Kada zaposleni zatraži slobodno vreme, to često može stvoriti zabrinutost oko toga kako će to uticati na celokupno poslovanje. Međutim, zahvaljujući naprednim sistemima za upravljanje odsustvima, briga oko složenosti praćenja odsustava je stvar prošlosti.
Ova inovativna rešenja su osmišljena da efikasno upravljaju odsustvima zaposlenih, omogućavajući preduzećima da se usredsrede na svoje ključne operacije.
Zaposleni mogu lako podneti svoje zahteve za odsustvo putem intuitivnih onlajn platformi, čime se eliminiše potreba za opsežnom papirologijom ili komplikovanim ručnim procesima. Budući da zaposleni takođe prate svoje radno vreme, važno je da troše što manje vremena na izveštavanje o zadacima kako bi bili produktivniji.
U ovom tekstu smo pripremili naš najbolji izbor sistema za upravljanje odsustvima, sa ciljem da vam pomognemo da pojednostavite i ostanete informisani o odsustvima vaših zaposlenih. Pre svega, hajde da odvojimo trenutak kako bismo bolje razumeli šta su to sistemi za upravljanje odsustvima.
Prednosti sistema za upravljanje odsustvima
Organizacije bi trebalo da se odluče za sisteme za upravljanje odsustvima kako bi pojednostavile i automatizovale upravljanje zahtevima za odsustvo zaposlenih, te vodile evidenciju o njihovom slobodnom vremenu. Zaposleni mogu podnositi zahteve za odsustvo putem ovog centralizovanog portala, a menadžment ih može razmatrati, odobravati ili odbijati.
Evo ključnih razloga za korišćenje ovih sistema i prednosti koje oni pružaju:
- Efikasnost i automatizacija: Sistem za upravljanje odsustvima automatizuje proces odobravanja, smanjujući administrativni teret i oslobađajući vreme za osoblje i zaposlene.
- Poboljšano iskustvo zaposlenih: Zahvaljujući korisničkom interfejsu, zaposleni mogu lako podnositi zahteve za odsustvo, pregledati preostale dane odmora i pratiti napredak svojih zahteva.
- Poboljšana tačnost i odgovornost: Automatizovani sistem smanjuje mogućnost grešaka i eliminiše ručne proračune, obezbeđujući tačne kalkulacije odmora i obračunavanje za bolju produktivnost.
- Integracija sa platnim spiskovima i sistemima ljudskih resursa: Mnogi sistemi za upravljanje odsustvima se neprimetno integrišu sa sistemima za isplatu zarada, omogućavajući automatsko ažuriranje informacija o odsustvima. Ovo dovodi do efikasnijeg upravljanja zadacima kadrovskog osoblja.
- Skalabilnost i prilagođavanje: Sistem za upravljanje odsustvima se može modifikovati kako bi odgovarao jedinstvenim politikama odsustva i procesima odobravanja.
Karakteristike koje treba uzeti u obzir prilikom odabira sistema za upravljanje odsustvima
Sledeće su ključne karakteristike koje treba tražiti u sistemu za upravljanje odsustvima:
- Kontrolna tabla zasnovana na oblaku: Omogućava menadžerima da pristupaju i pregledaju podatke vezane za odsustva sa platforme zasnovane na oblaku.
- Samouslužni portal: Zaposleni mogu lako da podnose zahteve za odsustvo i prate status svojih zahteva. Nema potrebe da se obraćaju menadžerima ili šalju im mejlove za zahteve za odsustvo.
- Konfigurabilni tokovi rada odobrenja sa obaveštenjima: Omogućava konfigurisanje tipova odsustva i tokova posla na osnovu hijerarhije odeljenja.
- Praćenje prisustva zasnovano na vebu: Rešenja za upravljanje odsustvima mogu se neprimetno povezati sa sistemima za upravljanje prisustvom na mreži. Moguća je i integracija sa biometrijskim uređajima ili pristup putem kartica.
U ovom sveobuhvatnom vodiču, osvetlićemo provajdere koji su se našli na listi najboljih aplikacija za upravljanje odsustvima sa svojim robusnim funkcijama.
Trackabi
Trackabi je visoko cenjeno softversko rešenje za efikasno praćenje vremena, praćenje zaposlenih, zakazivanje odsustva zaposlenih i pripremu izveštaja o radnom vremenu. Jedna od ključnih karakteristika Trackabi-ja je njegov inovativni pristup igrifikaciji, gde su korisnici motivisani da postignu određene ciljeve koje su postavili njihovi menadžeri, zarađujući priznanja i karma poene u tom procesu.
