Razlike između menadžera projekta i menadžera resursa
Često dolazi do zabune ili pogrešnog poimanja uloga menadžera resursa (RM) i menadžera projekata (PM). Ipak, njihove uloge i odgovornosti značajno se razlikuju unutar jedne organizacije.
Za uspeh projekta, gde se poštuju rokovi i budžet, ključne su uloge PM-a i RM-a. Obe ove funkcije su od suštinskog značaja za uspešno sprovođenje poslova.
Dok se PM fokusira na određene projekte, RM radi na nivou poslovne jedinice. Menadžer projekta osigurava da se projekat završi unutar predviđenog roka i budžeta, dok je zadatak RM-a da dodeli odgovarajuće resurse za projekte.
Posao RM-a počinje nakon što organizacija potpiše ugovor. RM obezbeđuje da su odgovarajući resursi dodeljeni. Nakon što se resursi odrede, RM se prebacuje na drugi projekat.
Posao PM-a je da upravlja dodeljenim resursima i završi projekat u skladu sa definisanim obimom posla i SLA (Ugovorom o nivou usluge).
Važno je naglasiti da bez adekvatnih resursa projekat ne može ni početi. Zato u bilo kojoj poslovnoj sferi uloge RM-a i PM-a idu ruku pod ruku.
Uloga menadžera projekta (PM)
PM je odgovoran za kompletan tok projekta i upravlja jednim ili više projekata. Primarni zadatak PM-a je postizanje prekretnica projekta u skladu sa definisanim SLA i, što je najvažnije, u okviru budžeta.
Uloga PM-a je specifična za svaki projekat i usmerena je na implementaciju projekta unutar okvira posla i rasporeda uz pomoć projektnog tima. Menadžeri projekta su, ukratko, vlasnici projekata, a njihov zadatak je da osiguraju da projekat bude realizovan na zadovoljavajući način, u skladu sa ciljevima kompanije i očekivanjima klijenata.
Odgovornosti menadžera projekta
- Planiranje, praćenje i izrada planova upravljanja projektima, kao i komunikacija između zainteresovanih strana i menadžmenta.
- Budžetiranje i obezbeđivanje isplative realizacije projekta, bez ugrožavanja standarda.
- Nadzor SLA (Ugovora o nivou usluge) radi praćenja performansi projekta.
- Realizacija projekta unutar budžeta i obima posla.
- Upravljanje rizicima – identifikovanje rizika i izrada plana za smanjenje rizika.
- Rad na CSI (Kontinuirano unapređenje usluga) za soft i hard dolar usluge.
- Odgovornost za SOP (Standardnu operativnu proceduru), radne knjige i ostalu dokumentaciju.
- Odgovornost za CSAT (Procenu zadovoljstva korisnika) – praćenje, unapređenje i zatvaranje.
- Odgovornost za procenu projekta i proces kvaliteta poput Six Sigma.
- Upravljanje ljudima – motivacija tima, procene, unapređenja, strukturiranje karijere, itd.
Uloga menadžera resursa (RM)
Osnovna uloga RM-a je da obezbedi da menadžeri projekta imaju dovoljno resursa za realizaciju projekta. Dok PM radi na nivou projekta, RM deluje na nivou poslovne jedinice (BU) kako bi osigurao da BU ima adekvatne resurse za izvršavanje svojih obaveza.
RM nije vezan za konkretan projekat. Njihova uloga je privremena za određeni projekat, i nakon što se resursi obezbede, oni se prebacuju na drugi projekat.
Odgovornosti menadžera resursa
- Razumevanje budžeta projekta i dodeljivanje odgovarajućih resursa projektu.
- Plan dostupnosti: RM mora da osigura da su resursi uvek dostupni i da bude upoznat sa projektima u pripremi.
- Skeniranje i filtriranje resursa prema iskustvu, veštinama i dostupnosti.
- Koordinacija sa PM-om radi utvrđivanja prekomerne ili nedovoljne angažovanosti zaposlenih, kao i usklađivanje odgovarajuće kvalifikovanih ljudi sa projektima.
