Uspeh svakog poduhvata zavisi od efikasnog upravljanja i planiranja. Upravljanje projektima predstavlja izazov za menadžere, posebno kada treba uskladiti više projekata, rokova i timova.
Na sreću, softveri za planiranje projekata mogu značajno pojednostaviti taj proces. Ovi alati nude različite funkcije za olakšavanje planiranja i realizacije, uključujući Gantove grafikone i alokaciju resursa.
Međutim, odabir odgovarajućeg rešenja može biti težak zadatak s obzirom na širok spektar dostupnih opcija. Kako bismo vam pomogli da donesete informisanu odluku i povećate uspeh predstojećeg projekta, istražićemo neka od najboljih softverskih rešenja za planiranje projekata, detaljno analizirajući njihove karakteristike. Ali prvo, hajde da razumemo važnost planiranja projekta u kontekstu upravljanja projektima.
Zašto je planiranje projekta ključno u upravljanju projektima?
Planiranje projekta je vitalna komponenta upravljanja projektom, jer pomaže u efikasnom korišćenju vremena, resursa i zadataka neophodnih za uspešnu realizaciju.
- Upravljanje vremenom: Planiranje projekta omogućava menadžerima da odrede rokove za završetak pojedinačnih zadataka unutar projekta i samog projekta u celini. Pomaže im da predvide potencijalna kašnjenja, razviju rezervne planove i osiguraju da se projekat završi u predviđenom roku.
- Alokacija resursa: Efikasno distribuira resurse, uključujući ljudstvo, zalihe i opremu. Ovo osigurava da projekat napreduje bez zastoja i da su resursi dostupni kada su potrebni.
- Određivanje prioriteta: Menadžeri projekta mogu rasporediti zadatke i aktivnosti prema prioritetu i hitnosti. Ovo osigurava da ključne aktivnosti budu završene na vreme i da projekat ostane na pravom putu.
- Komunikacija: Planiranje pomaže u informisanju svih zainteresovanih strana, članova tima i klijenata o rasporedu projekta, očekivanjima i ključnim prekretnicama.
- Budžetiranje: Planiranje projekata omogućava menadžerima da precizno procene vreme i resurse potrebne za svaki zadatak, što pomaže u planiranju budžeta i kontroli troškova.
Sve u svemu, planiranje projekta igra ključnu ulogu u efikasnom planiranju, praćenju i kontroli projekata kako bi se osiguralo da budu završeni prema planu, u okviru budžeta i u skladu sa ciljevima projekta.
Funkcije koje treba tražiti u softveru za planiranje projekta
Ovo su neke od važnih karakteristika koje treba uzeti u obzir prilikom odabira softvera za planiranje projekta:
- Upravljanje zadacima: Trebalo bi da bude moguće kreirati i administrirati zadatke, uključujući delegiranje članovima tima, postavljanje rokova i praćenje napretka.
- Gantovi grafikoni: Gantovi grafikoni su grafički prikazi rasporeda projekata. Softver bi trebao biti u stanju da kreira Gantove grafikone i omogući njihovu modifikaciju.
- Saradnja: Alati za saradnju su neophodni kada se radi na projektu. Softver treba omogućiti članovima tima da komuniciraju, dele datoteke i rade zajedno na projektima.
- Praćenje vremena: Mogućnost praćenja vremena je ključna za evidentiranje vremena utrošenog na zadatke i projekte. Softver bi trebao da prati vreme koje je svaki član tima proveo, dajući menadžerima informacije o vremenu utrošenom na svaki zadatak.
- Izveštavanje: Menadžeri projekta treba da budu u mogućnosti da prate stanje projekta, njegov napredak i da identifikuju potencijalne probleme pomoću funkcija izveštavanja softvera.
Sada kada smo razumeli važnost softvera za planiranje projekata za uspešnu realizaciju projekata u organizacijama, pogledajmo neke od najboljih dostupnih opcija.
Monday
Monday je sveobuhvatna platforma za upravljanje projektima, a planiranje je jedna od mnogih njenih mogućnosti. Ovaj alat se može prilagoditi potrebama organizacije i pomaže u razumevanju napredovanja zadataka, kao i njihovog statusa.
Monday-eva funkcija vremenske linije omogućava vam da planirate projekte, određujete rokove, dodeljujete članove tima, kreirate zadatke i uspostavljate zavisnosti. Softver takođe pomaže u premeštanju zadataka jednim klikom i praćenju napretka nakon prikupljanja podataka sa različitih tabli.
Ključne karakteristike:
- Kreiranje sažetih grafikona i izvoz planova projekta u različitim formatima, poput XML-a, PDF-a i drugih.
- Integracija Monday-a sa Slack-om, Excel-om, Google Drive-om, Gmail-om, Google kalendarom, Jira-om, GitHub-om i mnogim drugim.
- Kanban table za upravljanje svime, od projekata do odeljenja.
- Nedeljna kontrolna lista za organizovanje nedeljnih zadataka i održavanje projekata na pravom putu.