Karakteristike:
- Odsustva zaposlenih mogu biti uključena u radne listove radi lakšeg upravljanja potpunosti podataka.
- Radni listovi se mogu uređivati na sličan način kao Excel tabele sa različitim opcijama prilagođavanja.
- Priznanja i karma poeni se dodeljuju kako bi se povećala motivacija zaposlenih i angažovanje.
- Izveštaji o radnom vremenu se mogu generisati iz rasporeda na osnovu korisnički definisanih parametara.
- Kontrolna tabla pruža pregled dana odsustva zaposlenih i upozorenja o nedostajućim izveštajima o radnom vremenu.
Trackabi pruža namenski desktop tajmer dizajniran za Windows, Linux i macOS platforme. Ovaj tajmer automatski beleži radno vreme korisnika, eliminišući potrebu za ručnim unosom.
Leave Dates
Intuitivni dizajn Leave Dates osigurava da svako može lako da se snađe i koristi njegove funkcije. To je vrhunski izbor za efikasno upravljanje slobodnim vremenom sa prilagodljivim opcijama i besprekornom vezom za kalendar.
Karakteristike:
- Pruža dinamičan vizuelni prikaz statusa odsustva i rasporeda.
- Omogućava zaposlenima da brzo vide preostali saldo odsustva i provere dostupne dane odmora.
- Olakšava proces podnošenja zahteva za odsustvo i dobijanja odobrenja na način prilagođen korisniku.
- Prilagođava različite politike odsustva i omogućava prilagođavanje prema specifičnim potrebama bilo koje kompanije.
- Generiše redovne izveštaje kako bi pratio aktivnosti na odsustvu i analizirao trendove.
Leave Dates se neprimetno integriše sa poznatim alatima kao što su Excel, Google kalendar i Outlook. Pored toga, podržava integracije sa Slack-om, poboljšavajući njegovu kompatibilnost sa postojećim tokom rada. Korisnici mogu povezati Leave Dates sa plaćenim Zapier nalogom za još više mogućnosti integracije.
Leave Board
Leave Board je sistem za upravljanje slobodnim vremenom zasnovan na oblaku, koji je potpuno automatizovan i omogućava korisnicima da lako pristupaju i vizualizuju svoje dodeljeno slobodno vreme. Zaposleni mogu jednostavno rezervisati svoje željeno slobodno vreme putem jednostavnog i intuitivnog interfejsa.
Karakteristike:
- Zaposleni mogu da podnesu svoje zahteve za odsustvo putem odgovarajućih onlajn obrazaca.
- Pruža kontrolne table za ljudske resurse koje omogućavaju kadrovskom osoblju da efikasno pregleda i upravlja informacijama u vezi sa odsustvom.
- Nudi fleksibilnost u raspodeli odsustava, omogućavajući organizacijama da prilagode politike odsustva na osnovu svojih specifičnih zahteva.
- Sistem automatski otkriva preklapajuće zahteve za odsustvo i generiše upozorenja, sprečavajući konflikte u rasporedu.
- Čuva detaljne zapise, uključujući vrstu odsustva, trajanje i preostala stanja.
Pored toga, Leave Board održava sveobuhvatnu bazu podataka zaposlenih i centralizovano skladište za sve evidencije o odsustvima. Ova baza podataka je pouzdan sistem za vođenje evidencije koji generiše vredne uvide u HR podatke.
All Hours
All Hours je dizajniran da pojednostavi proces odobravanja i praćenja zahteva za odsustvo i odsustva. Njegova kompatibilnost sa različitim uređajima nudi praktično rešenje za organizacije svih veličina. Primenom ovog sistema možete značajno smanjiti vreme i troškove.
Karakteristike:
- Administratori primaju obaveštenja putem mejla o novim zahtevima.
- Zaposleni primaju obaveštenja o odobrenju ili odbijanju njihovih zahteva.
- HR rešenje automatski uključuje i obračunava sva odsustva u izveštajima o platama.
- Izveštaje o odsustvima možete izvesti u CSV ili Excel formatu.
- Prikaz kalendara pruža menadžmentu pregled svih odsustava.
All Hours omogućava prilagođavanje tipova odsustva prema zahtevima vaše organizacije. To znači da možete lako nadzirati i upravljati radom na daljinu, obezbeđujući tačno i sveobuhvatno praćenje odsustava.
