. Pregledajte svoje projekte jasno i pratite svaku aktivnost, tako da lako kontrolišete stvari i nikada ne propustite ažuriranje.
Koristite „brzo dodavanje“ da biste snimili zadatke, organizovali ih za nekoliko sekundi i zapamtili rokove sa periodima koji se ponavljaju. Fokusirajte se na prave stvari tako što ćete dati prioritet zadacima, odlučiti šta je sledeće, kreirati podzadatke i odeljke i dodati favorite da biste imali na umu glavne projekte, filtere ili oznake.
Podelite svoj posao tako što ćete delegirati zadatke, učiniti ključne informacije dostupnim svima uz komentare i nadgledati promene. Postavite ciljeve dnevno ili nedeljno i vizualizujte napredak i trendove produktivnosti. Alat dolazi sa Todoist Karma, koji vam dodeljuje poene kada završite zadatke i nastavite sa svojim nizovima, a takođe možete prikazati napredak u šarenim grafikonima.
Organizujte projekte sa jednostavnim ili detaljnim izgledima; prevucite i postavite zadatke gde god želite. Todoist takođe nudi prelepe šablone, tako da možete brzo pripremiti plan proizvoda, dnevni red sastanka, nedeljni pregled itd.
Integrirajte Todoist sa aplikacijama koje koristite, tako da ne morate da surfujete od jedne aplikacije do druge; sve možete centralno organizovati ovde. Možete ga povezati sa više od 10 aplikacija i dodataka, uključujući Dropbox, Alexa, Google Calendar itd.
Trello
Trello je poznati alat za upravljanje zadacima koji je više od 1 milion timova svih veličina izabralo da upravlja svojim projektima, sarađuje i poboljšava svoju produktivnost. Radi na jedinstven način da zadovolji zahteve kako pojedinaca, tako i velikih preduzeća. Možete početi da koristite Trello tablu, kartice i liste da biste uočili razliku.
Možete proširiti i prilagoditi zadatke dodatnim funkcijama kako timski rad napreduje. Trello nudi intuitivne funkcije za sastanke, događaje, projekte i postavljanje ciljeva. Trello tabla vam pomaže da dodelite zadatke, postavite vremenske okvire, sadrži metriku produktivnosti, kalendare i više prikaza i prikazuje statistiku.
Koristite Trello kartice da organizujete posao, pratite ih i delite sa kolegama. Možete da otvorite karticu da biste pronašli kontrolne liste, priloge, rokove, razgovore itd. Usredsredite se na važne stvari i prepustite automatizaciju da se pobrine za ostalo uz Trello koji sadrži ‘Butler’ da smanji dosadne zadatke ili klikove.
Koristi komande za obradu prirodnog jezika (NLP) kako bi vam omogućio automatizaciju bez koda. Fino podesite specifične potrebe tako što ćete povezati Trello sa moćnim aplikacijama, kao što su Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive i mnoge druge. Preuzmite aplikaciju Trello na svoj iOS ili Android pametni telefon da biste je besprekorno koristili u bilo kom trenutku.
nTask Manager
Kada je u pitanju softver za upravljanje projektima, kompanije obično traže alat za analizu, planiranje, saradnju i upravljanje svakodnevnim zadacima. Tu nastupa nTask Manager, poznat kao moćan softver za upravljanje projektima. Ima potencijal da pojednostavi planiranje projekta za tim i olakša upravljanje zavisnostima zadataka, resursima, finansijskim rezimeom, planiranjem projekta i rezultatima.
nTask Manager nudi nekoliko funkcija, kao što su upravljanje sastancima, praćenje problema, lista zadataka, rasporedi, upravljanje rizicima i Kanban tabla. Takođe, možete integrisati ovaj alat sa omiljenim aplikacijama za uspeh projekta.
Ovaj alat je prepun funkcija, kao što su:
- Budžet i finansijski rezime
- Projektno planiranje
- Postavljanje prekretnica
- Alokacija resursa
- Povezivanje projekata i dodeljivanje zadataka
- Unapred definisani šabloni ploča
- Prilagođeni statusi
- Neograničene Kanban table
- Priložite dokumente i komentare
- Višestruki primaoci
- Prioritet i status zadatka
- Postavljanje stvarnih i planiranih datuma
- Linija napretka
- Zavisnosti zadataka
- Kreiranje podzadataka
nTask nudi veću fleksibilnost i efikasnost prilikom upravljanja zadacima i održavanja fokusa. Takođe se mogu poboljšati mogućnosti donošenja odluka pomoću ovog alata postavljanjem zavisnosti i dodavanjem zadataka. Cilj je da se obezbedi transparentnost među članovima tima, održi odgovornost i poboljša komunikacija unutar tima.
Ovaj alat je idealan za praćenje vremena provedenog na zadacima i generisanje izveštaja o vremenskom rasporedu. Dolazi sa automatskim tajmerom, ručnim unosom vremena, podnošenjem rasporeda i odobrenjem/povlačenjem rasporeda. Korisnici takođe mogu dobijati ažurirane informacije o sastancima koji se ponavljaju, sinhronizovati sastanke sa kalendarom, pratiti odluke ili radnje i razgovarati o beleškama ili dnevnim redovima sastanaka.
Zaključak
Upravljanje projektima je postalo mnogo lakše sa pojavom alata za upravljanje zadacima. Zato izaberite bilo koji od njih da kreirate zadatke, dodelite ih članovima svog tima, pratite njihov napredak, efikasno sarađujete i prikupljate uvide.
Siguran sam da ćete završiti više projekata na vreme sa visokokvalitetnim rezultatima koristeći softver.