- RM može sarađivati sa PM-ima kako bi preraspodelio resurse, prilagodio zahteve i označio kritične zahteve za resursima za spoljno angažovanje.
- RM se povremeno konsultuje sa PM-ima kako bi se informisao o predstojećim projektima i razumeo potrebe za resursima.
- U nekim slučajevima, RM može kontaktirati relevantno odeljenje radi diskusije o učinku zaposlenih, obuci, razvoju resursa, itd.
- Saradnja sa timom za razvoj poslovanja radi procene potreba za resursima.
- RM mora biti u kontaktu sa spoljnim dobavljačima kako bi privremeno popunio resurse u slučaju hitnih zahteva.
- Redovno praćenje zakona o radu, procesa dokumentovanja, vođenja evidencije, itd.
Razlike između menadžera projekta (PM) i menadžera resursa (RM)
Uloge PM-a i RM-a se razlikuju, ali obe funkcije moraju da sarađuju kako bi se projekat uspešno realizovao.
Ciljevi
Cilj menadžera projekta je da isporuči projekte bez kršenja SLA (Ugovora o nivou usluge), u okviru opsega posla i budžeta. Oni koriste najbolje prakse kao što su ITIL, Six Sigma, itd., i realizuju projekte uz pomoć timskih resursa. Oni teže stvaranju profita i postizanju zadovoljstva klijenata.
RM efikasno upravlja resursima. Njihov cilj je da obezbede odgovarajuće resurse za projekat, održe visok nivo zadovoljstva zaposlenih i osiguraju da su njihovi karijerni ciljevi ispunjeni.
Način realizacije
Kada kompanija dobije ugovor, PM definiše obim projekta i daje procenu resursa menadžeru resursa. RM počinje da uključuje resurse iz internih kanala kao što su „klupa“ (bench), resursi oslobođeni iz drugih projekata itd. U nekim situacijama, mogu označiti da je potrebno angažovati resurse iz eksternih izvora kao što je zapošljavanje ili angažovanje po ugovoru.
Izvršenje
RM prati iskorišćenost resursa pomoću alata kao što su PeopleSoft ili drugi slični alati. Oni konstantno proveravaju prekomernu ili nedovoljnu iskorišćenost, naplativost, nenaplativost, itd., i u skladu sa tim prilagođavaju plan i razgovaraju o tome sa PM-om.
Ako RM ne obezbedi resurse na vreme, postoji velika verovatnoća eskalacije, kazni, a u nekim slučajevima čak i gubitka projekta.
PM analizira potencijalne rizike projekta i, ukoliko predvidi bilo kakav rizik, priprema plan za njegovo smanjenje. Pored toga, redovno ocenjuju performanse projekta, koristeći prekretnice. PM osigurava da se projekat završi u roku i budžetu bez prekida, eskalacije i kršenja SLA.
Veštine potrebne za PM i RM
Pošto menadžer projekta ima različite odgovornosti, treba da poseduje određene ključne veštine, uključujući:
- Prilagodljivost
- Upravljanje projektima
- Odgovornost
- Izvrsne komunikacione veštine
- Sposobnost kreativnog razmišljanja
- Znanje kada treba delegirati
- Predviđanje
- Liderstvo
- Rešavanje problema
- Strateško razmišljanje
Menadžeru resursa su potrebne sledeće specifične veštine kako bi uspešno obavljao svoju ulogu.
- Izvrsne komunikacione veštine
- Svest o tehnologijama
- Izvanredne pregovaračke veštine
- Fleksibilnost
- Brzo donošenje odluka
- Posvećenost
- Analitičke i prognostičke veštine
- Veštine prezentacije
Alati koje koriste menadžer projekta (PM) i menadžer resursa (RM)
Menadžer projekta ima višestruku ulogu koja obuhvata tim, rokove, upravljanje, obračun troškova, izveštavanje i obim posla. Izazov je sve ove aktivnosti precizno voditi ručno, pa menadžerima pomažu specijalni alati i softver.
Alati za upravljanje projektima su od velike pomoći menadžerima projekata u organizovanju i efikasnom upravljanju svojim projektima i zadacima. Ovi alati se mogu prilagoditi različitim veličinama i koristiti za različite svrhe u zavisnosti od zahteva projekta.
