Razumevanje procene troškova projekta
Izrada procene troškova projekta nije jednostavan matematički zadatak, već kompleksan proces koji zahteva pažljivo razmatranje mnogih faktora.
Za uspešno upravljanje projektom, ključna je temeljna i precizna procena troškova. Iako se mnogi troškovi javljaju tokom celog životnog ciklusa projekta, upravo kvalitetna metoda procene pravi razliku između neuspelog i uspešnog plana.
Uključivanje klijenata u proces procene, kao i omogućavanje sastanaka menadžera projekta i tima, od suštinskog je značaja za postizanje potpunog razumevanja poslovne vrednosti, prioriteta funkcija, lista želja i slično.
U ovom tekstu istražićemo kako se efikasno suočiti sa izazovima i rizicima povezanim sa procenom troškova. Razumećemo pojam procene troškova, njen značaj, pristup, tehnike i druge važne elemente.
Počnimo!
Šta je zapravo procena troškova projekta?
Procena troškova podrazumeva uzimanje u obzir svih direktnih i indirektnih troškova, kao i mnogih drugih faktora, kako bi se odredio budžet projekta koji zadovoljava sve finansijske obaveze. Ovo je ključni korak za ostvarivanje uspeha svakog projekta.
Tehnike procene troškova projekta su primenjive u svim oblastima, od izgradnje puteva do razvoja aplikacija. U okviru životnog ciklusa upravljanja projektom, procena troškova podrazumeva sabiranje svih pojedinačnih troškova uz upotrebu validnih podataka i odgovarajućih metoda procene. Ona služi za predviđanje budućih troškova projekta, koristeći se trenutnim iskustvom i znanjem.
Da biste efikasno sproveli procenu troškova, neophodno je slediti sledeće korake:
- Jasno identifikovanje svih zadataka
- Aktivno učešće u kreiranju predračuna troškova
- Obezbeđivanje dostupnosti relevantnih podataka
- Primena standardizovanih struktura za procenu troškova
- Predviđanje sredstava za buduće neizvesnosti
- Definisanje isključenih troškova
- Pregled nezavisnih procena
- Redovno revidiranje procena
U suštini, procena troškova se odnosi na definisanje finansijskih sredstava i resursa koji su potrebni za uspešan završetak projekta u okviru definisanog obima. Menadžer projekta i tim moraju uzeti u obzir kako direktne, tako i indirektne troškove u procesu procene.
Neki od ključnih elemenata koje treba uzeti u razmatranje su: rad, objekti, resursi, materijali, oprema, dobavljači, potencijalni rizici i vreme potrebno za realizaciju projekta.
Zašto je procena troškova od tolikog značaja?
Za izradu procene troškova projekta koriste se tehnike procene troškova i struktura podele rada (WBS). Ovo omogućava vizualizaciju obima projekta i dodeljivanje troškova svakom pojedinačnom projektnom zadatku.
Kroz detaljnu procenu troškova, klijent može proceniti sposobnost menadžera projekta da uspešno upravlja projektom i postigne definisane ciljeve. Na ovaj način, svi zainteresovani subjekti i rukovodioci projekta mogu predvideti kvalitet rezultata koji će biti postignut nakon završetka projekta.
Za uspešnu realizaciju projekta, neophodno je planirati budžet koji će svi zainteresovani prihvatiti kako bi se ispunila očekivanja u pogledu kvaliteta. Precizna procena projekta je od suštinskog značaja za osiguravanje realnosti planiranog napora, što pomaže da projekat ostane na pravom putu i u okviru zacrtanog rasporeda.
Kada je najbolje izvršiti procenu troškova?
Procena troškova se koristi za predviđanje troškova, cena i količine resursa potrebnih za uspešno završavanje projekta. Tačnost procene troškova zavisi od samog nivoa detaljnosti projekta, njegovog dizajna, uslova i procenjenih vrednosti neophodnih resursa.
Kada su obezbeđeni svi neophodni resursi, oprema i radna snaga, možemo započeti procenu ukupnih troškova projekta, uzimajući u obzir njegov obim i zahtevani kvalitet. Dakle, za preciznu procenu neophodno je razmotriti tehnike, trajanje, zadatke i mnoge druge faktore koji utiču na ukupne troškove.