ProjectManager
Uprkos jednostavnom nazivu, ProjectManager je jednostavan softver za planiranje projekata koji olakšava kreiranje detaljnih planova i rasporeda. Možete vizualizovati svoje planove kroz vremenske linije, Gantove grafikone i kalendare kako biste bili u toku sa svojim zadacima.
Funkcije upravljanja zadacima i praćenja vremena omogućavaju vašem timu da vidi predstojeće zadatke i pruži ažuriranja statusa u realnom vremenu zainteresovanim stranama. Sve u svemu, softver uključuje sve korisne funkcije koje omogućavaju da vaši projekti napreduju uspešno.
Ključne karakteristike:
- Gantovi grafikoni, liste zadataka, tabele, Kanban table i kalendari projekata za postavljanje zavisnosti, rokova i prekretnica, kao i za identifikaciju faza projekta.
- Integracija sa preko 1000 poslovnih aplikacija, uključujući Office 365, Google, Jira, Slack i Zapier.
- Omogućava kreiranje vizuelnih rasporeda i dobijanje ažuriranja u realnom vremenu.
- Online kontrolne table za projekte za praćenje resursa, podataka i budžeta u realnom vremenu.
- Vremenske liste za praćenje vremena provedenog na svakom zadatku.
Smartsheet
Smartsheet je napredna platforma za planiranje projekata koja omogućava preduzećima da budu u sinhronizaciji sa svojim planovima, prate zadatke i budžete, i isporučuju projekte na vreme. Pružajući više intuitivnih prikaza kao što su mreža, Gantovi grafikoni i kalendar, članovi tima imaju dovoljno fleksibilnosti da analiziraju svoj rad.
Smartsheet podstiče saradnju među članovima tima omogućavajući im da dele svoj rad, uz pristup detaljima projekta u pokretu, bez obzira na lokaciju. Neke od ključnih karakteristika Smartsheet-a su:
- Upravljanje resursima radi uvida u to na kojim članovima tima se radi i brzu prilagodbu alokacija.
- Kreiranje sistema evidencije u realnom vremenu tako što ćete priložiti prateću projektnu dokumentaciju, detalje i prepisku uz raspored projekta i pojedinačne zadatke.
- Interaktivni prikaz kalendara sa kodiranjem u boji za brzo prepoznavanje zadataka i predstojećih rokova.
- iOS i Android mobilne aplikacije koje vam omogućavaju pristup planovima projekta u pokretu.
- Integracija sa aplikacijama kao što su Microsoft, Google, Dropbox, Jira i Salesforce.
- Šabloni za planiranje projekata koji će vam pomoći da započnete.
TeamGantt
Uz poverenje brendova kao što su Amazon, Netflix i Nike, TeamGantt pruža sve što je potrebno za ispunjavanje rokova, uštedu vremena i isporuku projekata u okviru definisanog budžeta. Ovaj softver za planiranje projekta omogućava vam da dodeljujete zadatke, kreirate vremenske okvire, kao i olakšava zakazivanje i kreiranje vremenskih linija projekta.
Panoramski pregled vremenske linije projekta omogućava menadžerima da vide zadatke svakog člana tima, ažuriraju rasporede i dodeljuju zadatke sa bilo kog mesta i sa bilo kog uređaja. Osnovni izveštaj omogućava poređenje originalnog plana projekta sa trenutnim rasporedom radi vizualizacije napretka.
Ostale ponude TeamGantt uključuju preglede portfelja, izveštaje, kalendare, prikaze lista i mobilnu aplikaciju za upravljanje projektima u pokretu.
Ključne karakteristike:
- Funkcija prevlačenja i ispuštanja za jednostavno kreiranje rasporeda.
- Ažuriranje i provera rasporeda sa bilo kog uređaja.
- Funkcije saradnje za pojednostavljenje komunikacije.
- Pregled opterećenja i dostupnosti tima.
- Formati prikaza kalendara i liste.
Forecast
Forecast nudi intuitivnu i jednostavnu platformu za preduzeća za upravljanje projektima, resursima i budžetom. Pokretan veštačkom inteligencijom, pametne funkcije ovog softvera pomažu vam u planiranju i realizaciji projekata i donošenju odluka na osnovu podataka.
Ono što je jedinstveno kod Forecast-a je njegov inteligentni mehanizam upozorenja koji pomaže u ublažavanju rizika kada raspored krene u suprotnom smeru.
Ključne karakteristike:
- Planiranje projekata zasnovano na veštačkoj inteligenciji za donošenje pametnijih odluka.
- Mogućnosti upravljanja resursima za upravljanje radom, resursima i finansijama.
- Automatski detaljni poslovni uvidi za potkrepljivanje poslovnih odluka.
- Efikasna timska saradnja kako bi svi bili u toku.
- Softver za upravljanje projektima za planiranje, praćenje i vođenje projekata, kao i upravljanje finansijama.
- Integracija sa popularnim alatima za upravljanje projektima i produktivnošću, kao što su Asana, GitHub, Google Drive, HubSpot, Jira i drugi.