Fresh Team
FreshTeam, koji je razvio Freshworks, obezbeđuje besprekorne procese integracije i prelazaka na posao, robustan informacioni sistem zaposlenih, efikasne mogućnosti praćenja i pronicljive HR izveštaje, sve integrisano sa fleksibilnim sistemom upravljanja odsustvima.
Karakteristike:
- Ugrađen kalendar praznika za 18 zemalja.
- Mogućnost kreiranja prilagođenih kalendara praznika na osnovu vašeg regiona.
- Fleksibilno prilagođavanje radne nedelje u skladu sa praksama vaše kompanije.
- Neprimetna integracija sa Slack-om, omogućavajući zaposlenima da se prijave i upravljaju slobodnim vremenom unutar aplikacije.
- Povezivanje određenih kalendara praznika i radnih nedelja sa odgovarajućim smernicama.
- Dostupnost mobilne aplikacije za Android i iOS platforme.
Sistem upravljanja odsustvima u FreshTeam-u omogućava lako prilagođavanje tipova slobodnog vremena, prilagođavajući specifične regionalne ili kompanijske politike. HR administratori i zaposleni mogu jednostavno upravljati zahtevima za odsustvo i odobrenjima putem veb platforme ili mobilne aplikacije.
GreyHR
Sa GreyHR-om, preduzeća mogu bez napora da evidentiraju i održavaju tačne evidencije o smenama i prisustvu zaposlenih. Nudi jednostavan pristup putem internet portala za samoposluživanje zaposlenih ili mobilne aplikacije. Softver takođe pruža intuitivne interfejse za pregled evidencija prisustva, konfigurisanje podešavanja politike odsustva i neprimetnu integraciju sa softverom za obračun plata.
Karakteristike:
- Prilagodljive politike odsustva sa preko 50 parametara za prilagođavanje individualnim potrebama zaposlenih.
- Prilagođeni obrasci i politike odsustva za različite grupe zaposlenih u okviru organizacije.
- Podrška za neograničen broj tipova odsustva i transakcija kako bi se zadovoljili različiti zahtevi zaposlenih.
- Sveobuhvatna i detaljna evidencija i izveštaji u skladu sa državnim propisima.
- Kreiranje prilagođenih rasporeda praznika koji uzimaju u obzir različite potrebe radne snage.
Korišćenjem GreyHR-a, organizacije mogu pojednostaviti svoje procese obračuna plata i osigurati neometanu i efikasnu obradu platnog spiska.
Sage
Sage je kolaborativni sistem zasnovan na kalendaru koji omogućava besprekornu vidljivost dostupnosti kolega za sve korisnike. Pojednostavljuje slanje i prihvatanje zahteva, istovremeno pružajući robusne mogućnosti izveštavanja.
Svaki zaposleni ima pristup svom nalogu, što im omogućava da prate preostale slobodne dane i status svojih zahteva.
Karakteristike:
- Podacima deljenog kalendara pristupa više korisnika na bilo kom uređaju.
- Zaposleni mogu pristupiti svojim nalozima kako bi zatražili slobodno vreme i pristupili važnim informacijama o kompaniji.
- Menadžeri mogu da odobre slobodno vreme putem mejla, mobilne aplikacije Sage HR ili Slack-a.
- Automatski izveštaji se šalju direktno knjigovođi.
- Brzo i lako kreiranje izveštaja o tačnom slobodnom vremenu.
Sage je dostupan putem veb i mobilnih aplikacija. Značajno je da se neprimetno integriše sa Slack-om, omogućavajući korisnicima da prihvate zahteve za slobodno vreme zaposlenih direktno u okviru Slack platforme.
Workday
Softver za upravljanje odsustvima Workday pruža besprekoran sistem za upravljanje zahtevima za odsustvo i odmore, kao i za praćenje stanja i obračuna. Ovo sveobuhvatno rešenje se jednostavno integriše sa funkcijama radnog vremena, ljudskih resursa i obračuna plata, pojednostavljujući ceo proces.
Karakteristike:
- Pruža sveobuhvatan pregled iskorišćenosti različitih planova odsustva od strane radnika.
- Menadžeri mogu optimizovati zadatak upravljanja odsustvima koristeći rasporede Workday i alate za optimizaciju radne snage.
- Dostupni su alati za podsticanje razvoja zaposlenih, nagrađivanje radnika i angažovanje u planiranju karijere.
- Praćenje radnog vremena je pojednostavljeno omogućavanjem prijavljivanja i odjavljivanja.