Kako postići tačnost procene troškova?
Prilikom izrade procene troškova projekta, neophodno je podeliti ga na manje, pojedinačne zadatke i precizno definisati koji tim će biti zadužen za njihovu realizaciju. Osnovni cilj je da, pošto je projektni plan spreman, osiguramo da ne dođe do prekoračenja budžeta.
Proces izrade procene troškova uključuje nekoliko jednostavnih koraka. Hajde da ih detaljnije razmotrimo.
Sastavljanje liste potrebnih zadataka i resursa
Prvi korak u procesu procene troškova je detaljno utvrđivanje svih potrebnih resursa i zadataka. Da biste to uradili, možete razložiti ceo projekat na manje, lakše upravljive segmente. To uključuje istraživanje, dizajn, razvoj front-end ili back-end dela aplikacije, pisanje sadržaja, testiranje, ispravljanje grešaka, pokretanje i mnoge druge faze.
Lista zadataka će se razlikovati u zavisnosti od prirode samog projekta, ali osnovni koraci ostaju isti. Kada posao podelite među različite članove tima prema satnici, lakše ćete izračunati cenu rada i vreme potrebno za završetak celog projekta.
Identifikacija i dodeljivanje resursa
Od suštinske je važnosti da imate na raspolaganju dovoljan broj ljudi sa odgovarajućim veštinama potrebnim za uspešnu realizaciju projekta. Potrebno je precizno popisati sve raspoložive članove tima i dodeliti im zadatke u skladu sa njihovom stručnošću. Dobro planiranje resursa vodi ka uspešnom završetku projekta.
Procena trajanja svakog zadatka
U ovom koraku, neophodno je proceniti trajanje svakog pojedinačnog zadatka kako biste kreirali realan raspored projekta, uzimajući u obzir i određeni vremenski prostor za nepredviđene situacije. S obzirom na to da se ne može sa sigurnošću predvideti učinak svakog člana tima, najbolje je u plan uključiti dodatno vreme, kako bi se projekat završio u predviđenom roku, bez dodatnog pritiska i stresa.
Precizno planiranje trajanja projekta moguće je ostvariti korišćenjem metoda praćenja vremena. Ne treba očekivati 100% učinak od svakog člana tima, jer to može dovesti do iscrpljenosti. Zato je idealna stopa iskorišćenosti svakog tima oko 80%, ostavljajući prostor za pauze i odmor.
Izračunavanje cene projekta
Nerétko, u bazi podataka možete pronaći slične zadatke iz prethodnih projekata. Analizom ovih podataka možete steći uvid u trajanje i cenu svakog pojedinačnog zadatka.
Ukoliko ne postoje takvi podaci, moraćete da napravite proračun od nule. Prvo, potrebno je izraditi grubu procenu kako bi se tim sastao i dogovorio o tačnom vremenu i ceni.
Korišćenje alata za procenu troškova
Od ključnog značaja je detaljno praćenje svih aspekata projekta. Da biste izbegli nepredviđene probleme i potencijalna kašnjenja, važno je fokusirati se na promene i redovno ih ažurirati. Uz pomoć specijalizovanih alata za upravljanje projektima, možete efikasno pratiti zadatke svog tima na dnevnoj bazi, što rezultira uspešnim završetkom projekta.
Ovakvi alati omogućavaju i praćenje budžeta projekta. Na osnovu evidencije radnog vremena svakog člana tima, alat automatski izračunava trenutni status projekta. Na taj način, možete precizno pratiti napredak i preostalo vreme za završetak projekta.
Procena naspram ponude: U čemu je razlika?
Procene i ponude imaju sličnu svrhu, ali nisu zamenljivi termini. Razlikuju se po onome što zapravo prikazuju. Korišćenje odgovarajućeg termina u pravom trenutku osigurava da vaš klijent ima tačne informacije potrebne za donošenje odluke.
Procena
Procena predstavlja informisanu ili grubu pretpostavku o ukupnoj ceni određenog posla. Ona se zasniva na informacijama dostupnim u datom trenutku. Procena se može menjati sa dobijanjem novih i ažuriranih informacija.