GanttPro
GanttPro omogućava precizno planiranje zadataka i praćenje projekta kako bi se ubrzao proces upravljanja besplatno. Softver radi besprekorno za sve vrste online planova i omogućava kreiranje zadataka jednim klikom. Gantogram prikazuje zadatke, prekretnice, rokove i zavisnosti na vizuelno privlačan način.
Omogućavajući vam da na prvi pogled pratite i nadgledate raspored, GanttPro je savršen izbor za sve situacije u kojima su planiranje i upravljanje projektima neophodni.
Ključne karakteristike:
- Dodeljivanje i upravljanje zadacima jednim klikom.
- Funkcije timske saradnje za poboljšanje produktivnosti.
- Upravljanje resursima, uključujući njihovo opterećenje i preraspodela zadataka ako je potrebno.
- Izvoz i deljenje planova projekta sa zainteresovanim stranama, klijentima i članovima tima.
- Poređenje trenutnog napretka rasporeda sa onim iz početnog plana radi identifikovanja potencijalnih rizika.
SmartTask
Brendovi kao što su Pepsi, Reliance i Hitachi, zajedno sa preko 2000 preduzeća, veruju SmartTask-u za upravljanje projektima i zakazivanje. Jednostavna, ali moćna platforma nudi sve što je potrebno za saradnju sa članovima tima, rad na projektima i organizovanje svih aktivnosti.
Centralizovana kontrolna tabla je veoma prilagodljiva i omogućava vam da promenite prikaz u listu, tablu, kalendar ili vremensku liniju. Sveobuhvatni modul za kreiranje izveštaja može se koristiti za stvaranje grafikona u realnom vremenu i identifikaciju potencijalnih problema.
Ključne karakteristike:
- Prekretnice projekta za praćenje glavnog napretka.
- Vremenska linija za lako pregledavanje i praćenje napretka, kao i identifikaciju zadataka na kojima se radi.
- Automatsko zakazivanje zavisnih zadataka nakon kašnjenja.
- Početna linija za poređenje trenutnog napretka sa originalnim planom projekta.
- Šabloni projekata za brzu implementaciju projekata koji se ponavljaju.
Clockify
Clockify je poznati softver za planiranje koji vam takođe pruža mogućnost upravljanja i planiranja projekata i resursa. Omogućava vam da upravljate zaposlenima, vizualizujete smene i projekte na vremenskoj liniji i pratite vreme koje članovi tima provedu kako bi svi bili sinhronizovani. Takođe možete kreirati i izvoziti izveštaje o projektima u Excel i PDF formatima radi deljenja sa zainteresovanim stranama.
Korišćenje Clockify-a za planiranje projekta je jednostavan zadatak. Potrebno je da postavite projekte i kategorizujete ih prema klijentima. Nakon toga, dodelite članove tima i počnite sa planiranjem zadataka. Štaviše, moguće je dodavati projekte, postavljati prekretnice i kreirati zadatke direktno sa kontrolne table.
Ključne karakteristike:
- Omogućava vam da pratite vreme, događaje, zadatke i napredak projekta.
- Vizualizacija napretka projekta i predviđanje performansi.
- Izveštaji o zadacima za poređenje planiranog i stvarnog plana projekta.
- Zahtevanje i praćenje slobodnog vremena.
- Clockify se lako sinhronizuje sa Outlook-om i Google kalendarom.
ProProfs
Softver za planiranje projekata zasnovan na oblaku, ProProfs, omogućava besprekorno praćenje projekata i zadataka, kao i pojednostavljuje saradnju među članovima tima. Omogućava menadžerima projekata da identifikuju napredak pomoću Gantovih grafikona i dobijaju podsetnike u Google kalendaru kako bi bili u toku sa rokovima.
Možete da preraspodelite zadatke, pratite napredak, dobijate trenutna ažuriranja i efikasno koristite resurse koristeći program za planiranje projekta.
Ključne karakteristike:
- Saradnja u realnom vremenu i kreiranje zavisnosti između zadataka.
- Zakazivanje rokova i planiranje projekata pomoću Google kalendara i Kanban tabli.
- Ostvarivanje prekretnica projekta i praćenje napretka pomoću Gantovih grafikona.
- Praćenje vremena i učinka svakog člana tima.
- Generisanje pronicljivih izveštaja i izvoz u različitim formatima radi deljenja sa zainteresovanim stranama.
Završna reč
Softver za planiranje projekata omogućava menadžerima i članovima tima da efikasno završe svoje zadatke, upravljaju vremenom i budžetom, i ispoštuju rokove. Međutim, sve se svodi na odabir pravog softvera za planiranje projekta koji će ispuniti vaše poslovne zahteve. Pre nego što se odlučite za neki, pažljivo pregledajte njihove karakteristike i uporedite ponude kako biste ostvarili maksimalnu korist.
Takođe, možete istražiti i neke besplatne softvere za upravljanje zadacima i projektima.