Pogledajmo najbolje alate koje menadžer projekta koristi za isporuku projekta:
#1. Monday
Monday je sveobuhvatan alat zasnovan na oblaku za upravljanje projektima. PM-ovi mogu koristiti ovaj alat za planiranje, praćenje i ažuriranje statusa projekta.
Ima više od 200 ugrađenih šablona koji olakšavaju kreiranje tokova posla i upravljanje timskim aktivnostima.
Vizuelno privlačan korisnički interfejs je jednostavan za korišćenje i ne zahteva obuku. Funkcija povlačenja i ispuštanja omogućava prilagođavanje stavki i podstavki i ažuriranje tokova rada u realnom vremenu.
Jedinstveni prikaz podataka omogućava PM-u da predstavi radni tok projekta pomoću Gantt-ovog grafikona. Kanban okvir omogućava članovima tima da u svakom trenutku prate trenutni status posla.
Softver je dostupan u tri verzije – Basic, Standard i Pro, a cene su 8, 10 i 16 dolara po sedištu mesečno. Postoji i verzija za preduzeća koja podržava prilagođene funkcije i vrlo složena okruženja.
#2. Wrike
Softver Wrike obezbeđuje besprekorno izvršenje projekata. Alat pomaže menadžerima projekata da upravljaju, prate i spreče kašnjenja u izvršenju projektnih aktivnosti.
Alat pruža potpunu vidljivost projekta kako bi se obezbedilo lako upravljanje resursima, zadacima i pomogao u pridržavanju rasporeda.
Njegov softver za praćenje vremena, prilagođene Kanban table, bezbednost na nivou preduzeća i automatizacija toka posla daju potpunu kontrolu i vidljivost projekta.
Bez obzira na vertikalu ili poslovnu jedinicu, ovaj alat pouzdano obavlja posao za menadžera projekta. Alat mogu da koriste različiti sektori, kao što su IT, digitalni marketing, upravljanje proizvodima i projektima, konsultantski projekti, profesionalne usluge, poslovne operacije, itd.
Ovde možete pronaći više alata za upravljanje projektima.
Alati koje koristi Resource Manager
Menadžeri resursa koriste alate i šablone da bi svoj posao obavili efikasno.
U zavisnosti od veličine projekta ili tima i profila kompanije, menadžeri resursa mogu birati između velikog broja alata za upravljanje resursima koji su trenutno dostupni na tržištu.
Teamdeck
Teamdeck je efikasan i kompletan softver za upravljanje resursima zasnovan na oblaku. Softver je koristan u pogledu planiranja resursa, praćenja vremena, provere dostupnosti i generisanja prilagođenih izveštaja.
Njegova fleksibilna konzola za upravljanje resursima pruža sve detalje o resursima dodeljenim projektima i vidljivost trenutnog i budućeg opterećenja poslom.
Bilo da su stalni, privremeni ili slobodni, svi resursi se mogu pratiti, a njihovi vremenski rasporedi se mogu održavati.
Jedna od njegovih najboljih karakteristika je mogućnost integracije API softvera sa drugim alatima, kao što su Slack, Zapier, itd. Ugrađeni šabloni, koji se mogu dodatno prilagoditi, mogu se koristiti za izveštavanje.
Softver je dostupan za besplatno isprobavanje tokom sedam dana, nakon čega košta 3,99 dolara po članu tima mesečno.
Neki popularniji alati za upravljanje ljudskim resursima zasnovani na SaaS-u objašnjeni su ovde.
Zaključak
Menadžeri projekata i menadžeri resursa su dve važne tačke za uspešnu realizaciju projekata. Korišćenje alata za olakšavanje i automatizaciju njihovog rada će značajno doprineti ubrzavanju svakodnevnih zadataka, jačanju komunikacije i, što je najvažnije, praćenju budžeta i troškova.
Izbor specifičnih alata zavisi od potreba, projekta i kompanije. Zato preporučujem da, za početak, primenite probni period alata, proverite izvodljivost, a zatim donesete konačnu odluku.
Možda će vas zanimati i Najbolji softver za upravljanje projektima otvorenog koda.