Uzmimo za primer ugovor o renoviranju kuće, gde klijent traži preliminarnu procenu troškova. Najpre je potrebno analizirati veličinu kuće i svake prostorije, detaljno razmotriti obim posla, kao i dodatke i izmene. Na osnovu ovih informacija, možete dati preliminarnu procenu, na primer, od 30.000 dolara.
Međutim, tokom radova, možemo uočiti da cena boje raste, zbog zahteva klijenta za posebnim kvalitetom. U tom slučaju, procena se ažurira u skladu sa novonastalom situacijom.
Ponuda
S druge strane, ponuda predstavlja fiksnu i preciznu izjavu o obimu posla i njegovoj ceni u tačno definisanom vremenskom okviru. Ona je pravno obavezujuća i ne može se menjati, osim u slučaju da klijent zatraži dodatne radove koji nisu bili deo prvobitnog dogovora. Ako se obim posla promeni, neophodno je ažurirati redosled promena i postići novi, konačni dogovor.
Uzmimo isti primer renoviranja kuće. Ukoliko klijent zahteva ponudu umesto preliminarnog predračuna na samom početku, potrebno je pažljivo proučiti cenu rada, materijala i vremena, da biste mogli da date konačnu ponudu koja se ne može menjati, osim ako klijent ne zatraži dodatne radove koji nisu bili navedeni u originalnoj ponudi.
Dakle, procena je bolji pristup kada niste sigurni u tačne cene materijala ili kada nisu jasna očekivanja klijenta. Međutim, kada pružate ustaljene usluge i dobro ste upoznati sa cenama, ponuda je bolji izbor kako biste se zaštitili od dodatnih troškova i poslova.
Takođe, procene su podložne pregovorima, dok su ponude precizne i pravno obavezujuće.
Najčešće korišćene tehnike procene troškova
U zavisnosti od veličine i tipa projekta, očekivanja zainteresovanih strana, metoda fakturisanja i drugih faktora, za procenu troškova projekta mogu se primeniti različiti alati i tehnike. Najčešće korišćene tehnike uključuju:
- Analogne procene: Ova tehnika se koristi u ranim fazama projekta, uz pomoć istorijskih podataka iz prethodnih projekata, kako bi se definisali budući troškovi.
- Procena odozdo prema gore: Ova tehnika je detaljniji pristup koji se fokusira na procenu pojedinačnih zadataka, a zatim sumira sve troškove kako bi se dobila ukupna cena projekta. Ovaj metod se najčešće koristi za složene projekte, kao što su građevinski projekti ili razvoj softvera.
- Procena odozgo nadole: Procena odozgo nadole predstavlja jednostavan način za određivanje obima posla nakon što se definiše ukupna cena projekta. Ovaj metod se obično koristi za procenu različitih elemenata po fiksnoj ceni koju je inicijalno odredio klijent.
- Parametrijska procena: Parametrijska procena je pristup statističkom modeliranju koji koristi istorijske podatke i ključne pokretače troškova kako bi se izračunali troškovi novog zadatka.
- Procena u tri tačke: Ova tehnika uzima u obzir tri različita scenarija: najverovatniji, optimistični i pesimistični. Sve tri procene se koriste u posebnoj formuli kako bi se dobila konačna procena.
- Analiza rezervi: Ova tehnika definiše potreban iznos rezervi za nepredviđene situacije, u pokušaju da se izbegnu potencijalne neizvesnosti.
- Cena kvaliteta: Ovaj pristup uzima u obzir novac potrošen na prevenciju neuspeha tokom projekta, kao i novac potrošen nakon završetka projekta na rešavanje problema i popravku eventualnih grešaka.
Ključni parametri u proceni troškova
Da biste zadovoljili svog klijenta, procene moraju biti tačne i precizne, kako bi se klijent uverio u kvalitet i vrednost projekta. Međutim, mnogi projekti propadaju upravo zbog loše procene troškova.
Zato je od suštinskog značaja da razmotrimo najvažnije parametre koje treba uzeti u obzir prilikom procene troškova projekta.