- Izveštavanje i analitika su dostupni za praćenje učinka zaposlenih.
Sa Workday-om, zaposleni mogu lako da zatraže slobodno vreme i pristupe svojim PTO saldima putem različitih kanala, kao što je interakcija sa Workday Assistant-om ili slanje poruka putem Slack-a.
Time Off Cloud
Time Off Cloud je vodeće rešenje za upravljanje odsustvima zaposlenih, pružajući automatizovan PTO, praćenje odmora i sistem upravljanja odsustvima. Softver eliminiše potrebu za zastarelim papirnim obrascima, ručnim tabelama i dugotrajnim proračunima pojednostavljujući proces u nekoliko jednostavnih klikova.
Karakteristike:
- Protok rada za odobravanje odsustva je automatizovan za efikasnu obradu.
- Obračuni i salda se automatski izračunavaju.
- Dinamični kalendari prikazuju odsustva zaposlenih i njihove odgovarajuće datume.
- Opcije za izmenu tipova odsustva koji se koriste kako bi odgovarale zahtevima vaše kompanije.
- Automatsko izveštavanje pruža rezultate u realnom vremenu i centralizovano skladište za sve podatke.
Uz poverenje organizacija širom sveta, Time Off Cloud koriste kompanije svih veličina u više od 100 zemalja. Ovaj sistem za upravljanje timom skladišti podatke na centralizovanoj lokaciji, olakšavajući efikasnije upravljanje odsustvima i pružajući rezultate u realnom vremenu.
Flamingo
Flamingo revolucionizuje sistem upravljanja odsustvima u vašoj organizaciji pružajući besprekorno iskustvo. Njegova veb aplikacija prilagođena korisniku i intuitivna Slack integracija čine upravljanje plaćenim slobodnim vremenom vašeg tima izuzetno jednostavnim.
Karakteristike:
- Veb aplikacija nudi sveobuhvatan kalendar koji se automatski ažurira kako bi prikazao prošla, predstojeća i odsustva na čekanju vašeg tima.
- Obezbeđuje centralizovano skladište svih evidencija odsustava vaših zaposlenih.
- Integriše sistem sa spoljnim aplikacijama kalendara kao što su Google kalendar, Outlook ili iCal.
- Pristupite analitici u realnom vremenu, stopama odsustava i potencijalnim konfliktima u rasporedu.
- Prilagodite podešavanja tima i dozvole za pristup.
Sa Flamingom, zahtevi za odsustvo i proces odobravanja se odvijaju direktno u Slack-u, eliminišući potrebu da članovi tima i menadžeri napuste svoj radni prostor. Oni mogu lako da podnesu ili pregledaju zahteve za odsustvo bez ikakvih smetnji.
Office Timer
Office Timer nudi sveobuhvatan sistem za upravljanje odsustvima i planiranje odsustava besplatno. Omogućava vam da efikasno upravljate različitim vrstama odsustava, primenjujete različite politike odsustva i održavate kalendare praznika za različite prilike.
Karakteristike:
- Upravljajte različitim tipovima odsustava i primenite prilagođene politike odsustva.
- Lako podesite odsustva i obračune.
- Daje mogućnost kontrole radnih lista.
- Integriše softver za obračun plata treće strane sa vašim izveštajima ili podacima o odmoru/odsustvu.
- Izvoz u formate kao što su Excel i PDF.
Organizacije mogu efikasno da implementiraju strategije upravljanja koje ih vode u pravom smeru koristeći OfficeTimer Office Suite, koji uključuje funkcije kao što su vremenski raspored i upravljanje projektima, upravljanje prisustvom, upravljanje troškovima i softver za naplatu.
Zaključak
Sistemi za upravljanje odsustvima nude značajne prednosti i za poslodavce i za zaposlene. Sa stanovišta poslodavca, ovi sistemi pojednostavljuju upravljanje zahtevima za slobodno vreme zaposlenih, istovremeno održavajući privatnost podataka.
Umesto da se bavi složenošću ručnih proračuna pravila za prekovremeni rad i kadrovskih zahteva prilikom kreiranja rasporeda, sistem za upravljanje odsustvima omogućava poslodavcima da efikasno odobre ili odbiju zahteve na osnovu potreba kompanije.
Sada kada ste uskladili proces odsustva vaše kompanije, vreme je da radite na povećanju produktivnosti. Pogledajte ovaj članak o najboljem softveru za praćenje zaposlenih za veću radnu produktivnost!