Vreme
Vreme je ključni faktor u procesu procene troškova. Vreme i trud su direktno proporcionalni. Ukupan zbir vremena provedenog na projektu predstavlja napor celog tima da ga završi. Zato je detaljna procena vremena potrebnog za izvršavanje svakog pojedinačnog zadatka, uzimajući u obzir i moguće rezerve, od suštinske važnosti za izradu tačne procene troškova.
Napor
Napor predstavlja drugi ključni parametar u proceni troškova. Ukupan napor potreban za završetak projekta daje jasnu sliku o njegovoj ceni. Menadžer projekta mora uzeti u obzir resurse kojima će tim raspolagati prilikom izračunavanja potrebnog napora. Manje resursa rezultira većim naporom, a više resursa smanjuje potreban napor.
Resursi
Kao što je već navedeno, resursi su još jedan ključni faktor u procesu procene troškova. Upravljanje resursima je proces osiguravanja pravih faktora u pravom trenutku za svaki pojedinačni zadatak u projektu. Sa ograničenim resursima, teško je doći do precizne procene ukupnih troškova projekta.
Preciznost
Procena troškova može biti prihvaćena samo ako je precizna. Korišćenjem adekvatne tehnike procene troškova, pripremanjem za potencijalne nepredviđene troškove i redovnom revizijom procene tokom celog projekta, možete postići visok nivo preciznosti.
Dokumentacija
Tokom razgovora o idejama sa članovima tima, neophodno je sve detaljno dokumentovati, kako biste bili sigurni da ćete doneti pravu odluku u pravom trenutku. Potrebno je detaljno beležiti sve pretpostavke, kako bi se sprečili mogući nesporazumi i kako bi tim razumeo opravdanost procene.
Kredibilitet
Procena troškova treba da se zasniva na prethodnom iskustvu ili čvrstim činjenicama. Povećanje kredibiliteta procene moguće je postići dodavanjem istorijskih podataka i mišljenja stručnjaka.
Verifikacija
Uvek je dobro još jednom sve proveriti pre donošenja konačne odluke. Proverite sve matematičke operacije korišćene za procenu troškova projekta, kako biste bili sigurni u njihovu tačnost. Oslonite se na detaljnu dokumentaciju kako biste osigurali tačnost proračuna.
Identifikacija rizika
Planiranje potencijalnih rizika je ključni faktor koji treba uzeti u obzir tokom procesa procene. Neki rizici su učestali, dok su drugi potpuno slučajni. Efikasno upravljanje procenom podrazumeva dodavanje određenog vremenskog prostora za nepredviđene situacije. To osigurava pravilan završetak projekta u okviru predviđenog roka, kao i dovoljna sredstva u slučaju hitnih zahteva.
Koraci u procesu procene troškova
Da biste dobili validne i pouzdane procene troškova, neophodno je slediti nekoliko jednostavnih koraka:
- Definisati svrhu projekta
- Razviti grubi plan kroz sastanke sa članovima tima
- Definisati karakteristike sistema, performanse i cilj
- Odrediti odgovarajuću tehniku procene troškova
- Identifikovati pretpostavke, pravila i obezbediti sve neophodne podatke
- Izraditi procenu
- Sprovesti analizu osetljivosti
- Sprovesti analizu nesigurnosti i rizika
- Detaljno dokumentovati procenu
- Redovno ažurirati procenu u skladu sa promenama uloženog napora i resursa
Zaključak
Procena troškova se koristi za predviđanje ukupne cene projekta, kao i za određivanje cena i količine resursa potrebnih za njegovu realizaciju. Ona ima za cilj da omogući efikasno donošenje odluka o investicijama. Za detaljnu procenu, potrebno je podeliti ceo projekat na manje, lakše upravljive segmente, da bi se olakšala procena potrebnih resursa, rada i vremena.
Međutim, procenu troškova je lakše reći nego uraditi. Zato je od ključnog značaja odabrati pravu tehniku koja će vam pomoći da kreirate uspešan plan procene troškova za vašeg klijenta.
Takođe, možete istražiti najbolji softver za upravljanje zadacima i projektima.